Tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm khai báo hải quan ECUS5VNACCS

ơn giản tờ khai vận chuyển có chức 
năng tương tự như đơn xin chuyển cửa khẩu mà doanh nghiệp thường khai báo trên hệ thống 
điện tử trước đây. 
Hình ảnh tờ khai vận chuyển VNACCS được thiết kế như sau: 
Phần 1: Là danh sách các nút nghiệp vụ (Các nút này sẽ mờ đi hoặc sáng lên theo từng trạng 
thái của tờ khai) 
Phần 2: Hướng dẫn nhập liệu cho từng chỉ tiêu trên tờ khai và thông điệp thông báo trả về từ 
hệ thống của Hải quan 
Phần 3: Thông tin tờ khai bao gồm Thông tin chung, Thông tin container và kết quả xử lý tờ 
khai. 
1. Một số điểm lưu ý đối với tờ khai vận chuyển: 
 a) Thời điểm khai báo: 
 77 
- Người khai thực hiện việc khai báo chính thức xin cấp phép vận chuyển hàng hóa khi 
 hàng hóa đã được tập kết đầy đủ tại địa điểm lưu giữ hàng hóa chịu sự giám sát hải 
 quan. 
- Người khai có thể thực hiện việc khai báo trước thông tin xin cấp phép vận chuyển 
 hàng hóa trước khi hàng hóa được tập kết đầy đủ tại địa điểm lưu giữ hàng hóa chịu sự 
 giám sát hải quan 
- Người khai chỉ được phép thực hiện việc vận chuyển hàng hóa khi thông tin khai báo 
 xin cấp phép vận chuyển hàng hóa của Người khai đã được cơ quan hải quan phê duyệt. 
b) Khi nào thì người khai tiến hành khai báo vận chuyển? 
 Theo quy định tại Điều 33, thông tư 22-2014-TT-BTC thì những trường hợp sau đây 
 được phép khai báo vận chuyển: 
- Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu được phép chuyển cửa khẩu theo quy định tại Điều 18 
 Nghị định 154/2005/NĐ-CP; 
- Hàng hóa vận chuyển từ cửa khẩu đến kho ngoại quan/CFS/kho bảo thuế/các khu phi 
 thuế quan và ngược lại; 
- Hàng hóa vận chuyển giữa các khu phi thuế quan; 
- Hàng hóa vận chuyển từ địa điểm làm thủ tục hải quan này đến địa điểm làm thủ tục hải 
 quan khác. 
- Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu tại chỗ. 
 Riêng đối với doanh nghiệp là Gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất hoặc doanh 
 nghiệp ưu tiên, đưa hàng vào khu phi thuế quan thì có thêm lựa chọn được phép khai 
 vận chuyển đính kèm tờ khai (tại mục “Thông tin trung chuyển” trên tờ khai nhập khẩu/ 
 xuất khẩu). Các trường hợp còn lại bắt buộc phải khai tờ khai vận chuyển độc lập 
 (OLA). 
c) Quy trình khai báo vận chuyển 
 Dựa trên đặc điểm của tờ khai vận chuyển VNACCS là thực hiện khai báo theo các 
 bước nghiệp vụ, các bước nghiệp vụ này đã được tính hợp sẵn trên các nút nghiệp vụ 
 theo thứ tự các bước thực hiện như sau: 
 78 
(1) Nút nghiệp vụ số 1 “1.Lấy thông tin của tờ khai (OLB)”: khi tạo một tờ khai vận 
 chuyển mới bạn sẽ thấy chỉ có nút này sáng lên nên có thể hiểu rằng sẽ thực hiện 
 nghiệp vụ này đầu tiên nhưng thực tế thì nghiệp vụ này chỉ dùng để gọi lại thông tin tờ 
 khai đã khai trước đó lên hệ thống của Hải quan. Cách thông thường là người khai sẽ tự 
 nhập thông tin trên tờ khai mới (như phiên bản 4: Mở tờ khai mới và nhập liệu sau đó 
 ghi lại và khai báo). Sau khi nhập thông tin tờ khai bạn ghi lại thì nút nghiệp vụ số 2 
 “2.Đăng ký thông tin tờ khai (OLA) ” sẽ sáng lên như vậy có thể hiểu là người khai sẽ 
 thực hiện bước nghiệp vụ này tiếp theo. 
