Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán - Chương 3: Tổ chức hệ thống sổ kế toán trong doanh nghiệp

 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 
411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466, đối ứng Nợ và Có với các tài khoản liên 
quan, các cột số dư đầu tháng, số dư cuối tháng. Cơ sở để ghi NKCT số 10: 
Căn cứ vào sổ chi tiết đầu tư chứng khoán dùng cho TK 121, 221 phần ghi Có để ghi 
vào các cột ghi Có TK 121, 221, Nợ các tài khoản liên quan ở các cột phù hợp. 
- Căn cứ vào sổ theo dõi thanh toán dùng cho các TK 136, 138, 141, 222, 244, 333, 336, 
344 phần ghi Có để ghi vào các cột ghi Có TK 136, 138, 141, 222, 244, 333, 336, 344, Nợ các 
tài khoản liên quan ở các cột phù hợp. 
- Căn cứ vào sổ chi tiết dùng chung cho các Tài khoản 128, 228, 229, 161, 171, 353, 
411, 412, 413, 414, 418, 421, 441, 461, 466, phần ghi Có để ghi vào các cột ghi Có TK 128, 
228, 229, 161, 171, 353, 411, 412, 413, 414, 418, 421, 441, 461, 466. 
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ NKCT số 10, xác định số phát sinh bên Có TK 121, 
128, 136, 138, 141, 161, 171, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 353, 
411, 412, 413, 414, 418, 419, 421, 441, 461, 466 và lấy số tổng cộng của NKCT số 10 để ghi 
Sổ Cái. 
(2) Bảng kê 
Trong hình thức NKCT có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ Bảng kê số 1 đến Bảng kê 
số 11 (Không có bảng kê số 7). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu 
hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được. 
Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số 
liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các NKCT có liên quan. 
Bảng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh 
cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng... phục 
vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng. Số liệu của bảng kê không 
sử dụng để ghi Sổ Cái. 
Kết cấu và phương pháp ghi chép của các bảng kê: 
(2.1) Bảng kê số 1 (Mẫu số S04b1-DN): Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 111 
“Tiền mặt" (Phần thu) đối ứng Có với các tài khoản có liên quan. Kết cấu và phương pháp 
ghi sổ: 
Bảng kê số 1 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ, diễn 
giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 111 đối ứng 
Có với các tài khoản liên quan và cột số dư cuối ngày. 
 133 
Cơ sở để ghi Bảng kê số 1 là các Phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc có liên quan. 
Đầu tháng khi mở Bảng kê số 1 căn cứ vào số dư cuối tháng trước của TK 111 để ghi 
vào số dư đầu tháng này. Số dư cuối ngày được tính bằng số dư cuối ngày hôm trước cộng (+) 
số phát sinh Nợ trong ngày trên Bảng kê số 1 và trừ (-) Số phát sinh Có trong ngày trên 
NKCT số 1. Số dư này phải khớp với số dư tiền mặt hiện có tại quỹ cuối ngày. 
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Bảng kê số 1, xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 
111 đối ứng Có của các tài khoản liên quan. 
(2.2) Bảng kê số 2 (Mẫu số S04b2-DN): Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK 112 
"Tiền gửi ngân hàng" đối ứng Có với tài khoản liên quan. Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 2 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của Chứng từ ghi sổ, diễn 
giải nội dung nghiệp vụ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ của TK 112 đối ứng 
Có với các tài khoản liên quan và cột số dư cuối ngày. 
Cơ sở để ghi Bảng kê số 2 là các giấy báo Có của Ngân hàng kèm theo các chứng 
từ gốc có liên quan. Cách tính số dư đầu tháng, cuối tháng, cuối ngày của TK 112 trên 
Bảng kê số 2 tương tự như cách tính số dư TK 111 trên Bảng kê số 1 . 
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Bảng kê số 2, xác định tổng số phát sinh bên Nợ TK 
112 đối ứng Có các tài khoản liên quan. 
(2.3) Bảng kê số 3 (Mẫu số S04b3-DN): Dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật 
liệu và công cụ, dụng cụ. Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán 
trong hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp lập Bảng kê số 3 phải căn cứ vào: 
+ NKCT số 5 phần ghi Có TK 331, Nợ các TK 152, 153. 
+ NKCT số 6 phần ghi Có TK 151, Nợ các TK 152, 153. 
+ NKCT số 2 phần ghi Có TK 112, Nợ các TK 152, 153. 
+ NKCT số 1 phần ghi Có TK 111, Nợ các TK 152, 153. 
+ NKCT số 7 ... 
Bảng kê số 3 gồm phần tổng hợp giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho và phần chênh 
lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán. 
Hệ số chênh lệch giá nguyên liệu, vật liệu được xác định bằng công thức: 
Hệ số 
chênh lệch giá 
Giá thực tế vật liệu 
tồn kho đầu kỳ 
+ 
Giá thực tế vật liệu 
nhập kho trong kỳ 
= 
Giá hạch toán vật liệu 
 tồn kho đầu kỳ 
+ 
Giá hạch toán vật liệu 
nhập kho trong kỳ 
Giá trị nguyên liệu, vật liệu xuất dùng trong tháng sẽ được xác định bằng (=) giá trị 
nguyên liệu, vật liệu xuất kho theo giá hạch toán (ở Bảng phân bổ số 2 - Bảng phân bổ 
nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ) nhân (x) với hệ số chênh lệch trên Bảng kê số 3. 
(2.4) Bảng kê số 4 (Mẫu số S04b4-DN): Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các TK 
152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng Nợ 
với các Tài khoản 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ 
phận sản xuất và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ. Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 4 gồm có các cột số thứ tự, các cột phản ánh số phát sinh bên Có của các 
TK152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631, các dòng 
ngang phản ánh chi phí trực tiếp sản xuất (ghi Nợ các TK 154, 631, 621, 622, 623, 627) đối 
ứng Có với các tài khoản liên quan phản ánh ở các cột dọc. 
Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 4 là căn cứ vào Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, các bảng 
kê và các NKCT liên quan để ghi vào các cột và các dòng phù hợp của Bảng kê số 4. Số liệu 
tổng hợp của Bảng kê số 4 sau khi khoá sổ vào cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi 
vào NKCT số 7. 
(2.5) Bảng kê số 5 (Mẫu số S04b5-DN): Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của các Tài 
 134 
khoản 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 356, 611, 621, 622, 623, 627, 631 
đối ứng Nợ với các Tài khoản 641, 642, 241. Trong từng tài khoản chi tiết theo yếu tố và 
nội dung chi phí: Chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ, đồ dùng ... Kết cấu và 
phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 5 gồm có các cột số thứ tự, các cột dọc phản ánh số phát sinh bên Có của 
các Tài khoản 152, 153, 154, 214, 241, 334, 335, 338, 61l, 621, 622, 627, 631... Các dòng 
ngang phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí đầu tư XDCB 
(ghi Nợ TK 641, 642, 241 đối ứng Có với các tài khoản liên quan phản ánh ở các cột dọc). 
Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 5 là các Bảng phân bổ số 1, số 2, số 3, các bảng kê và 
NKCT có liên quan để ghi vào các cột và các dòng phù hợp với Bảng kê số 5. Số liệu tổng 
hợp của Bảng kê số 5 sau khi khoá sổ cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi vào 
NKCT số 7. 
(2.6) Bảng kê số 6 (Mẫu số S04b6-DN): Dùng để phản ánh chi phí phải trả và chi phí trả 
trước (TK 242 “Chi phí trả trước ”, TK 335 “Chi phí phải trả”, TK 352 “Dự phòng phải trả”, 
TK 356 “Quỹ phát triển khoa học và công nghệ”). Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 6 gồm có các cột số thứ tự, diễn giải nội dung chứng từ dùng để ghi sổ, số 
dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ, số phát sinh Nợ và phát sinh Có đối ứng với các tài khoản liên 
quan. Cơ sở để ghi vào Bảng kê số 6: 
- Căn cứ vào các bảng phân bổ tiền lương, nguyên vật liệu, khấu hao TSCĐ và các 
chứng từ liên quan để ghi vào phần số phát sinh Nợ của TK 242, TK 335, TK 352, TK 356 
đối ứng Có các tài khoản liên quan. 
- Căn cứ vào kế hoạch phân bổ chi phí để ghi vào bên Có TK 242, căn cứ vào kế 
hoạch chi phí phải trả để ghi vào bên Có TK 335, căn cứ vào các khoản dự phòng phải trả 
phải trích lập để ghi vào bên Có TK 352, căn cứ vào số quỹ phát triển khoa học và công 
nghệ phải trích lập để ghi vào bên Nợ các tài khoản liên quan. 
Cuối tháng hoặc cuối quý, khoá sổ Bảng kê số 6, xác định tổng số phát sinh bên Có 
TK 242, 335, 352, 356 đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan và lấy số liệu tổng cộng của 
Bảng kê số 6 để ghi NKCT số 7 (Có TK 242 và Có TK 335, 352, 356 Nợ các tài khoản). 
(2.7) Bảng kê số 8 (Mẫu số S04b8-DN): Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho 
thành phẩm hoặc hàng hoá theo giá thực tế và giá hạch toán (TK 155 “Thành phẩm”, TK 
156 “Hàng hoá”, TK 158 “Hàng hoá kho bảo thuế”). Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 8 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để ghi 
sổ, diễn giải nội dung chứng từ ghi sổ, các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ và bên Có của 
tài khoản 155, 156, 158 đối ứng Có hoặc Nợ với các tài khoản liên quan. Cơ sở để lập Bảng 
kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất và các chứng từ khác có liên quan. 
Số dư đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng được lấy từ số dư đầu tháng của TK 
155, TK 156 và TK 158 (Chi tiết theo từng loại hàng, nhóm hàng, chi tiết cho từng loại 
thành phẩm hoặc nhóm thành phẩm). 
Số phát sinh Nợ TK 155, TK 156, TK 158 đối ứng Có với các tài khoản phản ánh số 
nhập trong tháng của hàng hoá, thành phẩm, số phát sinh Có đối ứng với các tài khoản ghi 
Nợ phản ánh số xuất trong tháng của hàng hoá, thành phẩm. 
Số dư cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng bằng (=) số dư đầu tháng (+) số phát 
sinh Nợ trong tháng trừ (-) số phát sinh Có trong tháng. 
Bảng kê số 8 được mở riêng cho từng tài khoản. Số lượng tờ trong bảng kê nhiều hay 
ít phụ thuộc vào việc theo dõi phân loại hàng hoá, thành phẩm của doanh nghiệp. Số liệu 
tổng hợp của Bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng hoặc cuối quý được dùng để ghi vào 
NKCT số 8 (ghi Có TK 155, 156, 158, Nợ các tài khoản). 
(2.8) Bảng kê số 9 (Mẫu số S04b9-DN): Dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hoá, 
hàng hoá kho bảo thuế. 
Phương pháp lập Bảng kê số 9 tương tự như phương pháp lập và tính giá thành thực tế 
của vật liệu quy định ở Bảng kê số 3. 
 135 
Giá thực tế của hàng 
hoá, thành phẩm xuất 
trong tháng 
= 
Giá hạch toán của 
hàng hoá, thành phẩm 
xuất trong tháng 
x 
Hệ số chênh lệch giá 
(trên Bảng kê số 9) 
Số liệu tổng cộng cuối tháng hoặc cuối quý của Bảng kê số 8 và số 9 dùng để ghi vào 
NKCT số 8. 
(2.9) Bảng kê số 10 - Hàng gửi đi bán (Mẫu số S04b10-DN): Dùng để phản ánh các loại 
hàng hoá, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho người 
mua, giá trị dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp 
nhận thanh toán. 
Nguyên tắc theo dõi hàng gửi đi bán trên Bảng kê số 10 là theo dõi từng hoá đơn bán 
hàng từ khi gửi hàng đi đến khi được coi là đã bán. Kết cấu và phương pháp ghi sổ: 
- Bảng kê số 10 gồm có các cột số thứ tự, số hiệu, ngày tháng của chứng từ dùng để 
ghi sổ, các cột ghi Nợ và ghi Có TK 157, đối ứng Có hoặc Nợ với các tài khoản liên quan, 
cơ sở để ghi vào Bảng kê số 10 là căn cứ vào các hoá đơn và các chứng từ có liên quan. 
- Số dư đầu tháng lấy từ số dư cuối tháng trước của TK 157. 
- Số phát sinh Nợ và phát sinh Có căn cứ vào từng hoá đơn và chứng từ để ghi vào các 
cột có liên quan, mỗi hoá đơn, chứng từ ghi một dòng. 
- Số dư cuối tháng bằng (=) Số dư đầu tháng cộng (+) Số phát sinh Nợ trừ ( -) 
Số phát sinh Có. 
Số liệu tổng cộng cuối tháng hoặc cuối quý của bảng kê này sau khi khoá sổ được ghi 
NKCT số 8 (ghi Có TK 157, Nợ các tài khoản liên quan). 
(2.10) Bảng kê số 11(Mẫu số S04b11-DN): Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền 
hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 “Phải thu của khách hàng”). Kết cấu và 
phương pháp ghi sổ: 
Bảng kê số 11 gồm có các cột số thứ tự, tên người mua, số dư, các cột phản ánh số 
phát sinh bên Nợ, bên Có của TK 131 đối ứng Có hoặc Nợ với các tài khoản liên quan. 
Cơ sở để ghi Bảng kê số 11 là căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ theo dõi 
thanh toán (TK 131 “Phải thu của khách hàng”) mở cho từng người mua, và ghi một lần vào 
một dòng của Bảng kê số 11. Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Bảng kê số 11, xác định số 
phát sinh bên Có TK 131 và lấy số tổng cộng của Bảng kê số 11 để ghi NKCT số 8 (ghi Có 
TK 131, Nợ các tài khoản liên quan). 
(3) Sổ Cái (Mẫu số S05-DN): 
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong 
đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát 
sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên Sổ Cái theo tổng số lấy từ Nhật ký - Chứng 
từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng 
Có lấy từ các Nhật ký - Chứng từ liên quan. Sổ Cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng 
hoặc cuối quý sau khi đã khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ. 
 (MẪU SỔ SÁCH THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHÚNG TỪ) 
5- Hình thức kế toán trên máy vi tính 
5. 1- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính 
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được 
thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán 
được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình 
thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế 
toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. 
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: 
Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của 
hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 
 136 
5. 2- Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính) 
Ghi chú: 
 Nhập số liệu hàng ngày 
 In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm 
 Đối chiếu, kiểm tra 
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế 
toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, 
tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên 
phần mềm kế toán. 
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế 
toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái. . . ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. 
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao 
tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số 
liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã 
được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với 
báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. 
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. 
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng 
thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 
SỔ KẾ TOÁN 
 - Sổ tổng hợp 
- Sổ chi tiết 
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 
BẢNG TỔNG HỢP 
CHỨNG TỪ KẾ 
TOÁN CÙNG LOẠI 
- Báo cáo tài chính 
- Báo cáo kế toán quản trị 
PHẦN MỀM 
KẾ TOÁN 
MÁY VI TÍNH