Giáo trình Kỹ năng làm việc nhóm (Phần 1)

ơng tác, liên hệ, giao tiếp với nhau 
thường xuyên. Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và 
tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm: có thể tích cực hoặc tiêu cực. 
Yếu tố thứ ba là các quy tắc nhóm. Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy 
của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả. Đây là những quy tắc chính thức. Trong 
nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không kém 
phần quan trọng. Quy tắc ngầm có mặt tích cực và mặt tiêu cực. 
Yếu tố cuối cùng là vai trò, trách nhiệm rõ 
ràng của các thành viên trong nhóm. Nhóm chỉ 
hoạt động hiệu quả khi các thành viên được 
biết rõ nhiệm vụ, phù hợp năng lực của mình, 
không chồng chéo, giẫm đạp lên nhau. 
Nhóm làm việc được thành lập để giải quyết và 
thực hiện công việc nào đó có mục tiêu rõ ràng 
mà một cá nhân không thể hoàn thành . Nếu 
những công việc đơn giản, có thể giải quyết 
bởi 1 cá nhân, không đòi hỏi phải phối hợp, 
không cần phối hợp nhiều kỹ năng thì không 
cần thiết tới thành lập nhóm. 
 5 
1.2.Tầm quan trọng của nhóm làm việc: 
Làm việc theo nhóm là xu hướng chung của các tổ chức, doanh nghiệp, công ty trên thế 
giới. Tại sao vậy? Một số đặc điểm sau đây có thể lý giải xú hướng này. 
Làm việc theo nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả của công việc. Nhiều 
nghiên cứu đã chứng minh rằng làm việc theo nhóm năng suất và hiệu quả của mỗi cá 
nhân cao hơn hẳn năng suất và hiệu quả trung bình của mỗi cá nhân khi làm việc riêng lẻ. 
Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm bổ trợ lẫn nhau. 
Làm việc theo nhóm có thể giảm được một số nhân sự, khâu trung gian nên linh hoạt 
hơn. Vì linh hoạt nên tổ chức dễ thay đổi để đối phó với thay đổi của môi trường, nắm bắt 
cơ hội và giảm thiểu nguy cơ. 
Nhóm có thể tạo ra môi trường làm việc mà các kiến thức và kinh nghiệm của các cá 
nhân bổ trợ cho nhau, các quyết định đưa ra toàn diện và phù hợp hơn. 
Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoàn chỉnh trong khi mỗi cá nhân 
chỉ có thể hoàn thành một phần việc. Nhóm có thể tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá 
nhân trong công tác chuyên môn và cả ngoài chuyên môn. Các thành viên tự rút ra những 
gí tốt nhất để học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ và ứng xử của mình. 
Nhóm làm việc hiệu quả là nhóm hội tụ một số đặc điểm cơ bản như các thành viên hiểu 
rõ lý do tồn tại của nhóm; các nguyên tắc và quy chế được thảo luận, đồng thuận; thông 
tin trong nhóm thông đạt; các thành viên hỗ trợ nhau; có những quy tắc kiểm tra, đánh 
giá, khen thưởng rõ ràng. Để có những đặc điểm trên nhóm phải giữ giá trị căn bản của 
nhóm, lấy đó làm định hướng hoạt động của mình chứ không phải là thi hành theo chỉ thị 
cấp trên. Các nhiệm vụ của cá nhân và nhóm được nêu rõ bằng các mục tiêu (SMART). 
Nhóm phải phối hợp lẫn nhau, sáng tạo. Tuy nhiên những đặc điểm trên không phải là có 
ngay mà phải hình thành xây dựng dần dần trong các giai đoạn phát triển của nhóm. 
