Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán - Chương 4: Tổ chức hạch toán các yếu tố cơ bản của sản xuất kinh doanh

 ra, cần tổ chức khấu hao theo nguồn hình thành của TSCĐ, giúp cho việc 
phân cấp quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản hình thành do khấu hao. 
Bên cạnh việc tính khấu hao còn phải lựa chọn hình thức sổ cần thiết để ghi chép 
khấu hao. Ghi sổ theo một trình tự nhất định có thể thực hiện trên hệ thống bảng phân 
bổ khấu hao. Bảng này được kết câú và có nội dung ghi chép khác nhau tuỳ theo hình 
thức kế toán được vận dụng. Có 2 cách lập bảng tính và phân bổ khấu hao: 
+ Cách 1: Lấy số khấu hao tháng trước cộng trừ với số khấu hao tăng giảm trong tháng 
này. 
+ Cách 2 Lấy giá trị TSCĐ hiên có đầu kỳ nhân với tỷ lệ khấu hao. 
4. Tổ chức hạch toán sửa chữa TSCĐ 
 Tổ chức hạch toán sửa chữa TSCĐ bao gồm các công việc: 
- Lập lich sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên cho từng loại tài sản, trong đó 
quy định thời gian, nội dung công việc sửa chữa, phương thức sửa chữa tính cho năm 
báo cáo. 
- Lập dự toán chi phí sửa chữa lớn theo khối lượng sửa chữa và phương thức sửa 
chữa, ghi chi phí dự toán vào giá thành. 
- Ghi nhận chi phí sửa chữa lớn thực chi, sửa chữa thường xuyên cho từng đối 
tượng tài sản được sửa chữa. 
- Tổ chức thanh quyết tóan với đơn vị sửa chữa tự làm trong nội bộ doanh nghiệp 
và với đơn vị ngoài nhận thầu. 
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp, chi tiết về ghi nhậ theo trình tự nhất định. 
Các chứng từ gốc liên quan đến sửa 
chữa: 
- Hợp đồng. 
- Bản dự toán. 
- Kế hoạch sửa chữa . 
- Chứng từ về chi phí tiền tệ phát 
sinh . 
- Biên bản bàn giao TSCĐ đã sửa 
chữa 
Bảng kê phí cho đối 
tượng chịu phí 
Bảng phân bổ chi phí sửa chữa 
cho đối tượng chịu chi phí 
Sổ cái cho tài khoản 
sản xuất và chi phí 
Sổ nhật ký phí 
(1) 
(1) 
(3) 
(2) 
(4) 
(4) 
(3) 
166 
Quy trình tổ chức kế toán sửa chữa TSCĐ 
Nguyên tắc tổ chức hạch toán sửa chữa TSCĐ: 
- Nếu công việc sửa chữa tiến hành theo phương thức đấu thầu, kế toán trưởng 
phải ký hợp đồng sửa chữa và thỏa thuận trước phương thức thanh toán với người nhận 
thầu. 
- Xác định trình tự hạch toán tổng hợp, chi tiết TSCĐ theo hình thức kế toán phù 
hợp: từ khâu chứng từ gốc, mở bảng kê, bảng phân bổ chi phí sửa chữa ; mở sổ tổng 
hợp theo dõi chi phí sửa chữa của công trình dở dang chưa hoàn thành hoặc chưa quyết 
toán. 
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp chọn hình thức kế toán theo chứng từ ghi sổ thì các thẻ, bảng 
kê, bảng phân bổ được kết cấu theo nguyên tắc của một chứng từ ghi sổ ; sau đó chi phí 
được ghi vào sổ nhật ký kết cấu theo nguyên tắc sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, và cuối cùng 
phản ánh vào sổ cái theo từng loại tài khoản chi phí có liên quan. 
III. Tổ chức hạch toán vật liệu các loại vật tư khác. 
1.Các thông tin cần sử dụng về quản lý vật tư: 
 - Mức tồn kho thực tế ; chênh lêch của mỗi loại vật tư tồn khấu hao so với định mức 
dự trữ an toàn của kinh doanh và định mức tối thiểu, tối đa. 
- Mức vật tư nhập vào trong kỳ cho mục đích kinh doanh. 
- Tình hình tiêu dùng vật tư các loại cho sản xuất và hiệu quả sử dụng số vật tư đó 
.2. Nội dung 
- Phân loại vật tư. 
- Lựa chọn phương pháp đánh giá vật tư trong kỳ cho hợp lý. 
- Tổ chức qúa trình ghi chép của kế toán về vật tư nhập kho, dự trữ, xuất dùng cho các 
bộ phận theo trình tự từ chứng từ ban đầu, kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp trên các tài 
khoản kế toán. 
3. Các tiền đề tổ chức hạch toán vật tư một cách có hiệu quả. 
- Thiết lập được kế hoạch cung ứng vật tư theo nhu cầu vật tư của phân xưởng, khu vực 
sản xuất kinh doanh. 
- Xây dựng được định mức dự trữ vật tư trong khấu hao và tổ chức tốt kho hàng để tạo 
thuận lợi cho việc quản lý và ghi sổ kho, sổ kế toán. 
- Xây dựng hệ thống định mức tiêu dùng vật tư, đặc biệt là vật tư chế tạo, vật tư chủ 
yếu, theo yêu cầu tiết kiệm tiêu dùng và yêu cầu nâng cao chất lượng hàng hoá sản xuất 
dịch vụ tiêu dùng. 
- Xác định rõ ràng trách nhiệm vật chất của các cá nhân, tổ chức có liên quan tới sự an 
toàn của vật tư mua, dự trữ, tiêu dùng ; xây dựng qui chế xử lý rõ ràng nghiêm ngặt 
trường hợp vật tư ứ đọng, thừa thiếu, hao hụt, giảm giá.... 
4. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ mua và nhập kho vật tư sản xuất 
Tham gia qúa trình cung ứng vật tư cho sản xuất bao gồm: nhân viên cung ứng, 
thủ kho vật tư và kế toán vật tư, ba bộ phận này giám đốc qúa trình cung ứng thông qua 
hợp đồng mua bán, gia công chế biến...Nội dung tổ chức kế toán mua vật tư, tự chế nhập 
kho bao gồm: 
a. Tổ chức phương thức mua hàng và theo dõi thực hiện hợp đồng cung ứng với 
từng khách hàng. 
Kiểm tra việc hoàn thành hợp đồng cung ứng cho phòng cung tiêu theo dõi, có thể lập 
sổ theo dõi hợp đồng cung ứng theo mẫu 
167 
Hợp đồng cung ứng 
Hợp đồng và đơn đặt 
hàng Kỳ hạn 
Cung ứng 
Ten vật tư và số lượng cung ứng 
Ngàỳ 
tháng 
Số hiệu 
Chứng từ 
A B C Cộng 
 Cộng 
Bảng theo dõi nhập hàng theo hợp đồng và đơn đặt hàng 
 Hợp đồng:................................... 
Chứng từ mua 
vào 
Chứng từ nhập Chứng từ vận chuyển 
Loại vật tư 
và lượng 
Ghi chú 
chất 
lượng 
Ngày 
tháng 
Số 
hiệu 
chứng 
từ 
Ngày 
tháng 
Số hiệu 
chứng 
từ 
Ngà
y 
thán
g 
Số hiệu 
chứng 
từ 
Số hiệu 
phương 
tiện 
vận 
chuyển 
A B C 
.
. 
Vật tư 
b.Tổ chức mua hàng theo phương thức đã thoả thuận trong hợp đồng 
Nội dung bao gồm các bước công việc: 
Tổ chức vận chuyển vật tư mua và tiếp nhận vật tư về kho hoặc địa chỉ nhập hàng 
ngày quy định. 
Hoàn thiện tiếp nhận các chứng từ gốc phản ánh lượng vật tư mua và các phí tổn mua: 
Hoá đơn người bán lập gởi cùng hàng hoặc gởi riêng, vận đơn, giấy tạm ứng, phiếu chi, 
báo nợ.... các chứng từ trên được đối chiếu với hợp đồng và được kiểm tra sau đó chuyển 
cho kế toán ghi sổ vật tư và sổ thanh toán và các loại sổ liên quan khác như: sổ quỹ, sổ 
theo dõi tiền gởi. 
- Tổ chức nhập kho, vào sổ kho vật tư đã về, kiểm nhận theo thực tế và theo chứng từ. 
-Tổ chức ghi sổ kế toán số hàng về kho theo chứng từ đã về và chứng từ nhập kho 
(phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận, biên bản thừa thiếu vật tư...). 
c.Tổ chức thanh toán với người bán 
Thanh toán có thể là thanh toán trực tiếp tại doanh nghiệp, hoặc do ngân hàng tiến 
hành. Khi nhận được toàn bộ số hàng theo hợp đồng, kế toán xác định số nợ phải trả theo 
chứng từ mua nhận được và chứng từ nhập hàng ; căn cứ báo nợ của ngân hàng và phiếu 
chi tiền mặt tại doanh nghiệp, kế toán ghi sổ phần thanh toán số tiền hàng và trả cho 
người bán. 
3. Tổ chức hạch toán kế toán kho vật tư 
Tổ chức kế toán kho vật tư cần tiến hành trên các cơ sở sau: 
- Cần phải tạo lập hệ thống kho tàng, bến bãi cần thiết và đủ yêi cầu quản lý vật tư dự 
trữ. Nghĩa là các địa điểm quản lý vật tư phải được chuyên môn hoá theo yêu cầu quản lý 
từng loại vật tư. 
- Phải trang bị các dụng cụ cân đong đo đếm, và các phương tiện kỹ thuật khác để kiểm 
nhận cũng như xuất kho chính xác vật tư. 
- Phải có đội ngũ thủ kho và kế toán kho đủ năng lực nghiệp vụ kinh doanh kho hàng, 
để tổ chức kho vật tư theo yêu cầu đảm bảo chất lượng vật tư dự trữ, xuất vật tư thuận 
tiện và tránh mất mát hao hụt vật tư. 
Yêu cầu tổ chức công tác kế toán dự trữ vật tư và kho vật tư là: 
+ Nội dung tổ chức phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. 
+ Nội qui quản lý kho phải cụ thể chặt chẽ, trách nhiệm vật chất của các cán bộ kế 
168 
toán, quản lý trực tiếp kho phải quy định rõ ràng. 
+ Phải đảm bảo trình độ nghiệp vụ kho hàng cho cán bộ quản lý, kế toán kho và thủ 
kho. 
Nội dung tổ chức kế toán dự trữ vật tư bao gồm: 
+ Xây dựng chế độ kiểm nhận vật tư nhập, xuất kho và trách nhiệm lập, luân 
chuyển chứng từ mua, nhập và xuất kho giữa nhân viên cung ứng - thủ kho - kế toán 
kho vật tư ; chế độ luân chuyển và trách nhiệm luân chuyển chứng từ từ kho vật tư được 
quy định như sau: 
Nhân viên cung ứng thuộc phòng cung tiêu sẽ là người lập các chứng từ nhập xuất 
vật tư, sau khi tiếp nhận được các chứng từ mua vật tư do do người bán chuyển đến, 
chứng từ được chuyển đến thủ kho để làm thủ tục nhập và xuất kho vật tư ; sau khi nhập 
và xuất kho xong chứng từ được chuyển về phòng kế toán ; kế toán vật tư kế toán thanh 
toán sẽ tiếp nhận và ghi sổ kế toán. 
+ Tổ chức ghi sổ kho vật tư và sổ kế toán vật tư thích hợp với điều kiện cụ thể về: 
loại vật tư, đặc điểm bố trí kho tàng về không gian, trình độ nghiệp vụ về kho và kế toán 
kho. 
Theo nguyên tắc kho chỉ quản lý về số lượng, sổ kho sẽ mở theo hình thức thẻ kho 
cho từng loại hoặc sổ kho chi từng loại. Ghi thẻ hoặc sổ kho theo số thực nhập, thực dự 
trữ và theo số lượng hiện vật, không ghi theo giá trị. 
Sổ kế toán vật tư dự trữ phải theo dõi cả số lượng và hiện vật cho từng kho và 
từng loại vật tư (sổ, thẻ hạch toán chi tiết) và ghi tổng hợp chung vật tư các loại (sổ tổng 
hợp). Ghi sổ kế toán phải gh theo nguyên tắc đối ứng tài khoản. 
