Bài giảng Quản lý dự án một nghề nghiệp mới - Chương 1: Mở đầu

QUẢN LÝ DỰ ÁN 
MỘT NGHỀ NGHIỆP MỚI 
QLDA THỜI XƯA 
 Xây dựng Kim tự tháp ở Ai cập 
 Xây dựng các công trình thủy thời cổ đại 
 Xây dựng Đại giáo đường thánh Peter ở Rome 
 Đặc điểm kỹ thuật không hoàn chỉnh 
 Thiếu lao động 
 Vốn không ổn định 
 Khách hàng quyền lực 
QLDA THỜI NAY 
 Tổ chức hoạt động dưới dạng các dự án 
 Cần các PMPs để thực hiện quản lý dự án 
 PMI (Project Management Institute) 
 PMP (Project Management Professional) 
 2009: 350,000 PMPs 
 2012: more than 650,000 PMPs 
 CAPM (Certificate Associate in PM) 
CON ĐƯỜNG NGHỀ NGHIỆP 
 Quản lý tổng quát 
 Quản lý dự án 
 Kỹ thuật viên 
 Bắt buộc một kỹ thuật viên trở thành quản lý, mất một 
kỹ thuật viên tốt và “được” một nhà quản lý tồi 
 Nếu bạn ghét giải quyết các vấn đề thuộc về “con 
người”, đừng làm nhà quản lý 
NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
 Thankless job 
 Success is not noticeable 
 Little evidence the manager did anything 
 Project looks simple in hindsight 
 Failure is very obvious 
 The manager will get blamed when things go wrong 
 Difficult job 
 Problems to solve include: 
 Do we have the resources for the task? 
 Are we certain the task is started correctly? 
 How can we use limited resources most effectively? 
 How does recent (lack of) progress affect the plan? 
 What lessons can be learnt for future tasks? 
CHƯƠNG 1 
MỞ ĐẦU 
1. Đặc tính của một dự án 
2. Giới thiệu về quản lý dự án 
3. Giới thiệu về nhà quản lý dự án 
6 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
DỰ ÁN LÀ GÌ? 
7 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
Nhiệm vụ 
Công việc 
Mục tiêu 
Thời gian 
ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN 
 Có một/ một số mục tiêu rõ ràng 
 Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể 
 Có một thời hạn nhất định 
 Dự án là một chuỗi các hoạt động nhất thời 
 Sử dụng nguồn lực hạn chế 
 Nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách 
 Tính độc đáo/ duy nhất 
 Mục tiêu, phương thức thực hiện dự án 
8 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁN 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
9 
1. Giai đoạn khởi đầu 
 Khái niệm 
 Định nghĩa dự án 
 Thiết kế 
 Thẩm định 
 Lựa chọn 
 Bắt đầu triển khai 
2. Giai đoạn triển khai 
 Hoạch định 
 Lập tiến độ 
 Tổ chức công việc 
 Giám sát 
 Kiểm soát 
3. Giai đoạn kết thúc 
 Chuyển giao 
 Đánh giá 
CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA MỘT DỰ ÁN 
10 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
% hoàn 
thành 
dự án 
Thời gian 
Khởi đầu Triển khai Kết thúc Điểm bắt đầu Điểm kết thúc 
Chậm 
Chậm 
Nhanh 
100% 
NỖ LỰC THỰC HIỆN DỰ ÁN 
11 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
Mức nỗ lực 
của DA 
Lựa chọn Khái niệm HĐ, lập tiến độ, giám 
sát, kiểm soát 
Đánh giá 
& kết thúc 
Đỉnh (Peak) 
Tgian 
ƯỚC TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN 
12 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
Tgian 
CP dự án 
t1 t2 
CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN, NHIỆM VỤ 
 Chương trình kế hoạch dài hạn 
 Dự án 
 Nhiệm vụ nỗ lực ngắn hạn 
13 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
Chương trình 1 
Chương trình 2 
... 
Chương trình i 
... 
Chương trình n 
(Program) 
Dự án 1 
Dự án 2 
... 
Dự án i 
... 
Dự án n 
(Project) 
Nhiệm vụ 1 
Nhiệm vụ 2 
... 
Nhiệm vụ i 
... 
Nhiệm vụ n 
(Task) 
Hệ thống 
(System) 
DỰ ÁN VS. PHÒNG BAN CHỨC NĂNG 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
14 
1. Chu kỳ hoạt động rõ ràng 
2. Thời hạn nhất định 
3. Có thể kết thúc đột ngột 
4. Công việc không lặp lại 
5. Ràng buộc về thời gian, 
nguồn lực 
6. Khó dự báo thời gian, CP 
7. Nhiều kỹ năng, nguyên tắc; 
thay đổi theo giai đoạn 
8. Tỷ lệ, loại CP thay đổi liên 
tục 
9. Bản chất năng động 
1. Tồn tại lâu dài 
2. Không có đặc điểm cụ thể 
liên quan đến ngày lịch 
3. Tồn tại liên tục 
4. Công việc đã biết 
5. Ngân sách trần hàng năm 
6. Tương đối đơn giản 
7. Một vài kỹ năng, nguyên 
tắc 
8. Tương đối ổn định 
9. Bản chất ổn định 
DỰ ÁN PHÒNG BAN CHỨC NĂNG 
CÁC LOẠI DỰ ÁN 
 Dự án hợp đồng 
 Dự án nghiên cứu và phát triển 
 Dự án xây dựng 
 Dự án hệ thống thông tin 
 Dự án đào tạo và quản lý 
 Dự án bảo dưỡng lớn 
 Dự án viện trợ phát triển/ phúc lợi công cộng 
15 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
QUẢN LÝ DỰ ÁN 
16 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
Công việc 
Nguồn lực 
Hoạch định 
Tổ chức 
Lãnh đạo 
Kiểm soát 
Mục tiêu về: 
Kỹ thuật 
Tài chính 
Thời gian 
TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
 Hoàn thành trong thời gian quy định 
 Hoàn thành trong chi phí cho phép 
 Đạt được thành quả mong muốn 
 Sử dụng nguồn lực được giao một cách: 
 Hiệu quả 
 Hữu hiệu 
17 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
Chi 
phí 
Thời gian 
Thành 
quả 
Thời hạn 
quy định 
Yêu cầu 
về thành 
quả 
Mục tiêu 
Ngân 
sách cho 
phép 
TRỞ LỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 
 Độ phức tạp của dự án 
 Yêu cầu đặc biệt của khách hàng 
 Cấu trúc lại tổ chức 
 Rủi ro trong dự án 
 Thay đổi công nghệ 
 Kế hoạch và giá cả cố định 
18 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN 
 Hoạch định cái gì cần phải làm? 
 Xác định mục tiêu 
 Định phương hướng chiến lược 
 Hình thành công cụ đạt đến mục tiêu 
 Tổ chức công việc được tiến hành như thế nào? 
 Làm việc gì? 
 Ai làm? 
 Phối hợp công việc ra sao? 
 Ai báo cáo cho ai? 
 Chỗ nào cần ra quyết định? 
19 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (TT) 
 Lãnh đạo 
 Động viên, hướng dẫn phối hợp 
 Chọn lựa kênh thông tin 
 Xử lý mâu thuẫn 
 Kiểm soát 
 Giám sát 
 So sánh 
 Sửa sai 
 Quản lý dự án là sự kết hợp của nghệ thuật, khoa 
học và tư duy logic 
20 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
 Kết hợp nghệ thuật, khoa học và tư duy logic 
 Kiến thức rộng: tài chính, tiếp thị, tổ chức 
 Có thể bắt đầu ở những thời điểm khác nhau trong 
chu kỳ hoạt động của dự án 
 Giải quyết các vấn đề tiến độ thực hiện, ngân 
sách, phân bổ và quản lý nguồn lực, mối quan hệ con 
người, thương lượng 
 Chú ý tới toàn bộ bức tranh nhưng không làm tổn hại 
những chi tiết quan trọng 
21 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
VỊ TRÍ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
 Sống trong một thế giới mâu thuẫn 
 Các dự án cạnh tranh về nguồn lực 
 Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án 
 Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu 
 Tổ chức mẹ muốn giảm chi phí 22 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
Project 
Team 
Client/ 
Beneficiary 
Parent Organization 
VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM 
CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
 Vai trò: 
 Thấy được vị trí của mình trong bối cảnh chung của dự 
án, các mối tác động chính của các bên tham gia vào dự 
án, và những đóng góp của các đối tượng liên quan 
 Giải quyết những mâu thuẫn phát sinh trong dự án 
 Trách nhiệm: 
 Cân đối mối liên hệ giữa Chi phí, Thời gian, Chất lượng 
23 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG 
LIÊN QUAN 
VAI TRÒ ĐÓNG GÓP 
Nhà quản lý dự án Định nghĩa, hoạch định, kiểm soát, điều khiển dự án: 
 - Quản lý các mối quan hệ giữa người và người 
trong các tổ chức của dự án 
 - Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý 
và Kỹ thuật của dự án 
 - Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án 
 - Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của dự án 
Tổ dự án Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ 
Nhà bảo đảm Thẩm quyền, hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự 
án 
Khách hàng Những yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹ 
Nhà quản lý chức 
năng 
Hỗ trợ trong việc xây dựng chính sách công ty và cung 
cấp nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong 
điều kiện giới hạn của dự án: 
 - Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ 
 - Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu 24 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
25 
Quản lý thời 
gian & lập 
tiến độ 
Kỹ thuật 
Lãnh đạo 
HR & quản lý 
nguồn lực 
Truyền đạt 
Thương 
lượng 
Tiếp thị & ký 
hợp đồng với 
khách hàng 
Lập ngân 
sách 
PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
 Thật thà và chính trực 
 Khả năng ra quyết định 
 Hiểu biết các vấn đề về con người 
 Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài 
 Khả năng giải quyết vấn đề 
26 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
 Yêu cầu: 
 Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu 
 Có sự cam kết với mục tiêu của dự án 
 Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định và với 
những ràng buộc mâu thuẫn với nhau 
 Hướng dẫn chung: 
 Biết tổng quát > Chuyên sâu 
 Đầu óc tổng hợp > Đầu óc phân tích 
 Người làm cho mọi việc dễ dàng 
 thay đổi tùy theo quy mô của dự án 
 27 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
NGUỒN & QUÁ TRÌNH LỰA CHỌN 
NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
 Nguồn lựa chọn: 
 Từ các dự án khác 
 Nhà quản lý sản xuất trực tiếp 
 Nhà quản lý chức năng 
 Các chuyên gia chức năng 
 Quá trình lựa chọn: 
 Việc lựa chọn cần được trình bày thẳng thắn với các ứng 
cử viên mà không có thành kiến 
28 
C
h
ư
ơ
n
g
 1
: M
Ở
 Đ
Ầ
U
CHỌN LỰA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
THEO QUY MÔ 
 Ai là người thích hợp với quản lý dự án ? 
