Ứng dụng lập trình VBA trong bổ sung giáo trình tại trường Đại học Hải Phòng

hợp với nhiệm vụ phát triển tài nguyên về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng cơ sở 
thông tin của Thư viện được quy định tại giáo dục và đánh giá chương trình đào 
 TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021 75
tạo, cụ thể: Điều 13, thông tư số 04/2016/ chức năng quản lý thì đều có chức năng 
TT-BGDĐT ban hành ngày 14/3/2016 [4]; giúp người dùng tìm kiếm, tra cứu tài liệu 
Điều 10, thông tư số  12/2017/TT-BGDĐT có tại thư viện. Tuy nhiên, chức năng này 
ban hành ngày 19/5/2017 [5] và Công văn chỉ có thể tìm kiếm, tra cứu lần lượt từng 
số 1669/QLCL-KĐCLGD ban hành ngày 
 tài liệu một, người dùng không thể tìm 
31/12/2019 [6]. 
 kiếm, tra cứu theo danh sách. Các phần 
 Như vậy, việc bổ sung giáo trình là 
 mềm quản lý thư viện hiện có trên thị 
một trong những nhiệm vụ quan trọng, 
không chỉ thực hiện theo chức năng, trường đều không có chức năng tìm kiếm, 
nhiệm vụ được giao mà còn để đảm bảo đối chiếu với danh mục tài liệu được yêu 
thực hiện đúng các quy định của Luật thư cầu từ chương trình đào tạo. 
viện, Luật giáo dục đại học và công tác Vì vậy, bài báo này đề xuất giải pháp 
kiểm định, đánh giá chương trình đào tạo, ứng dụng lập trình VBA trong công tác bổ 
cơ sở giáo dục. Công tác bổ sung giáo 
 sung giáo trình tại trường Đại học Hải Phòng. 
trình yêu cầu phải:
 Bài toán này được giải quyết góp phần:
 a) Phù hợp, đúng yêu cầu của chương 
trình đào tạo; - Giảm số lượng thao tác thủ công, 
 b) Số lượng đáp ứng được tối đa nhu từ đó giảm thời gian, nâng cao hiệu suất 
cầu của bạn đọc. công việc;
 Để thực hiện được yêu cầu (a), cán - Đảm bảo về chất lượng của các 
bộ thư viện phải đối chiếu từng cuốn giáo yêu cầu từ công tác bổ sung, từ đó tối ưu 
trình dự kiến sẽ bổ sung với mục Tài liệu nguồn kinh phí được cấp, tránh bổ sung 
tham khảo trong đề cương chi tiết của các lãng phí.
chương trình đào tạo. Để thực hiện được 
yêu cầu (b), cán bộ thư viện phải kiểm Bài báo này bố cục gồm bốn phần, 
tra từng cuốn giáo trình để xác định được Phần I là giới thiệu bài toán cần giải quyết; 
giáo trình đã có tại thư viện chưa, số lượng Phần II chúng tôi phân tích, đánh giá thực 
bao nhiêu (nếu có), mức độ lưu thông như trạng; Phần III sẽ trình bày chi tiết giải 
thế nào? Các thao tác để thực hiện hai yêu pháp và Phần IV là Kết luận.
cầu hầu hết là các thao tác được lặp đi 
lặp lại, và được cán bộ thư viện thực hiện 2. PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG
bằng phương pháp thủ công. Vì vậy, để 
chất lượng của công tác bổ sung giáo trình 2.1. Thực trạng
được đảm bảo thì cần rất nhiều thời gian. Hiện nay, Trung tâm Thông tin - Thư 
 Hiện nay, có nhiều phần mềm quản lý viện, Trường Đại học Hải Phòng đang sử 
thư viện được ứng dụng trong các trường dụng phần mềm quản lý thư viện và thư 
Đại học như phần mềm Kipos (http:// viện số Kipos để quản lý, thực hiện nghiệp 
hiendai.com.vn), Libol (
 vụ và phục vụ bạn đọc. Quy trình bổ sung 
vn), Dspace (https://www.dspace.com),.... 
