Giáo trình Kỹ năng làm việc nhóm (Phần 2)

gười gây hấn, người phu thuộc, người 
thống trị, người đùa dai, người lè phè, người phá đám 
Hai nhóm đầu là nhóm tích cực. Khi có những hành vi tiêu cực cần đưa quy tắc, quy chế 
của nhóm ra để các thành viên tự giác tuân theo. 
3.2.Phong cách điều hành hoạt động nhóm: 
Đây là nói về phong cách của người điều hành nhóm hay trưởng nhóm. Các phong cách 
này thường thấy ở các nhóm chính thức. 
 3.2.1.Phong cách chuyên quyền. 
 Trưởng nhóm đưa ra mục đích công việc, quyết định 
 phương thức làm việc, phân công nhiệm vụ, thông tin 
 chủ yếu từ trên xuống. Phong cách này cả nhóm bị 
 động theo dẫn dắt của trưởng nhóm, các thành viên 
 độc lập với trưởng nhóm, đôi khi âm thầm chống lại 
 trưởng nhóm. Phong cách này dễ gây ra cá nhân chủ 
 11 
nghĩa, ganh đua, ngờ vực lẫn nhau nhưng có ưu điểm là đôi khi nhóm nhanh triển khai 
công việc và đạt mục tiêu, có hiệu quả. 
3.2.2.Phong cách tự do. 
Trưởng nhóm không đưa ra quyết định, để nhóm tự do tổ chức giải quyết các công việc. 
Nhóm có thể tự tổ chức thành công hoặc sinh ra những thủ lĩnh tự phát, làm giảm uy tín 
của trưởng nhóm. Phong cách này cũng dễ dẫn tới thất bại vì nhóm không có khả năng tự 
tổ chức, người chăm, người lười sinh xung đột giữa các thành viên. 
3.2.3.Phong cách cộng tác. 
 Người trưởng nhóm là người chỉ huy đề xuất 
 các phương án khác nhau để nhóm bàn bạc, lựa 
 chọn. Trưởng nhóm phân công nhiệm vụ khi 
 được bàn bạc thống nhất. Hoạt động nhóm theo 
 cách tiếp cận có sự tham gia, có sự hợp tác của 
 mọi thành viên. Phong cách này có nhược điểm 
 là mất nhiều thời gian cho thảo luận, bàn bạc. 
 Nếu cần giải quyết gấp rút công việc thì không 
 phù hợp. Nhưng phong cách này có sự hài lòng 
 của các thành viên và đa số trường hợp mang lại 
 tính hiệu quả của công việc. 
IV.Kỹ năng làm việc nhóm: 
4.1.Giải quyết các xung đột: 
Kỹ năng quản lý nhóm quan trọng nhất là kỹ năng quản lý xung đột, mâu thuẫn do nhóm 
được tạo nên bởi nhiều người có tư tưởng, quan điểm, văn hóa, nguồn gốc xã hội, cách 
làm việc khác nhau. Xung đột là sự bất đồng xảy ra giữa cá nhân với cá nhân trong 
nhóm, giữa các nhóm trong một tổ chức do khác biệt về nhu cầu, giá trị, mục đích hay 
cạnh tranh về quyền lợi, tài nguyên, quyền lực hay bất đồng về vai trò, nhiệm vụ, trách 
nhiệm. 
 Xung đột có thể là yếu tố phá hoại nhưng cũng có 
 thể là yếu tố xây dựng đối với hiệu quả làm việc 
 của nhóm. Xung đột nếu lôi kéo mọi người tham 
 gia vào giải quyết vấn đề và đưa tới giải pháp cho 
 vấn đề thì mang tính tích cực. Nếu xung đột làm 
 chệch hướng mục tiêu, phá hỏng hoạt động nhóm, 
 chia rẽ thành viên thì mang tính tiêu cực, cần phát 
 hiện và loại bỏ sớm. Hiểu biết về xung đột để các 
 nhóm, các thành viên có thể quản lý và giải quyết 
 xung đột sao cho có lợi cho hoạt động của nhóm. 
