Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 6: Quản lý nguồn nhân lực của dự án

QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA DỰ ÁN 
Vai trò của quản lý nguồn nhân lực 
Qui trình quản lý nguồn nhân lực 
Lập kế hoạch tổ chức nhân sự 
Điều chỉnh nhân sự 
Làm việc nhóm 
Công cụ quản lý nhân s ự 
2 
NỘI DUNG 
Con người là yếu tố quyết định sự thành công hay thất bại của tổ dự án . 
Quản lý nguồn nhân lực bao gồm các quy trình tổ chức, quản lý và lãnh đạo đội dự án, cách sử dụng con người liên quan đến dự án một cách hiệu quả nhất , bao gồm các bên tham gia. 
3 
1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực 
Các yếu tố liên quan đến Quản lý con người : 
Động cơ (Bên trong & bên ngoài) 
Ảnh hưởng và Sức mạnh (Quyền lực). 
Hiệu quả 
4 
1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực 
Các Lý thuyết về đ ộng cơ. 
Lý thuyết t hứ bậc n hu cầu của A. Maslow. 
Lý tuyết “hai yếu tố” của F. Herzberg. 
Lý thuyết về n hu cầu đã được thỏa của D. McClelland 
Lý thuyết X & Y của D. McGregor. 
5 
1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực 
Lý thuyết t hứ bậc n hu cầu của A. Maslow. 
6 
1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực 
“Hành vi của con người bị dẫn dắt bởi một chuỗi nhu cầu . Con người có những tài năng đặc biệt , cho phép họ có khả năng chọn lựa độc lập, vì thế mang lại cho họ quyền kiểm soát vận mệnh của mình. ” 
Lý thuyết hai yếu tố của F. Herzberg. 
7 
1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực 
Các Yếu tố hài lòng (motivational factors): thành tựu, được công nhận, tự làm việc, trách nhiệm, thăng tiến và phát triển - tất cả n hững điều này tạo nên sự thõa mãn với công việc . 
ƒ Các nhân tố không hài lòng (hygiene factors): g ây nên sự không thõa mãn nếu không được đáp ứng, và không thúc đẩy con người làm việc nữa. 
Lý thuyết X & Y của D. McGregor 
Thuyết X: N hân viên né tránh công việc, vì thế người quản lý phải sử dụng các biện pháp bắt buộc, đe dọa và kiểm soát để làm cho nhân viên phải đáp ứng các mục tiêu. 
ƒ Thuyết Y: N hân viên coi công việc như chơi, hay nghỉ ngơi, và thưởng thức sự hài lòng khi được kính trọng và các nhu cầu thật sự của bản thân . 
ƒThuyết Z : D ựa trên phương pháp hướng đến việc động viên nhân viên, nhấn mạnh vào sự tin tưởng, chất lượng, tập th ể quyết định, và giá trị văn hóa 
8 
1. Vai trò của quản lý nguồn nhân lực 
Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực (Develop HR Plan) 
Thành lập đội dự án (Acquire Project Team) 
Phát triển đội dự án (Develop Project Team) 
Quản lý đội dự án (Manage Project Team) 
9 
2. Quy trình quản lý nguồn nhân lực 
Xác trách nhiệm và kỹ năng cần thiết , xây dựng kế hoạch quản lý nhân sự , giao việc cho từng người hoặc cho từng nhóm. 
X ác định nhu cầu nguồn nhân lực cho dự án . 
Xác định nhu cầu đào tạo : 
C hiến lược xây dựng đội ngũ 
C hương trình công nhận và khen thưởng 
C ác vấn đề liên quan đến an toàn và tuân thủ . 
10 
2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Xác định các yếu tố môi tr ư ờng 
Văn hóa và cơ cấu tổ chức 
Nguồn nhân lực hiện có 
Chính sách q uản trị nhân sự . 
Đ iều kiện t hị trường. 
11 
2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Sơ đồ tổ chức và mô tả chức vụ ( Organization Charts and Position Descriptions): Có 3 cách để mô tả va i trò và trách nhiệm của thành viên trong nhóm : phân cấp, ma trận, và văn bản . 
12 
2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Hierarchical-type charts : hiển thị các vị trí và các mối quan hệ của các thành viên , từ trên xuống dựa vào bảng W BS . 
13 
2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Ma trận trách nhiệm ( Responsibility Assignment Matrix-RAM ) thể hiện kết nối giữa các gói công việc hoặc các hoạt động và các thành viên nhóm dự án . 
14 
2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Ví dụ: RAM biểu diễn bằng định dạng RACI 
15 
2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Công cụ và kỹ thuật lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
M ô tả trực tiếp có thể được xác định trong định dạng văn bản trực tiếp . 
Phác thảo các thông tin : trách nhiệm, quyền hạn, năng lực và trình độ. 
Các tài liệu được gọi bằng tên khác nhau bao gồm mô tả vị trí và vai trò chịu trách nhiệm thẩm quyền hình thức. 
Những tài liệu này có thể được sử dụng làm mẫu cho các dự án trong tương lai, các thông tin được cập nhật trong suốt dự án hiện tại. 
16 
2.1 Kế hoạch phát triển nguồn nhân lực 
Thành lập nhóm dự án là quá trình xác nhận nguồn nhân lực sẵn có và tạo thành các đội cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ dự án . 
Lợi ích của việc thành lập nhóm dự án là đưa ra các hướng dẫn và các công việc cho việc lựa chọn đội và giao trách nhiệm để có được một đội dự án hoạt động hiệu quả . 
Người quản lý dự án có thể có quyền kiểm soát trực tiếp lựa chọn thành viên trong nhóm . 
17 
2.2 Thành lập nhóm dự án 
C ác yếu cần đ ư ợc xem xét khi thành lập nhóm dự án: 
Các thành viên trong nhóm phải có cùng mục tiêu 
Biết lắng nghe, giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau h ơ n 
Tuân thủ các nguyên tắc chung của nhóm 
Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau 
Có trách nhiệm với công việc của mình 
Có kỹ năng thuyết phục. 
18 
2.2 Thành lập nhóm dự án 
Các kỹ thuật thành lập nhóm dự án 
Pre-Assignmen t : C ác thành viên trong nhóm dự án được lựa chọn trước . 
Đàm phán : N hận được thành viên thích hợp , và các thành viên trong nhóm dự án sẵn sàng làm việc trong dự án cho đến khi hoàn thành trách nhiệm của mình . 
Mua từ các nguồn bên ngoài : Khi tổ chức thiếu các nhân viên cần thiết để hoàn thành một dự án thì có thể được mua lại từ các nguồn bên ngoài . 
19 
2.2 Thành lập nhóm dự án 
Kết quả của việc thành lập nhóm dự án 
Bảng phân công vai trò cụ thể của từng thành viên trong dự án. 
Phân bổ thời gian của mỗi thành viên trong nhóm dự án 
Bảng cập nhật kế hoạch dự án : khi phân công vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm dự án có thể không phù hợp với kế hoạch ban đầu, phải cập nhật lại. 
20 
2.2 Thành lập nhóm dự án 
Vai trò của nhóm dự án: 
C ải thiện năng lực, sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm và môi trường nhóm tổng thể để nâng cao hiệu suất dự án 
Mục tiêu phát triển nhóm dự án: 
Nâng cao kỹ năng và kiến thức của các thành viên trong nhóm 
Tăng cường sự tin tưởng và thỏa thuận giữa các thành viên trong nhóm 
Tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm để cải thiện năng suất của cả cá nhân và nhóm 
21 
2.3 Phát triển nhóm dự án 
Ph ư ơng pháp thực hiện 
S ử dụng các kỹ năng mềm để giúp đỡ những thành viên trong nhóm giải quyết vấn đề . 
Đào tạo bao gồm tất cả các hoạt động được thiết kế để tăng cường năng lực của các thành viên trong nhóm dự án. 
Xây dựng m ục tiêu của hoạt động của nhóm g iúp các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả. 
22 
2.3 Phát triển nhóm dự án 
Ph ư ơng pháp thực hiện 
T hiết lập các kỳ vọng về hành vi được chấp nhận bởi các thành viên trong nhóm dự án , giảm sự hiểu lầm và tăng năng suất. 
Đưa các thành viên tích cực nhất vào cùng một vị trí địa lý để nâng cao khả năng của họ và xem như một đội . 
C ông nhận và khen thưởng khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên . 
23 
2.3 Phát triển nhóm dự án 
Ph ư ơng pháp thực hiện 
Quyền hạn của ng ư ời quản lý dự án 
Quyền lực hợp pháp : sử dụng khi phân công công việc cho thành viên. 
Chuyên môn giỏi : trong một lĩnh vực cụ thể làm tăng sự tín nhiệm . 
N gười quản lý dự án có thể vận dụng quyền lực từ sự thành công trong quản lý, họ đ ư ợc sự ngưỡng mộ, sự tin cậy và long trung thành của các thánh viên, 
Quyền trừng phạt : Đối với những thành viên trong nhóm có hành vi kém 
24 
2.3 Phát triển nhóm dự án 
Đ ánh giá hiệu quả của nhóm dự án: Hiệu suất của nhóm dự án dựa vào mục tiêu của dự án đã thỏa thuận , đúng tiến độ và thực hiện theo ngân sách phê duyệt 
Nội dung đánh giá 
Những cải tiến trong kỹ năng giúp các thành viên thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn 
Những cải thiện trong năng lực giúp đội thực hiện tốt hơn 
Tăng cường sự đoàn kết , chia sẻ thông tin và kinh nghiệm 
G iúp đỡ lẫn nhau để cải thiện hiệu suất tổng thể của dự án 
25 
2.3 Phát triển nhóm dự án 
Quản lý nhóm dự án là quá trình theo dõi hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm, nhận các thông tin phản hồi , giải quyết các vấn đề , và quản lý các thay đổi để tối ưu hóa hiệu suất của nhóm dự án. 
Các hoạt động q uản lý nhóm dự án 
Q uan sát hành vi của nhóm , 
Giải quyết các xung đột . 
G iải quyết các vấn đề . 
T hẩm định hiệu suất thành viên trong nhóm. 
26 
2.4 Quản lý nhóm dự án 
Công cụ và ph ư ơng pháp thực hiện 
Quan sát và hội thoại được sử dụng để giữ liên lạc về công việc và quan điểm của các thành viên trong nhóm dự án . 
Đ ánh giá kết quả trong quá trình thực hiện dự án 
L àm rõ vai trò và trách nhiệm góp ý xây dựng cho các thành viên trong nhóm . 
P hát hiện các vấn đề chưa biết hoặc chưa được giải quyết . 
P hát triển các kế hoạch đào tạo cá nhân, và thiết lập các mục tiêu cụ thể trong tương lai. 
27 
2.4 Quản lý nhóm dự án 
Công cụ và ph ư ơng pháp thực hiện 
Giải quyết xung đột : 
Tìm hiểu nguyên nhân, chọn giải pháp mang lại một số mức độ hài lòng cho tất cả các bên . 
Kết hợp nhiều quan điểm và hiểu biết từ các quan điểm khác nhau , dẫn đến sự đồng thuận và cam kết . 
Người q uản lý dự án phân tích tình huống và tương tác một cách thích hợp với các thành viên trong nhóm 
28 
2.4 Quản lý nhóm dự án 
K ết quả của việc quản lý nhóm dự án 
Y êu cầu thay đổi được cung cấp . 
K ế hoạch nguồn nhân lực được cập nhật . 
C ác vấn đề được giải quyết . 
C ung cấp dữ liệu cho việc đánh giá kết quả hoạt động của nhóm dự án 
Cung cấp b ài ​​học kinh nghiệm 
29 
2.4 Quản lý nhóm dự án 
30