Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 3: Quản lý thời gian dự án

bố dự án và thông tin về ngân sách. 
Tuyên bố phạm vi và WBS 
Xác định hoạt động giúp phát triển WBS chi tiết hơn, gồm các giải thích để hiểu được tất cả những việc cần làm, nhằm có được các ước lượng phù hợp với thực tế . 
7 
2.1 Xác định các hoạt động 
Danh sách hoạt động là một bảng các hoạt động được đưa vào lịch trình dự án bao gồm: 
Tên hoạt động 
Mã số nhận dạng hoạt động 
Mô tả ngắn gọn về hoạt động 
8 
2.1 Xác định các hoạt động 
Các thuộc tính hoạt động : cung cấp nhiều thông tin 
Hoạt động tr ư ớc 
Hoạt động kế 
M ối quan hệ logic, 
Thời gian sớm và trễ 
Y êu cầu tài nguyên, 
Các ràng buộc 
Các giả định liên quan đến hoạt động 
9 
2.1 Xác định các hoạt động 
Kết quả của quy trình xác định các hoạt động 
Danh sách hoạt động 
Thuộc tính hoạt động 
Danh sách các mốc thời gian của mỗi hoạt động 
10 
2.1 Xác định các hoạt động 
Xem xét các hoạt động và xác định quan hệ phụ thuộc . 
Phụ thuộc bắt buộc : cố hữu do bản chất công việc. 
Phụ thuộc tùy ý hoặc ưu tiên : đ ư ợc xác định bởi nhóm dự án. 
Phụ thuộc bên ngoài : liên quan giữa các hoạt động bên trong và bên ngoài dự án. 
Dùng Phương pháp CPM (Critical Path Method) để xác định các quan hệ phụ thuộc. 
11 
2.2 Thiết lập tuần tự các hoạt động 
Có thể sử dụng nhiều kỹ thuật khác nhau tùy thuộc loại dự án. Các ph ư ơng pháp đ ư ợc sử dụng hiện nay: 
CPM : thời gian mỗi công việc là thời gian xác định. 
PERT : dựa trên 3 thông số gồm : tính thời gian mong muốn (kỳ vọng) của thời gian thuận lợi (lạc quan), thời gian không thuận lợi (bi quan) và thời gian trung bình thực hiện được công việc đó. 
Lập bảng phân tích CPM/PERT và xác định đường tới hạn (biểu diễn bằng sơ đồ GANTT) và xác định thời gian hoàn thành cả dự án. 
12 
2.3 Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động 
S ơ đồ mạng (Project Network Diagrams) : Cách tiếp cận c ơ bản của kỹ thuật lập kế hoạch tiến độ là xây dựng mạng l ư ới công việc và mối quan hệ giữa chúng. S ơ đồ mạng giúp: 
H iển thị các mối quan hệ ưu tiên giữa các hoạt động 
Giúp hiểu được luồng công việc trong một dự án 
L ập kế hoạch và kiểm soát dự án, lập lịch trình dự án. 
13 
3. Kỹ thuật lập lịch 
“A picture is worth a thousand words” 
Cách xây dựng sơ đồ mạng 
Phương pháp sơ đồ ưu tiên (Activity on Node – AON Networks) 
Nhấn mạnh các hoạt động 
Không có hoạt động giả 
Phương pháp vẽ biểu đồ mũi tên (Activity on Arrow - AOA Networks) 
Đôi khi yêu cầu các hoạt động giả 
Nhấn mạnh các sự kiện; cột mốc có thể dễ dàng được gắn cờ 
14 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Phương pháp sơ đồ ưu tiên (AON Networks) 
Kỹ thuật AON được sử dụng để vẽ s ơ đồ mạng lịch trình dự án , xác định định đ ư ờng critical và độ trễ của mỗi hoạt động . 
Trong sơ đồ AON, mỗi hộp hình chữ nhật đại diện cho một nút và mối quan hệ giữa các hoạt động trong dự án. 
AON nhấn mạnh các hoạt động và không liên quan đến các hoạt động giả 
15 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Phương pháp sơ đồ ưu tiên (AON Networks) 
Kỹ thuật AON sử dụng 4 loại mối quan hệ: FS, FF, SS, SF 
FS (Finish-to-start): Một công việc đ ư ợc bắt đầu phụ thuộc vào sự kết thúc của công việc tr ư ớc. 
16 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Phương pháp sơ đồ ưu tiên (AON Networks) 
AON sử dụng 4 loại mối quan hệ: FS, FF, SS, SF 
FF(Finish-to-Finish): Kết thúc hoạt động thứ nhất là cần thiết để hoạt động thứ hai kết thúc 
17 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Phương pháp sơ đồ ưu tiên (AON Networks) 
AON sử dụng 4 loại mối quan hệ: FS, FF, SS, SF 
SS (Start-to-start ): Hoạt động thứ hai chỉ bắt đầu sau khi hoạt động đầu tiên bắt đầu 
18 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Phương pháp sơ đồ ưu tiên (AON Networks) 
AON sử dụng 4 loại mối quan hệ: FS, FF, SS, SF 
SF(Start-to-Finish): Việc hoàn thành hoạt động thứ hai phụ thuộc vào việc kết thúc hoạt động đầu tiên tr ư ớc. 
19 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Phương pháp vẽ biểu đồ mũi tên (Activity on Arrow – AOA) 
Các hoạt động được thể hiện bằng mũi tên 
Nút hoặc vòng tròn là những điểm bắt đầu và điểm kết thúc các hoạt động 
Chỉ sử dụng loại phụ thuộc finish-to-start 
Sử dụng công việc giả (một công việc không tồn tại, không tốn thời gian, dùng để duy trì mối quan hệ giữa các hoạt động) biểu diễn bằng mũi tên đứt nét 
Một số biểu diễn duy nhất một hoạt động 
20 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Phương pháp vẽ biểu đồ mũi tên (Activity on Arrow – AOA) 
Ví dụ: 
Công việc a có độ dài là 5 
Sự kiện số 1 là sự kiện bắt đầu công việc a, Sự kiện số 2 là sự kiện kết thúc công việc a 
Hai công việc a và b nối tiếp nhau 
21 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Phương pháp vẽ biểu đồ mũi tên (Activity on Arrow – AOA) 
Ví dụ: 
Hai công việc a và b được tiến hành song song 
Hai công việc a và b được thực hiện trước một công việc c 
22 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Phương pháp vẽ biểu đồ mũi tên (Activity on Arrow – AOA) 
Ví dụ: công việc a có độ dài 5 ngày, công việc b có độ dài 3 ngày, công việc c có độ dài 4 ngày, công việc d có độ dài 5 ngày, công việc b và c được tiến hành sau công việc a, công việc d chỉ được tiến hành sau khi b và c đã kết thúc 
23 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Các kỹ thuật Ước tính thời gian hoạt động của dự án 
Ph ư ơng pháp đ ư ờng Găng (CMP - Critical Path Method): áp dụng cho các dự án công nghiệp với thời gian các hoạt động đã biết một cách chắc chắn. CPM cho phép việc chọn lựa giảm thời gian hoạt động bằng cách bổ sung nguồn nhân lực và tài nguyên, với chi phí gia tăng. 
Kỹ thuật xem xét và đánh giá dự án (PERT- Project Evaluation and Review Technique) : xử lý các thời gian công việc không chắc chắn 
24 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Đ ư ờng tới hạn (Critical Path): 
C ritical path Là đường dài nhất trong s ơ đồ mạng, được tính bằng cách cộng dồn thời gian của các công việc trên đường này. Không cho phép sai kế hoạch. 
Cách tìm đường tới hạn: 
Bắt đầu với một hoạt động trong sơ đồ mạng 
Tìm tất cả các đường trong sơ đồ mạng 
Điền thời gian của mỗi hoạt động vào các đường trong sơ đồ mạng 
Đường tới hạn là đường có thời gian dài nhất trong sơ đồ mạng 
25 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Đ ư ờng tới hạn (Critical Path): 
26 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Đ ư ờng tới hạn (Critical Path): 
Thời gian trễ (float or slack) : lượng thời gian của họat động dự án có thể trễ . 
