Bài giảng Xây dựng và quản lý nhóm làm việc - Trần Văn Bình

1 
Xõy dựng và quản lý nhúm làm việc 
PGS. TS. Trần Văn Bỡnh 
2 
Hiểu thế nào về nhúm 
Làm việc theo nhúm là nền tảng cho tất cả mọi phương thức quản lý thành cụng. 
Quản lý tốt cỏc nhúm làm việc là thỏch thức lớn nhưng rất thỳ vị đối với bất kỳ nhà quản lý nào cho dự chỉ mới bắt đầu hay đó cú kinh nghiệm. 
3 
3 
Tổ chức nhóm làm việc 
	 Là cực kỳ quan trọng trong điều kiện kinh doanh hiện nay v ỡ : 
Chủ nghĩa cá nhân 
Chuyên môn hẹp	 Không còn quan trọng 
Quyền lực áp đặt 
Sự kồng kềnh nhiều tầng cấp 
 Thay bằng 	Tính tập thể 
	Sự đa dạng về chuyên môn và công việc 
	Tự chủ, giao quyền 
	Phản ứng nhanh, gọn 
4 
4 
Làm việc theo nhóm  điểm mạnh 
Nếu nhóm tốt 
Kết hợp và cộng hưưởng thế mạnh của mọi ngưười 
	 Đó là: 1 + 1 = một số lớn hơn 2 
Phân công lao động, tiết kiệm thời gian 
Tạo không khí vui vẻ, không lẻ loi 
Tạo sự thi đua, cạnh tranh 
Giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm và học tập lẫn nhau 
5 
5 
Làm việc theo nhóm  Khó khăn 
Khó nhất trí trong nhóm 
Khó ra quyết định nhanh 
Chia sẻ quyền lợi và trách nhiệm 
Cạnh tranh không lành mạnh 
Khó trao đổi thông tin 
Khó lãnh đạo 
6 
Định nghĩa nhúm 
Cú rất nhiều định nghĩa về nhúm tuy nhiờn tất cả đều ngụ ý rằng: 
Cú nhiều hơn một người tham gia 
Phải cú sự tương tỏc lẫn nhau 
Mục đớch hay dự định chung 
Cựng nổ lực làm việc tập thể 
Khỏi niệm nhúm làm việc 
Nhóm là sự liên kết của 2 hay nhiều cá nhân có sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó của các thành viên và cùng đạt tới những mục tiêu chung. 
Thụng thường, nhúm làm việc là một tập thể cỏc cỏ nhõn cú cỏc kỹ năng bổ sung cho nhau để phục vụ cho mục đớch chung với trỏch nhiệm tập thể 
7 
8 
Đặc điểm nhúm làm việc 
 Nhóm với những con ngưười khác nhau tạo ra văn hoá nhóm 
 Thói quen làm việc và sinh hoạt 
 Quan hệ giữa các thành viên 
 Niềm tin, tiêu chuẩn và tiêu thức đánh giá chung 
Mục tiờu của hỡnh thành nhúm 
Tựy theo từng trường hợp mà mục tiờu của nhúm sẽ là: 
Nõng cao năng suất sản xuất; 
Nõng cao chất lượng sản xuất; 
Làm cho tất cả người lao động tham gia vào quỏ trỡnh ra quyết định nhằm nõng cao mức độ thỏa món cụng việc của họ; 
Xem xột hệ thống và thực tế làm việc để giảm lóng phớ thời gian; 
Xõy dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khỏch hàng để nắm rừ cỏc nhu cầu của thị trường. 
9 
10 
Nhúm chớnh thức và phi chớnh thức 
Nhúm chớnh thức: do doanh nghiệp thiết lập và thừa nhận một cỏch điển hỡnh, do đú cú những mục tiờu cụ thể nhằm gúp phần tiến tới những mục tiờu chung của doanh nghiệp 
Nhúm phi chớnh thức là cỏc nhúm được thiết lập thụng qua tương tỏc và tiếp xỳc giữa những thành viờn trong doanh nghiệp 
11 
Cỏc hỡnh thức nhúm 
Nhúm điều hành 
Nhúm đa chức năng 
Nhúm kinh doanh 
Nhúm hỗ trợ chớnh thức 
Nhúm dự ỏn 
Nhúm tao ra sự thay đổi 
Nhúm ônúng ằ 
Nhúm cụng tỏc tạm thời 
12 
Cỏc hỡnh thức nhúm  
13 
Cỏc hỡnh thức nhúm  
Thành lập nhúm 
Nhúm được thành lập xuất phỏt từ yờu cầu của DN, tổ chức, cộng đồng. 
Nhúm cú thể theo mụ hỡnh Nhúm chớnh thức hoặc Nhúm phi chớnh thức. 
Nhúm gồm cú trưởng nhúm và cỏc thành viờn của nhúm. 
Nhúm phải cú mục đớch rừ ràng và cú đủ cỏc nguồn lực để đạt được mục đớch đú 
14 
Thành phần của nhúm 
Thành phần của nhúm cú thể là: 
Những người bạn; 
Những đồng nghiệp; 
Những người hoàn toàn xa lạ; 
Thậm chớ là những ô đối thủ ằ 
15 
 Phẩm chất cần cú của trưởng nhúm 
16 
Khả năng truyền thụng 
Tầm nhỡn 
Sự tự tin 
Kỹ năng phõn cụng 
Khả năng quan sỏt 
Tập trung vào kết quả 
Khả năng hội nhập 
Tớnh chu đỏo 
Lũng can đảm 
Khả năng làm việc theo nhúm 
Trỏch nhiệm của trưởng nhúm 
Trỏch nhiệm của trưởng nhúm gồm: 
Trỏch nhiệm đối với cụng việc 
 Trỏch nhiệm đối với cỏ nhõn 
 Trỏch nhiệm đối với Nhúm 
17 
Trỏch nhiệm đối với cụng việc 
Lónh đạo nhúm đạt được mục tiờu cụng việc là trỏch nhiệm chớnh của người lónh đạo nhúm 
18 
Trỏch nhiệm đối với cỏ nhõn 
Hỗ trợ và khuyến khớch mỗi cỏ nhõn trong nhúm; 
Phõn cụng cụng việc phự hợp; 
Giải thớch vai trũ của từng cỏ nhõn đối với cụng việc chung của nhúm; 
Đỏnh giỏ thực hiện cụng việc của từng cỏ nhõn; 
Bảo vệ cỏ nhõn khi cần thiết 
19 
Trỏch nhiệm đối với Nhúm 
Đại diện cho cả nhúm trước lónh đạo cấp trờn; 
Đại diện cho cấp trờn trước nhúm; 
Phối hợp giữa nhúm với cỏc bộ phận khỏc hoặc nhúm khỏc. 
20 
Lựa chọn thành viờn nhúm 
Việc lựa chọn thành viờn tham gia nhúm cần phải dựa trờn năng lực chuyờn mụn, kỹ năng làm việc nhúm và những phẩm chất cỏ nhõn của người đú. 
Những việc nờn và khụng nờn làm trong quỏ trỡnh lựa chọn cỏc thành viờn nhúm gồm: 
21 
Lựa chọn cỏc thành viờn của nhúm  
22 
Những phẩm chất nào cần cú cho vai trũ này ? 
Khẳng định rằng mọi người sẽ phự hợp với vai trũ của họ 
Phỏc thảo nội dung cụng việc trước khi trao đổi 
Cú thành viờn nào thớch hợp khụng ? 
Đối chiếu cỏc nội dung trong hồ sơ với cỏc chi tiết của cỏ nhõn 
Chỉ dựa vào những lời giới thiệu miệng 
Những thế mạnh nổi bật của họ là gỡ ? 
Bỏ qua nhiều thiếu sút về những kinh nghiệm đặc biệt 
Chọn những cỏ nhõn thớch hợp cú nhiều kỹ năng 
Những yếu kộm cú thể khắc phục được khụng ? 
Xem xột cẩn thận những thiếu sút 
Hy vọng cả nhúm sẽ theo dừi yếu kộm đú 
Sẽ làm việc với người này được khụng ? 
Lưu ý những thiếu sút thuộc về tớnh cỏch 
Bỏ qua những biểu hiện cỏ nhõn 
Quyết định cuối cựng dựa trờn mức độ thỏa món cỏc vấn đề trờn 
Giao vai trũ đó xỏc định cho cỏ nhõn đỏp ứng nhiều nhất cỏc yờu cầu chung của nhúm 
Giao vai trũ đó xỏc định cho cỏ nhõn cú kỹ năng vượt trội 
Những điều nờn làm 
Những điều khụng nờn làm 
Thiết lập mục tiờu của nhúm 
Xỏc định mục tiờu cú vai trũ quyết định đến sự thành cụng của nhúm; 
Tất cả cỏc thành viờn trong nhúm cần xỏc định chớnh xỏc mục tiờu mà họ cần hướng tới; 
Cỏc mục tiờu này là ràng buộc đối với tất cả cỏc thành viờn nhúm; 
Để đạt được kết quả tốt nhất, cần đặt ra cỏc chỉ tiờu đầy thỏch thức. Tuy nhiờn phải cú tớnh khả thi và gắn với mục tiờu chung của tổ chức. 
23 
Cỏc tiờu chớ cần đạt được khi xõy dựng mục tiờu nhúm 
Lý tưởng nhất mục tiờu của nhúm được xõy dựng theo tiờu chớ SMART : 
Cụ thể ( S pecific) 
Cú thể đo lường được ( M easurable) 
Được nhất trớ ( A greed) 
Khả thi ( R ealistic) 
Cú thời hạn xỏc định ( T ime contrained) 
24 
Những điểm lưu ý khi xõy dựng nhúm 
Gõy dựng tất cả cỏc mối quan hệ cú thể cú ớch cho nhúm (trong và ngoài nhúm); 
Giữ tất cả cỏc mối quan hệ trong nhúm được ổn định; 
Đảm bảo tất cả những người liờn quan nghe và hiểu rừ những tin tốt đẹp; 
Nếu cú vấn đề ngấm ngầm trong bất cứ mối quan hệ nào của nhúm, hóy giải quyết vấn đề đú một cỏch nhanh chúng. 
25 
26 
Tổ chức nhúm làm việc 
Nhúm khụng đơn giản chỉ tập hợp nhiều người làm việc cựng nhau dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý 
Nhúm làm việc là một tập thể cỏc cỏ nhõn cú cỏc kỹ năng bổ sung cho nhau để phục vụ cho mục đớch chung với trỏch nhiệm tập thể 
Trong nhúm, mỗi thành viờn tựy theo khả năng, năng lực, cỏ tớnh mà được giao những nhiệm vụ, vai trũ khỏc nhau. 
27 
Sơ đồ phõn cụng nhúm 
Người gieo 
ý tưởng 
Người phản biện 
Người phỏt 
triển ý tưởng 
Người khai thỏc Người triển 
Nguồn lực khai 
Người K. tra/ Người phối hợp Người làm việc 
 Đỏnh giỏ trực tiếp 
í tưởng 
Con người 
 Cụng việc 
28 
 Tổ chức làm việc nhúm 
28 
Đồng nghiệp nờu ý tưởng mới cho nhúm 
Người quan sỏt và theo dừi cỏc ý kiến của nhúm 
Thành viờn trong nhúm phỏt biểu, chất vấn 
Trưởng nhúm đỏnh giỏ ý tưởng mới 
29 
Huấn luyện nhúm 
Huấn luyện sẽ giỳp: 
Cải thiện cỏc kỹ năng chuyờn mụn của cỏc thành viờn trong nhúm; 
Xõy dựng cỏc mối quan hệ giữa cỏc thành viờn và giữa người quản lý và cỏc thành viờn của nhúm; 
Nõng cao cỏc kỹ năng của toàn nhúm 
Hỡnh thức huấn luyện 
Nờn sử dụng hỡnh thức huấn luyện ngoại cảnh. Tức là đưa nhúm đến một địa điểm cỏch xa nơi làm việc để tham gia một buổi huấn luyện; 
Hóy đưa nhúm đến một nơi đó chọn cựng một chương trỡnh huấn luyện đó được xõy dựng kỹ càng; 
Nờn cho người ngoài tham gia vào buổi huấn luyện để họ đưa ra những nhận xột và gúp ý khỏch quan 
30 
Xõy dựng chương trỡnh huấn luyện 
Yờu cầu cỏc thành viờn nhúm đỏnh giỏ cỏc kỹ năng và yếu kộm của họ; 
Khớch lệ cỏc thành viờn đặt ra yờu cầu về cỏc kỹ năng cần huấn luyện; 
Tham khảo cỏc nhà tư vấn để xõy dựng khúa huấn luyện cho nhúm. 