 tài liệu hiện nay gồm 3 giai đoạn như hình 
Trong đó, Trung tâm đang sử dụng phần 
mềm quản lý thư viện và thư viện số Ki- 1 và được mô tả như sau:
pos. Nhìn chung, các phần mềm này ngoài 
76 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG
 Hình 1. Mô tả quy trình bổ sung tài liệu tại Trường Đại học Hải Phòng
 Giai đoạn 1. Tổng hợp thông tin vị hoặc cán bộ giảng viên, sinh viên sẽ lập 
 Giai đoạn này sẽ tổng hợp các thông tin danh mục tài liệu theo biểu mẫu có sẵn 
cần thiết cho việc bổ sung, bao gồm: nhan như hình 2. Danh mục này được xác nhận 
đề, tác giả, năm xuất bản và nhà xuất bản. bởi lãnh đạo đơn vị, sau đó bản cứng được 
Thông tin này được tổng hợp từ các nguồn: gửi về Trung tâm, đồng thời bản mềm 
 • Đề nghị của Khoa/Viện/Phòng/Ban được gửi về email của Trung tâm để cán 
 bộ thư viện tổng hợp, kiểm tra và các thực 
 Khoa/Viện/Phòng/Ban có nhu cầu 
 hiện các thủ tục để mua bổ sung.
mua tài liệu phục vụ chuyên môn của đơn 
 Hình 2. Biểu mẫu đề nghị bổ sung tài liệu, giáo trình dành cho Khoa/Viện/Phòng/Ban
 • Chương trình đào tạo đủ điều kiện phải thỏa mãn: (1) chưa có 
 Trung tâm thường xuyên tổng hợp và trong thư viện; (2) đáp ứng đúng yêu cầu 
lập danh mục tài liệu, giáo trình cần mua của chương trình đào tạo. Giai đoạn này 
bổ sung từ mục tài liệu tham khảo trong gồm hai bước, cụ thể:
đề cương chi tiết học phần của các chương Bước 1. Kiểm tra trùng lặp
trình đào tạo. Thông tin sau khi tổng hợp Ở bước này, cán bộ thư viện sử dụng 
được gửi cho Ban Giám đốc để nắm tình giao diện tra cứu của phần mềm quản lý 
hình, đồng thời cũng được chuyển cho bộ thư viện Kipos như hình 3 để thực hiện tra 
phận bổ sung để thực hiện các bước kiểm cứu, tìm kiếm từng tài liệu theo danh sách, 
tra như trong giai đoạn 2. kiểm tra xem tài liệu đó đã có tại thư viện 
 Giai đoạn 2. Kiểm tra hay chưa, tình trạng lưu thông và số lượng 
 Giai đoạn này nhằm xác định tài liệu như thế nào, đồng thời tổng hợp, ghi chú 
nào đủ điều kiện để mua bổ sung. Tài liệu lại các thông tin cần thiết như hình 4.
 TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021 77
 Hình 3. Giao diện tra cứu tài liệu của phần mềm quản lý thư viện Kipos
 Hình 4. Ví dụ về danh sách tình trạng của tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện
 Bước 2. Kiểm tra tính phù hợp công tác bổ sung giáo trình được trình bày 
 Để xác định danh mục tài liệu đã kiểm như Phần II.1. Trong quy trình này, chỉ 
tra trùng lặp ở bước 1 có đảm bảo đáp ứng Giai đoạn 2 là có sử dụng phần mềm quản 
đúng yêu cầu của chương trình đào tạo lý thư viện Kipos. Tuy nhiên:
không (đối với giáo trình). Bước này chỉ - Tại Bước 1 (Kiểm tra trùng lặp), 
thực hiện đối với nguồn tài liệu theo đề phần mềm quản lý thư viện Kipos chỉ hỗ 
nghị từ của Khoa/Viện/Phòng/Ban. Cán trợ người dùng tra cứu từng cuốn sách một, 
bộ thư viện phải kiểm tra lần lượt từng tên không hỗ trợ tra cứu theo lô. Vì thế, nếu 
sách xem có trong mục tài liệu tham khảo danh mục giáo trình dự kiến bổ sung có số 
của đề cương chi tiết học phần hay không. lượng lớn thì cán bộ thư viện sẽ cần nhiều 
Tài liệu đáp ứng đúng yêu cầu của chương thời gian để tra cứu, xác định tình trạng 
trình đào tạo nếu tên sách có trong mục tài trong thư viện của lần lượt từng cuốn sách.
liệu tham khảo và ngược lại.