Tác động tới sự làm việc hiệu quả của nhóm là các yêu tố bối cảnh, quy mô nhóm, sự đa 
dạng của thành viên nhóm, các chuẩn mực nhóm, lãnh đạo 
1.3.Các loại nhóm: 
Từ “nhóm” có nghĩa chỉ một tập hợp từ hai người trở lên. Có khi từ này dùng với nghĩa 
chung chỉ nhóm người rất rộng. Khái niệm nhóm chúng ta dùng ở đây là nhóm tập hợp 
một số ngưới có mục tiêu chung, có tương tác với nhau, có xây dựng các quy tắc chung 
để thành viên tuân theo và các thành viên đảm nhận những vai trò rõ ràng. Trong đó có 
thể chia làm nhóm chính thức – được thành lập bởi nhu cầu của tổ chức trên nhóm, có 
quyết định thành lập và mục tiêu phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức và nhóm 
không chính thức – nhóm được hình thành tự nhiên do nhu cầu xã hội của những người 
tham gia, mục tiêu của nhóm có thể không trùng mục tiêu của tổ chức. Trong một tổ chức 
đồng thời có thể tồn tại nhiều nhóm chính thức và không chính thức. Các nhóm làm việc 
trong một cơ quan, tổ chức, nhà máy thường là nhóm “chính thức”. Tuy nhiên vai trò và 
ảnh hưởng của các nhóm không chính thức cũng rất quan trọng. Các nhóm không chính 
thức có khi ảnh hưởng rất mạnh đến kết quả hoạt động của các nhóm chính thức. 
 6 
II.Hoạt động nhóm: 
2.1.Phát triển nhóm. 
Thông thường một nhóm nào đó chính thức hay không chính thức đều trải qua 5 giai 
đoạn trong quá trình phát triển của nhóm. Các giai đoạn này được mô tả dưới đây. 
Giai đoạn 1: Hình thành nhóm. 
Giai đoạn này các thành viên nhóm bắt đầu tập hợp lại. Họ mang đến nhóm nhiều điểm 
khác biệt nhau từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức và kỹ năng. Họ cần có thời gian 
tìm hiểu, thăm dò lẫn nhau để có thể thể hiện vai trò của họ hoặc không thể trong nhóm. 
Vai trò trưởng nhóm giai đoạn này là thúc đẩy các thành viên cởi mở, giao tiếp với nhau, 
sau đó cùng phối hợp xây dựng định hướng hoạt động của nhóm hoặc mục tiêu hoạt động 
nhóm. Nhóm trưởng và các thành viên tìm hiểu các thành viên khác về tính tình, khả 
năng làm việc, sự tự tin, trách nhiệm và những suy nghĩ đóng góp cho nhómSau đó 
nhóm quyết tâm xây dựng hoặc hiểu rõ mục tiêu mà nhóm phải hoàn thành. Các mục tiêu 
được xây dựng bởi nhóm thường được đánh giá bằng các tiêu chí cụ thể, đo được, được 
đồng thuận, khả thi và có thời hạn xác định (SMART). Nếu nhóm không xây dựng được 
mục tiêu hoặc các thành viên không hiểu rõ mục tiêu của nhóm thì nhóm không thể hoàn 
thành công việc hoặc sớm tan rã. 
 Giai đoạn 2: Hỗn loạn/ bão táp. 
 Giai đoạn này xảy ra khi các thành viên xung 
 đột nhau về cách làm việc, công việc phân 
 công và chia sẻ trách nhiệm. Mới hình thành 
 nhóm nên có một số thành viên tỏ ra nổi trội, 
 mất đoàn kết có thể xảy ra. Truyền thông , 
 giao tiếp trong nhóm chưa suôn sẻ, người 
 muốn thống trị, lôi kéo, người thì hãy thờ ơ. 
 Trưởng nhóm lúc này phải là người cứng rắn, 
 gương mẫu, gần gũi các thành viên, tránh để 
 xảy ra căng thẳng quá, tổ chức tốt công việc và 
 làm cho công việc bắt đầu có hiệu quả. Làm 
 sao cho các thành viên nhóm hiểu nhau nhiều 
nhất, hiểu công việc, tránh các thành viên cạnh tranh nhau trở thành đối thủ. Tăng cường 
giao tiếp trong nhóm. Chuyển các công việc do thành tích cá nhân sang thành tích chung 
của nhóm. 
