Giáo trình Quản trị dự án đầu tư

ế ho ạch 
(b) Ch ỉ s ố thành qu ả v ề chi phí CPI (Cost Performance Index) 
 CPI = BCWP / ACWP 
 CPI = 1: ho ạt độ ng đúng chi phí 
 CPI > 1: ho ạt độ ng không v ượt chi phí 
 CPI < 1: d ự án v ượt chi phí 
2.2.4. D ự báo chi phí t ươ ng lai 
Theo k ế ho ạch, ta bi ết được chi phí d ự trù t ại th ời điểm hoàn thành d ự án 
BCAC ( Budgeted Cost of At Completion). Tại th ời điểm xem xét SD, ta có 
th ể d ự báo chi phí để hoàn thành ph ần vi ệc còn l ại c ủa d ự án FCTC 
(Forecast Cost To Complete): 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 
 109 
 ACWP (BCAC − BCWP )
 FCTC = (BCAC − BCWP )× = 
 BCWP CPI
Chi phí d ự báo cho toàn b ộ d ự án FCAC ( Forecast Cost of At Completion): 
 FCAC = ACWP + FCTC 
3. Ki ểm soát ti ến độ c ủa d ự án 
Để ki ểm soát ti ến độ th ời gian, ta c ần c ập nh ật các thông tin th ực t ế 
để l ập nh ững bi ểu đồ th ể hi ện ti ến độ d ự án. Qua đó, ta có th ể đánh giá được 
tình hình th ực hi ện công vi ệc, g ồm th ời điểm kh ởi công, th ời điểm hoàn 
thành, th ời gian đã th ực hi ện, th ời gian còn l ại t ừ đó, tính toán l ại th ời 
gian th ực hi ện các công vi ệc. Th ời gian tính toán l ại này có th ể ng ắn h ơn 
ho ặc dài h ơn so v ới th ời gian theo k ế ho ạch ban đầ u. Điều này làm 
xáo tr ộn k ế ho ạch, có th ể d ẫn đế n s ự thay đổ i ngày tháng c ủa các công 
vi ệc ch ưa b ắt đầ u. Cu ối cùng, nó có th ể d ẫn đế n m ột ngày hoàn thành d ự án 
khác so v ới k ế ho ạch ban đầu. Ngay sau báo cáo th ứ nh ất v ới nh ững s ố li ệu 
th ực t ế, nhà QLDA đã có hai bi ểu đồ ti ến độ th ực hi ện công vi ệc. Bi ểu đồ 
th ứ nh ất là bi ểu đồ xu ất phát ban đầ u. Bi ểu đồ th ứ hai là bi ểu đồ hi ện hành 
có tính đến ảnh h ưởng c ủa các d ữ li ệu th ực t ế cu ối cùng m ới được c ập nh ật. 
Đối v ới m ỗi công vi ệc, đường nét đậ m phía trên th ể hi ện hi ện tr ạng 
th ực t ế các công vi ệc, đường nét m ảnh phía d ưới là th ể hi ện k ế ho ạch d ự 
ki ến ban đầ u. Các công vi ệc đã hoàn thành v ẽ nét li ền, các công vi ệc ch ưa 
ho ặc đang th ực hi ện v ẽ nét đứ t. Hai s ố trong ngo ặc là sai l ệch c ủa th ời điểm 
kh ởi công và th ời điểm hoàn thành. S ố mang d ấu âm ngh ĩa là ch ậm, d ấu 
dươ ng là nhanh h ơn so v ới k ế ho ạch ban đầ u. Theo bi ểu bên d ưới, ti ến độ 
th ực hi ện d ự ki ến ch ậm so v ới k ế ho ạch ban đầ u một tu ần. 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 
 110 
 Công 
 tác 
 A 
 0/0 
 B 0/-1 
 -1/-1 
 C 
 (-1/0) 
 D (0/+1) 
 E -2/-1 
 F 0/-1 
 -1/-1 
 G 
 -1/-1 
 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Tu ần 
Hình 6.2: So sánh bi ểu đồ xu ất phát và bi ểu đồ hi ện hành 
Ki ểm soát ti ến độ là d ạng th ức đơn gi ản nh ất c ủa ki ểm soát d ự án. Các d ữ 
li ệu v ề s ự ti ến tri ển th ực t ế được thu th ập đị nh k ỳ (hàng tu ần, hàng tháng...) 