 Để làm được việc quản lý xung đột một số lời 
 khuyên sau đây cần được áp dụng. Nhóm cần giải 
 quyết xung đột nhỏ trước khi trở thành lớn. Tăng 
cường giao tiếp trong nhóm, nhóm cần tìm ra những nguyên nhân thực sự trước khi đi 
 12 
kiếm tìm giải pháp. Linh hoạt tìm những giải pháp khác nhau cho cùng một nguyên nhân. 
Công bằng và minh bạch trong giải pháp. Tìm giải pháp giải quyết vấn đề xung đột chứ 
không tìm giải pháp chống lại nhau. Mọi thành viên cần có thái độ tôn trọng nhau, thông 
cảm thực sự với nhau. Muốn người khác xem xét vấn đề của mình thì mình cần xem xét 
vấn đề của người khác trước họ. Nhìn thẳng vào vấn đề, nói ra, tránh im lặng ngấm 
ngầm. 
Quản lý xung đột chứ không đàn áp xung đột hay tiêu diệt xung đột, là một nghệ thuật để 
củng cố hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Người ta chia ra năm cách ứng phó với 
xung đột. 
Cách thứ nhất là cứng rắn, áp đảo (kiểu cá mập). Cách này một bên luôn áp đảo bên kia, 
đặt quyền lợi của mình hay nhóm mình trước quyền lợi của nhóm khác. Nhóm này phải 
thắng trong tranh chấp. Như vậy sẽ đặt mối quan hệ các bên vào tình trạng nguy hiểm, 
tạo thù địch, có kẻ thắng, người thua. Nó cũng có mặt tích cực là có thể tạo thay đổi hay 
dẫn đến tiến bộ. 
Cách thứ hai là né tránh (kiểu con rùa). Đây là cách khi gặp xung đột thì né tránh sự va 
chạm, sợ đối đầu với mâu thuẫn, không quan tâm đến nhu cầu của các bên, thua cũng 
không sao. Cách này dễ tạo ra kết quả các bên cùng thua. 
Cách thứ ba là nhường nhịn, xoa dịu (gấu bông). Cách này quan tâm đến giữa các mối 
quan hệ chứ không cần quan tâm đến kết quả quyền lợi. Vì vậy loại người giải quyết 
xung đột theo kiểu này có thể hy sinh quyền lợi của mình nhưng giữa được mối quan hệ 
thân thiện với mọi người khác nhóm khác là được. 
Cách thứ tư là cách thỏa hiệp (con chồn). Mỗi bên có thể phải hy sinh một chút quyền lợi 
để đạt được một số quyền lợi khác. Họ cùng nhau tìm những giải pháp trung hòa để đôi 
bên cùng có một phần lợi ích. Có thể tạo ra kết quả cùng thắng hoặc cùng thua thiệt. 
Cách cuối cùng là hợp tác (chim cú). Cách này coi trong cả mục đích và mối quan hệ. 
Các bên hợp tác với nhau tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả đôi bên, chú trọng sự đồng 
thuận. Tất cả các bên phải cùng theo đuổi tìm kiếm giải pháp tốt cho các bên chứ không 
chỉ cho một bên. Cách này tạo ra được kết quả cả hai bên đều thắng. 
Nên nhớ rằng trong nhóm bao giờ cũng có các thành viên muốn giải quyết xung đột theo 
một trong 5 cách nói trên. 
Muốn quản lý tốt xung đột người ta thường đi theo 4 bước. 
1.Nhìn nhận ra xung đột , coi nó là vấn đề cần được giải quyết, xác định rõ nội dung chi 
tiết của xung đột, không quy kết, dán nhãn, tố cáo. 
2.Mọi người lắng nghe nhau, sẵn sàng thay đổi quan điểm của chính mình, phát hiện 
những khác biệt giữa hai bên. Sẵn sàng hợp tác, xây dựng vì mục đích chung. 
3.Tìm hiểu hoàn cảnh và điều kiện của người có xung đột với mình để hiểu quan điểm 
của họ 
 13 
4.Có gắng tiến dần tới sự thỏa thuận giữa hai bên. 
Nhóm trưởng (lãnh đạo nhóm) cần khách quan, công bằng, vì mục đích chung. Cách giải 
quyết phải linh hoạt, nhẹ nhàng với cả hai bên, dựa vào các thành viên tích cực để quản 
lý và giải quyết mâu thuẫn. 