 - Tại Bước 2 (Kiểm tra tính phù 
 Giai đoạn 3. Lập danh mục hợp), phần mềm quản lý thư viện Kipos 
 Giai đoạn này, danh mục tài liệu và không có chức năng để xác định một cuốn 
các thông tin về tình trạng tài liệu dự kiến sách có thuộc danh mục tài liệu yêu cầu 
bổ sung được Ban Giám đốc của Trung tâm của chương trình đào tạo hay không. Vì 
xem xét dựa vào lĩnh vực đào tạo, số lượng vậy, bước này phải thực hiện hoàn toàn 
bản, nhu cầu thực tế để tham mưu, đề nghị thủ công và cần rất nhiều thời gian. 
nhà Trường cho phép mua bổ sung. 
 Như vậy, với quy trình nghiệp vụ 
2.2. Đánh giá hiện tại thì các yêu cầu của công tác bổ 
 Quy trình nghiệp vụ để thực hiện sung sẽ được đảm bảo, giúp sử dụng tối 
78 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG
ưu nguồn kinh phí được cấp. Nhưng khối có sự cố không thể khắc phục được ngay, 
lượng công việc mà cán bộ thư viện cần để đảm bảo hoạt động lưu thông, phục vụ bạn 
thực hiện là rất lớn và phức tạp. đọc không bị gián đoạn. Các ứng dụng 
 được cài đặt trên máy chủ này giống như 
3. GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT
 máy chủ 01.
3.1. Giải pháp Về dữ liệu, máy chủ 01 và máy chủ 
 Do toàn bộ công việc liên quan tới quá 02 được kết nối trong cùng một mạng 
trình bổ sung tài liệu hiện đều được thực hiện LAN và dữ liệu được đồng bộ một chiều 
thủ công. Vì vậy, việc tin hóa quy trình, ứng theo hướng từ máy chủ 01 sang máy chủ 
dụng công nghệ thông tin để xử lý công 02, sử dụng tính năng Replication của 
việc là cần thiết, đặc biệt những công việc SQL Server, tính năng này cho phép cơ 
mất nhiều thời gian để thực hiện, có nhiều sở dữ liệu từ máy chủ 01 luôn luôn được 
thao tác thủ công phải lặp đi lặp lại. Hiện đồng bộ một chiều sang máy chủ 02 mỗi 
tại, giai đoạn 2 là giai đoạn mất nhiều khi có bất cứ thay đổi nào.
công sức và thời gian nhất. Trong phạm vi Với kiến trúc hệ thống như trên, 
bài báo này, chúng tôi đề xuất tin học hóa chúng tôi đề xuất phương án kết nối dữ 
bước 1 trong giai đoạn 2 của quy trình. liệu như hình 5 và trình tự thực hiện các 
 Chúng tôi đề xuất sử dụng ngôn công việc như hình 6. 
ngữ lập trình Visual Basic for Applica-
tion (VBA) trong Microsoft Excel để xây 
dựng ứng dụng hỗ trợ cán bộ làm công tác 
bổ sung tài liệu trong việc tra cứu, kiểm 
tra trùng lặp tài liệu, ứng dụng chạy trực 
tiếp trên nền tảng Microsoft Excel, dữ liệu 
được kết nối và đồng bộ với cơ sở dữ liệu 
của phần mềm quản lý thư viện và thư 
viện số Kipos. Hình 5. Mô tả kiến trúc mạng của phần mềm 
 Hiện tại, phần mềm quản lý thư viện quản lý thư viện và thư viện số KIPOS
và thư viện số Kipos hoạt động sử dụng Mô tả:
hai máy chủ có cấu hình giống nhau, mỗi Hình 5 mô tả đề xuất kết nối dữ liệu 
máy chủ đảm nhiệm một vai trò, cụ thể: giữa ứng dụng với hệ cơ sở dữ liệu của 
 • Máy chủ 01: đóng vai trò là máy phần mềm quản lý thư viện và thư viện số 
chủ web, được cài đặt các ứng dụng Inter- Kipos, hoạt động như sau:
net Information Services (IIS), hệ quản trị 
 - Người dùng tra cứu, tìm kiếm 
cơ sở dữ liệu SQL Server và một số ứng thông tin hoặc thực hiện các thao tác 
dụng khác phục vụ sao lưu tại chỗ và bảo nghiệp vụ (lưu thông, biên mục tài liệu,) 
mật dữ liệu. Máy chủ này đảm bảo phần thông qua các máy Client, các máy Client 
mềm quản lý thư viện và thư viện số Ki- truy vấn trực tiếp tới cơ sở dữ liệu trên 
pos hoạt động ổn định và an toàn. máy chủ 01 để trả về kết quả. Mỗi thay đổi 
 • Máy chủ 02: đóng vai trò là máy của cơ sở dữ liệu được đồng bộ sang máy 
chủ sao lưu, đồng thời là máy chủ dự chủ 02 theo thời gian thực.
