Ứng dụng bảng tính điện tử Microsoft Excel trong công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp mỏ thuộ c Tập đoàn Công nghiệp Than Khoáng sản Việt Nam

iệc tính toán xác định trị giá vốn của hàng xuất kho được dựa trên các chứng từ xuất kho. Sau mỗi nghiệp vụ tăng, giảm nguyên vật liệu kế toán xác định được giá trị nguyên vật liệu ngay. + Phương pháp kiểm kê định kỳ: là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá,... trên các tài khoản không phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kì và cuối kì của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kì, 
xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác không cao, tiết kiệm được công việc ghi chép, thích hợp với các đơn vị kinh doanh chủng loại vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 
c. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch toán 
nguyên vật liệu 
82 Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 Tuỳ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và 
đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý sản xuất kinh doanh, phân cấp quản lý, quy mô của doanh nghiệp, trình độ quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cùng hệ thống sổ kế toán 
tương ứng thích hợp. Theo chế độ kế toán hiện hành có thể sử dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau: • Nhật ký chung; • Nhật ký - chứng từ; • Chứng từ ghi sổ; • Nhật ký sổ cái. Mỗi một hình thức sổ kế toán sẽ có một hệ thống sổ và có quy định ghi sổ riêng. 
3.2. Đặc điểm của doanh nghiệp mỏ ảnh 
hưởng tới công tác kế toán nguyên vật liệu Việc lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và hình thức kế toán phụ thuộc vào đặc điểm riêng của mỗi doanh nghiệp (công nghệ sản xuất, quy mô doanh nghiệp, số lượng nghiệp vụ phát sinh mỗi kỳ,). Những đặc điểm của các doanh nghiệp mỏ ảnh 
hưởng tới việc lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu và hình thức kế toán được phân tích trong luận án tiến sỹ của Phạm Thị Hồng Hạnh (Phạm Thị Hồng Hạnh, (2018) như sau: • Số lượng loại nguyên vật liệu được sử dụng trong các doanh nghiệp mỏ thường rất lớn, lên tới chục nghìn loại. Thêm vào đó, số lượng chứng từ 
nhập xuất của mỗi loại nguyên vật liệu thường rất nhiều nên các doanh nghiệp mỏ sẽ chọn phương pháp soቻ soቷ dư thể thực hiện phần hành kế toán nguyên vật liệu theo Hình 1. Quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp mỏ trải qua nhiều công đoạn với việc sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, chủng loại phức tạp, được cung ứng từ nhiều nguồn khác nhau. Nhu caቹu sử dụng nguyên vật liệu hàng ngày trong các doanh nghiệp mỏ raቷ t lớn, việc nhập xuaቷ t nguyên vật liệu trong doanh nghiệp mỏ diễn ra 
thường xuyên do đó việc theo dõi kịp thời tı̀nh hı̀nh bieቷn động của nguyên vật liệu gặp khó khăn. Mặt khác, quá trình cung ứng nguyên vật liệu phải 
đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Việc gián đoạn cung ứng nguyên vật liệu có thể gây ra nguy hiểm trong quá trình sản xuất. Đặc điểm 
đó đòi hỏi kế toán phải xác định được nhập - xuất - tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng tại bất kỳ thời điểm nào. Vì vậy, việc lựa chọn kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với các doanh nghiệp mỏ. Mặc dù phương pháp này là tốn nhiều thời gian và công sức nhưng hạn chế này hoàn toàn khắc phục được nhờ ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại. • Với các doanh nghiệp mỏ thường có quy mô lớn các nghiệp vụ nhập xuaቷ t thường xuyên, đoቷ i 
tượng sử dụng phức tạp nên hı̀nh thức ghi soቻ được 
áp dụng thoቷ ng nhaቷ t trong đa phần các doanh nghiệp mỏ thuộc TKV là hı̀nh thức nhật ký chứng 
Hình 1. Sơ đồ kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư. 
 Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 83 từ, quy trı̀nh ghi soቻ theo hı̀nh thức nhật ký chứng từ đoቷ i với công tác keቷ toán nguyên vật liệu được mô tả trên Hình 2. Công nghệ sản xuaቷ t goቹ m nhieቹu công đoạn phức tạp do đó đoቷ i tượng sử dụng nguyên vật liệu raቷ t đa dạng đòi hỏi phương pháp phân boቻ cho từng đoቷ i 
tượng cũng raቷ t phức tạp. Bên cạnh đó, hoạt động sản xuaቷ t được toቻ chức ở nhieቹu công trường phân 
xưởng nên việc theo dõi và quản lý nguyên vật liệu sử dụng ở các công trường phân xưởng không tập trung gây khó khăn trong khâu quản lý. Để khắc phục những khó khăn này, việc mở các tiểu khoản cấp 2, cấp 3 là cần thiết để có thể tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng chịu phí. Chẳng hạn, việc xuất vật tư nói chung cho sản xuất 
được ghi Nợ tài khoản 621. Nhưng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho phân xưởng đào lò 1, kế toán mở thêm tài khoản cấp 2, chẳng hạn 621.1 để ghi Nợ xuất cho phân xưởng đào lò 1. • Đặc điểm cuối cùng của các doanh nghiệp mỏ, 
đó là quá trình sản xuất trải qua nhiều công đoạn. 
