Chuyên đề Kỹ năng làm việc nhóm

iên, các công việc thú vị cũng chỉ có giơi hạn 
nên không phải ai cũng có thể chỉ nhận công việc thú vị mà nên có sự phân chia đồng 
đều cả những công việc thú vị lẫn không thú vị., có như vậy mới có sự công bằng 
trong nhóm. Bên cạnh việc xác định thời gian và phương pháp phân công nhiệm vụ 
phù hợp, người lãnh đạo nhóm cũng phải nhạy cảm với nhu cầu của các thành viên 
trong nhóm khi giao phó công việc cho họ. Phân công nhiệm vụ thực chất là một quá 
trình hai chiều. 
 Bước thứ năm là phân công một công việc hoàn chỉnh . 
 Khi thực hiện một nhiệm vụ từ đầu đến cuối sẽ dễ dàng hơn nhiều so với chỉ làm 
một phần của công việc đó. Công việc hoàn chỉnh sẽ giúp người thực hiện hiểu rõ quy 
trình thực hiện một công việc, mục đích công việc, có thể hình dung công việc một 
cách logic và làm việc hiệu quả hơn và có thể đưa ra sang kiến tốt khi thực hiện nhiệm 
vụ được giao. 
 Bước 6 là xác định rõ kết quả mong muốn . 
 Khi giao phó công việc cho một thành viên trong nhóm, người trưởng nhóm nên 
nói rõ mục tiêu và vai trò của nó đối với công việc chung của cả nhóm. Mỗi công việc 
có thể có nhiều kết quả khác nhau. Do đó nên xác định rõ rang kết quả cần đạt được. 
Tốt nhất, lãnh đạo nhóm nên lập một danh sách kết quả mà nhóm kỳ vọng ở nhân viên 
khi giao phó công việc cho họ. 
 78 
 Bảng danh sách kết quả công việc kỳ vọng ở nhân viên 
 Phƣơng pháp Mô tả 
 kết quả là những sản phẩm cuối cùng sau khi hoàn 
 Kết quả 
 thành công việc 
 Nêu rõ tầm quan trọng của công việc đối với toàn 
 Tầm quan trọng 
 bộ dự án hoặc đối với cả nhóm. 
 Thảo luận những hạn chế ảnh hưởng đến công việc 
 hạn chế 
 – tài chính, nguồn lực hoặc thời gian. 
 Thời hạn hoàn thành công Thời hạn hoàn thành công việc là ngày công việc 
 việc phải được hoàn tất theo yêu cầu. 
 cả nhóm nên quyết định thời gian đánh giá công 
 Ngày 
 việc và các cuộc họp bàn về tiến độ thực hiện. 
 Nguồn: e-learning- kỹ năng ủy thác công việc 
 Bước thứ 7 là tin tưởng vào năng lực của các thành viên khi quyết định phân 
công nhiệm vụ . 
 Nên để mọi người tự quyết định mọi vấn đề liên quan đến công việc được giao và 
chỉ trợ giúp khi họ cần. Có rất nhiều phương pháp để thực hiện tốt một công việc . Hãy 
luôn nhớ rằng mắc lỗi là một trong những phương pháp học hỏi hiệu quả nhất. 
 6.4. Kỹ năng hƣớng dẫn các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả 
 6.4.1. Khái niệm 
 Tăng hiệu quả công việc bằng cách sử dụng những kinh nghiệm của mình để 
truyền đạt lại cho người khác các kỹ năng cần thiết hoặc giúp họ sửa chữa sai sót . Đây 
là công việc giúp mọi người trong nhóm nâng cao năng lực, đồng thời giúp xây dựng 
mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong nhóm với nhau. Có 4 đặc điểm chính của 
công tác hướng dẫn đó là: 
 + Nâng cao hiệu quả công việc 
 + Hướng dẫn phương pháp làm việc 
 + Tạo sức ép để mọi người phát triển 
 + Biến đổi công việc phù hợp với từng người. 