Quy mô dự án 
Yêu cầu 
Kỹ năng 
chuyên môn 
Kỹ năng quan hệ 
con người 
LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
QL DuAN 
KyThuat 
Thiet Ke He Thong 
Thong tin kết hợp 
viễn thông (60 ngừơi) 
Thiet Ke Canh 
MayBay (8 người) 
Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA. 
(Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company) 
 1. Thoûa thuaän veà caùc mục tieâu cuûa DA 
 2. Moät keá hoaïch cuûa DA, ñeå: 
 thoâng baùo lòch trình vaø traùch nhieäm 
 ño löôøng söï phaùt trieån cuûa DA 
31 
 Theá naøo laø moät keá hoaïch DA toát? 
 A) ai chòu traùch nhieäm vieäc gì vaøo luùc naøo, 
vaø trình baøy nhöõng gì coù theå xaûy ra 
 B) öôùc löôïng chi tieát veà nhaân löïc, taøi chính, 
thieát bò, vaät vieäu caân thieát cho DA 
 C) coù theå duøng noù nhö moät coâng cuï caûnh 
baùo: döï aùn bò treã naõi; ngaân saùch bò vöôït quaù 
Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA. 
(Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company) 
32 
 3. Giao tieáp hieäu quaû giöõa caùc thaønh vieân 
lieân quan 
 Kyõ thuậât QLDA chuû yeáu laø kyõ thuaät giao 
tieáp. 
 4. Kieåm soaùt ñöôïc phaïm vi DA: 
 muïc tieâu ñaït ñöôïc vôùi thôøi gian vaø möùc ngaân 
saùch; thay ñoåi veà ñieàu kieân thöïc teá 
 “Quaûn lyù kyø voïng cuûa ngöôøi lieân quan” 
Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA. 
(Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company) 
33 
5 .Uûng hoä cuûa caáp quaûn lyù toå chöùc 
 Nhaø QLDA: döïa vaøo nhaø quaûn lyù chöùc naêng 
caàn coù caùc kyõ thuaät “quaûn lyù caáp treân” 
(manage upward) 
 Ngheä thuaät QLDA: kyõ naêng "chính trò", quan 
heä caù nhaân, söû duïng tröïc giaùc ñeå uûy thaùc 
coâng vieäc 
 Kyõ naêng vaø höùng thuù coâng vieäc quaûn lyù 
Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA. 
(Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company) 
34 
Troïng ñieåm cuûa Quaûn lyù döï aùn 
 Caàn naém vöõng moät soá coâng cuï QLDA 
 “Quan heä Con ngöôøi” laø nhaân toá quan troïng quyeát ñònh söï 
thaønh coâng cuûa moät döï aùn 
Quan ñieåm “tuyeán tính” veà theá giôùi khoâng phuø hôïp vôùi thöïc teá 
cuoäc soáng: Caàn tö duy heä thoáng (System thinking) 
Chính trò: khoâng traùnh ñöôïc trong QLDA 
35 
Keát: QLDA trong theá giôùi ñang ñoåi thay 
 Döï aùn: Coù ñieåm baét ñaàu vaø ñieåm keát thuùc, khaùc vôùi caùc 
hoaït ñoäng thöôøng xuyeân 
 Nhòp ñoä ï thay ñoåi ngaøy caøng lôùn:caøng caàn döï aùn, caøng 
caàn nhaø QLDA 
 Moân hoïc naøy nhaèm cung caáp cho ngöôøi hoïc caùc kieán 
thöùc cô baûn veà QLDA, chuaån bò cho baïn thaønh nhaø 
QLDA 
36