31 
32 
	 Là nhóm cùng chia sẻ một mục đích là làm cho mọi ngưười cùng thành công 
Một nhóm làm việc tốt cần: 
	- Tập hợp những tài năng cá nhân 
	- Có cùng một viễn cảnh tưương lai 
	- Làm việc trờn tinh thần hợp tỏc 
	- Và có một ngưười lãnh đạo giỏi 
Nhóm làm việc tốt 
33 
Lãnh đạo nhóm cần 
Xác định rõ mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu của nhóm 
 Tạo ra nhiệt huyết, khơi dậy tiềm năng sỏng tạo của các thành viên trong nhúm 
 Không sợ sự khác nhau, coi trọng sự khác nhau của mỗi ngưười trong nhóm 
 Tập trung vào điểm mạnh của mỗi ngưười trong nhóm 
Coi trọng sự hỗ trợ và hợp tác lẫn nhau 
 Đào tạo về cách thức làm việc trong nhóm cho các thành viên 
 Có chính sách rõ ràng thúc đẩy không khí làm việc của nhóm 
34 
Các thành viên của nhóm cần 
Thành công 
Hiểu m ỡ nh, hiểu ngưười 
Quản lý tốt bản thân 
Kỹ năng truyền đạt tốt 
Lắng nghe 
Chia sẻ 
Khả năng thưương lưượng, thuyết phục 
... 
35 
Hành vi không hiệu quả khi làm việc nhóm 
Hiếu thắng 
Không lắng nghe ý kiến ngưười khác 
Lấn át ngưười khác, thích gây ảnh hưưởng áp đảo 
Khoe khoang thích thể hiện 
Chỉ coi trọng cá nhân m ỡ nh 
Lảng tránh 
36 
Hành vi có hiệu quả khi làm việc nhóm 
Chia sẻ thông tin 
Làm rõ ý nghĩa của lời nói hay thông tin 
Tóm tắt các ý tưưởng có liên quan 
Kiểm tra tính thực tiễn 
Phối hợp/ Điều hoà 
Khuyến khích ngưười khác 
37 
Những vấn đề của nhúm  
Mõu thuẩn khụng lành mạnh 
Khụng đạt được sự nhất trớ 
Nhúm khụng thể giao tiếp 
Ít tham gia 
Thiếu tiến bộ 
Lónh đạo vụ lý 
38 
Mõu thuẩn khụng lành mạnh 
Khụng đạt được sự nhất trớ 
39 
Nhúm khụng thể giao tiếp 
40 
Ít tham gia 
41 
Thiếu tiến bộ 
42 
Lónh đạo vụ lý 
43 
Thảo luận nhúm 
Hỡnh thức hoạt động nào của nhúm cho phộp cỏc thành viờn nờu ra những ý kiến đề xuất cải tiến cụng việc và tiếp thu cỏc ý kiến đúng gúp. 
44 
Thảo luận  
Cỏc hỡnh thức cú hiệu quả: 
Duy trỡ cỏc cuộc họp nhúm định kỳ 
Tổ chức thảo luận tổ 
Trao đổi cụng việc giữa cỏc thành viờn 
Trao đổi riờng giữa nhúm trưởng với cỏc thành viờn 
45 
46 
Đỏnh giỏ kết quả thực hiện của nhúm 
Đỏnh giỏ kết quả hoạt động của nhúm, nhận dạng những yếu kộm, hạn chế để tỡm cỏch khắc phục là quy trỡnh bắt buộc và khụng thể làm hỡnh thức; 
Đảm bảo cỏc đỏnh giỏ là cú cơ sở và trung thực; 
Cú thể sử dụng cỏc chuyờn giỏ đỏnh giỏ độc lập từ bờn ngoài nếu cần. 
46 
47 
Cỏc đối tượng và khớa cạnh đỏnh giỏ 
47 
48 
Cỏc đối tượng và khớa cạnh đỏnh giỏ  
48 
49 
Đặc điểm của nhúm hiệu quả và nhúm khụng hiệu quả