Giai đoạn 3: Ổn định 
Giai đoạn này các thành viên bắt đầu nỗ lực đóng góp vào công việc chung của nhóm. 
Các thành viên nhóm tin tưởng lẫn nhau, gắn kết với nhau qua công việc. lãnh đạo nhóm 
tạo điều kiện để các thành viên hỗ trợ nhau. Bảo đảm các kênh thông tin trong nhóm 
thông suốt, xây dựng được cơ chế phản hồi tích cực. Thành viên tin tưởng lẫn nhau, cùng 
gắn kết bởi mục tiêu chung. Nhóm viên lắng nghe ý kiến lẫn nhau. 
 7 
Giai đoạn 4: Hoạt động. 
Sau giai doạn ổn định là giai đoạn hoạt động hiệu quả. Đặc trưng giai đoạn này là các 
thành viên hoàn toàn hòa hợp nhau, tạo ra năng suất làm việc cao, mọi tiềm năng của cá 
nhân và tập thể nhóm được phát huy, vấn đề được giải quyết hiệu quả, các mâu thuẫn 
không còn xảy ra. Tuy nhiên không phải là đã loại bỏ hết xung đột, vì xung đột lúc nào 
cũng thường trực tác động đến bất cứ nhóm nào ở bất cứ giai đoạn nào. Các thành viên 
phải tự hoàn thiện mình trong nhóm, thích ứng với thay đổi, chấp nhận sự khác biệt, 
hướng mục tiêu chung, tham gia vào việc quản lý chung. 
Giai đoạn 5: Kết thúc (hay tan rã!). 
Giai đoạn này các thành viên đã hoàn thành mục tiêu chung (hoặc không hoàn thành mục 
tiêu nào cả). Các thành viên ít phụ thuộc vào nhau. Nhiệm vụ hoàn thành thì nhóm sẽ kết 
thúc vai trò (các nhóm nghiên cứu, nhóm dự án thường kết thúc như vậy), xây dựng hoặc 
tập hợp thành các nhóm mới với mục tiêu mới. Hoạt động của nhóm thường được giám 
sát và đánh giá để rút kinh nghiệm và bài học cho các nhóm khác, dự án khác. 
2.2.Hoạt động nhóm: 
Nhóm là tập hợp nhiều người do đó luôn có những thành viên mới với thành viên cũ, có 
quen nhau từ trước hoặc hoàn toàn chưa quen nhau. Người trưởng nhóm luôn phải giải 
quyết nhiều vấn đề về đoàn kết, tranh chấp, xung đột, ra quyết định, hài hòa các chức 
năng của nhóm. Các thành viên cũng cần hiểu rõ cá động thái của nhóm để xây dựng 
nhóm làm việc. Nhóm muốn vận hành hiệu quả thì cần làm tốt các hoạt động sau: 
1.Hội nhập thành viên mới vào nhóm. Khó khăn luôn xảy ra khi nhóm mới thành lập 
hoặc có thêm thành viên mới nhập vào nhóm. Thành viên mới cũng phải tự mình giải 
quyết vấn đề hội nhập. Các thành viên mới có thể thuộc một trong ba dạng chính như 
người thích tranh cãi, người tốt bụng hoặc người có lý, ba dạng này đều gây khó khăn 
cho quá trình hội nhập. Người thích tranh cãi hay phản ứng lại mọi vấn đề, muốn khẳng 
định sự nổi trội của mình trong nhóm. Người tốt bụng thì có thái độ phụ thuộc người 
khác, luôn muốn tìm phe nhóm để dựa, sợ hãi những điều bất ngờ, nhu cầu an toàn cao. 
Người có lý thì lo lắng về nhu cầu cá nhân của mình trong nhóm, bướng bỉnh khi hòa hợp 
nhu cầu cá nhân và định hướng của nhóm. 