ho ặc liên t ục (ngay khi m ột ho ạt độ ng hoàn thành ho ặc m ột m ốc th ời gian 
đạt được) và được s ử d ụng làm đầu vào cho h ệ th ống ki ểm soát. B ằng vi ệc 
so sánh k ế ho ạch ban đầ u v ới k ế ho ạch c ập nh ật hi ện th ời, nhà qu ản lý s ẽ 
phát hi ện ra các sai l ệch. Đây là c ơ s ở để đề xu ất các hành động kh ắc ph ục, 
ví d ụ nh ư b ố trí l ại ngu ồn l ực nh ằm đẩ y nhanh ti ến độ các công vi ệc b ị 
ch ậm. 
4. K ết thúc d ự án 
Tất c ả các d ự án đề u ph ải k ết thúc. Giai đoạn k ết thúc d ự án có th ể di ễn ra 
rất nhanh chóng, nh ưng th ường thì nó là m ột quá trình dài và có lúc trong 
th ực t ế không th ể k ết thúc được d ự án. K ết thúc d ự án là th ời điểm quan 
tr ọng trong quá trình QLDA. Giai đoạn này th ường g ặp khó kh ăn vì d ự án 
đã tri ển khai và xây d ựng được th ị tr ường, khách hàng, các nhà th ầu và cán 
bộ d ự án đã thành ng ười có kinh nghi ệm và g ắn bó v ới d ự án nên th ường có 
tâm lý lo l ắng. 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 
 111 
Vi ệc k ết thúc d ự án c ũng gây ảnh h ưởng tình c ảm sâu s ắc đế n các nhóm liên 
quan nh ư ng ười s ử d ụng cu ối cùng, khách hàng, thành viên nhóm d ự án, nhà 
sản xu ất, nhà t ư v ấn và b ảo trì. 
* Tâm lý c ủa các t ổ d ự án: 
- Tìm ki ếm s ự th ử thách trong d ự án m ới. 
- Tâm lý quay v ề công vi ệc c ũ (có th ể nh ư m ột ng ười chi ến th ắng hay m ột 
ng ười th ất b ại). 
*Tâm lý c ủa khách hàng: Lo âu v ề s ản ph ẩm c ủa d ự án nh ư ch ất l ượng, vi ệc 
sử d ụng, chi phí, th ời gian. 
*Tâm lý c ủa nhà QLDA: Lo m ất quy ền l ực khi d ự án k ết thúc 
Các y ếu t ố tâm lý c ủa các nhóm liên quan khi k ết thúc d ự án d ẫn đế n hi ệu 
su ất làm vi ệc không cao và mâu thu ẫn trong giai đoạn này r ất l ớn. 
Thông th ường vi ệc k ết thúc d ự án bao gi ờ c ũng khó kh ăn h ơn giai đoạn kh ởi 
đầu d ự án. Các thành viên d ự án th ường có xu h ướng kéo dài d ự án d ẫn đế n 
ch ậm tr ễ và t ạo c ăng th ẳng không c ần thi ết và t ốn kém. Do v ậy, để ti ết ki ệm 
th ời gian và chi phí thì nhà QLDA ph ải có k ế ho ạch th ực hi ện vi ệc k ết thúc 
dự án m ột cách thu ận l ợi. 