4.2.Họp nhóm: 
Đặc điểm của sinh hoạt loài người là nhóm họp, tập trung lại làm việc gì đó, bàn bạc, hỏi 
han, hội hè, vui chơi , học tậpNhiều khi người ta lạm dụng hội họp để lãng phí biết bao 
thời gian, tiền bạc. Nhưng con người vẫn phải họp nhóm cho dù ngày nay có thể có các 
cuộc họp ảo (thông qua các phần mềm hội họp), nhưng họp gặp mặt nhau vẫn là hình 
thức phổ biến và có nhiều mặt tích cực. Vấn đề là họp để làm gì, tiến hành như thế 
nào.Để tránh lãng phí thì cần có tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả. Trước khi triệu tập 
họp cần xem xét họp có phải là hình thức tốt nhất trong trường hợp này không hay có thể 
có hình thức nào tốt hơn. Có thể thay thế một cuộc họp bằng gửi tài liệu phát tay, viết 
thông báo trên bảng, gửi Email, gọi điện thoạihay không? Kỹ năng tổ chức một cuộc 
họp phù hợp cũng là một yếu tố quyết định đến sự thành bại của cuộc họp vì các cuộc 
họp có mục tiêu khác nhau: để thông tin, để thuyết phục, để thu thập ý kiến, để ra quyết 
định 
Thông thường một cuộc họp nhóm , dù quy mô lớn nhỏ thế nào, người trưởng nhóm điều 
hành (hoặc người thay thế trưởng nhóm để điều hành) cũng phải vận dụng các kỹ năng 
điều hành cuộc họp. Dưới đây sẽ trình bày về một số kỹ năng đó. 
 Trước tiên là bước chuẩn bị họp nhóm. 
 Bước này người điều hành xem xét 
 trước xem chủ đề cuộc họp, mục tiêu và 
 nội dung cuộc họp có rõ ràng không, 
 thành viên cần tham gia là ai. Lập kế 
 hoạch điều hành cuộc họp, các kế hoạch 
 sử dụng công cụ trực quan ( bảng biểu, 
 tài liệu, máy chiếu). Các kế hoạch về 
 thời gian, địa điểm, phòng ốc, hậu cần, 
 giấy mời, thông báoai chuẩn bị và 
 chuẩn bị đến đâu. Trước ngày họp nên 
 chuẩn bị sức khỏe, tinh thần, làm quen 
 phương tiện, phòng họp 
Bước tiếp theo là bắt đầu cuộc họp. Bước này cần làm những việc như làm quen các 
thành viên, tạo không khí thân thiện, thống nhất khung chương trình làm việc, chỉnh sửa 
mục tiêu cuộc họp nếu cần, thống nhất cách làm việc. 
Bước thứ ba là đưa ra từng chủ đề, phân tích từng chủ đề. Đây là bước quan trọng nhất 
của một cuộc họp. Các thành viên được thảo luận, tham gia ý kiến để cuối cùng ra quyết 
định của nhóm, các quyết định này phù hợp với mục tiêu cuộc họp. 
 14 
Bước thứ tư là lập kế hoạch hành động. Ở bước này toàn nhóm lập ra một kế hoạch sau 
cuộc họp được các thành viên nhất trí chấp thuận. Kế hoạch này thường bao gồm : công 
việc gì cần làm, ai làm, làm như thế nào, kết quả mong muốn, thời gian, cần điều kiện, hỗ 
trợ gìNếu cuộc họp mà không có kế hoạch hành động, hay nói cách khác nếu sau cuộc 
họp mà các thành viên thấy không phải làm gì thì là cuộc họp không hiệu quả hay không 
nên họp. 
Bước cuối cùng là bế mạc cuộc họp. Các cuộc họp nhóm nên dành thời gian đánh giá, 
suy ngẫm về tiến trình họp, kết quả cuộc họp, các vấn đề còn bỏ sót, các vấn đề gác lại để 
cuộc họp sau, kết quả cuộc họp đã tài liệu hóa chưa, các thành viên sẽ nhận kết quả này 
như thế nào, cuộc họp thành công đến mức nào qua đánh giá nhanh. 