2.Lãnh đạo nhóm liên quan đến nhiệm vụ và các mối quan hệ. Để đạt được năng suất 
trong làm việc nhóm thì phải thỏa mãn hai nhu cầu: nhu cầu liên quan đến nhiệm vụ và 
nhu cầu liên quan đến các mối quan hệ. Hai nhu cầu này toàn thể thành viên nhóm và 
lãnh đạo nhóm phải cùng phấn đấu để thỏa mãn. Các công việc gồm nêu ra tất cả các ý 
kiến, tìm kiếm thông tin, làm sáng tỏ các nhiệm vụ, làm rõ và tóm tắt nội dung các cuộc 
họp nhóm, thảo luận nhóm, khuyến khích các thành viên, dung hòa sự khác biệt, tăng 
cường giao tiếp, khuyến khích tham gia, tránh các thái độ gây rối 
3.Vai trò trong nhóm và sự vận động. Trong nhóm làm việc các thành viên luôn có một 
vai trò và muốn người khác cũng có vai trò rõ ràng. Nếu vai trò không rõ thì sẽ dễ gây 
hiểu lầm, mất đoàn kết ảnh hưởng đến năng suất chung. Các thành viên cũng mong muốn 
được biết người khác chờ đợi gì ở cá nhân đó. Không nen để vai trò của người này quá 
 8 
nhiều (quá tải) và người khác thì quá ít. Xung đôt về vai trò có thể xảy ra bời cá nhân với 
cá nhân , bởi cá nhân với tập thể, bởi chính cá nhân với vai trò của anh ta. 
4.Các chuẩn mực, quy định của nhóm. Đây là các quy chế, quy tắc mà nhóm tự đề ra để 
các thành viên theo đó mà thực hiện. Các chuẩn mực của nhóm rất quan trọng, nó cho 
phép các thành viên trong nhóm nhận các thông tin phản hồi tích cực. Các chuẩn mực 
được xây dựng có sự tham gia, sao cho mục tiêu của nhóm được thực hiện một cách tốt 
nhất. 
5.Sự gắn kết trong nhóm. Sự gắn kết trong nhóm làm cho nhóm hoạt động hiệu quả và 
bền vững. Các thành viên càng tự hào về mình được tham gia nhóm thì sự gắn kết trong 
nhóm càng cao. Như vậy các thành viên cũng như trưởng nhóm phải làm sao cho nhóm 
đáng tự hào về các công việc làm. Trưởng nhóm và các thành viên cần phấn đấu để có sự 
gắn kết trong nhóm cao và sự tuân theo chuẩn mực của nhóm cũng cao, để hình thành 
nhóm lý tưởng, có hiệu suất làm việc cao. 
2.3.Thông tin trong nhóm: 
Thông tin trong nhóm rất quan trọng , nó như là các mạch máu nuôi dưỡng cơ thể nhóm. 
Thông tin rõ ràng, chính xác thì mọi người sẽ hiểu nhau và hiểu nhiệm vụ để hơp tác với 
nhau. Thông tin có nguồn phát ra và có nơi tiếp nhận qua một kênh truyền nào đó, rồi lại 
phản hồi lại nơi phát thông tin. Cơ chế này phải thông suốt trong nhóm. Quá trình thông 
tin luôn tiếp diễn không ngừng. 
Trong nhóm thì thông tin xảy ra giữa cá nhân mỗi thành viên với nhóm trưởng và ngược 
lại, các thành viên với nhau và ngược lại. 
Thông tin được truyền bởi các kênh truyền thông tin. Các kênh này như nói, viết, ngôn 
ngữ cơ thể (động tác tay, chân, nét 
mặt) 
Khi thông tin thì có những rào cản của 
thông tin. Các rào cản này làm hạn chế 
hoặc triệt tiêu thông tin mà mọi thành 
viên muốn gửi cho nhau và muốn nhận 
được. Do đó muốn nhậ thông tin tốt thì 
chúng ta phải rèn các kỹ năng truyền 
thông tin và nhận thông tin. Các kỹ 
năng này sẽ đề cập đến trong phần “ kỹ 
năng giao tiếp”. 
