Tài chính kế toán trong công ty tổ chức sự kiện

Tài chính kế toán trong 
công ty tổ chức sự kiện 
Event Channel - Nếu trước giờ bạn đã đọc các bài phỏng vấn của Event 
Channel về các nhân vật liên quan cụ thể đến ngành event như 
freelancer, giám đốc hay quản lý của công ty truyền thông, agency,thì 
bây giờ chúng ta cùng tìm hiểu về vai trò của kế toán trong một event 
agency như thế nào. 
Event Channel đã có buổi trao đổi với anh Vũ Dũng, hiện là Kế toán 
trưởng của công ty BlueMAN Group. 
Theo kinh nghiệm thì anh thấy thì qui trình kế toán trong công ty tổ 
chức sự kiện có đặc điểm gì riêng biệt so với công ty khác? 
Quy trình kế toán thuế là theo quy định của tổng cục thuế và các chuẩn mực 
kế toán Việt Nam nhưng có một vài điểm cần đặc biệt lưu ý về vấn đề hóa 
đơn chứng từ cho đầu vào tương đối nhỏ nhặt và dàn trải nhiều loại, để đảm 
bảo mọi đầu vào từ cái đinh con ốc đến cuận băng dính cũng đầy đủ chứng 
từ đầu vào bạn nên tìm kiếm những nhà cung cấp quen thuộc để cung cấp 
hóa đơn cho từng vụ việc với bảng kê chi tiết nhất. Đặc biệt lưu ý đến các 
khoản chi cho nhân sự event vì đây là khoản chi chiếm tỉ trọng tương đối 
cao cho 1 event nhưng thường không có hóa đơn chứng từ mà chúng ta phải 
chứng minh nó là khoản chi phí hợp lý để hạch toán thuế, đối với một kế 
toán việc theo dõi hợp đồng thuê ngoài (PG, MC , ca sỹ, nhân tượng, người 
mẫu ...) là tương đối cồng kềnh và phức tạp, trong quá trình tổ chức nếu thuê 
được nhân sự của các công ty có chức năng cung ứng lao động có chức năng 
xuất hóa đơn VAT là điều tốt nhất, nhưng thường thì mọi việc không đơn 
giản như vậy, các nhân sự event hoạt động tự do là chủ yếu nêu kế toán phải 
nắm rõ luật và các thủ tục để khấu trừ thuế thu nhập các nhân tại nguồn nếu 
không sẽ thiệt thòi cho công ty, khi làm hợp đồng thuê nhân sự phải yêu cầu 
bên nhân sự cung cấp đầy đủ thông tin về tài khoản cá nhân cũng như mã số 
thuế TNCN, phải thiết lập điều khoản về khấu trừ thuế TNCN rất chặt chẽ, 
các thủ tục đầy đủ để chúng ta không gặp khó khăn khi đến kỳ quyết toán 
thuế. 
 Vũ Dũng - Kế toán trưởng của BlueMAN Group 
Còn Các công cụ kế toán - tài chính sử dụng trong các công ty tổ chức 
sự kiện ? 
Các công cụ tài chính kế toán đối với công ty tổ chức sự kiện đều tuân theo 
các thông tư nghị định, quyết định của bộ tài chính và Cục, chi cục thuế nên 
nhìn chung không có khác biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác. 
Anh theo dõi các khoản tạm ứng như thế nào? 
Tình huống phát sinh chi phí đối với công ty sự kiện tương đối phức tạp và 
bất ngờ, người làm kế toán đối với loại hình công ty này phải nắm giá vật tư 
tương đối "tỉ mỉ", để dự trù phát sinh chi phí. Để dễ dàng theo dõi các khoản 
tạm ứng kế toán nên theo dõi theo từng vụ việc (mỗi event). Xây dựng quy 
trình chuẩn và kiểm soát chặt chẽ về tạm ứng dự án, bắt đầu việc mỗi nhân 
viên phụ trách phải được tiếp xúc với báo giá bên mình cung cấp cho giá 
khách hàng đầu tiên, mỗi nhân viên căn cứ vào hạng mục công việc được 
giao để tìm kiếm những nhà cũng cấp phù hợp, tin cậy với mức giá "mềm" 
lên dự trù để chuyển lên kế toán kiểm tra và duyệt tạm ứng. Các công ty tổ 
chức sự kiện nên xây dựng cho mình một định mức tiêu hao nguyên liệu vật 
liệu, nhân công ... để dễ dàng quản lý tránh thất thoát. Một điều cực kỳ quan 
trọng nữa tôi muốn nói với các bạn là nên xây dựng một đơn giá tiêu chuẩn 
(giống như ngành xây dựng) có tính chất nội bộ và thường xuyên cập nhật 
đơn giá mới theo thị trường. 
