Tài liệu học tập Quản trị dự án (Phần 2) - Nguyễn Tiến Mạnh

heo 3 giai đoạn là chuẩn bị đầu 
tƣ, thực hiện đầu tƣ và kết thúc xây dựng đƣa dự án vào khai thác sử dụng. 
Phân định rõ chức năng quản lý Nhà nƣớc ở tầm vĩ mô với chức năng quản lý ở tầm vi 
mô của cơ sở, chức năng quản lý Nhà nƣớc và chức năng quản lý sản xuất kinh doanh. 
Quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc, chủ đầu tƣ, các tổ chức tƣ 
vấn, các doanh nghiệp có liên quan trong quá trình thực hiện đầu tƣ. 
+ Các phương pháp quản lý dự án đầu tư 
- Phương pháp giáo dục: Nội dung của các biện pháp giáo dục bao gồm giáo dục 
về thái độ lao động, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm, khuyến khích phát huy sáng 
kiến, thực hiện các biện pháp kích thích sự say mê hăng hái lao động, giáo dục về tâm lý 
tình cảm lao động, về giữ gìn uy tín đối với ngƣời tiêu dùng. Các vấn đề này đặc biệt 
quan trọng trong lĩnh vực đầu tƣ do những đặc điểm của hoạt động đầu tƣ (lao động vất 
vả, di động luôn đòi hỏi tính tự giác trong lao động cao để đảm bảo chất lƣợng công trình 
tránh tình trạng phá đi làm lại gây thất thoát, lãng phí,...) 
- Phương pháp hành chính: Là phƣơng pháp đƣợc sử dụng trong quản lý cả lĩnh 
vực xã hội và kinh tế của mọi nƣớc. Đây là cách thức tác động trực tiếp của chủ thể quản 
lý đến đối tƣợng quản lý bằng những văn bản, chỉ thị, những quy định về tổ chức. Ƣu 
điểm của phƣơng pháp này là góp phần giải quyết trực tiếp và nhanh chóng những vấn đề 
cụ thể, nhƣng cũng dễ dẫn đến tình trạng quan liêu máy móc, bộ máy hành chính cồng 
kềnh và độc đoán. Phƣơng pháp hành chính trong quản lý đƣợc thể hiện ở hai mặt: Mặt 
tĩnh thể hiện ở những tác động có tính ổn định về mặt tổ chức thông qua việc thể chế hoá 
tổ chức (gồm cơ cấu tổ chức và chức năng quản lý) và tiêu chuẩn hoá tổ chức (định mức 
và tiêu chuẩn tổ chức). Mặt động của phƣơng pháp là sự tác động thông qua quá trình 
điều khiển tức thời khi xuất hiện và các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý. 
- Phương pháp kinh tế: Là sự tác động của chủ thể quản lý vào đối tƣợng quản lý 
bằng các chính sách và đòn bẩy kinh tế nhƣ tiền lƣơng, tiền thƣởng, tiền phạt, 
giá cả, lợi nhuận, tín dụng, thuế,... Khác với phƣơng pháp hành chính dựa vào mệnh lệnh, 
phƣơng pháp kinh tế thông qua các chính sách và đòn bẩy kinh tế để hƣớng dẫn, kích 
thích, động viên và điều chỉnh các hành vi của những đối tƣợng tham gia quá trình thực 
hiện đầu tƣ theo mục tiêu nhất định của nền kinh tế xã hội. Nhƣ vậy, phƣơng pháp kinh tế 
trong quản lý đầu tƣ chủ yếu dựa vào lợi ích kinh tế của đối tƣợng tham gia vào quá trình 
 165 
đầu tƣ với sự kết hợp hài hoà lợi ích của Nhà nƣớc, xã hội với lợi ích của tập thể và cá 
nhân ngƣời lao động trong lĩnh vực đầu tƣ. 
- Áp dụng phương pháp toán học: Để quản lý hoạt động đầu tƣ có hiệu quả, bên 
cạnh các biện pháp định tính cần áp dụng các biện pháp định lƣợng, đặc biệt là phƣơng 
pháp toán kinh tế. Phƣơng pháp toán kinh tế đƣợc áp dụng trong hoạt động quản lý đầu 
tƣ bao gồm phƣơng pháp toán thống kê; Mô hình toán kinh tế. 