 Hướng dẫn là một trong các vai trò của người lãnh đạo giúp phát triển năng lực 
và kỹ năng cần thiết cho người dưới quyền . Hãy làm theo chỉ dẫn trên đây để thiết lập 
một kế hoạch hướng dẫn phù hợp. 
 Mục đích hướng dẫn là nâng cao hiệu quả công việc của mọi người. Do đó 
hướng dẫn phải được coi là một hình thức đào tạo. Hãy cố gắng để mọi người càng có 
nhiều cơ hội thực hành qua những công việc hàng ngày càng tốt. Điều đó có nghĩa là 
 79 
tạo điều kiện để mọi người làm quen với cả các công việc và chịu trách nhiệm nằm 
ngoài phạm vi của họ. Hướng dẫn là cũng là một cách để phát triển năng lực của mọi 
người , nhưng đó không phải là cách duy nhất. Nhóm có thể cân nhắc so sánh kết quả 
hướng dẫn với những phương pháp chính quy khác như các chương trình giáo dục và 
các khoá đào tạo. Kết hợp các phương pháp khác nhau cũng là một cách rất hay để 
khuyến khích cá nhân phát triển, đặc biệt giúp họ nâng cao tính tự tin và độc lập trong 
công việc. Nói chung, hướng dẫn là một cách hiệu quả để trang bị cho người làm cả kỹ 
năng chuyên môn và kỹ năng mềm. Trên thực tế, đó là phương pháp toàn diện để phát 
triển nhân viên. Dưới đây là một số những kỹ năng mềm mà nhóm nên cân nhắc bổ 
xung những kiến thức cho các thành viên của mình trong nhóm: 
 + Kỹ năng giải quyết vấn đề 
 + Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe hiệu quả 
 + Kỹ năng làm việc linh hoạt và tạo động lực. 
 + Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn 
 Một đặc điểm lớn tiếp theo của việc hướng dẫn là khả năng kết hợp giữa công 
việc và đào tạo. Đó là phương pháp học tập dựa trên kinh nghiệm, người học rèn luyện 
kỹ năng bằng cách hoàn thiện tất cả các nhiệm vụ đuợc giao. Theo cách này công việc 
thực tế được thực hiện trong quá trình hướng dẫn và với vai trò là người lãnh đạo, 
trưởng nhóm có thể giám sát quá trình làm việc của các thành viên của mình. Ưu điẻm 
của việc đào tạo tại chỗ đó là: các thành viên sẽ tự làm quen với phong cách làm việc 
của nhóm. Người lãnh đạo nhóm sẽ nắm bắt được các điểm mạnh và điểm yếu của mỗi 
cá nhân 
 Đặc điểm thứ ba của công tác hướng dẫn là tạo áp lực cho các thành viên trong 
nhóm bằng cách giao cho họ những nhiệm vụ mới và nhiều thử thách, nằm ngoài 
phạm vi công việc hiện tại của họ. Điều này giúp cho mọi người có cơ hội chứng tỏ 
năng lực bản thân và phát triển kỹ năng bằng cách dám mạo hiểm và đương đầu với 
thử thách . Đồng thời, tạo áp lực công việc cũng giúp cho họ nâng cao tính tự tin. Dưới 
đây là một số phương pháp tạo sức ép để các cá nhân phát triển: 
 + Tham gia những cuộc họp nhóm 
 + Gặp và đàm phán với khách hang của nhóm. 
 + Quản lý những dự án quan trọng của nhóm đang đảm nhiệm. 
 Đặc điểm cuối cùng của người hướng dẫn phải thay đổi các công việc cho phù 
hợp với khả năng và phong cách học tập của mỗi cá nhân. Việc hướng dẫn không nhất 
thiết áp dụng duy nhất một phương pháp đối với tất cả mọi người mà nên xem xét đặc 
điểm của mỗi cá nhân mà có phương pháp thích hợp. 
 80 
 Khi chuẩn bị kế hoạch hướng dẫn cho bất kỳ một cá nhân nào , người hướng dẫn 
nên tìm hiểu năng lực và tính cách của họ để có phương pháp phù hợp. Không nên đòi 
hỏi quá cao ở người học, điều mà họ không thể nào thực hiện được, và cũng không nên 
đề ra yêu cầu quá thấp. Cả hai trường hợp này đều làm cho người học cảm thấy không 
hứng thú và chán nản, gây ra những phản ứng tiêu cực. 
