Bài giảng Quản lý dự án công nghệ thông tin - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án công nghệ thông tin

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT 
Tổng quan, các khái niệm, đặc điểm cơ bản 
Nội dung và qui trình quản lý dự án 
Các yêu cầu và công cụ trong quản lý dự án 
Sự thành công và chiến lược tăng cường h i ệu quả 
Các lỗi thường gặp khi q u ản lý dự án 
2 
NỘI DUNG 
Tại sao các dự án bị thất bại? 
Không hoàn thành đúng hạn 
Chi phí vượt quá dự toán 
Chất lượng không đảm bảo 
3 
MỞ ĐẦU 
Thống kê của Standish Group (20 11-2015 ) 
4 
MỞ ĐẦU 
Các dự án thành công là các dự án : 
Đúng thời hạn , trong phạm vi kinh phí cho phép . 
Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá m ứ c. 
Khách hàng thỏa mản : 
Sản phẩm của dự án giải quyết được vấn đề. 
Được tham gia vào quá trình QL DA. 
Người quản lý hài lòng với tiến độ . 
5 
MỞ ĐẦU 
Quản lý dự án là lập kế hoạch , tổ chức và quản lý nỗ lực để hoàn thành một dự án thành công. 
Quản lý dự án là vận dụng kiến thức , kỹ năng, kinh nghiệm , công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để để thực hiện dự án đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách và đạt chất lượng cần thiết . 
6 
1.1.TỔNG QUAN 
Phân biệt nghĩa của quản lý , quản lý dự án và quản lý dự án công nghệ thông tin 
7 
1.1.TỔNG QUAN 
Dự án là một nổ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ (PMBOK Guide 2000, P.4). 
Hay nói một cách khác, dự án là một chuỗi các công việc (nhiệm vụ, hoạt động) được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về phạm vi (scope), thời gian (time) và ngân sách (cost/budget) . 
8 
1.2. DỰ ÁN LÀ GÌ 
Các đặc tr ư ng của dự án 
Dự án phải có mục đích rõ ràng, cụ thể, chi tiết. 
Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. 
Có ràng buộc về kinh phí, thời gian và nguồn nhân lực. 
Phải được lập kế hoạch chi tiết từ trước, được kiểm soát chặt chẽ. 
Nhiều người và tổ chức có nhu cầu và quan tâm khác nhau cùng tham gia 
Có nhiều rủi ro (không chắc chắn) 
Nhiều thay đổi và nhiều vấn đề xuất hiện 
9 
1.2. DỰ ÁN LÀ GÌ 
Dự án công nghệ thông tin là các dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm và mạng máy tính. 
Sản phẩm của dự án công nghệ thông tin liên quan đến các lĩnh vực như hỗ trợ công nghệ máy tính , mạng máy tính và quản lý dữ liệu , hoạt động phần mềm kinh doanh và bảo mật thông tin . 
10 
1.3 DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LÀ GÌ 
Quản lý dự án CNTT ( Information Technology Project Management ) là quá trình quản lý kế hoạch , tổ chức và trách nhiệm để đạt được các mục tiêu công nghệ thông tin . 
Tầm quan trọng của quản lý dự án CNTT 
Các nhà quản lý dự án CNTT đối phó với các thách thức của sự phụ thuộc lẫn nhau , nâng cấp về công nghệ nhanh chóng và sự thay đổi phiên bản có thể xảy ra trong suốt thời gian của dự án. 
11 
1.3 DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN LÀ GÌ 
Các ràng buộc của một dự án 
Phạm vi (Scope): mục tiêu của dự án là gì? Dự án đạt được cái gì? 
Thời gian (Time): dự án mất trong bao lâu mới được hoàn tất? 
Chi phí (Cost): dự án này tốn kém bao nhiêu? 
12 
1.4 Bộ ba ràng buộc của dự án (Triple constraint) 
Sự xung đột của các ràng buộc: Bộ 3 ràng buộc của một dự án luôn có tác động và ảnh h ư ởng lẫn nhau. 
Nếu muốn giảm thời gian của dự án thì Chi phí phải tăng lên hoặc Phạm vi sẽ phải giảm đi . 
Hoặc muốn chi phí giảm thì phạm vi phải giảm,  
Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải cân đối những mục tiêu thường hay xung đột này . 
13 
1.4 Bộ ba ràng buộc của dự án (Triple constraint) 
Ngoài ra, một dự án còn nhiều mục tiêu khác như chất lượng, độ rủi ro, sự hài lòng của khách hàng . 
Việc xác định độ ưu tiên của các mục tiêu phụ thuộc vào các bên tham gia: khách hàng, ban giám đốc, ng ư ời quản lý, nhà tài trợ, quyết định cho phù hợp với mỗi dự án và hoàn cảnh khác nhau. 
14 
1.4 Bộ ba ràng buộc của dự án (Triple constraint) 
Quản l ý : l à tác động của chủ t hể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường trư ờng. Bao gồm các hoạt động: 
Lập kế hoạch : quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động để đạt mục tiêu . 
Tổ chức : quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục tiêu . 
Chỉ huy : quá trình chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất, vì lợi ích của tổ chức . 
Kiểm tra : quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm bảo công việc thực hiện theo đúng kế hoạch 
15 
1.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ 
Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể người có c huyên môn, nhằm đạt được một kết q uả dự kiến , trong thời gian dự kiến , với một kinh phí dự kiến . 
Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu và mong đợi của khách hàng đối với dự án . 
16 
1.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ 
Quản lý dự án là một quá trình : 
Lập kế hoạch: 
Điều phối thời gian, 
Nguồn nhân lực và chi phí 
Giám sát quá trình phát triển của dự án. 
Đảm bảo cho dự án hoàn thành 
Đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt. 
Đạt được các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép 
17 
1.5 QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ 
Quản lý dự án CNTT liên quan đến một cách tiếp cận có cấu trúc để lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các dự án công nghệ thông tin . Các loại dự án CNTT 
Phát triển và triển khai phần mềm 
Cài đặt phần cứng (vdụ: máy chủ, máy tính bàn hoặc hệ thống điện thoại) 
Nâng cấp quản trị hệ thống mạng 
Quản lý dữ liệu,  
18 
1.6 QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 
4 l ĩ nh vực cơ bản : 
Quản lý P hạm vi : Xác định và q uản lý tất cả các công việc được thực hiện trong dự án. 
Quản lý Thời gian : Ước lượng thời gian, lập lịch biểu và theo dõi tiến độ thực hiện đảm bảo DA hoàn tất đúng thời hạn. 
Quản lý Chi ph í : Đảm bảo ho à n tất dự án trong kinh phí cho phép. 
Quản lý Chất lượng : Đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu đặt ra. 
19 
1.7 CÁC LĨNH VỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 
4 l ĩ nh vực hỗ trợ : là phương tiện để đạt các mục tiêu của dự án 
Nguồn nhân lực. 
T ruyền thông 
Rủi ro. 
Mua sắm trang thiết b ị 
1 Lĩ nh vực tích hợp : tác động và bị tác động bởi tất cả các l ĩ nh vực ở trên 
20 
1.7 CÁC LĨNH VỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Chu trình phát triển dự án (Systems Development Life Cycle-SDLC): mô tả các giai đoạn trong quá trình phát triển và duy trì hệ thống 
Đối với dự án công nghệ thông tin , th ư ờng chia năm giai đoạn : 
Khởi động (Initiation) 
Lập kế hoạch dự án (Planning) 
Thực thi (Execution ) 
Theo dõi và kiểm soát (Giám sát và kiểm soát) 
Kết thúc dự án (Closing) 
21 
1.8 CHU TRÌNH SỐNG CỦA MỘT DỰ ÁN CNTT 
N gười quản trị dự án phải có kiến thức và kinh nghiệm trong : 
Quản lý tổng quát . 
L ĩ nh vực ứng dụng của dự á n 
22 
1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Các kỹ năng cần thiết của người quản trị dự án. 
Giao tiếp : lắng nghe, thuyết phục. 
Tổ chức : lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích. 
Xây dựng nhóm : thấu hiểu, thúc đẩy tinh thần đồng đội . 
Lãnh đạo : năng động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan. 
Đối phó: linh họat, sáng tạo, kiên trì, chịu đựng 
Công nghệ : Kinh nghiệm, kiến thức về dự án. 
23 
1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Vai trò của người quản lý dự án : 
Chịu trách nhiệm cuối cùng của dự án 
Giao tiếp với người ngoài dự án 
Giải quyết các vấn đề trong dự án 
Tích lũy tài sản tri thức và huấn luyện thành viên. 
24 
1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Nhiệm vụ của người quản lý dự án: 
Xây dựng kế hoạch dự án 
Theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án 
Quản lý thay đổi 
Kết thúc dự án 
Đánh giá việc hoàn thành dự án. 
25 
1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Đặc trưng của người quản lý hiệu quả và kém hiệu quả 
26 
1.9 CÁC YÊU CẦU CỦA VỊ TRÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Hiệu quả 
Kém hiệu quả 
Gương mẫu 
Thiếu gương mẫu 
Có tầm nhìn xa 
Thiếu tự tin 
Thành thạo về kỹ thuật 
Thiếu kiến thức chuyên môn 
Quyết đoán 
Không quyết đoán 
Giao tiếp tốt 
Giao tiếp kém 
Dám đương đầu với cấp trên khi cần 
Hỗ trợ các thành viên 
Khích lệ ý tưởng mới 
Các b ên tham gia là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án. 
Các b ên tham gia bao gồm : 
Người Quản lý d ự án 
Nhà tài trợ 
Tổ dự án: Trưởng Nhóm k ỹ thuật, Các t rưởng n hóm , Các n hóm t riển khai. 
Khách hàng, Người dùng.. 
Nhà cung cấp 
27 
1.10 Các b ên tham gia (Stakeholder) 
Các công cụ và kỹ thuật QLDA hỗ trợ người quản lý dự án và nhóm dự án trong nhiều l ĩ nh vực của quản lý dự án . 
Quản lý p hạm vi : sử dụng WSM,.. 
Quản lý t hời gian : sử dụng s ơ đồ Gantt,.. 
Quản lý c hi phí : sử dụng EVM,.. ư ớc lượng c hi phí, các p hần mềm về tài chính,.. 
28 
1.11 CÁC CÔNG CỤ VÀ KỸ THUẬT QLDA 
Tránh các lỗi thông thường. 
Nắm vững các nền tảng cho việc phát triển dự án. 
Tập trung vào quản lý rủi ro. 
Thực hiện theo lịch đã tạo sẵn. 
Phân công nhiệm vụ phù hợp. 
Phát triển định hướng nghề nghiệp 
Tổ chức các hình thức giao tiếp và truyền thông rõ ràng 
Lựa chọn ngôn ngữ và công cụ phù hợp 
29 
1.12 CHIẾN LƯỢC TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ 
Nhóm lỗi liên quan tới con người 
Nhóm lỗi liên quan tới tiến trình thực hiện 
Nhóm lỗi liên quan tới sản phẩm 
Nhóm lỗi liên quan tới công nghệ 
30 
1.12 CÁC LỖI THƯỜNG GẶP TRONG QL DỰ ÁN 
1. Đáp án nào sau đây không phải là mục tiêu quản lý dự án? 
a) Giữ chi phí trong phạm vi ngân sách 
b) Cung cấp phần mềm cho khách hàng theo thời gian đã thỏa thuận 
c) Nhóm phát triển dự án đ ư ợc duy trì và hoạt động tốt 
d) Tránh khiếu nại của khách hàng 
31 
Câu hỏi 
2. Yếu tố nào sau đây không được coi là rủi ro trong quản lý dự án? 
a) Độ trễ thông số kỹ thuật 
b) Cạnh tranh sản phẩm 
c) Kiểm tra (Test) 
d) Doanh thu nhân viên 
32 
Câu hỏi 
3. Quá trình mỗi người quản lý tuân theo vòng đời của một dự án được gọi là 
a) Quản lý dự án 
b) Vòng đời của người quản lý 
c) Vòng đời quản lý dự án 
d) Tất cả những điều được đề cập 
33 
Câu hỏi 
4- ____ là một tập hợp các hoạt động theo thứ tự và nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. 
 a. Một dự án 
 b. Quá trình 
c. Quản lý dự án 
d. Chu kỳ dự án  
34 
Câu hỏi 
5. 3 yếu tố c ơ bản ràng buộc đối với 1 dự án là gì? 
Chi phí, phạm vi, chất l ư ợng 
Chí phí, thời gian, phạm vi 
Chi phí, yêu cầu khách hàng, thời gian 
Rủi ro, chi phí, thời gian 
35 
Câu hỏi