Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án công nghệ thông tin (Mới)

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT 
Quản lý mua sắm trang thiết bị dự án 
Quy trình quản lý mua sắm 
Lập kế hoạch mua sắm 
Tiến hành mua sắm 
Q uản lý mua sắm 
2 
NỘI DUNG 
Quản lý mua sắm bao gồm các quy trình cần thiết để mua sản phẩm, dịch vụ từ bên ngoài nhóm dự án 
Quản lý mua sắm bao gồm: q uản lý hợp đồng , đơn đặt hàng được phát hành bởi các thành viên trong nhóm dự án được ủy quyền 
Thanh tra và kiểm toán theo yêu cầu của người mua và người bán theo quy định trong hợp đồng mua sắm có thể được thực hiện trong quá trình thực hiện dự án để xác minh sự tuân thủ trong quá trình làm việc 
3 
Q uản lý mua sắm (Administer Procurements) 
Lập kế hoạch mua sắm : xác định sản phẩm cần mua và thời điểm tiến hành mua. 
Tiến hành mua sắm : lập ra những yêu cầu sản phẩm và nhận biết nguồn lực tiềm năng . 
Q uản lý mua sắm : quản lý các mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hiện hợp đồng và thực hiện các thay đổi và chỉnh sửa khi cần thiết. 
Hoàn tất quá trình mua sắm 
4 
Quy trình quản lý mua sắm 
K ế hoạch mua sắm là quá trình xem xét quyết định mua sắm, xác định các yếu tố: 
P hương pháp tiếp cận 
N hững người bán tiềm năng . 
N hững nhu cầu của dự án cần phải mua lại các sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả bên ngoài của tổ chức dự án . 
5 
Lập kế hoạch mua sắm 
Phân tích việc tự thực hiện hay m ua một dịch vụ hay một sản phẩm cụ thể từ bên ngoài. Thường liên quan tới phân tích tài chính . 
Dựa trên ý kiến của các chuyên gia pháp lý, đưa ra các đề xuất các điều khoản và điều kiện mua sắm 
6 
Lập kế hoạch mua sắm 
Hợp đồng mua sắm : C ác điều khoản , điều kiện cụ thể trong hợp đồng nhằm khắc phục mức độ rủi ro của người mua và người bán . Thiết lập giá cho sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp: 
Firm Fixed Price Contracts (FFP): giá hàng hóa được thiết lập ngay từ đầu và không đổ i. 
Fixed Price Incentive Fee Contracts (FPIF): giá cố định cho người mua và người bán kèm theo một số phí ưu đãi. 
Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts(FP-EPA) : Đây là loại hợp đồng dài hạn, giá có thể được điều chỉnh. 
7 
Lập kế hoạch mua sắm 
Hợp đồng hoàn trả chi phí : hợp đồng liên quan đến việc thanh toán cho người bán gồm tất cả các chi phí thực tế phát sinh hợp pháp, cộng với một khoản phí đại diện cho lợi nhuận người bán. Ba lo ại hợp đồng phổ biến : 
Chi phí c ộng với cố định p hí (CPFF), 
Chi phí t hêm p hí ưu đãi (CPIF), 
Chi phí c ộng với giải thưởng (CPAF) 
8 
Lập kế hoạch mua sắm 
Chi phí cộng lệ phí cố định (CPFF=Cost plus fixed fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với lệ phí cố định chi trả luôn dựa trên một tỷ lệ phần trăm của chi phí đã được ước tính. 
Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF =Cost plus incentive fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với một khoản lệ phí trước và một khoản tiền thưởng khích lệ. 
ƒƒ Chi phí + % chi phí (CPPC=Cost plus percentage of costs): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực hiện phù hợp cộng với một tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa trên tổng chi phí. 
9 
Lập kế hoạch mua sắm 
Kết quả của quy trình lập kế hoạch mua sắm: 
Hợp đồng mua sắm 
Bảng kê khai công việc , mô tả chi tiết việc mua sắm, giúp cho những nhà thầu hiểu rõ những yêu cầu của khách hàng 
Quyết định mua sắm 
Tài liệu mua sắm 
10 
Lập kế hoạch mua sắm 
T iến hành đ ấu thầu là quá trình để có được câu trả lời người bán, lựa chọn một người bán, và thực hiện hợp đồng . 
Trong quá trình này, nhóm nghiên cứu sẽ nhận được hồ sơ dự thầu, đưa ra các tiêu chí lựa chọn một hoặc nhiều người bán, những người có đủ điều kiện theo yêu cầu của nhóm dự án. 
11 
Tiến hành mua sắm 
Cách thực hiện: 
Hội nghị nhà thầu là những cuộc họp với tất cả người bán và người mua tiềm năng trước khi đệ trình một giá thầu. 
Q uá trình xem xét đánh giá chính thức sẽ được xác định bởi các chính sách mua sắm của người mua. 
Ý kiến của các chuyên gia: một đội ngũ đánh giá với chuyên môn cao tham gia trong đánh giá các đề nghị người bán . 
12 
Tiến hành mua sắm 
Cách thực hiện: 
D anh sách người bán tiềm năng có thể được mở rộng bằng cách đặt các quảng cáo trong các ấn phẩm lưu thông chung như báo chí hoặc trong các ấn phẩm thương mại đặc biệt 
I nternet có một ảnh hưởng lớn trên hầu hết các dự án mua sắm . 
Đàm phán làm rõ các yêu cầu và các điều khoản khác trong những mua sắm để có thể đạt được thoả thuận trước khi ký hợp đồng . 
13 
Tiến hành mua sắm 
Kết quả : 
L ựa chọn người bán trong một phạm vi cạnh tranh dựa trên kết quả của đề nghị hoặc đánh giá các hồ sơ dự thầu, và đàm phán một hợp đồng dự thảo sẽ trở thành hợp đồng thực tế khi kết quả được đưa ra 
Một hợp đồng mua sắm được trao cho những người bán đã được chọn. Hợp đồng có thể dưới các hình thức đơn đặt hàng đơn giản hoặc một tài liệu . 
Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo sự thực hiện của nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu giao kèo theo hợp đồng 
H ợp đồng liên quan tới pháp lý, do đó điều quan trọng là những nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập và quản lý hợp đồng 
14 
Tiến hành mua sắm 
Quản lý mua sắm là quá trình quản lý các mối quan hệ mua sắm, giám sát thực hiện hợp đồng và thực hiện các thay đổi và chỉnh sửa khi cần thiết , dựa trên các tài liệu: 
Tài liệu mua sắm 
Kế hoạch quản lý dự án 
Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt có thể bao gồm sửa đổi các điều khoản và điều kiện của hợp đồng bao gồm cả báo cáo kết quả mua sắm của công việc, giá cả, và mô tả của các sản phẩm, dịch vụ . 
15 
Q uản lý mua sắm 
Công cụ thực hiện : 
H ệ thống kiểm soát t hay đổi hợp đồng xác định quá trình mua sắm có thể được sửa đổi , bao gồm các thủ tục giấy tờ, thủ tục giải quyết tranh chấp. 
Đ ánh giá thực hiện mua sắm là đánh giá tiến đ ộ của người bán theo đúng kế hoạch so với hợp đồng . 
16 
Q uản lý mua sắm 
Công cụ thực hiện : 
Thanh tra và kiểm toán theo yêu cầu của người mua và người bán hỗ trợ theo quy định trong hợp đồng mua sắm có thể được thực hiện trong quá trình thực hiện dự án để xác minh sự tuân thủ trong quá trình làm việc . 
C ung cấp các thông tin về hiệu quả của người bán đạt được các mục tiêu hợp đồng. 
Thanh toán cho người bán thường được xử lý bởi hệ thống thanh toán tài khoản của người mua 
17 
Q uản lý mua sắm 
Công cụ thực hiện : 
Quản lý khiếu nại : n gười mua và người bán không thể đạt được một thỏa thuận về bồi thường khi có một sự thay đổi đã xảy ra. 
H ệ thống quản lý hồ sơ được sử dụng bởi người quản lý dự án để quản lý hợp đồng , hồ sơ và tài liệu đấu thầu . 
18 
Q uản lý mua sắm 
Kết thúc mua sắm liên quan đến các hoạt động hành chính như : 
H oàn thiện các thủ tục hành chính. 
C ập nhật hồ sơ để phản ánh kết quả cuối cùng và lưu trữ thông tin đó để sử dụng trong tương lai. 
Kết thúc từng hợp đồng áp dụng đối với các dự án hoặc các giai đoạn của một dự án 
19 
Kết thúc mua sắm 
Người mua, cung cấp cho người bán văn bản chính thức thông báo rằng hợp đồng đã được hoàn thành.Yêu cầu kết thúc mua sắm 
Cập nhật tài sản: 
Hồ sơ mua sắm 
Có thể chấp nhận 
Tài liệu bài học kinh nghiệm. 
20 
Kết thúc mua sắm