 Trước khi quyết định huấn luyện hãy đặt ra câu hỏi hướng dẫn có phải là cách tốt 
nhất để truyền đạt lại cho người học những kỹ năng mà họ cần phải có hay không? Với 
vai trò là người hướng dẫn hãy xác định lĩnh vực nào người học cần và có thể giúp họ 
phát triển. hãy xác định phương pháp đào tạo phù hợp vì mỗi người có: tốc độ tiếp thu 
khác nhau, điểm mạnh, điểm yếu khác nhau, cách học khác nhau vànhững kinh 
nghiệm sống khác nhau 
 Bốn đặc điểm chính của quá trình hướng dẫn: 
 + Nâng cao hiệu quả công việc 
 + Đào tạo phương pháp làm việc 
 + Tạo áp lực để cá nhân phát triển 
 + Biến đổi công việc phù hợp với từng cá nhân 
 Phát triển năng lực cá nhân và nâng cao những kỹ năng mềm, nâng cao tinh thần 
làm việc và khả năng phối hợp nhóm. Nếu có phương pháp hướng dẫn hiệu quả sẽ xây 
dựng được một nhóm làm việc tích cực. 
 6.4.2.Quy trình hướng dẫn. 
 Với vai trò là một người hướng dẫn, điều quan trọng là phải giúp người học của 
mình nâng cao kỹ năng sau quá trình học tập và thực hành đó. Quy trình hướng dẫn 
như một tập hợp các bước cần phải tiến hành liên tiếp bao gồm: 
 + Luôn luôn tìm kiếm những cơ hội hướng dẫn phù hợp . 
 + Giới thiệu tóm tắt phương pháp làm việc . 
 + Quan sát – giao phó công việc cho các thành viên trong nhóm và tin tưởng vào 
khả năng của họ. 
 + Cùng họ xem xét lại kết quả làm việc và tìm phương pháp giúp họ nâng cao năng 
lực . 
 + Nếu cần, hãy xem xét lại toàn bộ quy trình một lần nữa. 
 Phương pháp lý tương nhất để phát triển người học là người hướng dẫn phải từng 
bước tăng dần độ khó khi tạo cơ hội học tập cho họ và cung cấp thông tin phản hồi sau 
mỗi bước. Trong khi thực hiện quá trình đào tạo sẽ xuất hiện thêm nhiều cơ hội mới, 
với vai trò là người lãnh đạo nhóm, người hướng dẫn nên có khả năng nhanh nhạy để 
nhận biết và xác định những cơ hội phù hợp với nhu cầu của từng thành viên trong 
nhóm. Lý do phải làm như vậy là vì cơ hội học tập như thế sẽ chỉ được một lần hoặc 
mỗi thời điểm khác nhau sẽ có những nhu cầu học tập khác nhau. Tìm kiếm cơ hội 
hướng dẫn người học là hoạt động phải thực hiện hàng ngày. Hãy lưu ý, mỗi công việc 
 81 
đơn giản cũng đều có giá trị học tập lớn đặc biệt là những người mới bắt đầu vào nghề 
nghiệp và chưa có nhiều kinh nghiệm. 
 Dưới đây là một số ví dụ về các cơ hội hướng dẫn cho người học mới bắt đầu: 
 + Tham dự các cuộc họp. 
 + Thực hiện dự án, thu thập thông tin 
 + Dự tiệc với khách hàng 
 + Lập danh sách khách mời. 
 Bước thứ hai là giới thiệu phương pháp thực hiện công việc. 
 Đây là một việc cần thiết vì nó giúp người học có đủ thông tin để thực hiện công 
việc hiệu quả hơn, và cũng là dịp để người dạy lựa chọn cơ hội phù hợp với từng 
người học. Nếu một thành viên nào trong nhóm muốn thử thách công việc đó thì chắc 
chắn họ đã có tinh thần học hỏi. Mọi người sẽ không thể học tập hiệu quả nếu coi cơ 
hội đó là một vấn đề lớn hay một việc nhỏ có thể hoàn thành trong nháy mắt. 
 Sau khi đã phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và đưa ra chỉ dẫn 
chi tiết, hãy dành thời gian để quan sát cách họ làm việc. Nếu đã quyết định giao công 
việc cho một ai đó, người lãnh dạo nhóm phải tin tưởng vào khả năng của họ . Họ sẽ 
không thoải mái khi làm việc và để mắc lỗi sai nếu biết rằng mình đang bị theo dõi . 
Như thế bạn sẽ không đạt được mục đích hướng dẫn nhân viên làm việc và lãng phí 
thời gian của cả hai bên. Một nguyên tắc vàng khi hướng dẫn ai đó là giao phó công 
việc và tin tưởng năng lực của họ 
 Cuối cùng sau quá trình hướng dẫn đào tạo đều phải đánh giá kết quả công việc 
và rút ra bài học kinh nghiệm . Để làm được việc này, người hướng dẫn nên đề nghị 
người học xem lại kinh nghiệm và xác định những nội dung họ đã học được . Hãy hỏi 
họ xem lại kinh nghiệm và xác định đã nâng cao hiểu biết công việc hay chưa. 
 Mục đích của việc đánh giá là để đảm bảo người học đã nhận biết, hiểu và tiếp 
thu được những kỹ năng mà người hướng dẫn muốn truyền đạt lại cho họ chưa. Đồng 
thời , cũng giúp xác định rõ những lĩnh vực mà người học cần phải tiếp tục học tập. Đó 
là cơ sở để những người quản lý tìm kiếm những cơ hội mới và bắt đầu lại quá trình 
huấn luyện 
 Tóm lại, để trở thành người hướng dẫn giỏi hãy: 
 + Tìm kiếm cơ hội 
 + Hướng dẫn người học cách tiến hành công việc. 
 + Quan sát 
 + Đánh giá hiệu quả công việc và rút ra kinh nghiệm. 
 + Quyết định xem có cần hướng dẫn thêm không 
 6.5. Một số lời khuyên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm. 
 Lợi ích làm việc theo nhóm sẽ đem lại nhiều hiệu quả hơn là bất cứ cá nhân đơn 
lẻ nào. Bởi đây sẽ là một cách để tổng hợp sức mạnh của tất cả mọi người để đạt được 
 82 
hiệu quả công việc cao nhất. Có một số cách để tạo nên một nhóm làm việc có chất 
lượng đúng như mong muốn. 
 1. Tập trung vào một mục tiêu chung 
 Hãy giải thích những mục tiêu, kế hoạch của nhóm một cách rõ ràng. Mọi người 
thường quá tập trung vào giải quyết những vấn đề hàng ngày tới mức quên đi mất tầm 
nhìn và sứ mệnh của nhóm. Khi mà một số thành viên của một nhóm tập trung gánh 
vác công việc, thì số còn lại nên dành nhiều thời gian cho việc nhìn lại các tiến trình để 
hạn chế những rủi ro trong tương lai. 
 2. Phân công rõ ràng vai trò từng cá nhân 
 Hãy chỉ ra trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, đó là yếu tố để làm nên 
thành công. Hiểu rõ từng nhiệm vụ sẽ giúp mọi người làm việc với tinh thần cộng tác 
hơn. Cũng có thể khuyến khích các nhóm tự phân công công việc. Họ sẽ cảm thấy cần 
phải có trách nhiệm nhiều hơn nếu họ được tự cầm nắm công việc trong tay. 
 3. Đặt mục tiêu 
 Các thành viên cần phải làm việc theo mục tiêu của cá nhân và theo nhóm. Hãy 
yêu cầu họ đặt ra cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Đây là điều khích lệ cho các nhóm 
làm việc một cách độc lập bởi áp lực cũng như lòng tự ái cá nhân sẽ giúp giảm thiểu đi 
những sai sót không đáng có. 
