Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp thuộc tổng cục công nghiệp quốc phòng

nh doanh cụ thể của từng 
doanh nghiệp. Để thực hiện được điều này, doanh 
nghiệp phải xây dựng danh mục tài khoản chi tiết 
dùng cho việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung 
cấp thông tin đáp ứng cho kế toán quản trị. Trong 
các phần hành kế toán cụ thể cần xác định rõ các 
tài khoản chi tiết đến cấp 3, cấp 4, cấp 5... theo 
nguyên tắc sau đây:
+ Chi tiết theo yêu cầu quản trị cụ thể để có 
sự mã hóa thống nhất khi tổng hợp dữ liệu nhằm 
tránh được các nhầm lẫn;
+ Cấu trúc một mã TK có thể được xây dựng 
từ sự kết hợp giữa một số hiệu TK thống nhất do 
Bộ Tài chính đã ban hành với một tập các mã đối 
tượng quản lý. Cách mã hóa các đối tượng cụ thể 
ở từng DN phụ thuộc vào tập các đối tượng gắn 
liền với TK kế toán liên quan.
+ Các đối tượng quản lý được mã hóa gồm 
nhiều cấp TK chi tiết theo yêu cầu quản trị của 
từng DN. Ví dụ: Đối với kế toán quản trị các 
khoản phải thu: cần mở các tài khoản chi tiết 
để theo dõi cho từng khách hàng về các khoản 
phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn trong thời 
hạn thanh toán và quá hạn thanh toán nhằm có 
được các thông tin về các khoản nợ, các khoản 
khách hàng đã thanh toán và các khoản khách 
hàng chưa thanh toán. Tương tự như vậy, các tài 
khoản về tạm ứng, các tài khoản về hàng mua 
đang đi đường, tài khoản phản ánh các khoản 
phải trả cũng cần thiết chi tiết theo một nguyên 
tắc chung giống nhau. Đối với kế toán quản trị 
chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: 
cần mở các tài khoản chi tiết để phản ánh theo 
từng loại chi phí bán hàng hoặc chi phí QLDN 
theo từng địa điểm phát sinh chi phí và từng loại, 
nhóm hàng hóa. Trước hết, căn cứ vào yêu cầu 
quản lý chi phí để xác định số lượng tài khoản 
chi tiết phục vụ cho quản trị chi phí. Khi đó, TK 
641- Chi phí bán hàng và TK 642- Chi phí quản 
lý doanh nghiệp (ở các doanh nghiệp áp dụng 
18 Taïp chí nghieân cöùu Taøi chính keá toaùn
Thông tư 200/2014/TT- BTC) được theo dõi chi 
tiết cho từng bộ phận, địa điểm kinh doanh, từng 
nhóm mặt hàng. Đối với tài khoản 632- Giá vốn 
hàng bán cần đổi tên TK này thành Giá vốn hàng 
xuất bán và được mở chi tiết cho từng nhóm, mặt 
hàng, từng địa điểm kinh doanh, chi tiết theo từng 
nội dung của giá vốn hàng bán. Tài khoản cấp 2 
của TK 632 sẽ phản ánh giá vốn từng bộ phận, 
địa điểm bán hàng, tài khoản cấp 3 phản ánh giá 
vốn hàng bán theo nhóm, mặt hàng Đối với kế 
toán quản trị doanh thu: cần mở các tài khoản 
chi tiết để phản ánh doanh thu theo từng nhóm 
hàng hóa, kết hợp với từng địa điểm kinh doanh 
nhằm thu nhận được các thông tin về doanh thu 
bán hàng theo nhóm hàng của từng địa điểm kinh 
doanh. Đối với kế toán quản trị xác định kết quả 
kinh doanh: cần mở các tài khoản chi tiết để phản 
ánh kết quả kinh doanh theo từng nhóm hàng hóa, 
kết hợp với từng địa điểm kinh doanh nhằm thu 
nhận được các thông tin về kết quả kinh doanh 
theo nhóm hàng của từng địa điểm kinh doanh. 
Sáu là, hoàn thiện hệ thống sổ kế toán
Để thực hiện tốt các yêu cầu về thu nhận, xử lý, 
phân tích và cung cấp thông tin phục vụ cho công 
tác quản trị của doanh nghiệp, cần phải hoàn thiện 
mẫu sổ kế toán chi tiết và nội dung ghi chép trên 
từng sổ kế toán theo hướng các sổ kế toán sử dụng 
cho kế toán quản trị cần có cả các chỉ tiêu phản ánh 
hiện vật và các chỉ tiêu phản ánh giá trị. Cơ sở để 
ghi vào sổ chi tiết là các chứng từ kế toán có liên 
quan đến từng chỉ tiêu quản trị cụ thể
Bảy là, hoàn thiện lập và phân tích báo cáo 
kế toán
* Hoàn thiện lập BCTCHN: 
+ Đối với dự phòng bảo hành sản phẩm đóng 
tàu:
Khi thực hiện bảo hành sản phẩm đóng tàu, 
nếu Tổng công ty thuê một DN nội bộ thuộc Tổng 
công ty thì sẽ phát sinh giao dịch nội bộ. DN trực 
thuộc thực hiện bảo hành được ghi nhận doanh 
thu còn Tổng công ty phát sinh chi phí. Trường 
hợp này khi lập BCTCHN cần phải loại trừ các 
khoản mục doanh thu, chi phí trong nội bộ Tổng 
công ty. Tổng công ty không ghi nhận thuế thu 
nhập hoãn lại phải trả phát sinh liên quan đến 
khoản bảo hành công trình sản phẩm này.
Việc điều chỉnh xử lí khi hợp nhất được thực 
hiện trong trường hợp các đơn vị trong nội bộ 
Tổng công ty thực hiện việc bảo hành sản phẩm 
đóng tàu, kế toán ghi:
Nợ “Doanh thu”
Nợ “ Giá vốn hàng bán”
 Có “ Lợi nhuận chưa phân phối”
+ Tại các Tổng công ty đối với các giao dịch 
liên quan đến vay nội bộ, ngoài việc loại trừ số 
dư các khoản cho vay phát sinh giữa Tổng công 
ty và DN trực thuộc Tổng công ty thì số dư liên 
quan đến khoản vay giữa các đơn vị thành viên 
với nhau cần được loại trừ khi lập BCTCHN. Kế 
toán ghi:
1. Nợ “Vay” 
 Nợ “Thuê tài chính”
 Có “Đầu tư” 
2. Nợ “Doanh thu hoạt động tài chính”
 Có “Chi phí”
* Hoàn thiện về lập BCLCTT hợp nhất
Để cung cấp thông tin về lưu chuyển tiền của 
các Tổng công ty được chính xác thì việc tổ chức 
lập BCLCTT hợp nhất cần thực hiện tốt các vấn 
đề sau:
Thứ nhất, cần xác định đúng các dòng tiền thu, 
chi của từng hoạt động để ghi sổ kế toán chi tiết 
về dòng tiền;
Thứ hai, căn cứ vào dòng tiền thu, chi của 
từng loại hoạt động và nhận diện được các giao 
dịch làm phát sinh các dòng tiền tiềm ẩn, kế toán 
tổ chức lập BCLCTT riêng của Tổng công ty;
 Thứ ba, cần loại trừ tất cả các dòng tiền phát 
sinh từ các giao dịch trong nội bộ Tổng công ty 
để việc lập BCLCTT được chính xác.
Nguyên tắc chung khi lập BCLCTTHN 
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất không 
phản ánh các dòng tiền phát sinh trong nội bộ 
Tổng công ty và giữa các DN trực thuộc Tổng 
công ty với nhau mà chỉ phản ánh các dòng tiền 
phát sinh giữa Tổng công ty, các DN trực thuộc 
Tổng công ty với các đối tượng bên ngoài như 
các nhà cung cấp; các khách hàng; người cho vay, 
cổ đông, các công ty liên doanh, liên kết,
- Điều chỉnh ảnh hưởng trực tiếp của giao dịch 
mua, thanh lý trong các DN trực thuộc Tổng công 
ty đến dòng tiền từ hoạt động đầu tư;
- Loại trừ dòng tiền phát sinh từ giao dịch nội 
bộ khi hợp nhất.
NGHIEÂN CÖÙU TRAO ÑOÅI Soá 12 (197) - 2019
19Taïp chí nghieân cöùu Taøi chính keá toaùn
* Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản 
trị
Hệ thống BCKTQT được xây dựng mang tính 
linh hoạt, không mang tính thống nhất và tuân thủ 
như BCTC. Mỗi DN căn cứ vào đặc điểm cụ thể 
của mình để xây dựng hệ thống báo cáo kế toán 
quản trị phù hợp. Nội dung hoàn thiện như sau: 
+ Các thông tin trên BCKTQT phải được phân 
chia thành các chỉ tiêu phù hợp với các tiêu chuẩn 
đánh giá thông tin trong mỗi tình huống kinh tế 
khác nhau;
+ Các chỉ tiêu trong BCKTQT cần được phân 
bổ theo khu vực, địa điểm, thời gian, bộ phận, 
từng dự án, từng nhóm vật tư, hàng hóa, NVL... 
và phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm 
cung cấp đầy đủ và kịp thời, chính xác thông tin 
phục vụ công tác quản trị của DN;
+ Các số liệu thực tế, dự toán, định mức trong 
báo cáo phải đảm bảo tính “so sánh được” để giúp 
các nhà quản trị trong DN sử dụng thông tin thực 
hiện chức năng kiểm soát hoạt động một cách có 
cơ sở và độ tin cậy cao.
+ Hình thức kết cấu BCKTQT cần đa dạng, 
linh hoạt tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông 
tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình 
huống kinh tế cụ thể của nhà quản trị trong DN;
* Hoàn thiện phân tích báo cáo tài chính
Nội dung tổ chức phân tích báo cáo tài chính 
được xác định, bao gồm:
+ Lập kế hoạch phân tích
Trong khâu lập kế hoạch phân tích báo cáo 
tài chính cần chú ý xác định nguồn tài liệu phân 
tích, các chỉ tiêu phân tích, thời gian phân tích và 
người thực hiện phân tích.
+ Thực hiện kế hoạch phân tích
+ Lập báo cáo phân tích
Sau khi hoàn thành công tác phân tích, người 
làm công tác phân tích cần lập báo cáo phân tích 
để báo cáo với lãnh đạo DN. Báo cáo phân tích 
phải thể hiện được cả nội dung về kết quả số liệu 
phân tích của từng chỉ tiêu phân tích cả về lời văn 
thuyết trình những kết quả đạt được, những hạn 
chế và nguyên nhân hạn chế trong quá trình thực 
hiện các chỉ tiêu phân tích và ý kiến đề xuất các 
kiến nghị để thực hiện có hiệu quả các chỉ tiêu.
Tám là, hoàn thiện phương tiện kỹ thuật sử 
dụng trong HTTT kế toán
* Phần cứng: Để tối ưu hóa hệ thống phần 
cứng phục vụ cho HTTT kế toán của các DN 
trong điều kiện công nghệ thông tin ngày càng 
phát triển như hiện nay, DN cần trang bị một hệ 
thống máy tính có chất lượng cao và kết nối giữa 
các máy tính của các bộ phận kế toán trong phòng 
kế toán với nhau, với kế toán trưởng và với máy 
chủ để chia sẻ dữ liệu theo quyền được đăng ký 
và theo phê duyệt của kế toán trưởng. Ngoài ra, 
các HTTT khác cũng cần được kết nối với HTTT 
kế toán và với máy chủ tạo thành một HTTT của 
DN được tổ chức theo kiểu mạng LAN
* Phần mềm: Phần mềm kế toán phải đảm bảo 
được hỗ trợ người dùng trong việc tuân thủ các 
quy định của nhà nước cũng như của DN về kế 
toán. Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng 
cấp và chỉnh sửa, bổ sung phù hợp với các quy 
định về kế toán của nhà nước trong từng thời kỳ 
mà không làm thay đổi các dữ liệu đã có. Phần 
mềm kế toán phải có khả năng tự động xử lý và 
đảm bảo độ chính xác của dữ kiệu, đồng thời đảm 
bảo tính bảo mật và an toàn về dữ liệu
Chín là, hoàn thiện hệ thống kiểm soát và 
kiểm tra kế toán
Hệ thống kiểm soát của DN cần được hoàn 
thiện trên các nội dung sau: 
Một là, cần thực hiện triệt để nguyên tắc bất 
kiêm nhiệm;
Hai là, cần xây dựng hệ thống giám sát việc 
truy cập vào hệ thống phần mềm kế toán.
Ba là, kiểm soát tính bảo mật của dữ liệu kế 
toán trên hệ thống máy tính thông qua việc phân 
quyền sử dụng cho từng người làm kế toán của 
các bộ phận kế toán có liên quan trong bộ máy kế 
toán của DN. 
Năm là, thực hiện kiểm soát chặt chẽ công tác 
kiểm kê tài sản cố định định kỳ để đảm bảo sự 
khớp đúng giữa tài sản trên sổ kế toán và hiện 
vật tại các bộ phận sử dụng, đánh giá hiện trạng 
tài sản cố định để kịp thời đề xuất giải pháp xử 
lý phù hợp. 
Mười là, hoàn thiện về ứng dụng công nghệ 
thông tin trong HTTT kế toán
Đối với các DN thuộc Tổng cục Công nghiệp 
quốc phòng - Bộ Quốc phòng, yêu cầu đầu tiên và 
quan trọng nhất để ứng dụng công nghệ thông tin 
trong HTTT kế toán đem lại hiệu quả thiết thực 
là đầu tư cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin. 
NGHIEÂN CÖÙU TRAO ÑOÅISoá 12 (197) - 2019
20 Taïp chí nghieân cöùu Taøi chính keá toaùn
Có thể nói đây là giai đoạn đầu tư ban đầu của 
DN cho công nghệ thông tin, bao gồm các trang 
bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực 
sử dụng. Tùy theo năng lực tài chính của mỗi DN 
mà có thể trang bị cơ sở hạ tầng phù hợp. Song, 
cần đảm bảo yêu cầu cơ bản về cơ sở hạ tầng 
công nghệ (phần cứng, phần mềm) được trang 
bị đầy đủ để triển khai một số ứng dụng thường 
xuyên của DN như trang bị máy tính, thiết lập 
mạng LAN, kết nối internet, môi trường truyền 
thông giữa các bộ phận trong nội bộ cũng như 
giữa các đối tác, đồng thời phải đào tạo được đội 
ngũ nhân lực đủ trình độ để sử dụng cơ sở hạ tầng 
trên vào các hoạt động tác nghiệp và hoạt động 
quản lý của DN. Việc đào tạo, bồi dưỡng người 
làm kế toán trực tiếp trên các phần mềm kế toán 
phải được lập kế hoạch dài hạn và đạt được trình 
độ nhất định như: có thể truy xuất thông tin dữ 
liệu từ phần mềm kế toán qua Microsoft Excel để 
xem xét các sổ kế toán, các báo cáo của đơn vị 
kế toán; kiểm soát được “dấu vết điều chỉnh, sửa 
chữa” phần hành kế toán do mình phụ trách,
Bước tiếp theo là tăng cường ứng dụng tác 
nghiệp, điều hành nhằm nâng cao hiệu suất hoạt 
động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong DN. 
Cùng với việc trang bị đồng bộ máy móc thiết 
bị và thiết kế đường mạng hợp lý, sử dụng đồng 
bộ một phần mềm kế toán thống nhất cho toàn 
DN thì việc sử dụng thuần thục phần mềm kế 
toán, biết cách khai thác các thông tin trên phần 
mềm để phục vụ cho yêu cầu quản lý cũng cần 
được những người làm công tác kế toán quan 
tâm, thường xuyên cập nhật thông tin, trao đổi 
kinh nghiệm với nhau để nâng cao hiệu quả của 
phần mềm ứng dụng. Việc ứng dụng công nghệ 
thông tin phải được thực hiện đồng bộ cho tất cả 
các phần hành kế toán để đảm bảo khai thác tối 
đa, hiệu quả của công nghệ thông tin. Các DN 
cần sử dụng hệ thống phần mềm kế toán có sự 
tích hợp với phần mềm dự toán thì việc tính toán, 
đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu so với dự 
toán sẽ đạt hiệu quả cao. Đối với các Tổng công 
ty, cần thiết phải nghiên cứu xây dựng quy trình 
hợp nhất BCTC áp dụng tại Tổng công ty (công 
ty mẹ) và mỗi đơn vị trực thuộc Tổng công ty 
(công ty con), sau đó mới xây dựng phần mềm 
kế toán áp dụng quy trình hợp nhất này. Khi ứng 
dụng phần mềm kế toán để hợp nhất BCTC, các 
DN tùy vào những đặc điểm quản lý và hoạt động 
SXKD để lựa chọn phần mềm kế toán cho phù 
hợp nhưng cần thực hiện theo những nội dung 
chủ yếu như sau:
- Phần mềm kế toán xây dựng dựa vào các đặc 
thù chung của tất cả các công ty con và công ty 
mẹ (đối với các Tổng công ty) và các DN trực 
thuộc Tổng cục, sau đó cài đặt phần mềm kế toán 
trên với cơ sở dữ liệu riêng cho từng DN.
- Để đảm bảo dữ liệu mang tính thống nhất, 
Phòng Kế toán của các Tổng Công ty/DN trực 
thuộc Tổng cục sẽ đưa ra những quy định về quản 
lý dữ liệu như: thống nhất những tài khoản kế 
toán tổng hợp và tài khoản kế toán chi tiết, thống 
nhất cách quản lý hệ thống mã hóa trong các dữ 
liệu danh mục;
- Dữ liệu trên phần mềm kế toán cần được 
phân tích thành hai loại: dữ liệu nội bộ và dữ liệu 
bên ngoài. 
Để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu kế toán, 
các DN cần yêu cầu bên cung cấp phần mềm phải 
thiết kế được cơ chế kiểm soát như sau: tự động 
ghi nhận các hành vi truy cập hệ thống, chỉnh 
sửa, bổ sung, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng. 
Tập tin này phải được bảo mật cao nhất trong hệ 
thống, mặc định là không được phép xóa, người 
có quyền cao nhất trong hệ thống chỉ được xem 
và in ra dấu vết kiểm toán từ nội dung của tập tin 
này; việc chỉnh sửa số liệu của các chức năng kế 
toán tổng hợp phải độc lập với các chỉnh sửa số 
liệu trên các phân hệ khác; việc chỉnh sửa số liệu 
trên thông tin kế toán chi tiết không làm thay đổi 
hay ảnh hưởng đến sổ kế toán tổng hợp nếu chưa 
được sự đồng ý phê duyệt (thông qua mật khẩu và 
nhật ký ghi nhận “Dấu vết điều chỉnh, sửa chữa”) 
của người có trách nhiệm cao nhất trong đơn vị 
kế toán... Đồng thời, mỗi DN cần quản trị mạng 
thường xuyên để theo dõi, lên kế hoạch bảo trì, 
sao lưu dữ liệu để lưu trữ, in dữ liệu bản cứng, 
bảo quản đề phòng các sự cố về máy tính làm ảnh 
hưởng đến công tác kế toán. Khi thực hiện ứng 
dụng tin học vào công tác kế toán thì cần kết hợp 
với việc sắp xếp, tổ chức lại bộ máy kế toán theo 
hướng gọn nhẹ và hiệu quả.
Tài liệu tham khảo:
Romney M.B, Staibart Paul John (2012), Accouting 
Information System, Prentice-hall edition,12th edition USA.
Marshall Romney, Paul Steibart (2006), Accounting 
Information, Systems Pearson, Prentice Hall.
Tài liệu thực tế về hệ thống thông tin kế toán tại Tổng cục 
quốc phòng 2017, 2018. 
NGHIEÂN CÖÙU TRAO ÑOÅI Soá 12 (197) - 2019