(2) Nút nghiệp vụ số 2 “2. Đăng ký thông tin tờ khai (OLA)” : Khi hoàn thành nhập liệu 
 người khai sử dụng nghiệp vụ này để khai tờ khai vận chuyển lên cơ quan hải, sau khi 
 khai thành công hệ thống trả về số tờ khai. Khi này doanh nghiệp có 2 lựa chọn : 
 a) Nếu các thông tin vừa khai là hoàn toàn chính xác không cần sửa đổi, người khai 
 chọn nút nghiệp vụ số 3 “3. Khai báo thông tin tờ khai (OLC)” để đăng ký chính thức 
 tờ khai vận chuyển lên cơ quan hải quan. 
 b) Nếu người khai thấy thông tin vừa khai báo có thiếu sót cần sửa thì sử dụng nghiệp 
 vụ OLB để gọi thông tin về sửa đổi (bước này có thể lặp lại nhiều lần mà không bị giới 
 hạn) sau đó tiếp tục khai lại tờ khai vận chuyển bằng nghiệp vụ OLA. 
 (3) Nút nghiệp vụ số 3 “3.Khai báo thông tin tờ khai (OLC)”: Người khai sử dụng nghiệp 
 vụ này để khai chính thức thông tin đăng ký vận chuyển với cơ quan Hải quan. 
 Hệ thống sẽ tự động tiếp nhận, kiểm tra thông tin khai báo, đăng ký và phân luồng tờ 
 khai. Bạn tiếp tục chọn mã nghiệp vụ số 4 “4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan” để 
 nhận được kết quả phân luồng do hệ thống trả về. 
 (4) Nút nghiệp vụ 5.1 và 5.2 dùng để sửa thông tin đăng tờ khai vận chuyển đã đăng ký. 
 (5) Nút nghiệp vụ “6.Xem thông tin tờ khai đã khai báo (ITF)” dùng để gọi các thông tin 
 đã đăng ký của tờ khai vận chuyển về để xem. 
 79 
2. Hướng dẫn đăng ký tờ khai vận chuyển. 
Để thực hiện khai báo tờ khai vận chuyển, bạn vào menu “Tờ khai vận chuyển/Đăng ký tờ 
khai vận chuyển (OLA)” 
Màn hình tờ khai hiện ra như sau: 
Người khai tiến hành nhập thông tin chung cho tờ khai vận chuyển tại tab “Thông tin chung”. 
Lưu ý các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do 
hệ thống tự động trả về hoặc chương trình tự tính, doanh nghiệp không cần nhập vào những 
chỉ tiêu này. 
Trong quá trình nhập liệu, khi bạn click chuột vào tiêu chí nào, phía dưới góc trái màn hình tờ 
khai sẽ hiện ra “Hướng dẫn nhập liệu” chi tiết, bạn làm theo các hướng dẫn để nhập thông 
tin cho các chỉ tiêu cần thiết. Ví dụ khi kích chuột vào ô Cờ báo nhập khẩu / xuất khẩu: 
 80 
(a) Nhập thông tin cơ bản cho tờ khai vận chuyển: 
 - Cờ báo nhập/ xuất khẩu: Người khai chọn cờ báo cho tờ khai vận chuyển, nếu khai báo 
 cho hàng hóa nhập khẩu thì chọn là “I”, hàng hóa xuất khẩu chọn là “E” , trường hợp 
 khai vận chuyển khác bạn chọn là “C”. 
 - Mã phương tiện vận chuyển: Bạn chọn phương tiện vận chuyển hàng hóa tương ứng với 
 hình thức vận chuyển cho tờ khai. 
 - Mã mục đích vận chuyển: Người khai chọn mục đích vận chuyển phù hợp với cờ báo 
 xuất/ nhập khẩu đã chọn ở trên, ví dụ tại ô Cờ báo xuất nhập khẩu bạn chọn là “I- nhập 
 khẩu” thì tại mục đích vận chuyển bạn chỉ chọn một trong các mã sau: SHI, FAC, CIS, 
 FTZ, SRE và FED. 
 - Loại hình vận chuyển: Người khai chọn loại hình vận tải phù hợp cho tờ khai, ví dụ 
 “KS: Vận chuyển hàng hóa có thủ tục đơn giản”. 