 4. Chia sẻ thông tin 
 Chia sẻ thông tin sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn, tránh sự 
hiểu lầm đáng tiếc. Việc chia sẻ thông tin thường xuyên chính là biện pháp tốt nhất để 
xóa bỏ những tin đồn không mong muốn. 
 5.Thiết lập sự tín nhiệm 
 Hãy làm sao để trong mắt mỗi thành viên trong nhóm, bạn trở thành một người 
đáng tin cậy. Mỗi lời nói của bạn phải là có một giá trị. Đừng bao giờ sai sót hay chậm 
trễ trong vấn đề lương, thưởng, điều đó sẽ làm mọi người có cái nhìn khác về bạn. 
 6. Hãy nhiệt tình. 
 Nhiệt huyết như là một virut, nó dễ dàng lây từ người này sang người khác. Hãy 
lạc quan và luôn có hy vọng vào những điều to lớn mà các nhóm có thể làm được, họ 
sẽ không làm bạn thất vọng đâu. 
 7. Tạo niềm vui 
Tinh thần của một đội luôn là sự đoàn kết. Hãy dành thời gian để cùng nhau làm nên 
tiếng cười. Gắn kết họ bằng những bữa ăn trưa hay một vài cốc bia cuối giờ làm việc. 
Khi mà các thành viên đã coi nhau như anh em thì sự cộng tác cũng như sáng tạo trong 
công việc sẽ hết sức hiệu quả. 
 83 
 CÂU HỎI ÔN TẬP 
Chọn câu trả lời đúng nhất và giải thích tại sao. 
1/ Để cuộc họp có chất lượng, người lãnh đạo nhóm cần chú ý các công việc: 
 a. Chuẩn bị cuộc họp, lập kế hoạch cho cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, biết cách điều 
 hành cuộc họp. 
 b. Chuẩn bị cuộc họp, Xác định các thành viên dự họp, chuẩn bị tài liệu, biết cách 
 điều hành cuộc họp. 
 c. Xác định nội dung cuộc họp, Xác định các thành viên dự họp, chuẩn bị tài liệu, 
 biết cách điều hành cuộc họp. 
 d. Quan trọng nhất là điều hành cuộc họp. 
 e. Tất cả điều trên là sai. 
2/ Các bước kiểm soát xung đột trong nhóm có: 
 a. 2 bước quan trọng 
 b. 3 bước quan trọng 
 c. 4 bước quan trọng 
3/ Để xử lý xung đột có thể bằng cách: 
 a. Xáo trộn lại tổ chức để xoá bỏ bè cánh, e kíp trong nhóm. 
 b. Phân công lại nhiệm vụ trong nhóm. 
 c. Xác định lại các lợi ích của các thành viên trong nhóm để điều phối lại 
 d. Tất cả điều trên là đúng. 
4/ Kỹ năng phân giao công việc trong nhóm có: 
 a. 5 lợi ích 
 b. 6 Lợi ích 
 c. 7 Lợi ích 
 d. 8 Lợi ích 
5/ Hướng dẫn để phân giao nhiệm vụ có: 
 a. 7 bước 
 b. 8 bước 
 c. 9 bước 
 d. 10 bước. 
 84 
 TÀI LIỆU THAM LIỆU THAM KHẢO 
Tiếng Việt 
1. Lãnh đạo nhóm- Giải pháp chuyên nghiệp cho thách thức thường nhật 2007, 
 Cẩm nang kinh doanh Harvard, Nhà Xuất bản Thông Tấn 
2. Lawrence Holpp, Quản lý nhóm, 2007, Nhà Xuất bản Lao động- Xã hội 
3. Nguyễn Anh Tài, Quản trị học, 2009. Nhà Xuất bản Đại học Quốc gia Hà nội. 
Tiếng Anh 
1. Dean Prebble and Howard Frederick, 10 ways to distinguish between a team 
 and a group, Ten 3 NZ Ltd. 
2. Don Hellrigel, John W. Slocum Jr., Organizational Behavior,2004, Tenth 
 Edition, South-Western,432p. 
3. John V. Thill& Courland L. Bovee, 2002, Excellence in Business 
 Communication, Prentice Hall,539p. 
 85