phòng cho máy chủ 01 trong trường hợp 
 TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021 79
 - Ứng dụng phát hiện trùng lặp hoạt động trong mạng LAN để truy vấn 
được cài đặt trên các máy Client của thông tin nên dữ liệu của phần mềm Kipos 
người dùng và dữ liệu được cập nhật đảm bảo an toàn.
từ cơ sở dữ liệu của phần mềm quản lý - Thích ứng với kiến trúc mạng hiện 
thư viện và thư viện số Kipos trên máy tại của phần mềm Kipos mà không phải 
chủ 02. thay đổi hoặc thiết lập lại kiến trúc mạng.
 Đề xuất kết nối dữ liệu như trên đảm bảo: - Ứng dụng vẫn đảm bảo việc kiểm 
 - Ứng dụng phát hiện trùng lặp kết tra được so khớp với nguồn cơ sở dữ liệu 
nối tới máy chủ sao lưu, dự phòng và chỉ mới nhất.
 Hình 6. Quy trình thực hiện công việc bổ sung tài liệu
 Hình 6 mô tả trình tự công việc trong 3.2. Kết quả triển khai
quy trình bổ sung, ứng dụng kiểm tra trùng Từ thực trạng của công việc bổ sung 
lặp thuộc bước 4 của quy trình. Để ứng giáo trình tại Trường Đại học Hải Phòng, 
dụng cho kết quả chính xác thì cán bộ thư chúng tôi đã đề xuất giải pháp được trình 
viện cần thực hiện tiền xử lý dữ liệu đối bày trong Phần III.1. Chúng tôi đã xây 
với danh sách tài liệu cần bổ sung và thực dựng thành công ứng dụng kiểm tra trùng 
hiện cập nhật dữ liệu mới nhất về thông tin lặp tài liệu. Một số giao diện chức năng 
tài liệu từ máy chủ 02. của ứng dụng như hình 7.
 Hình 7. Các chức năng của ứng dụng kiểm tra trùng lặp
80 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG
 Hình 8. Giao diện chức năng tìm kiếm cơ bản
 Hình 9. Giao diện chức năng tìm kiếm nâng cao
 Ứng dụng gồm các nhóm chức năng Ứng dụng được thử nghiệm tại Trung 
chính là cơ sở dữ liệu, tìm kiếm cơ bản tâm, trong thời gian này, chúng tôi đã thực 
và tìm kiếm nâng cao và hướng dẫn hiện các công việc: 
người dùng: - Thống kê, đánh giá mức độ đáp 
 - Nhóm chức năng cơ sở dữ liệu: gồm ứng của tài liệu tại thư viện đối với chương 
chức năng thiết lập chuỗi kết nối tới cơ sở trình đào tạo của năm ngành trọng điểm, 
dữ liệu trong lần hoạt động đầu tiên của ứng phục vụ kế hoạch tự đánh giá chương trình 
dụng; và chức năng cập nhật dữ liệu mới đào tạo của Nhà trường;
nhất về thông tin tài liệu từ máy chủ. - Kiểm tra, đánh giá tình trạng của 
 - Nhóm chức năng tìm kiếm cơ bản: danh mục tài liệu dự kiến bổ sung theo 
hỗ trợ người dùng tìm kiếm tuần tự từng đề nghị từ các Khoa/Viện, tình trạng này 
tài liệu tương tự như chức năng tra cứu bao gồm trạng thái tài liệu trong thư viện 
của phần mềm KIPOS. Giao diện chức và trạng thái đối với yêu cầu của chương 
năng như hình 8. trình đào tạo;
 - Nhóm chức năng tìm kiếm nâng - Kiểm tra, đánh giá trạng thái tài 
cao: cung cấp các chức năng cần thiết hỗ liệu theo yêu cầu của chương trình đào tạo 
trợ người dùng tìm kiếm, tra cứu tài liệu năm ngành trọng điểm so với tài liệu có 
theo danh sách. Giao diện chức năng như tại thư viện, từ đó chủ động xây dựng kế 
hình 9. hoạch bổ sung giáo trình, phục vụ bạn đọc.