 - Ngày dự kiến bắt đầu/kết thúc: nhập vào ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc với lưu ý, 
 ngày bắt đầu phải lớn hơn hoặc bằng ngày hiện tại, đồng thời ngày kết thúc phải lớn hơn 
 hoặc bằng ngày bắt đầu. Nếu ngày bắt đầu và kết thúc là một thì giờ của ngày bắt đầu 
 phải bé hơn giờ của ngày kết thúc (giá trị khai báo giờ là 00 đến 23) 
 81 
(b) Thông tin địa điểm dỡ/ xếp hàng: 
 - Mã (Khu vực chịu sự giám sát hải quan): Nhập vào mã địa điểm lưu kho hàng chịu sự 
 giám sát của Hải quan nơi đăng ký tờ khai vận chuyển (nơi xếp hàng). 
 - Vị trí xếp hàng: Trường hợp người khai đã nhập vào ô Mã (Khu vực chịu sự giám sát 
 của Hải quan) thì không phải nhập vào ô này. 
 - Mã (Khu vực chịu sự giám sát Hải quan): Nhập vào mã địa điểm lưu hàng chịu sự 
 giám sát của Hải Quan nơi vận chuyển đến (nơi dỡ hàng). 
 - Vị trí dỡ hàng: Trường hợp người khai đã nhập vào ô Mã (Khu vực chịu sự giám sát 
 của Hải quan) dỡ hàng thì không phải nhập vào ô này. 
 - Loại bảo lãnh: Nếu tại ô “Loại hình vận tải” bạn chọn là ‘KR, QU, EA, CT’ thì phải 
 nhập vào thông tin cho loại hình bảo lãnh. 
(c) Thông tin vận đơn: 
 82 
 - Số vận đơn và ngày phát hành : Nhập vào số vận đơn đối với trường hợp vận chuyển 
 đường biển, sắt hoặc hàng không, trong trường hợp vận chuyển hàng hóa nội địa giữa 
 các nhà máy bảo thuế, người khai nhập vào theo định dạng : 
 AAAAAAAAAAAAA,BBBBBBBBBBBB. Trong đó AAAAAAAAAAAAA là: mã 
 số thuế của người khai hải quan tối đa 13 ký tự, BBBBBBBBBBBB là: số ký hiệu hóa 
 đơn độ dài tối đa 12 ký tự. 
 - Phương tiện vận chuyển : Nhập vào tên phương tiện vận chuyển theo Loại manifest 
 hàng hóa đã chọn, ví dụ tại ô “Loại manifest (hàng hóa) bạn chọn là “A – vận đơn 
 đường biển” thì tại ô Phương tiện vận chuyển bạn nhập vào tên tàu bay theo định dạng 
 như sau : 02 ký tự đầu là mã hãng hàng không + 04 ký tự tiếp theo là số hiệu chuyến 
 bay + “/” + 02 ký tự là ngày + 03 ký tự là tháng theo tiếng anh , ví dụ VN1238/13MAR. 
(d) Nhập thông tin người nhập khẩu / xuất khẩu: 
 Nhập vào thông tin người nhập khẩu, xuất khẩu và ủy thác nếu có, đây là các thông tin 
 không bắt buộc người phải nhập. 
 - Mã người nhập khẩu: bắt buộc nhập đối với tờ khai vận chuyển nhập khi người khai 
 chọn “Loại hình vận tải” là các loại hình trừ KS và PT. 
 - Mã người xuất khẩu: bắt buộc nhập đối với tờ khai vận chuyển xuất khi người khai 
 chọn “Loại hình vận tải” là các loại hình trừ KS và PT. 
(e) Nhập thông tin hàng hóa: 
 83 
 - Luật khác : Nhập vào mã ký hiệu vản bản pháp luật quy định về hàng hóa đang đăng 
 ký tờ khai vận chuyển. Ví dụ hàng hóa liên quan đên chất nổ công nghiệp bạn chọn mã 
 Luật khác là ‘AM’. 
 - Mã đánh dấu hàng hóa hư hỏng: Nhập vào mã đánh dấu hàng hóa dễ hư hỏng, dễ vỡ 
 nếu có, ví dụ hàng hóa có vết lõm thì bạn nhập vào mã là ‘DENTE – hàng hóa có vết 
 lõm’. 