Qu ản lý quá trình k ết thúc d ự án ph ải gi ải quy ết được hai v ấn đề chính sau: 
- WHEN? Khi nào th ực hi ện vi ệc k ết thúc d ự án? Thông th ường d ự án k ết 
thúc khi các m ục tiêu c ủa d ự án đã được hoàn thành. 
- HOW? Cách ti ến hành k ết thúc d ự án nh ư th ế nào? V ấn đề b ố trí l ại vật t ư, 
trang thi ết b ị, nhân s ự d ự án và các ngu ồn l ực khác. 
Có d ự án k ết thúc tr ước do điều ki ện môi tr ường thay đổ i, chi phí th ực t ế quá 
cao, khó kh ăn trong công ngh ệ, lu ật và chính sách thay đổi 
Trong quá trình k ết thúc d ự án, nhà QLDA ph ải có k ỹ n ăng lãnh đạo t ốt 
nh ằm gi ảm m ức độ lo l ắng c ủa các thành viên trong c ũng nh ư ngoài d ự án 
bằng cách ho ạch đị nh và th ực hi ện k ết thúc d ự án m ột cách k ỹ l ưỡng. Gi ải 
quy ết v ấn đề nh ẹ nhàng, không gây phi ền ph ức và đối đầ u trong d ự án và 
các đối tác khác. 
4.1.Th ời điểm k ết thúc d ự án 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 
 112 
Dù b ằng hình th ức nào thì quy ết đị nh k ết thúc d ự án c ũng r ất khó kh ăn. Các 
dự án có khuynh h ướng t ự phát tri ển vòng đời c ủa chúng cho dù d ự án có 
thành công hay không. Nói chung, th ực t ế có ít thông tin s ẵn có để nh ận ra 
khi nào c ần k ết thúc dự án. Các nhân tố thành công là rất đa d ạng, trong khi 
các y ếu t ố cho thấy dự án thất bại thì không rõ ràng. Nhìn chung, c ần phải 
quy ết định kết thúc dự án khi có các v ấn đề sau: 
- Dự án đạt thành cô ng rực rỡ: dự án đạt được các mục tiêu đặt ra, các 
kế ho ạch được hoàn thành tốt đẹp, hiệu quả của dự án đạt được nh ư mong 
muốn, dự án được đón nhận b ởi khách hàng và những ng ười s ử d ụng lúc 
này, cần k ết thúc d ự án đúng thời điểm mà nó yêu c ầu. 
- Dự án không phù hợp với mục tiêu tổng th ể: khi dự án không còn 
phù hợp với mục tiêu đặt ra ban đầu, hoặc khi nó không còn thiết thực, 
hữu ích nữa, ho ặc khi không thể đạt được mục tiêu dự án, thì việc kết thúc 
là tất yếu để tránh lãng phí và gây mất hiệu qu ả vốn đầu tư. 
- Dự án gặp nh ững rủi ro về kinh tế và kỹ th uật: nh ững vấn đề về kinh 
tế như nguồn huy động vốn ho ặc nguồn tài trợ vốn cho dự án bị cắt đứt; 
ho ặc dự án gặp các vấn đề về kỹ thu ật, công nghệ, môi tr ường quá lớn, nằm 
ngoài khả năng dự kiến ban đầu của nhà quản trị, và hiện tại ở trong tình 
trạng không th ể gi ải quyết được. Lúc này, cần m ạnh d ạn quy ết định ch ấm 
dứt dự án. 
* M ột số nguyên nhân làm cho dự án thất bại như sau: 
- Ngu ồn lực thực hiện d ự án không được đáp ứng ở mức tối th iếu: dự 
án bị thiếu vốn trầm trọng, nguồn huy động vốn bị ảnh h ưởng nghiêm 
trọng 
- Tổ chức dự án là không cần th iết: khi tổ chức hiện thời không còn 
thích hợp với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đặt ra, tại một th ời điểm ho ặc 
trong một môi trường đặ c thù nào đó, ho ặc khi năng lực c ủa nhóm d ự án 
không còn thích hợp với dự án đó nữa. 