 TẠP CHÍ KHOA HỌC, Số 44, tháng 01 năm 2021 81
 Kết quả từ thực tế cho thấy, khi thực đã góp phần: (1) nâng cao hiệu suất, giảm 
hiện kiểm tra, xác định tình trạng cho thời gian thực hiện các công việc thủ công 
danh sách giáo trình dự kiến bổ sung gồm có  tính chất lặp đi lặp lại; (2) tối ưu nguồn 
khoảng 100 tên sách theo đơn đề nghị từ kinh phí được cấp cho bổ sung giáo trình, 
các Khoa/Viện. Với quy trình hiện tại, hạn chế tối đa việc bổ sung những tài liệu 
tổng thời gian khi thực hiện Bước 1 (kiểm đã có; (3) hỗ trợ các công tác thống kê 
tra trùng lặp) và Bước 2 (kiểm tra tính nhanh chóng, kịp thời.
phù hợp) hết khoảng một ngày làm việc TÀI LIỆU THAM KHẢO
(8 giờ), nhưng khi sử dụng ứng dụng của 
chúng tôi thì tổng thời gian cần để thực 1. Trường Đại học Hải Phòng (2018), Quy 
hiện hết khoảng 1,5 giờ, trong đó thời gian định chức năng nhiệm vụ, ban hành ngày tháng 3 
tiền xử lý dữ liệu, chuẩn hóa danh sách năm 2018.
hết khoảng 1 giờ 15 phút, còn tổng thời 2. Luật Thư viện số 46/2019/QH14, ban hành 
gian thực hiện Bước 1 và Bước 2 chỉ hết ngày 21 tháng 11 năm 2019.
khoảng 15 phút, các lần chạy khác nhau 3. Luật Giáo dục đại học số 34/2018/QH14, 
trên cùng một danh sách đều cho kết quả ban hành ngày 19 tháng 11 năm 2018.
đồng nhất. 4. Bộ Giáo dục và đào tạo (2016), Thông tư 
4. KẾT LUẬN số 04/2016/TT-BGDĐT về Quy định về tiêu chuẩn 
 đánh giá chất lượng chương trình đào tạo các 
 Trong bài báo này, chúng tôi đã trình 
 trình độ của giáo dục đại học, ban hành ngày 14 
bày một giải pháp hỗ trợ công tác bổ sung 
 tháng 3 năm 2016.
giáo trình, giảm thời gian thực hiện, nâng 
cao hiệu quả công việc nhưng vẫn đảm 5. Bộ Giáo dục và đào tạo (2017), Thông tư 
bảo được các yêu cầu của công tác bổ số  12/2017/TT-BGDĐT về Quy định về kiểm định 
sung. Chúng tôi đã sử dụng ngôn ngữ lập chất lượng cơ sở giáo dục đại học, ban hành ngày 
trình VBA trong Microsoft Excel để xây 19 tháng 5 năm 2017.
dựng ứng dụng. Ứng dụng đã được thực 6. Bộ Giáo dục và đào tạo (2019), Công văn số 
nghiệm, ứng dụng tại Trung tâm Thông tin 1669/QLCL-KĐCLGD về hướng dẫn đánh giá chất 
- Thư viện, Trường Đại học Hải Phòng. lượng chương trình đào tạo các trình độ của giáo 
Việc xây dựng thành công ứng dụng này dục đại học, ban hành ngày 31 tháng 12 năm 2019.
82 TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG