Bài giảng Quản lý dự án phần mềm - Chương 8: Quản lý tổng thể - Nguyễn Anh Hào

QUẢN LÝ TỔNG THỂ
 Nguyễn Anh Hào
 Khoa CNTT – HV CNBCVT II
 2005 - 2006
 Quản lý tổng thể
• Quản lý tổng thể bao gồm các tiến trình cần thiết để định 
 nghĩa và liên kết các tiến trình quản lý dự án với các tiến 
 trình tạo sản phẩm của dự án, nhằm bảo đảm cho các nguồn 
 lực trong dự án được phối hợp với nhau một cách hài hòa, 
 nhất quán.
 – Công việc chính của quản lý tổng thể là hoạch định
 (plan) và lập lịch thực hiện (schedule).
 – Hoạch định: định nghĩa công việc+định nghĩa nguồn lực 
 cho công việc+phân bố thời gian cho công việc
 – Lập lịch thực hiện: phối hợp tối ưu công việc+nguồn 
 lực+thời gian thành một thời khóa biểu.
 2
 Nguyên lý W5HH
• Barry Boehm, “Anchoring the Software Process”, 1996
1. Why is the system being developed ? - hiểu việc cần làm
2. What will be done ? – Cần làm gì 
3. By When ? – Khi nào thì làm
4. Who is responsible for a function ? – Ai chịu trách nhiệm
5. Where are they organizationally located ? – Họ ở đâu
6. How will the job be done technically and manegerially ? –
 làm thế nào để công việc được thực hiện một cách có quản 
 lý và có kỹ thuật
7. How much of each resource is needed ? – Đối với mỗi 
 loại nguồn lực: ta cần nhiều đến cở nào ?
 3
 Cấu trúc tổng thể của một dự án
 Yêu cầu 
  Khởi động Tổ chức, 
 dự án stakeholders
 Hiện trạng 
 Project Charter Thay đổi yêu cầu
Lập kế hoạch Lập kế hoạch Thay đổi  Kiểm soát 
 chi tiết tổng thể kế hoạch thay đổi
 Q.Lý Chất lượng Baseline Project Plan Cải tiến, khắc phục, 
 Q.Lý Phạm vi phòng ngừa
 Q.Lý Thời gian  Thực hiện Giám sát & 
 Q.Lý Chi phí dự án điều khiển 
 Q.Lý Nhân lực
  Các chuyển giao
  Kết thúc 
 dự án
 4
 Stakeholders
Là những người có một hoặc nhiều vai trò đối với dự án.
• Trưởng dự án
• Người phát triễn hệ thống :nghiên cứu các bài toán và nhu 
 cầu của tổ chức để quyết định cách thức mà hệ thống thông 
 tin và công nghệ thông tin trợ giúp cho tổ chức.
• Người sử dụng là những chuyên viên trong chuyên môn 
 nghiệp vụ sẽ nêu yêu cầu và nghiệm thu hệ thống
• Người quản lý (trưởng phòng, giám đốc) cung cấp nguồn 
 lực, quỹ và đặt ra các yêu cầu tổng quát (mức chiến lược và 
 chiến thuật) cho dự án
• Các chuyên gia tư vấn
 5
 1. Khởi động dự án
1. Xác định tính khả thi của dự án trong việc tạo ra giá trị 
 MOV cho tổ chức thụ hưởng
2. Thiết lập môi trường cho dự án hoạt động
 6
 a) Xác định tính khả thi của dự án
• Xác định vai trò / ý nghĩa của dự án đối với tổ chức 
 – Diễn tả các yêu cầu của tổ chức thành yêu cầu cải tiến hệ 
 thống mà dự án sẽ làm - đây là bước xác định những vấn 
 đề mà dự án sẽ giải quyết cho tổ chức.
 – Định nghĩa các chuyển giao, dead-lines, để khẳng định 
 giá trị mà dự án tạo ra (MOV).
• Xác định các đặc tính nổi bật của dự án để đánh giá mức độ 
 hữu dụng của nó đối với tổ chức (xét về chi phí, lợi ích, 
 công nghệ,)
• Xác định chi phí, thời gian, độ phức tạp và rủi ro của dự án, 
 để ước tính khả năng thu hồi vốn cho tổ chức (S.W.O.T.).
 7
 S.W.O.T
~ để đánh giá năng lực của dự án và thời điểm thích hợp để 
thực hiện dự án
 Khả năng Hoàn cảnh
 Thuận lợi Điểm mạnh Cơ hội
 Khó khăn Điểm yếu Nguy cơ
 8
 b) Thiết lập môi trường cho dự án
1. Thiết lập nhóm khởi động dự án
• Xác định những người quan trọng có vai trò khẳng định 
 yêu cầu đối với dự án (từ tổ chức thụ hưởng)
• Xác định các tác nhân và mối quan hệ với dự án.
• Xác định quyền hạn và trách nhiệm của trưởng dự án 
 (được nêu trong Project Charter).
2. Thiết lập quan hệ với tổ chức thụ hưởng
• Quan hệ cần thiết lập đến cá nhân trong nhóm dự án với 
 cá nhân được phân công trong nội bộ của tổ chức thụ 
 hưởng.
 9
 Thiết lập môi trường cho dự án (tt)
3. Thiết lập các thủ tục quản lý dự án
• Các phương thức để liên lạc, báo cáo và phân công
• Các thủ tục để giải quyết các thay đổi, rủi ro
4. Thiết lập môi trường làm việc cho dự án
• Tổ chức - bố trí các công cụ, phương tiện cho dự án
• Lập hồ sơ tài liệu chứa thông tin cần thiết cho các hoạt 
 động của dự án
 – hướng dẫn, lưu đồ, biểu đồ, đặc tả,. dùng cho tất cả 
 các thành viên của dự án.
 10
 Project Charter (tôn chỉ của dự án)
Gồm các nội dung chính sau đây:
1. Các vấn đề của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến
2. Mục tiêu của dự án
3. Yêu cầu đối với dự án
4. Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án 
5. Giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies)
6. Chuyển giao (deliverables) và mốc đánh giá (milestones) 
7. Lợi ích của dự án đ/với tổ chức, và kinh phí thực hiện
8. Nơi cấp nguồn lực cho dự án
9. Vai trò và trách nhiệm của Stakeholders đối với dự án 
 (trong đó có nhiệm vụ và quyền hạn của trưởng dự án)
 11
 2, 3. Lập kế hoạch dự án
1. Xác định phạm vi và mức độ thực hiện dự án.
• Phạm vi dự án: gồm phạm vi công việc, và phạm vi sản 
 phẩm (chuyển giao).
• Khẳng định những gì dự án thực hiện và không thực hiện, 
 để bảo đãm cho dự án khả thi khi nguồn lực bị giới hạn.
2. Phân chia dự án thành nhiều công việc quản lý được
• Dự án phải được kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện 
 để điều chỉnh khi cần thiết. Các công việc quản lý được là 
 các công việc mà người quản lý có thể giám sát trạng thái 
 của nó để điều khiển từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
• Work Breakdown Structure (WBS) là cấu trúc để phân rã 
 sản phẩm và công việc tạo sản phẩm.
 12
 Các công việc quản lý được
Là những công việc thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:
1. Đủ đơn giản, nhỏ để có thể phân công cho 1 người thực 
 hiện và thực hiện đúng.
2. Biết rõ hậu quả của công việc
3. Kết quả của công việc có thể đo lường được.
4. Biết rõ phương pháp hoặc kỹ thuật thực hiện công việc
5. Biết rõ các ràng buộc (phụ thuộc) giữa công việc với các 
 công việc trước nó và sau nó.
 13
 Hoạch định dự án (tt)
3. Ước tính và hoạch định nguồn lực
• Được thực hiện từ dưới lên, ước tính cho từng công việc ở 
 mức chi tiết nhất lên đến mức tổng quát nhất. 
• Tính nguồn lực cho từng công việc căn cứ vào kích cở 
 (khối lượng; mức độ nhiều ít, độ phức tạp) của công việc, 
 đựa trên kinh nghiệm, hoặc các công việc tương tự đã biết.
4. Lập lịch thực hiện (scheduling)
• Sử dụng nguồn lực có sẵn để ước tính thời gian thực thi 
 mỗi công việc trong WBS dựa trên thời gian dự kiến hoàn 
 tất công việc của một nguồn lực "chuẩn" (năng lực bình 
 quân)
 14
 Lịch thực hiện dự án
Là thời khóa biểu của dự án, thỏa mãn các yêu cầu sau:
1. Chỉ có những công việc quản lý được.
2. Tất cả các công việc quản lý được của dự án đều được 
 phân công đến từng cá nhân (cùng với các công cụ và cách 
 thực hiện), để họ biết rõ tất cả những gì cần làm cho dự án.
3. Tất cả các công việc đều chỉ nhằm làm thỏa mãn cho BPP, 
 để bảo đảm tính khả thi của dự án (không bị vượt quá kinh 
 phí, thời gian,..).
4. Phương pháp kiểm tra đánh giá kết quả của công việc được 
 thiết lập cùng với lịch thực hiện
 15
 Hoạch định dự án (tt)
5. Lập kế hoạch liên lạc. gồm các thủ tục báo cáo công việc, 
 kênh thông tin và lịch họp để thông tin giữa những người 
 quản lý, thành viên của dự án, và khách hàng. Vd: Khi nào 
 lập báo cáo gì và cho ai. Trong kế hoạch cần quy định các 
 hình thức liên lạc phù hợp (bằng điện thoại, Email, họp,)
6. Lập các tiêu chuẩn và thủ tục. Các chuẩn (standards) là 
 những bộ tiêu chí dùng để đo lường, đánh giá kết quả thực 
 hiện. Hoạt động này chủ yếu là để đặc tả các tiêu chuẩn và 
 thủ tục chuyển giao như cách tạo, cách kiểm tra (bởi nhóm 
 dự án, khách hàng) để bảo đãm dự án có chất lượng tốt, và 
 để phối hợp thực hiện
 16
 Hoạch định dự án (tt)
7. Xác định và đánh giá rủi ro. Rủi ro phát sinh từ công 
 nghệ mới, tâm lý không muốn thay đổi của người sử dụng, 
 thiếu nguồn lực hoặc năng lực hoạch định,Quản lý rủi 
 ro là để tránh tác hại do rủi ro gây ra.
 Công việc Rủi ro Mức độ Xác xuất Tác hại Biện pháp
 ảnh hưởng xảy ra
 Xác định Không rõ Cao 50 % Rất cao Prototyping 
 yêu cầu ràng (mẫu thử)
 Xác định Người cần Cao 20 % Cao Lập lịch hẹn 
 yêu cầu phỏng vấn dự phòng
 vắng mặt
 17
 Hoạch định dự án (tt)
8. Lập kế hoạch thu chi. Kế hoạch sử dụng kinh phí có
 cân đối giữa chi phí và lợi nhuận thu được từ dự án.
9. Lập “Statement of Work” thể hiện tất cả các công
 việc mà dự án cam kết thực hiện, và nêu rõ dự án phải
 chuyển giao những gì. Đây là cam kết của nhóm dự án
 đối với khách hàng (cơ sở của các hợp đồng).
10. Lập Baseline Project Plan (BPP). Để làm tài liệu
 quản lý dự án. Tài liệu này được làm cơ sở để tiến
 hành và đánh giá tất cả các công việc của dự án.
 18
 Baseline Project Plan (BPP)
I. Phần giới thiệu
II. Phần mô tả giải pháp được chọn
 – Các phương án đã biết, giải pháp được chọn, kết quả 
 từ giải pháp, các rủi ro và cách khắc phục.
III. Phần đánh giá khả thi
 – Nêu những khó khăn (rủi ro) và các phương án khắc 
 phục để chứng tỏ dự án có khả năng thực hiện được.
IV. Kế hoạch quản lý chi tiết 
 – Định chuẩn cho từng công việc như kết quả phải đạt, 
 thời gian thực hiện, hạn mức chi phí.
 – Các quy tắc, ràng buộc, thủ tục.
 19
 Ước lượng phương án (Rating)
1. Phân rã tiêu chí và định mức 2. Cho điểm từng phương án 
độ quan trọng của mỗi tiêu chí trên từng tiêu chí và tính tổng 
đối với mục tiêu chung của các điểm của mỗi phương án
phương án
 Mục tiêu Dự án A Dự án B
 0.3 0.7
 C1 C2 ĐA11 ĐA22 ĐB22
 Điểm đánh giá trên mỗi tiêu chí Ci
 0.5 0.5 0.6 0.4
 C11 C12 C21 C22 C11 C12 C21 C22
 W11= 0.3 x 0.5 = 0.15 W22= 0.28 W11 W12 W21 W22
 Tiêu chí đánh giá Ci và mức RA = (  ĐAi * Wi ) / ( Wi )
 độ quan trọng của nó, Wi RB = (  ĐBi * Wi ) / ( Wi) 20
 Case Study
Công ty Broadway Entertainment cần thiết lập một phần mềm 
 phân tích thị trường gồm có 3 công việc : phân nhóm 
 khách hàng, in cánh bướm tiếp thị cho từng nhóm và giám 
 sát các đơn đặt hàng của khách.
Sự thành công của hệ thống này phụ thuộc vào chi phí đầu tư 
 (phần cứng, phần mềm), thời gian xây dựng hệ thống và 
 khả năng đáp ứng của các chức năng được tích hợp vào 
 phần mềm.
 21
 Case Study. Thiết lập các tiêu chí đánh giá
 Goal: p.án 
 tốt nhất
 0.25 0.5
 Chi phí 0.25 Chức năng
 0.5 0.3
 Thời gian In
 0.5 0.4 0.3
 P.cứng 0.25 0.15
 0.125 P.mềm Phân khúc Giám sát
 0.125 0.2 0.15
~ Chi Phí (phần cứng, phần mềm), Thời gian và Chức năng 
 (phân khúc, giám sát đơn đặt hàng, in cánh bướm) là các 
 tiêu chí để đánh giá các phương án, mỗi tiêu chí mang một 
 giá trị thể hiện mức độ góp phần vào sự hài lòng về 
 phương án “lý tưởng” mà công ty B.E. đang mong đợi.
 22
 Case study. Khảo sát các phương án thực tế
Tiêu chí đánh giá Ph.án 1 Ph.án 2 Ph.án 3
A. Thời gian
 Thời gian thực hiện 12 tháng 6 tháng 6 tháng
B. Chi phí
 Mua phần cứng $ 15.000 $10.000 $ 8.000
 Trang bị phần mềm $ 500.000 $ 400.000 $ 300.000
C. Chức năng
 Phân khúc thị trường Rất tốt, vì Có sẵn Có sẵn
 được làm 
 Giám sát đơn đặt hàng hết toàn bộ. Làm thêm Không có
 In cánh bướm để tiếp thị Không có Không có
 23
 Case study. Đánh giá các phương án
 P. án 1 P. án 2 P. án 3
 Hệ số
 Tiêu chí C * C * ĐiểmC * 
 Ci Điểm i Điểm i Điểm i
 Điểm Điểm Điểm
A. Thời gian 0.25 - - - - - -
 Thời gian thực hiện 0.25 4 1.0 10 2.5 10 2.5
B. Chi phí 0.25 - - - - - -
 Mua phần cứng 0.125 6 0.75 8 1.0 10 1.25
 Trang bị phần mềm 0.125 6 0.75 8 1.0 10 1.25
C. Chức năng 0.50 - - - - - -
 Phân khúc thị trường 0.20 10 2.0 10 2.0 10 2.02
 Giám sát đơn hàng 0.15 10 1.5 10 1.5 0 0
 In cánh bướm 0.15 10 1.5 0 00 0 0
 (điểm của mỗi tiêu chí) 1.00 7.5 8.0 7.0
 24
 Chọn phương án
 Nhu cầu từ nhận Nguồn lực sẵn có, Kết quả chọn
 thức và từ thực tế sử dụng được
 1. Chấp nhận
 2. Từ chối
 3. Trì hoãn
Dự án đang làm và 
 Quyết định 4. Làm lại
dự án có tiềm năng
 chọn 5. Bổ sung thêm từ 
 người sử dụng
 6. Cần chứng minh
Môi trường của tổ Các tiêu chuẩn
 chức hiện tại đánh giá
 25
 4,5,6. Thực hiện dự án 
1. Thực thi Baseline Project Plan. bao gồm khởi động các tiến
 trình, tìm và cấp nguồn lực, phân công và huấn luyện các
 thành viên mới, giữ cho dự án thực hiện đúng tiến độ và
 bảo đảm chất lượng của các chuyển giao.
2. Giám sát sự tiến triển của dự án so với BPP. Nếu tiến độ của
 dự án sớm hoặc trễ hơn so với kế hoạch, điều chỉnh lại
 nguồn lực và thời gian. Sự giám sát chi tiết còn trợ giúp
 các hoạch định được tốt hơn, cũng như các đo lường sẽ trợ
 giúp ước lượng chính xác hơn về thời gian và nổ lực cần
 thiết cho các công việc.
 26
 Thực hiện dự án (tt)
3. Quản lý các thay đổi đối với BPP. Nếu cần thay đổi, thì
 lý do thay đổi, ảnh hưởng của nó và các hành động tương
 ứng cần phải được những stackholders nhận thức rõ và
 chấp hành (quản lý cấu hình dự án).
4. Quản lý hồ sơ dự án. Hồ sơ dự án là tài liệu hướng dẫn
 cho các thành viên trong dự án thực hiện, bao gồm lý do
 của các quyết định trong quá khứ và thông tin chi tiết để
 tạo ra các báo cáo.
5. Thông tin về tình trạng của dự án. Việc thông tin về tình
 trạng dự án là nhằm chia sẽ hiểu biết về trạng thái và mục
 tiêu của dự án giữa những người tham gia dự án, nhằm tạo
 ra sự hợp tác đúng mức và tập trung.
 27
 Quản lý cấu hình của dự án
~ Là để nhận biết các thay đổi đối với dự án (đối với sản 
 phẩm và công việc) để chúng không biến thành rủi ro.
1. Các yêu cầu thay đổi phải được lập tài liệu, và phải được 
 chuyển đến người có trách nhiệm xử lý.
2. Mức độ ảnh hưởng và mức độ đòi hỏi của các yêu cầu thay 
 đổi lên “baseline” của dự án (tích cực hoặc tiêu cực) phải 
 được xem xét để chấp nhận hoặc từ chối.
3. Các yêu cầu thay đổi được chấp nhận phải được đưa vào 
 BPP để kiểm soát việc thực hiện chúng.
4. Các nội dung thay đổi lên dự án phải được thông báo đến 
 các stakeholders có liên quan (kể cả các yêu cầu thay đổi 
 bị từ chối).
 28
 7. Kết thúc dự án 
~ Bao gồm các hoạt động chuyển giao sản phẩm và kết thúc 
 tất cả các kế hoạch thực hiện trong BPP (kể cả các công 
 việc đã hoàn tất hoặc phải ngưng, và các hợp đồng liên 
 quan đến dự án). Kết thúc dự án gồm các nhóm công việc: 
 Đánh giá tổng kết dự án, chấm dứt các hợp đồng và chấm 
 dứt tráhc nhiệm của dự án đối với các nơi có liên quan.
1. Tổng kết dự án. Là buổi họp tổng kết giữa người quản lý
 dự án và khách hàng để đánh giá dự án, những gì đạt được
 và chưa được so với mục tiêu, điểm mạnh và điểm yếu
 của các chuyển giao.
 29
 7. Kết thúc dự án 
2. Chấm dứt các hợp đồng. Hoạt động này nhằm bảo đãm
 tất cả các điều khoản trên hợp đồng đều được thỏa mãn
 hoặc hủy bỏ.
3. Chấm dứt trách nhiệm của dự án.
• Khẳng định các thay đổi trên nội dung yêu cầu và sản 
 phẩm của dự án đã được tổ chức thụ hưởng biết rõ và 
 chấp nhận.
• Xác nhận dựa án đã thỏa mãn tất cả các yêu cầu.
• Khẳng định các tiêu chuẩn kết thúc trách nhiệm cho dự án 
 đã được thỏa mãn.
 30