- Vận dụng tổng hợp các phƣơng pháp quản lý trên đây trong quản lý hoạt động 
đầu tƣ. áp dụng phƣơng pháp này cho phép nâng cao hiệu quả của quản lý trong hoạt 
động đầu tƣ. 
9.4.2. Các vấn đề kỹ thuật, công nghệ 
Để quản lý hoạt động đầu tƣ, ngoài việc phải sử dụng các công cụ trên đây 
phải có các phƣơng tiện quản lý. Trong điều kiện tiến bộ khoa học kỹ thuật hiện nay, 
các nhà quản lý đầu tƣ sử dụng rộng rãi hệ thống lƣu trữ và xử lý thông tin hiện đại 
(cả phần cứng về phần mềm), hệ thống bƣu chính viễn thông, thông tin liên lạc, các 
phƣơng tiện đi lại trong quá trình điều hành và kiểm tra hoạt động của từng dự án. 
Đây là vấn đề trọng yếu của dự án, thu hút nhiều sự chú ý. Báo cáo tổng kết cần 
nêu đƣợc các vấn đề chính về khoa học công nghệ và kỹ thuật mà dự án phải đối phó, 
các biện pháp giải quyết cụ thể, các thành công hoặc thất bại thực tế, để từ đó làm bài 
học cho các dự án mang tính chất tƣơng tự về kỹ thuật trong tƣơng lai. 
- Công nghệ và phƣơng pháp sản xuất đang đƣợc áp dụng trên thế giới: Công 
nghệ chế biến hay công nghệ chế tạo? Đặc biệt chú ý đến các phần mềm của công nghệ 
(bí quyết, kiến thức, kinh nghiệm...). Yêu cầu tay nghề của ngƣời sử dụng; yêu cầu về 
nguyên vật liệu, năng lƣợng sử dụng, khả năng chuyển sang sản xuất mặt hàng khác khi 
mặt hàng cũ không còn thích hợp; nguồn cung cấp công nghệ ; Các phƣơng thức cung 
cấp ; quyền sở hữu công nghiệp, dấu hiệu hoặc tên thƣơng mại của sản phẩm có ảnh 
hƣởng lớn đến việc tiêu thụ sản phẩm ở trong và ngoài nƣớc, giá cả và ngoại tệ. 
- Khả năng về vốn và lao động. Nếu thiếu vốn, thừa lao động thì nên chọn công 
nghệ kém hiện đại, rẻ tiền, sử dụng nhiều lao động để giải quyết việc làm. Ngƣợc lại, nếu 
nhiều vốn, thiếu lao động thì chọn công nghệ hiện đại, đặt tiền, sử dụng ít lao động. Xu 
hƣớng lâu dài của công nghệ để đảm bảo tránh sự lạc hậu hoặc khó khăn gây trở ngại cho 
việc sử dụng công nghệ trong khi còn chƣa thu hồi đủ vốn. 
- Khả năng vận hành và quản lý công nghệ có hiệu quả. Việc áp dụng công nghệ 
quá hiện đại hoặc còn đang đƣợc thử nghiệm sẽ có nhiều mạo hiểm; chi phí mua công 
nghệ quá lớn, công suất sản xuất lớn, chất lƣợng sản phẩm cao, giá bán cao nhiều khi 
không thích hợp với điều kiện thị trƣờng của các nƣớc đang phát triển. Tuy nhiên, việc 
sử dụng công nghệ quá lạc hậu sẽ sản xuất ra sản phẩm chất lƣợng kém, khó tiêu thụ trên 
thị trƣờng ngay cả thị trƣờng trong nƣớc. 
 166 
- Nguyên liệu sử dụng đòi hỏi loại công nghệ nào? 
- Điều kiện về kết cấu hạ tầng hiện có, khả năng bổ sung, có thích hợp với công 
nghệ dự kiến chọn hay không? 
- Điều kiện phát triển kinh tế - xã hội của địa phƣơng, phong tục tập quán của 
dân cƣ nơi sử dụng công nghệ. Đó là sự đáp ứng của cơ sở hạ tầng, sự chấp nhận và có 
thể tiếp thu công nghệ của dân cƣ ... 
- Các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sử dụng công nghệ. Điều này đặc 
biệt quan trọng đối với các nƣớc nghèo. Chẳng hạn các loại công nghệ hiện đại thì thị 
trƣờng công nghệ rất giới hạn, do đó ngƣời đi mua công nghệ thƣờng ở thế bị động . Tình 
trạng phải ngừng sản xuất do sự phụ thuộc vào một số ngƣời cung cấp là điều dễ xảy ra. 
Khi chọn công nghệ cần chọn loại có nhiều nguồn cung cấp nhằm tạo sự cạnh tranh trong 
cung cấp công nghệ, từ đó sẽ mua đƣợc công nghệ với giá phải chăng, mặt khác tạo thế 
chủ động trong hoạt động sau này. 
- Xem xét toàn diện các khía cạnh kinh tế kỹ thuật của công nghệ. Ƣu điểm của 
các loại công nghệ có thể khác nhau, có loại tiết kiệm năng lƣợng nhƣng lại sử dụng 
nhiều nguyên vật liệu, lao động hoặc các chi phí khác và ngƣợc lại. Lại phải xem xét ở 
nhiều nơi, nhiều nƣớc để lựa chọn đƣợc công nghệ thích hợp với giá phải chăng, lựa chọn 
đƣợc công nghệ tối ƣu với điều kiện của đất nƣớc, của cơ sở. 
Sau khi đã chọn đƣợc phƣơng pháp sản xuất hoặc quy trình công nghệ cho dự án, 
phải mô tả chi tiết và làm rõ lý do chọn. Tiếp đó là lập sơ đồ quy trình công nghệ đã 
chọn. Sơ đồ này cho thấy một cách đơn giản hoặc chi tiết tiến trình sản xuất từ đầu vào 
(nguyên liệu) qua các công đoạn sản xuất chế biến đến đầu ra (thành phẩm). Các sơ đồ 
chi tiết hơn có thể cho thấy cả các nhu cầu về vị trí, không gian, kích thƣớc, khoảng cách 
của các máy móc thiết bị, về điện, về các tiện nghi phục vụ sản xuất khác. 
9.4.3. Hoạt động hành chính 
Mảng hành chính thƣờng bị bỏ quên và đã làm phát sinh nhiều rắc rối. Bộ phận 
hành chính của dự án không thể giải quyết đƣợc những vấn đề kỹ thuật, nhƣng nó có 
thể hỗ trợ hoặc cản trở quá trình thực hiện các công việc của dự án. Các thủ tục hành 
chính cần phải đƣợc xem xét, kiểm tra và ghi nhận lại, để tìm hiểu lý do mang lại hiệu 
quả hoặc không hiệu quả cho dự án. 
- Hệ thống luật có liên quan đến hoạt động đầu tƣ nhƣ luật đầu tƣ, luật công 
ty, luật xây dựng, luật đất đai, luật bảo vệ môi trƣờng, luật lao động, luật bảo hiểm, 
luật thuế, luật phá sản và một loạt các văn bản dƣới luật kèm theo về quản lý hoạt 
động đầu tƣ nhƣ các quy chế quản lý tài chính, vật tƣ, thiết bị, lao động, tiền lƣơng, sử 
dụng đất đai và tài nguyên thiên nhiên khác,... 
- Các chính sách và đòn bẩy kinh tế nhƣ chính sách, giá cả, tiền lƣơng, xuất 
khẩu, thuế, tài chính tín dụng, tỷ giá hối đoái, thƣởng phạt kinh tế, chính sách khuyến 
 167 
khích đầu tƣ, những quy định về chế độ hạch toán kế toán, phân phối thu nhập... 
- Các định mức và tiêu chuẩn quan trọng có liên quan đến lợi ích của xã hội. 
- Quy hoạch tổng thể, chi tiết của ngành và địa phƣơng về đầu tƣ và xây dựng. 
- Các kế hoạch định hƣớng và kế hoạch trực tiếp về đầu tƣ. 
- Danh mục các dự án đầu tƣ. 
- Các hợp đồng ký kết với các cá nhân và đơn vị hoàn thành các công việc của 
quá trình thực hiện dự án. 
- Tài liệu phân tích đánh giá kết quả và hiệu quả của hoạt động đầu tƣ. 