Thường thì mỗi khi tổ chức sự kiện, các chi phí lặt vặt chiếm khá nhiều, 
cộng thêm là nhiều lần tạm ứng vậy anh kiểm tra một bản tạm ứng như 
thế nào để đảm bảo chính xác và không thất thoát ? 
Việc kiểm tra tạm ứng đã được kế toán làm chặt chẽ từ lúc duyệt dự trù kinh 
phí. Trong quá trình thực hiện dự án dứt khoát sẽ nảy sinh những phát sinh 
về chi phí chúng ta nên theo đơn giá nội bộ đã xuất bản để áp cho tất cả nhân 
viên tránh trường hợp lúc "nước sôi lửa bỏng" rất dễ mất kiểm soát và mất 
đoàn kết nội bộ. Việc hoàn hóa đơn chứng từ cho khoản tạm ứng phải hoàn 
thành ngay sau khi kết thúc dự án để kế toán kịp rà soát và hoàn thiện chứng 
từ. 
Trong sổ sách kế toán, khách hàng thường yêu cầu xử lý các khoản 
không hoá đơn: quà cho khách hàng, mua bán ngoài, feedback,.. anh có 
chia sẻ gì về việc xử lý các khoản này cho hợp lý? 
Tôi thiết nghĩ đó là sự khéo léo tính toán của kế toán, trên cơ sở hiểu luật và 
làm đúng pháp luật kinh doanh và luật thuế, nhưng cho tôi được giữ 1 chút 
bí mật này làm của riêng nhé (cười). 
Nhiều người nói kế toán công ty event mệt hơn so với các công ty khác, 
vì còn phải chạy đi chạy lại mua bán, điều đó có đúng không? Nếu đúng 
thì anh có thể chia sẻ với Event Channel về vấn đề này? 
Tôi có thấy vất vả nhiều, nhiều lắm nhưng niềm vui cũng không ít, được 
xông pha cùng anh em trong công ty làm tôi trở nên thấu hiểu nhiều điều, 
biết cảm thông chia sẻ với anh em nhiều hơn, vì kế toán thường bị nghĩ là 
hách dịch, hay kẹt xỉ, nhưng trong quá trình làm việc với đồng nghiệp tôi có 
thể chia sẻ một chút về cái đặc thù nghề nghiệp này, từ đó chúng tôi không 
còn khoảng cách nữa, chính những công việc này làm tôi xích lại gần hơn 
với anh em xây dựng 1 tập thể đoàn kết vững mạnh. 
Một vấn đề đau đầu cho các ngành dịch vụ nói chung đó là vấn đề công 
nợ, anh có thể nói thêm về việc này? 
Vấn đề công nợ thì đã là vấn đề "muôn thủa" không chỉ của các công ty 
event mà tất cả các công ty khác nữa. Là kế toán chúng tôi chịu áp lực rất 
nhiều về công nợ. Sau mỗi dự án mong chờ nhất là tiền về thật nhanh để 
thanh toán cho nhà cung cấp, vì muốn xây dựng một đối tác tin cậy vô cùng 
khó khăn, đặc biệt các nhà cung cấp cho công ty sự kiện phải đủ tin tưởng và 
"thân tình" để có thể giúp đỡ mình đối phó với các tình huống phát sinh 
trong tổ chức sự kiện, các công ty bây giờ đa phần gặp khó khăn về dòng 
tiền nên chúng ta phải theo sát chủ đầu tư trong vấn đề thanh toán cho ta, 
dùng các biện pháp mềm dẻo trước, mà không được mới dùng các biện 
pháp khác trong thu hồi công nợ. Cũng giống như một cuộc chơi, tôi muốn 
tất cả các nhà cung cấp cũng như chủ đầu tư phải thật fair.