2.4.Thảo luận và ra quyết định trong nhóm: 
Nhóm là một tập thể làm việc để đạt được mục tiêu. Rất nhiều công việc cần phải được 
cùng bàn bạc, thảo luận và cuối cùng là ra quyết định. Cho nên đi tới quyết định định 
cuối cùng là nhiệm vụ rất quan trong của nhóm. Quá trình ra quyết định có sự tham gia 
có những đặc trưng riêng mà mỗi cá nhân trong nhóm cần phải hiểu để làm. Để ra quyết 
định có thể theo một số cách sau: 
 9 
Ra quyết định theo kiểu thờ ơ: một người nào đó đưa ra ý tưởng, các thành viên khác 
không quan tâm và do đó quyết định được nhanh chóng thông qua. Theo kiểu này một số 
ý tưởng hay khác không được phân tích và bị bỏ qua. 
Ra quyết định từ trên xuống: Theo kiểu này người lãnh đạo nhóm hay cấp cao hơn chỉ 
cần phổ biến, thông báo, nhân danh cả nhóm thông qua mà không qua thảo luận. Ra 
quyết định kiểu này nhanh chóng, nhưng cũng như kiểu trên có thể nhiều ý kiến hay khác 
bị bỏ qua. Nó trở nên xấu nếu người ra quyết định có quá ít thông tin, chủ quan và độc 
đoán. Khi thực hiện quyết định sẽ xảy ra vấn đề khác không lường trước. 
Ra quyết định theo kiểu thiểu số: Cách này một hoặc một vài cá nhân gợi ý rồi thúc giục, 
ép mọi người theo ý kiến mình. Khuyết điểm của cách này cũng như trên. 
Ra quyết định theo nguyên tắc đa số: Theo cách này mang danh dân chủ qua bỏ phiếu 
hoặc giơ tay tán thành lấy số đông. Quyết định sẽ thông qua nhưng không phải tất cả các 
thành viên đều hài lòng. Một số không hài lòng sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu 
suất công việc. Nguy cơ trong nhóm sẽ kéo bè cánh để lấy phiếu áp đảo cho quyền lợi 
của một nhóm nào đó. 
 Ra quyết định theo nguyên tắc đồng thuận: cách này chỉ 
 ra quyết định khi đã thảo luận kỹ mọi ý tưởng, không 
 bỏ qua ý kiến nào kể cả các ý kiến trái ngược. Quyết 
 định được ra khi có đa số tán thành nhưng thiểu số khác 
 cũng được nghe, được phân tích và có ý kiến của mình. 
 Kiểu ra quyết định này mất nhiều thời gian nhưng sẽ 
 tiến tới dần sự đồng thuận hoàn toàn – là lý tưởng đối 
 với tiến trình ra quyết định. 
 Để ra quyết định các thành viên cần được biết những 
 khó khăn và thuận lợi khi ra quyết định, nhất là quyết 
 định có sự đồng thuận, có sự tham gia. Những thuận lợi 
 ở đây có thể là nhóm có nhiều hiểu biết, có nhiều lựa 
chọn hơn một người. Nhóm một khi đồng thuận thì có động lực cùng thực hiện quyết 
định. Khó khăn là có một số thành viên như bị bắt phải đồng ý, phải theo một ý tưởng, có 
thể có bè phái và áp đặt ý tưởng của các nhóm nhỏ, thảo luận nhiều thì chậm ra quyết 
định và có thể mất cơ hội. 
Nhóm cũng cần phải tránh kiểu “tư duy nhóm” nghĩa là đoàn kết quá thiếu dần tư duy 
phê phán. Tham gia trong nhóm lâu nên các thành viên gắn kết , không còn sẵn sàng phê 
phán ý tưởng của thành viên khác. Cần phát hiện sớm tư duy nhóm và có biện pháp 
phòng trừ. 
Để ra quyết định các thành viên và nhất là nhóm trưởng cần có các kỹ năng phát huy ý 
tưởng các thành viên khi thảo luận, bàn bạc và ra quyết định. Các kỹ năng này như 
phương pháp động não, cây vấn đề, phương pháp Delphi (dùng bảng hỏi gửi trước), thảo 
luận nhóm, đóng vai chậu cá 
 10