 (f) Nhập danh sách tờ khai đăng ký vận chuyển hàng hóa: 
 Tại đây người khai nhập vào danh sách các tờ khai nhập, xuất (nếu có) vận chuyển 
 hàng hóa trên tờ khai vận chuyển này, bạn có thể nhập tối đa vào 50 số tờ khai. 
Tại tab Thông tin container: 
 84 
Người khai nhập vào danh sách Container vận chuyển hàng hóa đi kèm nếu có, tối đa mỗi tờ 
khai vận chuyển được đăng ký là 100 số Container bao gồm các thông tin: 
 - Số hiệu container: nhập vào số hiệu container nếu vận chuyển bằng container, nhập vào 
 số toa tàu nếu hàng hóa vận chuyển bằng đường sắt, nhập vào số kiện nếu hàng hóa vận 
 chuyển bằng đường hàng không. Trường hợp không có danh sách container, người khai 
 nhập vào tên phương tiện vận chuyển của lô hàng. 
 - Số dòng hàng trên tờ khai: Nhập vào số lượng dòng hàng trên tờ khai. 
 - Số seal: Nhập vào số niêm phong, kẹp chì của hàng hóa vận chuyển, người khai được 
 nhập vào tối đa 6 số seal, mỗi số tối đa 15 kí tự không dấu. 
Sau khi nhập xong thông tin cho tờ khai vận chuyển, người khai tiến hành khai báo lên cơ 
quan hải quan theo các bước hướng dẫn sau đây; 
Bước 1 : Đăng ký thông tin tờ khai OLA 
Người khai chọn nút nghiệp vụ “2. Đăng ký thông tin tờ khai OLA”, chương trình yêu cầu 
xác nhận chữ ký số khai báo, bạn chọn chữ ký số trong danh sách: 
Và nhập vào mã PIN của Chữ ký số : 
 85 
Thành công hệ thống trả về số tờ khai 
Sau khi kiểm tra các thông tin trả về, người khai có 2 phương án lựa chọn tiếp theo: 
Thứ nhất : nếu các thông tin do hệ thống trả về doanh nghiệp thấy có thiếu sót cần bổ sung 
sửa đổi thì sử dụng mã nghiệp vụ OLB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau 
đó tiếp OLA lại đến khi thông tin đã chính xác. 
Thứ hai : nếu các thông tin do hệ thống trả về đã chính xác, doanh nghiệp chọn mã nghiệp vụ 
“3.Khai báo thông tin tờ khai OLC” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan. 
 86 
Bước 2 : Khai báo thông tin tờ khai OLC. 
Sau khi đăng ký thông tin tờ khai OLA, người khai kiểm tra thông tin xác nhận và khai báo 
thông tin tờ khai vận chuyển lên cơ Quan Hải quan bằng cach nhấn nào nút nghiệp vụ 
“3.Khai báo thông tin tờ khai (OLC)”. 
Khai báo thành công tờ khai vận chuyển sẽ được hệ thống tự động tiếp nhận, kiểm tra và phần 
luồng. Tờ khai vận chuyển có 2 luồng là luồng Xanh và luồng Vàng, trường hợp là luồng 
Xanh hệ thống tự động trả về thông báo chấp nhận khai vận chuyển, trường hợp luồng Vàng 
sẽ phải chờ cán bộ xử lý và trả về yêu cầu kiểm tra nếu có. 
Người khai tiếp tục nhấn vào nút nghiệp vụ “4.Lấy kết quả phân luồng, thông quan” để nhận 
được các thông báo từ cơ quan Hải quan. 
Bước 3: Các chứng từ cần thiết và tiến hành vận chuyển 
Khi tờ khai vận chuyển được chấp nhận, người khai tiến hành in thông báo phê duyệt vận 
chuyển bằng cách vào tab “Kết quả xủa lý tờ khai” để in: 
 87 
Đối với tờ khai luồng xanh, Công chức được giao nhiệm vụ xác nhận thông quan tờ khai vận 
chuyển tiến hành in Thông tin phê duyệt khai báo vận chuyển được tự động gửi về Hệ thống 
Hải quan (mã VAS5050); đóng dấu xác nhận theo mẫu, ký tên, đóng dấu công chức vào góc 
trên cùng bên phải của trang đầu tiên Thông tin phê duyệt khai báo vận chuyển in giao cho 
người khai hải quan tiến hành vận chuyển hàng hóa. 