- Các thông tin về tình hình cung cầu, kinh nghiệm quản lý, giá cả, luật pháp của 
Nhà nƣớc và các vấn đề có liên quan đến đầu tƣ. 
9.4.4. Mô hình tổ chức của dự án 
Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án. Tùy thuộc mục đích nghiên cứu mà 
phân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp. Căn cứ vào điều kiện năng lực của 
cá nhân, tổ chức và căn cứ vào yêu cầu của dự án, có thể chia hình thức tổ chức quản 
lý dự án thành 2 nhóm chính là hình thức thuê tƣ vấn quản lý dự án (gồm mô hình tổ 
chức theo hình thức chủ nhiệm điều hành dự án và mô hình chìa khóa trao tay) và 
hình thức chủ đầu tƣ trực tiếp thực hiện quản lý dự án. Đối với hoạt động đầu tƣ trong 
doanh nghiệp, căn cứ vào đặc điểm hình thành, vai trò và trách nhiệm của ban quản lý 
dự án, các mô hình tổ chức quản lý dự án đƣợc chia cụ thể hơn thành: mô thình tổ 
chức quản lý dự án theo chức năng, tổ chức chuyên trách dự án và tổ chức quản lý dự 
án dạng ma trận. 
Mỗi một dạng tổ chức của dự án có một loạt những lợi thế và bất lợi cụ thể. 
Trong báo cáo tổng kết phải phân tích đƣợc những gì mà mô hình tổ chức đó đã đóng 
góp hoặc ngăn cản sự phát triển của dự án. Nếu sửa đổi cấu trúc dự án đã đƣợc chấp 
nhận sang một hình thức tổ chức hoàn toàn khác mà có lợi cho quá trình quản trị dự 
án thì việc thay đổi là nên làm. 
9.4.5. Dự án và nhóm nhân viên 
Đôi khi, những ngƣời có năng lực lại không làm việc tốt trong vai trò là thành 
viên của nhóm khi đòi hỏi phải có sự trao đổi thông tin và hợp tác. Vấn đề này nếu 
đƣợc phát hiện ở dự án sẽ giúp ích nhiều cho lãnh đạo tổ chức. Tin mật này trong báo 
cáo tổng kết sẽ đƣợc chuyển đến lãnh đạo cao cấp của tổ chức mẹ, trong đó đề nghị 
không phân công những cá nhân nhƣ vậy trong các dự án tƣơng lai. Tƣơng tự, ngƣời 
ta có thể giới thiệu, tiến cử những cá nhân hoặc nhóm hoạt động có hiệu quả cho các 
dự án tƣơng lai hoặc tái phân công họ vào những hoạt động thƣờng xuyên của tổ chức. 
- Nhu cầu về lao động: Căn cứ vào yêu cầu kỹ thuật của sản xuất và hoạt động 
điều hành dự án để ƣớc tính số lao động trực tiếp và bậc thợ tƣơng ứng cho mỗi loại 
 168 
công việc và số lƣợng lao động gián tiếp với trình độ đào tạo thích hợp. 
- Nguồn lao động: Cần ƣu tiên xem xét số lao động sẵn có tại địa phƣơng để 
tuyển dụng đào tạo. Nếu phải đào tạo, phải có chƣơng trình đào tạo lao động chuyên 
môn, lập kế hoạch và dự tính chi phí. Việc đào tạo có thể tiến hành ở trong hoặc nƣớc 
ngoài hoặc thuê chuyên gia nƣớc ngoài vào huấn luyện ở trong nƣớc. 
- Chi phí lao động: bao gồm chi phí để tuyển dụng và đào tạo và chi phí cho lao 
động trong các năm hoạt động của dự án sau này. 
Dự án có thể áp dụng trả lƣơng khoán, lƣơng sản phẩm hay lƣơng thời gian. 
Căn cứ vào hình thức trả lƣơng đƣợc áp dụng, số lao động mỗi loại sử dụng, các chi 
phí có liên quan để tính ra quỹ lƣơng hàng năm cho mỗi loại lao động và cho tất cả 
lao động của dự án. 
9.4.6. Kỹ năng quản trị dự án 
Sự thành công của dự án phụ thuộc vào các kỹ năng dự báo, lập kế hoạch, lập 
ngân sách, lên chƣơng trình, phân bổ nguồn lực, quản trị rủi ro, kiểm soát thực hiện 
dự án. Do vậy cần xem xét cẩn thận các kỹ năng này. 