Để tiến hành tốt năm bước này người điều hành thường sử dụng các công cụ như: thảo 
luận nhóm nhỏ, cây vấn đề, lập kế hoạch theo khung logic, động não, bản đồ tư duy, chậu 
cá, đóng vai, tranh luận mà một số kỹ năng này sẽ trình bày ngắn gọn sau đây. 
4.3.Một số công cụ điều hành họp nhóm. 
4.3.1.Kỹ thuật động não: 
Động não là kỹ thuật nhận ý tưởng của các thành viên. Nguyên tắc là càng nhiều ý tưởng 
nhận được càng tốt, do đó người điều hành cần tạo ra môi trường để nhận ý tưởng. Để 
làm tốt kỹ thuật này có các thẻ màu (kích thước 1/3 kích thước tờ giấy A4) để viết các ý 
tưởng. Phát các tờ giấy màu cho từng thành viên đề nghị họ viết ngắn gọn mỗi ý tưởng 
của họ vào một thẻ màu đó rồi dùng băng dính (loại giấy xé) dán các thẻ này lên. Sau đó 
có thể cho các thành viên gom nhóm, phân loại các ý tưởng, rồi thảo luận lựa chọn ưu 
tiên ý tưởng. Nếu không có thẻ màu có thể dùng giấy A0 cử thành viên viết ý tưởng trên 
đó mỗi khi có thành viên phát biểu. Chú ý kỹ thuật này coi trong số lượng các ý tưởng 
hơn chất lượng , không phê phán, bình luận, chấp nhận mọi ý tưởng có thể lạ lùng, trái 
 chiều. 
 4.3.2. Sử dụng cây vấn đề: 
 Từ vấn đề chính cần thảo luận người điều 
 hành vẽ nó như thân của một cây. Sau đó 
 đặt các câu hỏi tại sao để tìm các nguyên 
 nhân chính đặt vào phía dưới như các rễ 
 chính của cây, có thể đặt thêm câu hỏi tại 
 sao vào các nguyên nhân chính tạo ra các rễ 
 cây cấp hai và có thể tiếp tục. Phần cành 
 cây là các nhánh chính trả lời cho câu hỏi 
 kết quả thế nào. Cũng như các “rễ cây”, các 
 cành nhánh của cây cũng có cành bậc hai 
 khi đặt câu hỏi tiếp kết quả ra sao cho các 
 nhánh kết quả chính. Cả nhóm sẽ xây dựng 
được một hình tượng cái cây mà thân cây là vấn đề, rễ cây là các nguyên nhân và cành 
cây là các kết quả. 
4.3.3.Sử dụng bản đồ tư duy (mind map). 
Công cụ này xuất phát từ một vấn đề chính coi như một nhánh, đi phân tích tiếp mối liên 
hệ với các vấn đề khác chi tiết hơn, rồi lại phân tích tiếp các vấn đề chi tiết hơn, cứ như 
 15 
vậy cho đến ý kiến chi tiết, cụ thể. Hình vẽ thể hiện như một dây thần kinh từ nhánh lớn 
đến nhánh nhỏ và tới các nhánh nhỏ nhất. 
4.3.4.Sử dụng khung logic. 
Khung này là một ma trận dạng bảng gồm 4 cột và 4 hàng. Bốn cột từ trái sang phải gồm 
có cột các nội dung, chỉ báo, nguồn chứng minh, điều kiện (hay giả định). Bốn hàng từ 
trên xuống dưới gồm mục đích, mục tiêu, kết quả mong đợi, các hoạt động. Dựa trên ma 
trận này mà nhóm thảo luận và kết quả được đưa vào từng ô của ma trận. 
4.3.5.Kỹ thuật sử dụng chậu cá. 
Chậu cá là dạng thảo luận nhóm có đóng vai. Một nhóm 4 đến 5 thành viên ngồi ở giữa 
thảo luận về một vấn đề nào đó. Có một thành viên đóng vai người thúc đẩy cuộc họp 
nhóm. Có để một ghế trống để người ngoài khi muốn tham gia tranh luận thì ngồi vào đó, 
phát biểu xong thì phải đi ra để ghế trống cho cơ hội tham gia của người khác. Các thành 
viên còn lại ngồi xung quanh để nghe nhóm trong thảo luận và khi muốn tham gia thì 
phải ngồi vào ghế trống phía trong. Người thúc đẩy cuối buổi thảo luận phải tổng kết và 
tóm tắt những điều đã thảo luận và nhất trí của nhóm. 