- Thiếu hỗ trợ từ phía các nhà quản trị cấp cao: các dự án đang phát 
triển c ần những nguồn lực mà nó không được d ự tính t ừ ban đầ u. Lúc này sẽ 
có mâu thuẫn và tranh cãi về vấn đề kiểm soát nguồn lực giữa các bộ phận 
chức năng. Không có sự ủng hộ tr ực tiếp c ủa một ng ười có th ế lực trong 
hàng ngũ lãnh đạo cấp cao thì nguy c ơ th ất b ại c ủa dự án r ất l ớn. 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 
 113 
- Ch ỉ định nhầm nhà QLDA : nhà QLDA có vai trò quan trọng đặc biệt 
đối với thành công của dự án. Sai lầm th ường gặp là bổ nhiệm một k ỹ sư 
có k ỹ năng chuyên môn giỏi nh ưng lại kém v ề quản lý và đào t ạo làm giám 
đốc dự án. 
- Lập kế hoạch kém: Đây là nguyên nhân rất phổ biến gây ra sự thất bại 
của dự án. Áp lực vội vàng tập h ợp các yếu tố để thực hiện d ự án khiến vi ệc 
lập k ế ho ạch th ực hiện c ụ thể b ị xao lãng, ho ặc mang tính hình thức. 
4.2. Các v ấn đề trong giai đoạn k ết thúc d ự án 
Đối v ới các quá trình thay đổi vào giai đoạn cu ối ng ười ta c ần quan tâm đế n 
các v ấn đề sau: 
- Con ng ười 
- Truy ền thông 
- Thông tin 
- Quy ền l ực 
Trong giai đoạn cu ối của d ự án, nhà qu ản lý c ần quan tâm đế n các v ấn đề 
sau: 
- Đối v ới t ổ d ự án: 
+ Lo l ắng v ề t ươ ng lai 
+ Gi ảm s ự quan tâm đố i v ới d ự án 
+ Gi ảm độ ng c ơ làm vi ệc 
+ Không g ắn bó v ới d ự án nh ư lúc ban đầu 
- Đối v ới khách hàng 
+ Gi ảm s ự quan tâm ở các m ức độ t ổng th ể, bao quát 
+ Gia t ăng s ự quan tâm theo m ức độ nhân viên v ận hành d ự án 
+ Gia t ăng s ự quan tâm v ề các chi ti ết, các k ết qu ả c ủa d ự án 
+ Th ường ít tham gia các cu ộc h ọp c ủa d ự án 
- Đối v ới d ự án: 
+ Cần ph ải xác đị nh và hoàn t ất các k ết qu ả còn t ồn đọ ng 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 
 114 
+ Kết thúc các h ợp đồ ng và các yêu c ầu công vi ệc 
+ Thanh lý các tài s ản 
+ Đối chi ếu và so sánh nh ững vi ệc đã làm v ới các d ữ li ệu đã đề ra trong quá 
kh ứ 
+ Th ực hi ện và đảm b ảo s ự cam k ết 
- Đối v ới nhà QLDA: 
+ Tất c ả nh ững v ấn đề và nhi ệm v ụ được th ực hi ện trong m ột môi tr ường 
mới 
+ Quy ền h ạn c ủa nhà qu ản lý b ị gi ảm đi (ngu ồn l ực, th ời gian, chi phí b ị 
gi ảm đi) 
+ Sự đồ ng ý, ch ấp nh ận c ủa khách hàng c ũng b ị gi ảm đi 
+ Số nhân viên c ủa d ự án c ũng b ắt đầ u gi ảm đi 
4.3. Lập k ế ho ạch k ết thúc d ự án 
Khi quy ết đị nh k ết thúc d ự án, 4 công vi ệc sau đây c ần được tiến hành: 
- Xác định các c ột m ốc th ời gian cho quá trình k ết thúc d ự án. 