Để tính giá thành của từng công đoạn sản xuất, kế toán cũng cần tập hợp chi phí cho từng công đoạn. Vì vậy, các tiểu khoản cấp 2, 3, cũng cần được mở 
để có thể tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho mỗi 
công đoạn. 
3.3. Ứng dụng bảng tính điện tử Microsoft 
Excel trong công tác kế toán nguyên vật liệu 
của doanh nghiệp mỏ ME là công cụ mạnh của bộ Office trong tính toán. Việc ứng dụng ME trong kế toán phù hợp với tất cả các hình thức ghi soቻ kế toán. Với những đặc 
thù riêng của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mỏ, hình thức nhật ký chứng từ 
được lựa chọn áp dụng thoቷ ng nhaቷ t trong các doanh nghiệp mỏ thuộc TKV. Theo hình thức này, khi ứng dụng ME, mỗi phần hành kế toán được thực hiện trong 1 file (một workbook). File có thể mở cho nhiều kỳ hoặc một kỳ hạch toán. Trong phạm vi nghiên cứu của bài báo, các tác giả tập trung ứng dụng ME trong công tác kế toán nguyên vật liệu. Phần hành kế toán nguyên vật liệu được thực hiện trong workbook riêng, được mở hàng năm hoặc hàng kỳ kế toán. Trong mỗi workbook, dữ liệu (các chứng từ kế toán phát sinh được cập nhật) và các sổ kế toán được sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu được tách biệt trong các trang tính (worksheet) riêng biệt. 
3.3.1. Lập trang tính nhập liệu Mỗi nghiệp vụ nhập hoặc xuất nguyên vật liệu 
được nhập trong trang riêng, được đặt tên: “Bảng_Nhập_Liệu”. Các dữ liệu được nhập trong trang này sẽ tạo thành cơ sở dữ liệu phục vụ tạo các sổ kế toán nguyên vật liệu. Vì vậy, cấu trúc của 
cơ sở dữ liệu phải được xây dựng chuẩn dựa theo cấu trúc (form) của các phiếu nhập/xuất nguyên vật liệu và các yêu cầu ghi sổ kế toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp mỏ. Từ những căn cứ trên, các tác giả xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu với 
các trường (field) sau: Số thứ tự; Ngày tháng nhập/xuất; Số hóa đơn; Số phiếu nhập/xuất; Diễn giải; Mã vật tư; Tên vật tư; Đơn vị tính; Ghi Nợ tài khoản; Ghi Có tài khoản; Số lượng nhập/xuất; Đơn giá nhập/xuất; Giá trị nhập/xuất; Mã khách hàng 
/ đơn vị (đối tượng) Nhập/xuất; Tên khách hàng 
/ đơn vị (đối tượng) Nhập/xuất; Địa chỉ khách 
hàng / đơn vị (đối tượng) Nhập/xuất; Ghi chú. 
Để giảm thiểu sai sót do nhập liệu và giúp 
người sử dụng giảm khối lượng công việc cần nhập, khi thiết lập các trường: • Kiểu dữ liệu trong mỗi trường được quy định rõ ràng • Lập các công thức cho các trường để tự động hóa nhập liệu • Các công cụ kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu 
(Data Validation) được sử dụng triệt để 
3.3.2. Lập trang tính sổ kế toán Hình 2. Phương pháp ghi sổ kế toán nguyên vật liệu 
theo hình thức nhật ký chứng từ. 
84 Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 
Các trang sổ kế toán nguyên vật liệu được lập dựa vào quy trình ghi sổ kế toán như sơ đồ Hình 3. Mỗi sổ kế toán được lập trên một trang tính: gồm các trang: Phiếu nhập/xuất; Bảng phân bổ số 2; Nhật ký chứng từ số 1; Nhật ký chứng từ số 2; Nhật ký chứng từ số 5; Nhật ký chứng từ số 7; Bảng kê số 3; Sổ chi tiết vật tư; Thẻ kho; Bảng kê nhập; Bảng kê xuất; Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn; Các trang tính sổ kế toán được lập đảm bảo tự 
động hóa hoàn toàn việc ghi sổ cho mỗi kỳ kế toán bất kỳ (trong khoảng thời gian bất kỳ). Hay nói cách khác, mỗi chứng từ kế toán được nhập vào cơ sở dữ liệu, ME tự động ghi các sổ kế toán tương 
ứng, trong khoảng thời gian bất kỳ, tùy thuộc vào yêu cầu của người sử dụng. 