+ Tổ chức ghi sổ kế toán vật tư tại kho theo chỉ tiêu nhập xuất, còn lại phải đáp 
ứng yêu cầu quản lý: vật tư nhập từ đâu (mua, tự chế, thu hồi từ sản xuất....), nhập bằng 
nguồn nào tài trợ, xuất cho mục đích gì, tình trạng vật tư trong dự trữ.... 
+ Tổ chức kiểm kê và điều chỉnh vật tư dự trữ trên sổ kho và sổ kế toán. 
4.Tổ chức hạch toán vật tư xuất dùng cho sản xuất 
Nội dung tổ chức hạch toán vật tư xuất dùng bao gồm: 
- Xác định phạm vi và đối tượng tập hợp chi phí vật tư xuất dùng, nội dung này chuẩn 
bị cho việc thiết kế chứng từ, sổ sách hạch toán vật tư xuất dùng. 
- Tổ chức chứng từ, sổ sách ghi phát sinh vật tư xuất dùng, còn lại chưa dùng, vật tư 
thừa, không càn dùng. 
Nội dung này được thực hiện trên các tài khoản: 
 + Tài khoản nơi sử dụng. 
+ Tài khoản vật tư. 
IV. Tổ chức hạch toán các yếu tố lao động sống. 
1. Nhiệm vụ và những tiền đề tổ chức hạch toán lao động. 
Nhiệm vụ tổ chức yếu tố lao động sống: 
+ Tổ chức hạch toán cơ cấu lao động hiện có trong cơ cấu sản xuất, kinh doanh và 
sự tuyển dụng, sa thải, thuyên chuyển lao động trong nội bộ đơn vị theo quan hệ cung cầu 
lao động cho kinh doanh. 
+Tổ chức theo dõi việc sử dụng lao động tại các nơi làm việc để có thông tin về số 
lượng và chất lượng lao động ứng với công việc đã bố trí tại nơi làm việc. 
+ Tổ chức hạch toán qúa trình tính công và trả tiền công cho người lao động trong 
khuôn khổ chế độ trả công, hình thức trả công và phương thức thanh toán tiền công lao 
động hiện đang áp dụng. 
+ Tổ chức phân công lao động kế toán hợp lý trong phần hoá đơnàh kế toán yếu tố 
lao động và tiền công lao động. 
Nguyên tắc chung để thực hiện được các nhiệm vụ nêu trên về lao động và tiền 
lương là: lựa chọn và vận dụng tronh thực tế hoạt động kinh doanh của đơn vị một số 
169 
lượng chứng từ, sổ sách (tài khoản), nội dung ghi chép thông tin trên sổ sách và hệ thống 
báo cáo kế toán hợp lý về lao động và tiền lương đủ cho yêu cầu quản lý, đặc biệt là quản 
lý nội bộ. 
2. Những tiền đề cần thiết cho việc tổ chức hạch toán yếu tố lao động. 
- Phải xây dựng được cơ cấu sản xuất hợp lý: đây là tiền đề cho việc tổ chức lao 
động khoa học tại nơi ìam việc, cho tổ chức ghi chép ban đầu về sử dụng lao động. 
 - Thực hiện tổ chức tốt lao động tại nơi làm việc. 
- Phải xây dựng được các tiêu chuẩn định mức lao động cho từng loại lao động, 
từng loại công việc và hệ thống quản lý lao động chặt chẽ cả về mặt tổ chức nhân sự, nội 
qui, qui chế, kỷ luật lao động. 
- Phải xác định trước hình thức trả công hợp lý vf cơ chế thanh toán tiền công 
thích hợp có tác dụng kích thích vật chất người lao động nói chung và lao động kế toán 
nói riêng. 
- Phải xây dựng nguyên tắc phân chia tiền công khi nó có liên quan tới nhiều loại 
hoạt động kinh doanh, nhiều loại sản phẩm làm ra, để tính tiền lương hợp lý trong giá 
thành. 
3.Tổ chức hạch toán lao động và kết quả lao động 
Nội dung thông tin cần thu thập là: 
- Số lượng lao động được sử dụng, tăng, giảm, di chuyển... được xắp sếp theo các 
tiêu thức phân loại nhất định để quản lý: theo trình độ thành thạo ngân hàngề nghiệp, theo 
nơi lao động, theo giới tính, theo tuổi đời... 