Tìm thời gian trễ của các hoạt động : 
Vẽ sơ đồ mạng, xác định đường tới hạn 
Độ trễ của mọi hoạt động trong đường tới hạn là 0 
Tìm đường dài nhất kế tiếp 
Độ trễ của mỗi hoạt động = thời gian của đường tới hạn – thời gian của đường đang xét. 
27 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Ví dụ 
28 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Bài tập: Tìm đ ư ờng critical và độ trễ của các công việc trên s ơ đồ mạng 
29 
3. Kỹ thuật lập lịch 
PERT- Project Evaluation and Review Technique 
PERT được phát triển nhằm xử lý các thời gian công việc không chắc chắ n 
Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm đầu và một điểm cuối 
Mỗi nút biểu thị một hoạt động hay sự kiện và mỗi cung biểu thị quan hệ trình tự (Activity on Node –AON). 
30 
3. Kỹ thuật lập lịch 
PERT- Project Evaluation and Review Technique 
Thông tin trên mỗi node 
Khi có mạng dự án, thực hiện việc đánh số thứ tự cho mỗi nút và ghi ngay thời gian hoàn thành của mỗi hoạt động. 
31 
3. Kỹ thuật lập lịch 
PERT- Project Evaluation and Review Technique 
Ví dụ: 
32 
3. Kỹ thuật lập lịch 
PERT- Project Evaluation and Review Technique 
Một công việc liên quan đến 4 loại thời gian 
ES (Early Start): thời gian sớm nhất có thể bắt đầu công việc . 
EF(Early Finish): thời gian sớm nhất có thể kết thúc công việc. 
LS(Late Start): thời gian muộn nhất có thể bắt đầu công việc . 
LF(Late Finish): thời gian muộn nhất có thể kết thúc công việc 
33 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Cách tính ES, EF, LS, LF của mỗi node trong sơ đồ 
Với hoạt động đầu tiên: 
ES (early start) = 1. 
EF = ES + thời gian- 1. 
Ví dụ: 
Activity A : ES = 1, EF = 1 + 6 - 1 = 6. 
34 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Cách tính ES, EF, LS, LF của mỗi node trong sơ đồ 
Với mỗi hoạt động kế tiếp trong sơ đồ: 
ES = EF của hoạt động trước+ 1 
Ví dụ: 
Activity B : ES = 6 + 1 = 7, 
 EF = 7 + 5 - 1 = 11 
Activity C bắt đầu khi B và D hoạt động : 
Tại B: ES = 6 + 1 = 7, EF = 7 + 5 - 1 = 11. 
Tại D: ES =1, EF = 1 + 2 – 1 = 2 
EF của B > EF của D chọn EF của B để tính ES của C 
Tại C: ES = 11 + 1 = 12, EF = 12 + 7 – 1 = 18 
35 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Cách tính ES, EF, LS, LF của mỗi node trong sơ đồ 
Kết quả ES, EF 
36 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Cách tính ES, EF, LS, LF của mỗi node trong sơ đồ 
Cách tính LS và LF 
LF (last finish) của hoạt động cuối bằng EF (Early finish): LF = EF 
LS (last start) = LF – thời gian +1 
Ví dụ tại C: LS = 18 - 7 + 1 = 12 
Di chuyển lùi về hoạt động trước trong đường dẫn . 
LF = LS của hoạt động kế - 1 
LS = LF – thời gian+ 1 
37 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Cách tính ES, EF, LS, LF của mỗi node trong sơ đồ 
ES của 1 công việc = max {EF của mọi công việc trước trực tiếp +1 } 
LF của 1 công việc trước trực tiếp = min {LS công việc đi sau -1 } 
38 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Ví dụ tại B: 
LF = LS của hoạt động kế - 1 LF = 12 - 1 = 11. 
LS = LF – thời gian+ 1 = 11 - 5 + 1 = 7 
39 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Bài tập 1: hoàn thành lịch trình hoạt động của một dự án ABC 
40 
3. Kỹ thuật lập lịch 
41 
3. Kỹ thuật lập lịch 
Bài tập 2: Lập lịch trình cho các công việc của một dự án, tìm đ ư ờng tới hạn (critical path), độ trễ của mỗi công việc 
Kỹ thuật Lead/lag (Applying Leads and Lags): 
Thông thường các hoạt động của dự án có quan hệ FS , công việc A cần hoàn thành tr ướ c khi công việc B bắt đầu. 
Trong t hực tế có thể công việc B bắt đầu sau hoặc tr ư ớc khi công việc A hoàn thành vài ngày 
42 
3.Kỹ thuật lập lịch 
A 
B 
Kỹ thuật Lead/lag (Applying Leads and Lags): 
Lead time : là khoảng thời gian trùng lắp giữa 2 công việc phụ thuộc. Khi công việc A vẫn đang làm (running), công việc B đã bắt đầu có thể do tiến độ yêu cầu mà công việc B phải làm sớm h ơ n. 
43 
3.Kỹ thuật lập lịch 
A 
B 
Kỹ thuật Lead/lag (Applying Leads and Lags): 
Lag Time : là khoảng thời gian trì hoãn giữa các công việc phụ thuộc, Khi công việc A hoàn thành, cần một khoảng thời gian trì hoãn (delay/waiting) để thực hiện công việc B. 
44 
3.Kỹ thuật lập lịch 
A 
B 
Kỹ thuật dùng Gantt Chart 
C ác công việc được biểu diễn theo trình tự thời gian với trục thời gian được trình bày theo trục hoành. 
Các công việc có thể được biểu diễn bằng thanh ngang. Độ dài của đoạn thẳng là thời gian của công việc 
V ị trí giữa các đoạn thẳng biểu diễn mối quan hệ trước sau giữa các công việc. 
Các công việc trên đường găng thường đuợc tô màu khác. Nếu dự án đang được triển khai thì một đoạn thẳng đậm nét sẽ chỉ rõ tiến triển hiện tại của công việ c 
45 
3.Kỹ thuật lập lịch 
Kỹ thuật dùng Gantt Chart 
46 
3.Kỹ thuật lập lịch 
Ước lượng PERT 
Thích hợp đối với những dự án đ òi hỏi tính sáng tạo. 
Coi trọng chất lượng kết quả công việc hơn là thời gian hoàn thành dự án. 
Công thức PERT : dựa trên 3 tham số 
Ước lượng mong muốn nhất (ML-Most Likely):  Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện "bình thường“ . 
Ước lượng lạc quan nhất (MO-Most Optimistic):  Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện "lý tưởng" 
Ước lượng bi quan nhất (MP-Most Pessimistic):  Thời gian cần để hoàn thành công việc trong điều kiện “ tệ nhất" (đầy trở ngại). 
47 
3.Kỹ thuật lập lịch 
Thời gian dự kiến của một công việc 
Công thức PERT : dựa trên 3 tham số 
Thời gian dự kiến= (MO + 4(ML) + MP)/6 
Nếu không thể xác định ML thì 
Thời gian dự kiến = ( 2 MO + 3 MP)/ 5 
48 
3.Kỹ thuật lập lịch 
Thời gian dự kiến của một công việc 
Ví dụ: 
49 
3.Kỹ thuật lập lịch 
THỨ TỰ 
CÔNG VIỆC 
CÔNG VIỆC TRƯỚC 
LẠC QUAN 
KỲ VỌNG 
BI QUAN 
THỜI GIAN DỰ KIẾN 
1 
A 
10 
12 
14 
2 
B 
A 
2 
3 
4 
3 
C 
B 
5.5 
6 
6.5 
Thời gian thực hiện dự kiến của công việc là bao nhiêu? Trường hợp không xác định được thời gian kỳ vòng thì thời gian dự kiến là bao nhiêu ? 
Thời gian thực hiện dự kiến cho một tiến trình 
Tiến trình là chuỗi các công việc nối liền nhau đi từ sự kiện xuất phát đến sự kiện hoàn thành. 
Thời gian thực hiện của tiến trình bằng tổng thời gian của các công việc nằm trên tiến trình đó. 
50 
3.Kỹ thuật lập lịch 
Bài toán chi phí tối thiểu: 
Ví dụ: 
51 
3.Kỹ thuật lập lịch 
Đặt vấn đề -Giả sử chi phí rút ngắn công việc A, F và G là 100 /ngày, của công việc B, E là 200 /ngày - Công việc nào nên được chọn để rút ngắn sao cho chi phí bỏ ra là ít nhất mà thời gian hoàn thành dự án là sớm nhất 
Cách giải quyết 
Bước 1 : Tìm đường găng dự kiến và đường găng tối thiểu 
Bước 2 : Tìm thời gian tối đa có thể rút ngắn 
Bước 3 : Tìm chi phí tối thiểu tương ứng với thời gian rút ngắn tối đa 
52 
3.Kỹ thuật lập lịch 
B ư ớc 1: 
Tìm đường găng dự kiến 
ABCG = 3 + 5 + 4 + 5 = 17 
ADEFG = 3 + 2 + 5 + 6 + 5 = 21 
Tìm đường găng tối thiểu 
ABCG = 2 + 4 + 4 + 3 = 13 
ADEFG = 2 + 2 + 3 + 2 + 3 = 12 
53 
3.Kỹ thuật lập lịch 
B ư ớc 2 : tính thời gian có thể rút ngắn tối đa 
Thời gian rút ngắn tối đa = TG trên đ ư ờng Gantt tối đa –TG trên đ ư ờng Gantt tối thiểu 
Như vậy theo bài toán : 
thời gian có thể rút ngắn tối đa: 21 (ngày) – 13 (ngày) = 8 ngày 
54 
3.Kỹ thuật lập lịch 
Như vậy công việc nào được chọn để rút ngắn sao cho chi phí của đề án/dự án giảm xuống thấp nhất 
B ư ớc 3: Các công việc sẽ được rút ngắn 
Các công việc có chi phí thấp được phép rút trước 
Rút ngắn thời gian sao cho bằng thời gian trên đường găng tối thiểu 
55 
3.Kỹ thuật lập lịch 
B ư ớc 3: Rút ngắn các công việc trên đường găng tốithiểu 
Công việc A: 3 -> 2 ngày = 1 ngày x 100 = 100 
Công việc B: 5 -> 4 ngày = 1 ngày x 200 = 200 
Công việc G: 5 -> 3 ngày = 2 ngày x 100 = 200 
Đ ư ờng Gantt dự kiến: ADEFG = 2 + 2 + 5 + 6 + 3 = 18 >13 ngày 
Rút ngắn trên Gantt dự kiến sao cho từ 18 ->13 ngày 
56 
3.Kỹ thuật lập lịch 
B ư ớc 3: Trên đường g antt dự kiến (ADEFG) chỉ có 2 công việc có thể rút được là E và F 
Công việc F có chi phí thấp hơn E nên chọn F rút trước 
Công việc F: 6 -> 2 ngày = 4 ngày x 100 = 400 
Công việc E: 5 -> 4 ngày = 1 ngày x 200 = 200 
g antt dự kiến : ADEFG = 2+2+5+2+3 = 14 >13 ngày 
57 
3.Kỹ thuật lập lịch 
Như vậy, để rút ngắn từ 21 ngày xuống 13 ngày, chi phí phải giảm xuống là 1100 
58 
3.Kỹ thuật lập lịch 
Kiểm tra lịch biểu so với thực tế. 
Sử dụng kế hoạch dự phòng. 
Không lập kế hoạch cho mọi người làm việc 100% khả năng vào mọi thời điểm. 
Tổ chức các buổi họp tiến độ với các bên liên quan. 
Trung thực và rõ ràng khi bàn về các vấn đề liên quan đến lịch biểu. 
59 
4. Điều khiển lịch biểu 
Cho bảng phân bố công việc dự án như sau 
60 
Bài tập 
Lập sơ đồ PERT và tìm đường găng 
Tìm thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án và chi phí tương ứng 
61 
Bài tập 
Cho bảng công việc trong một dự án như sau 
62 
Bài tập 
Yêu cầu: 
1. Vẽ sơ đồ PERT và biểu đồ GANTT? 
2. Tìm đường găng? 
3. Đường găng có đi qua sự kiện 4 (kết thúc c và e) không? Cho biết thời gian sớm nhất sự kiện này có thể xuất hiện? 
4. Dự án sẽ thế nào nếu công việc e kéo dài thêm 1 tuần? 2 tuần? 3 tuần? 
63 
Bài tập