- Xây d ựng k ế ho ạch chi phí và phân b ổ ngân sách. 
- Xác định các m ốc để chuy ển giao công vi ệc. 
- Xác định c ấu trúc t ổ ch ức mong mu ốn và đội ng ũ công nhân sau khi k ết 
thúc d ự án. 
4.4. Th ực hi ện k ết thúc d ự án 
Quá trình kết thúc dự án có th ể thể được lên kế ho ạch ho ặc được th ực hi ện 
một cách tự phát. Lên kế ho ạch chi ti ết sẽ mang lại kết qu ả tốt hơn. Quá 
trình kết thúc dự án thông th ường được th ực hiện d ưới sự giám sát trực 
tiếp của nhà quản tr ị dự án, nhưng điều này nhìn chung khó th ực hiện vì đối 
với nhiều nhà QLDA, kết thúc dự án là ch ấm dứt quy ền l ực lãnh đạo d ự án. 
Nhà QLDA c ũng có một l ựa chọn khác là hoàn toàn l ờ đi quá trình kết thúc 
dự án. Thay vì giải quy ết việc chấm d ứt dự án, nhà QLDA có th ể để cho 
ban quản lý xử lý tất cả. Các thành viên trong nhóm dự án c ũng có thể có 
cảm giác hay phản ứng như vậy và có thể đi tìm công vi ệc ho ặc chỗ làm 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 
 115 
mới trước khi dự án th ực sự ch ấm dứt. Bằng cách ấy, d ự án s ẽ kéo dài 
những công việc cuối cùng vô thời h ạn. 
Các nhiệm v ụ chính của nhà QLDA phụ trách kết thúc d ự án bao gồm các 
nhiệm v ụ sau: 
- Ph ải ki ểm soát và đảm b ảo r ằng các công vi ệc c ủa d ự án đã được hoàn 
tất toàn b ộ, k ể c ả các công vi ệc do nhà th ầu ph ụ th ực hi ện. 
- Thông báo cho khách hàng v ề vi ệc d ự án s ẽ k ết thúc c ũng nh ư các k ết qu ả đạ t 
được v ề kh ối l ượng công tác hoàn thành. Khách hàng s ẽ là ng ười ch ấp thu ận kh ối 
lượng công vi ệc được th ực hi ện c ủa d ự án. 
- Cần hoàn t ất h ồ s ơ, bao g ồm h ồ s ơ thanh quy ết toán, b ản đánh giá quá trình th ực 
hi ện công vi ệc và đạt được các k ết qu ả c ụ th ể, báo cáo t ổng k ết cu ối cùng c ủa d ự 
án, và các tài li ệu, s ổ sách c ủa d ự án. 
- Gi ải quy ết các v ấn đề c ủa d ự án v ề m ặt pháp lu ật; thanh quy ết toán, ki ểm toán; 
lưu gi ữ h ồ s ơ, các ch ứng t ừ n ếu c ần thi ết. 
- Bố trí l ại nhân s ự, nguyên v ật li ệu, thi ết b ị và b ất c ứ ngu ồn l ực nào t ới n ơi c ần 
thi ết. 
- Xác định rõ nh ững yêu c ầu h ỗ tr ợ s ản ph ẩm (v ề ph ụ tùng, d ịch v ụ b ảo trì), đề 
xu ất vi ệc th ực hi ện các h ỗ tr ợ này và ch ỉ đị nh ng ười ch ịu trách nhi ệm. 
4.5. Báo cáo cu ối cùng 
Báo cáo cu ối cùng là l ịch s ử c ủa d ự án, ghi chép quá trình d ự án và b ản tóm 
tắt vi ệc gì đúng, vi ệc gì sai. Thông tin c ần thi ết cho báo cáo cu ối cùng bao 
gồm k ế ho ạch t ổng th ể, các đánh giá và ki ểm toán d ự án. 
Báo cáo cu ối cùng nên đề c ập các lãnh v ực: 
- Mức độ hoàn thành d ự án 
- Mức độ QLDA 
- Cấu trúc t ổ ch ức d ự án 
- Đội ng ũ d ự án và đội ng ũ qu ản lý 
- Các k ỹ thu ật QLDA 
Mục tiêu c ơ b ản c ủa báo cáo cu ối cùng là nh ằm c ải thi ện các d ự án t ươ ng 
lai. Do v ậy, các v ấn đề c ần th ể hi ện trong báo cáo cu ối cùng nh ư sau: 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 
 116 
- Trong t ừng lãnh v ực riêng l ẻ, nên có ki ến ngh ị để c ải thi ện hi ện tr ạng. 
- Phân tích thành công và th ất b ại trong t ừng chu k ỳ c ủa d ự án. 
- So sánh k ết qu ả th ực t ế v ới m ục tiêu và s ứ m ạng đề ra để ch ỉ ra các sai l ệch và 
gi ải thích nguyên nhân. 
- Nộp báo cáo cho Ban Giám Đốc 
* Các d ạng báo cáo: 
- Theo m ẫu tách nh ỏ công vi ệc (WBS): Nhà QLDA thu th ập thông tin đố i 
với nhóm công vi ệc đã th ực hi ện. 
- Theo m ẫu tách nh ỏ chi phí (CBS): Lưu tr ữ thông tin v ề chi phí vào t ừng 
nhóm để giúp nhà QLDA d ễ có nh ững d ự tính v ề chi phí các công vi ệc k ế 
ti ếp. 
- Theo m ẫu các công vi ệc, gi ấy t ờ và th ủ t ục (SOW): Giúp nhà QLDA d ễ 
dàng thành l ập h ồ s ơ hay đề ngh ị duy ệt d ự án cho các l ần sau. 
Một báo cáo k ết thúc d ự án t ốt s ẽ giúp doanh nghi ệp có th ể h ọc t ập và rút 
kinh nghi ệm qua m ỗi l ần th ực hi ện d ự án. 
CÂU H ỎI ÔN T ẬP 
1/ Th ế nào là kiểm soát dự án? Phân lo ại ki ểm soát dự án? 
2/ Trình bày các b ước ki ểm soát dự án? 
3/ Nêu nguyên t ắc trong ki ểm soát dự án, cho ví dụ? 
4/ Nh ững khó kh ăn nào xảy ra khi th ực hi ện ki ểm soát dự án? Nêu nh ững 
bi ện pháp kh ắc ph ục. 
5/ Trình bày các ph ươ ng pháp ki ểm soát chi phí? 
6/ Th ời điểm nào dự án k ết thúc? Cho bi ết nh ững nguyên nhân x ảy ra ảnh 
hưởng đến s ự thành công và th ất b ại của dự án? 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư 
 117 
 TÀI LI ỆU THAM KH ẢO 
1/ TS Lê Kinh V ĩnh, Qu ản tr ị dự án đầu t ư, Nhà xu ất b ản khoa h ọc và kỹ 
thu ật, n ăm 2004. 
2/ GS Ph ạm Ph ụ, Kinh t ế - Kỹ thu ật, Nhà xu ất b ản khoa h ọc và kỹ thu ật, 
năm 2001. 
3/ Nguy ễn H ồng Minh, Phân tích hi ệu qu ả đầu t ư, Nhà xu ất b ản khoa h ọc và 
kỹ thu ật, n ăm 1995. 
4/ Giáo trình kinh tê đầu t ư, Đại học Kinh tế qu ốc dân Hà Nội, 1998. 
5/ Giáo trình L ập và qu ản lý dự án đầu t ư, Đại học Kinh t ế qu ốc dân Hà Nội, 
1996. 
Giáo trình Quản trị dự án đầu tư