Kỹ năng lãnh đạo: Đây là kỹ năng cơ bản của cán bộ quản lý dự án để chỉ đạo, 
định hƣớng, khuyến khích và phối hợp các thành viên cùng thực hiện dự án. Kỹ năng 
này đòi hỏi các cán bộ quản lý dự án có những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất 
định để đạt mục tiêu dự án. 
Giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án: Cán bộ quản lý dự án có trách 
nhiệm phối hợp, thống nhất các hành động giữa các bộ phận chức năng và những cơ 
quan liên quan để thực hiện công việc dự án nên rất cần thiết phải thông thạo kỹ năng 
giao tiếp. Cán bộ quản lý dự án cần giỏi kỹ năng thông tin, kỹ năng trao đổi tin tức 
giữa các thành viên dự án và những ngƣời liên quan trong quá trình triển khai dự án. 
Kỹ năng thƣơng lƣợng và giải quyết khó khăn vƣớng mắc: Để phối hợp mọi cố 
gắng nhằm thực hiện thành công dự án buộc các cán bộ quản lý dự án phải có kỹ 
năng thƣơng lƣợng giỏi với cấp trên và các phòng chức năng để giành đƣợc sự quan 
tâm của cấp trên và giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án. 
Kỹ năng tiếp thị và quan hệ với khách hàng: Một trong những nhiệm vụ quan 
trọng của cán bộ quản lý dự án là trợ giúp trong hoạt động Marketing. Làm tốt công 
tác tiếp thị sẽ giúp cho việc duy trì đƣợc khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng 
tiềm năng. 
Kỹ năng ra quyết định: Lựa chọn phƣơng án và cách thức thực hiện các công 
việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu 
thông tin và có nhiều thay đổi. Để ra đƣợc quyết định đúng đắn và kịp thời cần đến 
nhiều kỹ năng tổng hợp của cán bộ quản lý dự án. 
 169 
Cán bộ quản trị dự án lý tƣởng phải là ngƣời có đủ các tố chất cần thiết liên 
quan đến kỹ năng quản trị, trình độ chuyên môn kỹ thuật và tính cách cá nhân. Cán bộ 
quản lý dự án có những đặc điểm khác nhau cơ bản so với cán bộ quản lý chức năng. 
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 9 
1. Liệt kê và miêu tả ngắn gọn những cách nào chấm dứt dự án? Vấn đề gì sẽ nảy 
sinh nếu nhà quản trị dự án không tiếp tục theo dõi dự án nữa khi dự án sắp kết thúc? 
2. Nhân tố gì đƣợc coi là quan trọng nhất khi quyết định chấm dứt dự án? 
3. Nhiệm vụ chính của nhà quản trị phụ trách kết thúc dự án là gì? 
 170 
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Trịnh Thùy Anh (2008), Tài liệu hướng dẫn học tập – Quản trị dự án, Trƣờng 
Đại học Mở TP. Hồ Chí Minh. 
2. Nguyễn Quốc Duy (2012), Chuyên đề Quản trị dự án, Cục phát triển DN. 
3. Đinh Văn Hải (2013), Giáo trình quản lý dự án, Nxb Tài Chính. 
4. Nguyễn Minh Kiều (2013), Tài chính doanh nghiệp, Nxb Thống Kê. 
5. Nguyễn Bạch Nguyệt (2012), Giáo trình lập dự án đầu tƣ, Nxb Đại học Kinh tế 
Quốc dân. 
6. Nguyễn Văn Phúc (2008), Quản lý dự án cơ sở lý thuyết và thực hành, Nxb Đại 
học Kinh tế Quốc dân. 
7. Bùi Xuân Phong (2006), Quản trị dự án đầu tư, Nxb Bƣu điện. 
8. Nguyễn Văn Phúc (2008), Quản lý dự án cơ sở lý thuyết và thực hành, Nxb Đại 
học Kinh tế Quốc dân. 
9. Từ Quang Phƣơng (2014), Quản lý dự án, Nxb Đại học Kinh tế quốc dân. 
10. Sách, báo, tạp chí chuyên ngành. Các văn bản quy định có liên quan.