Một số kỹ năng khác sẽ được trình bày ở phần ”kỹ năng giao tiếp”. 
4.4.Cải thiện bản thân trong nhóm làm việc: 
 Trong một nhóm, như đã trình bày ở 
 trên, thường là tập hợp những thành 
 viên có khác biệt trong cách giao tiếp, 
 ngôn ngữ, quan điểm, suy nghĩ, cách ra 
 quyết định, khác cấp bậc, nhiệm vụ và 
 quyền hạn, nói tóm lại là khác biệt về 
 văn hóa. Mọi người có khó khăn làm 
 việc trong nhóm như vậy. 
 Để cải thiện bản thân trong nhóm đa 
 văn hóa, mỗi người cần nắm phương 
 châm: hãy đối xử với thành viên khác 
 như cách mà mình muốn ngưới khác 
đối xử với mình. 
Để làm tốt, thứ nhất trong nhóm các thành viên luôn luôn cần học hỏi các nền văn hóa 
khác. Làm như vậy để có thể hiểu được nhiều nhất các thành viên khác nghĩ gì và hành 
động như thế nào qua giao tiếp cá nhân – cá nhân. Để học hỏi cần đọc sách báo về các 
nền văn hóa, tìm hiểu về lịch sử, tôn giáo, giá trị, phong tục của nơi các thành viên khác 
xuất xứ. 
Thứ hai, mọi người phải cải thiện kỹ năng viết, một kênh giao tiếp quan trọng. Viết sao 
cho rõ ràng, ngắn gọn, tránh sử dụng thành ngữ, tiếng lóng Làm sao cho người đọc 
hiểu thông điệp mình muốn gửi đến họ như mình hiểu. 
Thứ ba cải thiện kỹ năng nói. Vì họp và gặp nhau mặt giáp mặt là hoạt động thường 
xuyên của nhóm nên kỹ năng nói với nhau là rất quan trọng. Luyện sao cho trường độ, 
 16 
cao độ, âm lượng và âm vực tiếng nói của bạn là rõ ràng, dễ hiểu với người nghe. Ngoài 
ra khi nói, kết hợp với ngôn ngữ không lời (động tác tay, chân, nét mặt) phù hợp với 
ngữ cảnh gây ấn tượng với người nghe. 
Thứ tư là phải cải thiện kỹ năng nghe. Lắng nghe người khác là biểu thị tôn trọng họ. 
Các kỹ năng này sẽ được trình bày kỹ hơn trong phần kỹ năng giao tiếp. 
Có thể tóm tắt những phương châm xây dựng bản thân để hoạt động trong nhóm như 
trong bảng sau: 
Đối với bản thân Đối với người khác 
-Nói lên điều mình nghĩ -Hãy khoan dung 
-Có thái độ cởi mở -Đừng đòi hỏi sự hoàn hảo 
-Có tư duy tích cực -Hãy cố gắng hiểu họ 
-Luôn sẵn sàng giúp đỡ người khác -Hãy cố tìm cái tốt nơi họ 
-Hãy là chính mình -Hãy phê phán hành vi, không phê phán 
-Biết ngưng đúng lúc vào con người 
-Giữ bí mật những điều riêng tư -Hãy tập thương yêu người khó gần 
 -Hãy luôn dựa trên sự kiện khách quan 
 -Biết cảm thông 
 -Làm chủ thái độ của bạn 
 -Hãy là người hiểu biết 
 17 
 TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1.Michel Maginn; Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả; Nhà xuất bản tổng hợp TP HCM, 
2007. 
2.Trần Thị bích Nga; Phạm Ngọc Sáu; Nguyễn Thu Hà (biên dịch); Xây dựng nhóm làm 
việc hiệu quả; Nhà xuấ bản tổng hợp TP Hồ Chí Minh, 2006. 
3.PGS.TS Vũ Hoàng Ngân, ThS Trương Thị Nam Thắng; Xây dựng và phát triển nhóm 
làm việc; Nhà xuất bản Phụ nữ, 2009. 
4.ThS.Nguyễn Thị Oanh; Làm việc theo nhóm; Nhà xuất bản Trẻ, 2007. 
 18