3.3.3. Các công thức được sử dụng trong tạo lập các 
sổ kế toán nguyên vật liệu Các tác giả đã lập các công thức để tự động hóa việc ghi các sổ kế toán mỗi khi chứng từ được nhập vào cơ sở dữ liệu (Trang “Bảng_Nhập_Liệu”). Việc sử dụng tham chiếu trong công thức là các miền ô/ô đã được gán tên giúp người sử dụng hiểu, sửa công thức một cách dễ dàng hơn. Trong khuôn khổ của bài báo, các tác giả giới thiệu các công thức cơ bản được thiết lập cho các sổ kế toán nguyên vật liệu theo Hình 4. 
Các công thức được sử dụng ở các sổ kế toán nguyên vật liệu khác cũng tương tự như trên, chỉ thay tên tham chiếu tùy thuộc vào thông tin cần kết xuất. Ngoài ra, các công cụ: Advanced Filter; SubTotal; Pivot Table, được trình bày trong giáo trình của TS. Nguyễn Thị Bích Ngọc (Nguyễn Thị Bích Ngọc, (2010), có thể được sử dụng để tạo các Bảng kê nhập; Bảng kê xuất; Bảng cân đối phát sinh từ các chứng từ đã được nhập vào cơ sở dữ liệu. 
3.3.4. Một số tiện ích khác 
Để tạo thuận lợi hơn cho người sử dụng, các tác giả thiết lập các tiện ích sau: • Tạo lập file mẫu (template file): Công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công việc lặp đi lặp lại, thường xuyên hàng kỳ, với các nội dung (quy trình ghi sổ, cấu trúc dữ liệu, các nghiệp vụ kinh tế,) hầu như không đổi. Thay cho việc mỗi kỳ kế toán, người sử dụng phải tạo lại Workbook của kế toán nguyên vật liệu, các tác giả đã thiết kế file mẫu với đầy đủ những nội dung cần thiết. Hàng kỳ, người sử dụng chỉ việc mở file mẫu cho kế toán nguyên vật liệu, một bản sao của file này được mở, người sử dụng nhập dữ 
Chứng từ gốc ghi sổ, thẻ (các chứng từ kèm PNK, PXK, BB kiểm kê, Bảng phân bổ số 2,) 
Bảng kê số 3,4,5,6 
Nhật ký chứng từ Số 1(TM) 2 (TGNH) Số 5 (Chưa TT NB), Số 7 (Nguyên nhân khác) 
Sổ chi tiết vật tư Thẻ kho 
Sổ cái 152 
Bảng cân đối số phát sinh, Bảng CĐKT 
Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Báo cáo N – X- T 
Hình 3. Phương pháp và các sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ. 
 Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 85 
liệu và lưu lại cho kỳ này và lựa chọn in sổ kế toán cần thiết. • Đặt chế độ bảo vệ và đảm bảo an toàn: Các tác giả thiết lập 3 mức bảo vệ bằng các mật khẩu: + Bảo vệ toàn bộ workbook cho mỗi kỳ kế toán; + Bảo vệ toàn bộ trang tính; + Bảo vệ một số miền và cho phép soạn thảo/sửa chữa một số miền khác trong trang tính. • Tạo menu có cấu trúc như sơ đồ ghi sổ kế toán theo nhật ký chứng từ với các đường link tới các sổ kế toán giúp người sử dụng dễ dàng di chuyển tới sổ kế toán cần thiết. • Sử dụng tối đa hệ thống mã: mã vật tư, mã khách hàng, mã đối tượng xuất vật tư; mã đơn vị xuất,... 
4. Kết luận Từ các nghiên cứu của mình, các tác giả đã thiết lập file mẫu phục vụ cho công tác kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ, áp dụng cho các doanh nghiệp mỏ. Các biểu mẫu sổ kế toán 
được thiết lập theo quy định của Bộ Tài chính 
trong thông tư số 200/2014/TT-BTC (https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-
nghiep/Thong-tu-200-2014-TT-BTC) Các trang tính trong file mẫu hướng tới việc tự động hóa hoàn toàn việc ghi sổ kế toán nguyên vật liệu với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Các tiện ích về chế độ bảo mật, kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu nhằm giảm thiểu tối đa khả năng sai sót cũng được tính đến trong thiết lập file mẫu. Đặc biệt các công thức trong các trang sổ kế toán sử dụng tham chiếu là các tên miền giúp người sử dụng dễ dàng hiểu, thay đổi khi cần phù hợp với thực tế ở đơn vị của mình. Tuy nhiên, khả năng lưu trữ dữ liệu có hạn là một một hạn chế của ME với công tác kế toán. Khi phải lưu trữ và xử lý khối lượng dữ liệu đồ sộ (tới 
hàng vài trăm nghìn bản ghi), tốc độ sử lý của ME trở nên chậm chạp, đặc biệt với những máy tính cấu hình yếu, cài đặt ME phiên bản cũ. Để khắc phục nhược điểm này, các tác giả đề nghị mỗi file chỉ mở để ghi số kế toán nguyên vật liệu cho 1 kỳ kế toán. Khi cần lấy dữ liệu tồn cuối kỳ (số lượng và giá trị) mỗi loại nguyên vật liệu, sử dụng các hàm tìm kiếm, tham chiếu tới file của kỳ trước liền kề. 