Đối với tờ khai là luồng vàng người khai xuất trình các hồ sơ chứng từ như sau khi tiến hành 
vận chuyển hàng hóa (nếu có yêu cầu xuất trình hồ sơ): 
 - Hóa đơn thương mại: 01 bản chụp; 
 - Vận tải đơn, trừ trường hợp hàng hóa vận chuyển qua biên giới đất liền, hàng hóa 
 vận chuyển từ khu phi thuế quan: 01 bản chụp; 
 - Giấy phép vận chuyển chịu sự giám sát hải quan (nếu có); 
 - Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật có liên quan. 
Sau khi hoàn thành kiểm tra, Nếu kết quả kiểm tra phù hợp, công chức phê duyệt thông quan, 
tiến hành in Thông tin phê duyệt khai báo vận chuyển được tự động gửi về Hệ thống Hải quan 
(mã VAS5050); đóng dấu xác nhận theo mẫu, ký tên, đóng dấu công chức vào góc trên cùng 
bên phải của trang đầu tiên Thông tin phê duyệt khai báo vận chuyển in giao cho người khai 
hải quan tiến hành vận chuyển hàng hóa. 
Bước 4: Sửa, Hủy thông tin đăng ký vận chuyển 
Trường hợp người khai cần sửa đổi, Hủy bỏ thông tin khai báo vận chuyển, sử dụng nút 
nghiệp vụ “5. Gọi thông tin tờ khai để sửa (COT11)” , tiến hành sửa đổi thông tin và khai báo 
bằng nghiệp vụ “5.1. Khai báo sửa thông tin tờ khai (COT)”, tiếp tục lấy phản hồi để nhận 
được kết quả thông báo cho bản sửa. 
Giao diện màn hình sau khi gọi thông tin tờ khai bằng nghiệp vụ COT11 hiện ra như sau: 
 88 
Quá trình nhập liệu, lựa chọn thông trên bản sửa, hủy cần lưu ý một số vấn để sau: 
- Mã phân loại xử lý : Nếu là sửa thông tin đăng ký của tờ khai vận chuyển bạn chọn mã 
 phân loại là 5, nếu Hủy thông tin đăng ký bạn chọn là 1. 
 - Mã phân loại xử lý ô “Số hàng hóa (số B/L/AWB): 
 Nếu là số vận đơn được thêm mới, bạn nhập vào ô này giá trị là : 2 
 Nếu là số vận đơn sửa đổi thông tin hoặc không được sửa bạn nhập là : 5 
 Nếu là Hủy số vận đơn này thì bạn nhập vào là 3. 
 89 
Tiến hành sửa đổi các thông tin cần thiết sau đó ghi lại và chọn nút nghiệp vụ “ Đăng ký 
thông tin sửa tờ khai (COT)” để khai báo 
Hệ thống trả về số tờ khai sửa sau khi người khai khai báo thành công 
Người khai tiếp tục lấy phản hồi để nhận thông báo chấp nhận sửa tờ khai vận chuyển. 
 90 
 THÔNG TIN LIÊN HỆ 
 Cty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn 
Trụ sở Hà Nội: 
Phố Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Viêt - Cầu Giấy-Hà Nội. 
Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223 
Chi nhánh TP.HCM: 
33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM. 
Điện thoại: 08.35470355. FAX: 08.35470356 
Chi nhánh Bình Dương: 
B4-08 Cao ốc BICONSI ,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương. 
Điện thoại : 0650.3848886, Fax: 0650.3848882 
Chi nhánh Đồng Nai: 
93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai. 
Điện thoại : 0618.871868, Fax: 0618.871866 
Chi nhánh Đà Nẵng: 
36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG . 
Điện thoại : 0511.3868363, Fax: 0511.3868364 
Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7) 
Miền Bắc: 19004767 
Miền Nam – Miền trung: 19004768 
 Chúc quý doanh nghiệp thực hiện thành công ! 
 91