Để có được các thông tin này cần sử dụng các hệ thống chứng từ gốc và sổ sách 
chuyên dùng: hợp đồng lao động, quyết địnhtuyển dụng, sa thải lao động, giấy cho thôi 
việc, giấy thuyên chuyển công việc nội bộ...; các sổ lao động được mở cho từng cơ cấu 
lao động. 
- Chỉ tiêu kết quả lao động: thời gian lao động hao phí, số lượng dịch vụ, sản 
phẩm, hàng hoá đã tạo lập ra trong khoảng thời gian bao nhiêu ? 
Chỉ tiêu này được thực hiện thông qua hệ thống chứng từ gốc như: Phiếu giao nộp 
sản phẩm, biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm ; giấy bao ốm... 
Nguyên tắc tổ chức hạch toán nghiệp vụ cơ cấu người lao động và kết quả lao động: 
+ Đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu trên các chứng từ gốc là đơn vị tổ chức lao 
động - đó là nơi làm việc của người lao động (tổ đội, phân xưởng, phòng ban,,,,) 
+ Đơn vị xử lý số liệu chứng từ gốc là bộ phận tổ chức lao động tiền lương và kế 
toán tiền lương: tại đây chứng từ được kiểm tra và phân loại, ghi sổ và lưu trữ theo quy 
định chung của Nhà nước và đơn vị. 
4. Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương và thanh toán với người lao động 
Nội dung tổ chức kế toán tiền lương và thanh toán tiền lương với người lao động bao 
gồm: 
+ Xác định trình tự tính tổ chứcán tổng mức tuyệt đối của tiền lương cho từng 
người lao động trong kỳ hạn được trả, thanh toán. 
 Để thực hiện nội dung này cần có các điều kiện: 
- Phải thu thập đủ các chứng từ có liên quan về số lượng và chất lượng lao động. 
- Phải dựa vào các văn bản quy định chế độ trả lương, thưởng, phụ cấp hiện hành 
của Nhà nước. 
- Phải xây dựng hình thức trả lương thích hợp cho từng loại lao động trước khi đi 
vào tính tóan tiền lương. 
- Phải lựa chọn cách chia tiền lương hợp lý cho từng người lao động, cho các công 
việc được thực hiện. 
170 
+ Xây dựng chứng từ thanh toán tiền lương và các khoản có liên quan khác tới 
người lao động với tư cách là chứng từ tiền lương và thanh toán. Chứng từ này được hoàn 
thành sau khi thực hiện được sự trả công cho người lao động, và trở thành chứng từ gốc 
để ghi sổ tổng hợp tài khoản Bảo hiểm xã hội. 
+ Lựa chọn tiêu thức hợp lý để phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ 
cho từng đối tượng chịu chi phí sản xuất kinh doanh: tiến hành phân chia tiền lương trực 
tiếp và gián tiếp cho đối tượng chịu chi phí tiền lương ; cuối cùng là lập chứng từ ghi sổ 
cho số liệu đã phân bổ làm căn cứ ghi sổ tổng hợp của kế toán theo nguyên tắc ghi kép. 
+ Xây dựng quan hệ ghi sổ tài khoản theo nội dung thanh toán và tính toán phân bổ 
tiền lương phù hợp với yêu cầu thông tin về đối tượng kế toán nêu trên 
Nơi làm việc 
“sử dụng người 
lao động” 
Bộ phận tổ 
chức lao động 
tiền lương 
Phòng 
kế toán 
Chứng từ gốc 
hạch toán lao 
động 
Cơ cấu lao 
động 
- Hiện có. 
- Tăng. 
- Giảm 
Kết quả lao động 
-Thời gian lao động . 
- Số lượnSP,HH 
Lập chứng từ 
gốc về tiền 
lương và 
BHXH 
Ghi sổ tổng 
hợp về: 
- Tiền lương, 
- BHXH 
- Các khoản 
khác 
(1) 
(3) 
(4) 
Ghi sổ lao động 
Báo cáo lao 
động 
(2) 
(1) 
(2) 
(5)