Hình 4. Mô tả nhập liệu sổ kế toán nguyên vật liệu Trang “Bảng_Nhập_Liệu”: =IFERROR(VLOOKUP($F9,Bảng_Mã_VT,2,0),"") • Trang “Phiếu Nhập kho/Phiếu xuất kho”, có các công thức cơ bản sau: =IF(LEFT($C$7,2)="PN","PHIẾU NHẬP KHO","PHIẾU XUẤT KHO") – để lựa chọn in phiếu nhập kho hay phiếu xuất kho. Để tiết kiệm bộ nhớ và vì phiếu nhập và phiếu xuất có cấu trúc như nhau nên chúng 
được thiết lập trong 1 sheet =IF($C$7="","","Ngày "&DAY(INDEX(Ngày_tháng_nhập_xuất,$I$15))&" Tháng "&MONTH(INDEX(Ngày_tháng_nhập_xuất,$I$15))&" Năm "&YEAR(INDEX(Ngày_tháng_nhập_xuất,$I$15))) – để ghi ngày tháng nhập hoặc xuất kho trên phiếu = IFERROR(MATCH($C$7, Số_phiếu_nhập_xuất,0),"") – để xác định vị trí (dòng) đầu tiên của vật tư trong phiếu cần in. =IFERROR(MATCH($C$7,OFFSET(Bảng_Nhập_Liệu!$D$8,I15,0):Bảng_Nhập_Liệu!$D$3258,0)+I15,"") – Xác định vị trí thứ 2 trở đi của vật tư trong phiếu cần in =@IF($I15="","",INDEX(Tên_vật_tư,$I15)),... – để lấy tên vật tư, tên tài khoản ghi nơ, tài khoản ghi có, trong phiếu nhập/phiếu xuất • Về cơ bản, các công thức của trang “Thẻ kho” và trang “Sổ chi tiết vật tư”, giống như các công thức của trang “Phiếu nhập/xuất kho” •=SUMIFS(Giá_trị_nhập_xuất,Ghi_có_tài_khoản,D$7,Ghi_nợ_tài_khoản,$B9,Ngày_tháng_nhập_xuất,">="&$E$4,Ngày_tháng_nhập_xuất,"="&$E$8,Ngày_tháng_nhập_xuất,"<="&$G$8,Mã_vật_tư,$A35,Số_phiếu_nhập_xuất,"PX*") – được dùng để tính tổng số lượng hoặc giá trị nhập hoặc xuất của mỗi loại vật tư trong khoảng thời gian bất kỳ ở bảng Báo cáo nhập xuất tồn,.  
86 Nguyễn Thị Bích Ngọc, Phạm Thị Hồng Hạnh/Tạp chí Khoa học Kỹ thuật Mỏ - Địa chất 61(5), 78 - 86 
Những đóng góp của tác giả Nguyễn Thị Bích Ngọc: Mở đầu, Phương pháp nghiên cứu, Ứng dụng bảng tính điện tử Microsoft Excel trong công tác kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp mỏ, Kết luận. Phạm Thị Hồng Hạnh: Cơ sở lý thuyết về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp, Đặc 
điểm của doanh nghiệp mỏ ảnh hưởng tới công tác kế toán nguyên vật liệu. 
Tài liệu tham khảo Phạm Thị Hồng Hạnh, (2018). Nghiên xây dựng hệ 
thống thông tin kế toán phục vụ quản trị chi phí 
trong các doanh nghiệp khai thác than thuộc 
Tập đoàn Công nghiệp Than – Khoáng sản Việt 
Nam. Luận án tiến sỹ. Trường Đại học Mỏ-Địa chất. Hà Nội. Nguyễn Thị Bích Ngọc, (2010). Tin học ứng dụng trong kinh tế. Trường Đại học Mỏ Địa chất, Hà Nội. Bùi Thị Thu Thủy, (2014). Nguyên lý keቷ toán. Nhà 
xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội. https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Thong-tu-200-2014-TT-BTC-huong-dan-Che-do-ke-toan-Doanh-nghiep-263599.aspx - Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp