Bài giảng Quản lý dự án - Chương 6: Quản lý thời gian dự án (Project time management)

ttributes 
Những thuộc tính h oạt động mở rộng sự mô tả của h oạt động bằng việc xác định nhiều thành phần có liên quan với mỗi h oạt động. 
Milestone List 
Danh sách các sự kiện trong dự án. 
Thứ tự các hoạt động ( Sequence activities) 
Sequence activities: là tiến trình xác định mối quan hệ giữa các hoạt động của dự án. 
Các hoạt độ ng đượ c sắp xếp bằng cách sử dụng mối quan hệ logic (logical relationships) 
Có thể thực hiện bằng cách sử dụng phần mềm project management. 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Sequence Activities: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs: 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Sequence Activities Data Flow Diagram 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Inputs 
Danh sách các hoạt động (Activity List) 
Các thuộc tính của hoạt động (Activity Attributes): mô tả một trình tự cần thiết của các sự kiện hoặc xác định mối quan hệ tiền nhiệm hoặc người thừa kế 
Danh sách các sự kiện quan trọng (Milestone List) 
Phát biểu phạm vi dự án (Project Scope Statement) 
Tiến trình tổ chức tài sản (Organizational Process Assets) 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Tools and Techniques 
Ph ươ ng pháp vẽ biểu đồ ư u tiên (Precedence Diagramming Method -PDM): là phương pháp xây dựng bản tiến độ dự án sơ đồ mạng theo phương pháp đ ường g antt (CPM), các phần tử chính là 
C ác hộp thông tin công việc, được gọi là các nút công việc, để đại diện cho các công việc 
M ũi tên để thể hiện sự phụ thuộc giữa các công việc liền trước hay kế tiếp với nhau . 
PDM gồm 4 loại quan hệ logic: FS (Finish-to-start), FF(Finish-to-Finish), SS (Start-to-start ), SF(Start-to-Finish) 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Finish-to-start (FS): Việc bắt đầu các hoạt động kế tiếp phụ thuộc vào việc hoàn thành các hoạt động của ng ười tiền nhiệm . 
Finish-to-finish (FF): Việc hoàn thành các hoạt động kế phụ thuộc vào việc hoàn thành các hoạt động của ng ười tiền nhiệm. 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Start-to-start (SS ): Việc bắt đầu các hoạt động kế tiếp phụ thuộc vào việc bắt đầu các hoạt động của ng ười tiền nhiệm . 
Start-to-finish ( SF): Việc hoàn thành các hoạt động kế tiếp phụ thuộc vào việc bắt đầu các hoạt động của ng ười tiền nhiệm. 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Xác đị nh các phụ thuộc ( Dependencies Determination), có 3 loại: 
Phụ thuộc bắt buộc (Mandatory dependencies) do bản chất công việc, thường liên quan đến giới hạn vật lý . 
Phụ thuộc tùy ý (Discretionary dependencies): được thành lập trên cơ sở kiến thức thực hành tốt nhất trong một phạm vi ứng dụng cụ thể . 
Phụ thuộc ngoài (External dependencies): liên quan đến m ối quan hệ giữa các hoạt động của dự án và các hoạt động ngoài dự án. 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Áp dụng kỹ thuật Lead/lag (Applying Leads and Lags): 
Lead time : là khoảng thời gian trùng lắp giữa 2 công việc phụ thuộc, ví dụ, nếu một công việc có thể bắt đầu khi công việc trước của nó hoàn thành 50%, thì chỉ định loại phụ thuộc FS với thời gian dẫn trước là 50% cho công việc kế tiếp của nó (có giá trị âm). 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Lag Time : để trì hoản sự khởi đầu của một c ông việc tiếp theo , là khoảng thời gian trì hoãn giữa giữa các công việc phụ thuộc, ví dụ, nếu cần thời gian trì hoãn là 2 ngày giữa sự kết thúc một công việc và bắt đầu một công việc khác thì thiết lập loại phụ thuộc FS và chỉ định thời gian trễ là 2 ngày (có giá trị dương) giữa các nhiệm vụ chi sau khi tạo mối quan hệ giữa các công việc. 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Schedule Network Templates 
Có thể được sử dụng để tiến hành việc chuẩn bị một mạng lưới các hoạt động của dự án. 
Bao gồm toàn bộ dự án hoặc chỉ một phần của dự án. 
Thứ tự các hoạt động(Sequence activities) 
Outputs: 
Project Schedule Network Diagrams: hiển thị tiến độ các hoạt động của dự án và các mối quan hệ logic giữa chúng. 
Project Document Updates: các tài liệu của dự án có thể cập nhật: 
Activity lists 
Activity attributes 
Risk register 
Ước tính các nguồn lực hoạt động 
Ước tính các loại và số lượng của vật liệu, thiết bị, con người, vật tư cần thiết để thực hiện các h oạt động 
1/10/2022 
23 
Ước tính các nguồn lực hoạt động 
Inputs: 
Activity List 
Activity Attributes: phát triển trong suốt thời gian các định các hoạt động, cung cấp dữ liệu đầu vào cho việc ước tính nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động trong Activity List 
Resource Calendars: chỉ ra khi nào và làm thế nào xác định tài nguyên dự án trong thời gian dài thực hiện dự án. 
Enterprise Environmental Factors: có thể ảnh hưởng đến hoạt động của quá trình ư ớc tính t ài nguyên . 
Ước tính các nguồn lực hoạt động 
Organizational Process Assets: 
Các chính sách và thủ tục liên quan đến nhân sự . 
Các chính sách và thủ tục liên quan đến cho thuê và mua vật tư, thiết bị . 
Thông tin lịch sử về loại tài nguyên được sử dụng cho công việc tương tự như trên các dự án trước đó . 
Ước tính các nguồn lực hoạt động 
Tool and techniques 
Đánh giá của các chuyên gia (Expert judgment ): thường được yêu cầu để đánh giá các yếu tố đầu vào liên quan đến tài nguyên . Gồm b ất kỳ nhóm hoặc người có kiến thức chuyên môn lập kế hoạch và đánh giá tài nguyên . 
Phân tích sự lựa chọn khác nhau (Alternative analysis ): bao gồm việc sử dụng các mức độ khác nhau của khả năng nguồn lực hoặc kỹ năng, kích thước khác nhau hoặc các loại máy móc, công cụ khác nhau . 
Ước tính các nguồn lực hoạt động 
Công bố ước tính dữ liệu (Published estimating data ) 
Ước lượng từ dưới lên (Bottom-up estimating ): kỹ thuật chia nhỏ các hoạt động phức tạp thành các hoạt động đơn giản, gán tài nguyên cho mỗi hoạt động đơn giản 
Project managemet software 
Ước tính các nguồn lực hoạt động 
Outputs: 
Activity Resource Requirements: tiến trình xác định các loại và số lượng của tài nguyên cho mỗi gói công việc. 
Resource Breakdown Structure: Danh mục và loại tài nguyên 
Project Document Updates: 
Activity list 
Activity attributes 
Resource calendars. 
Ước tính thời lượng hoạt động 
Dự án kéo dài trong bao lâu 
S ử dụng thông tin về phạm vi hoạt động của công việc, các loại tài nguyên theo yêu cầu , đánh giá số lượng tài nguyên,  
1/10/2022 
29 
Ước tính thời lượng hoạt động 
Input: 
Activity List and Activity Attributes 
Activity Resource Requirements 
Resource Calendar 
Project Scope Statement 
Enterprise Environmental Factors 
Organizational Process Assets 
1/10/2022 
30 
Ước tính thời lượng hoạt động 
Tools and techniques 
Expert judgement: 
Ý kiến của các thành viên trong nhóm dự án , những người đã quen thuộc với công việc đã được thực hiện 
Ước lượng tương tự (Analogous estimating, Top-down ): 
Sử dụng các thông số như thời gian, ngân sách, kích thước, trọng lượng, phức tạp từ một dự án tương tự trước đó, làm cơ sở để ước lượng 
Parametric estimating: 
S ử dụng mối quan hệ thống kê giữa các dữ liệu lịch sử và các biến khác để ước tính cho các thông số hoạt động. 
Ước tính thời lượng hoạt động 
Three-point estimating : Kết hợp từ 3 thông số: 
T hời gian mong muốn ( kỳ vọng - realistic ) 
T hời gian thuận lợi (lạc quan - optimistic ), 
T hời gian không thuận lợi (bi quan - pessimistic ) 
T hời gian trung bình thực hiện được công việc đó. 
Phân tích dự trữ (Reserve analysis) 
Thêm thời gian mở rộng để lập lịch cho những rủi ro phụ. 
1/10/2022 
32 
Ước tính thời lượng hoạt động 
T ùy theo hướng tiếp cận sẽ có các ứơc l ượ ng khác nhau. 
CPM (Critical Path Method) : Kỹ thuật mạng dùng để ước tính tổng thời gian thực hiện dự án . 
PERT (Program Evaluation And Review Technique) : Kỹ thuật mạng để ước tính thời gian khi có sự không chắc chắn về ứơc tính thời gian của mỗ i công việc . 
Lập b ảng phân tích CPM (PERT) và xác định đường tới hạn (biểu diễn bằng sơ đồ GANTT ) và xác định thời gian hoàn thành cả dự án . 
Ước tính thời lượng hoạt động 
PERT: là hình thức phổ biến nhất của Three-point estimating 
1/10/2022 
34 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Phân tích chuỗi hoạt động, thời gian, yêu cầu về nguồn lực và kiểm soát lịch trình để tạo ra tiến độ dự án 
Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc các hoạt động của dự án và các mốc quan trong của dự án . 
1/10/2022 
35 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Mục đích của lịch biểu 
Cho biết trật tự thực hiện (logic) của các công việc. 
Cho biết ngày bắt đầu, ngày kết thúc cho mỗi công việc. 
Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án. 
Áp đặt một kỷ luật lên dự án. Tăng cường ý thức tập thể: việc trước chưa xong thì chưa thể thực hiện việc sau . 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Cho biết việc sử dụng tài nguyên trong từng giai đoạn cần huy động đầy đủ tài nguyên (vật lực, trí lực) trước khi một công việc bắt đầu. 
Cho phép xác định công việc nào là chủ chốt/không chủ chốt tập trung sức người, tiền cho đúng nơi và đúng lúc 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Inputs: 
Activity List 
Activity Attributes 
Project Schedule Network Diagrams 
Activity Resource Requirements 
Resource Calendars 
Activity Duration Estimates 
Project Scope Statement 
Enterprise Environmental Factors 
Organizational Process Assets 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Tool and techniques 
Schedule network analysis 
Critical path method 
Critical chain method 
Resource levelling 
What-of scenario analysis 
Applying leads and lags 
Schedule compression 
Schedule tool 
1/10/2022 
39 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Phương pháp CPM (Critical Path Method ): 
Lập sơ đồ mạng (Network diagrams) 
Tính đường tới hạn 
Tính chi phí rút ngắn trên 1 tuần (1 đơn vị thời gian) cho mọi công việc của mạng. 
Chọn công việc trên đường tới hạn với chi phí rút ngắn nhỏ nhất. Rút ngắn tối đa công việc này. 
Kiểm tra để chắc chắn đường tới hạn rút ngắn vẫn còn là đường tới hạn. 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Network diagrams : Một sơ đồ mạng xác định các hoạt động trong dự án và mối quan hệ giữa các hoạt động này. Có hai cách biểu diễn: 
Arrow diagrams method(ADM) 
Precedence diagrams method(PDM) 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Arrow diagrams method(ADM ): được sử dụng để lập kế hoạch hoạt động trong quản lý dự án. 
Mối quan hệ ưu tiên giữa các hoạt động được đại diện bởi các vòng tròn nối với nhau bằng các mũi tên. 
Chiều dài của mũi tên đại diện cho thời gian của các hoạt động có liên quan. 
Trong ADM mỗi hoạt động được hoàn thành trước khi bắt đầu các hoạt động kế. 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Qui ước vẽ AD ( Arrow diagram) còn gọi là AOA (activity On Arrow) 
Nếu công việc a tiến hành sau x 1, x 2 và công việc b tiến hành xau x 2, x 3 thì vẽ 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Precedence diagram method (PDM): các hoạt động của dự án được thể hiện trong các hộp chữ nhật gọi là node . Những hộp hình chữ nhật được kết nối với nhau bằng mũi tên để hiển thị phụ thuộc, do đó sơ đồ này còn gọi là Activity on Node (AON). 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Đường tới hạn (Critical path) 
Là đường dài nhất trong mạng, được tính bằng cách cộng dồn thời hạn theo đường này. Không cho phép sai kế hoạch . 
Cách tìm đường tới hạn: 
Bắt đầu với một hoạt động trong sơ đồ mạng 
Tìm tất cả các đường trong mạng 
Điền thời gian của mỗi hoạt động vào các đường trong mạng 
Đường tới hạn là đường có thời gian dài nhất trong mạng 
1/10/2022 
45 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Thời gian trễ (float or slack): lượng thời gian của họat động dự án có thể trễ . 
Tìm thời gian trễ của các hoạt động: 
Vẽ sơ đồ mạng, xác định đường tới hạn 
Độ trễ của mọi hoạt động trong đường tới hạn là 0 
Tìm đường dài nhất kế tiếp 
Độ trễ của mỗi hoạt động =thời gian của đường tới hạn – thời gian của đường đang xét. 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Bài tập : tìm độ trễ (float) tại các node 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Một công việc liên quan đến 4 loại thời gian 
ES (Early Start): thời gian sớm nhất có thể bắt đầu công việc. 
EF(Early Finish): thời gian sớm nhất có thể kết thúc công việc. 
LS(Late Start): thời gian muộn nhất có thể bắt đầu công việc. 
LF(Late Finish): thời gian muộn nhất có thể kết thúc công việc) 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Điền ES, EF, LS, LF vào sơ đồ 
Với hoạt động đầu tiên: 
ES (early start) = 1. 
EF = ES + thời gian- 1. 
VD: Activity A : ES = 1, EF = 1 + 6 - 1 = 6. 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Với mỗi hoạt động kế tiếp trong sơ đồ: 
ES = EF của hoạt động trước+ 1 
Ví dụ tại B: ES = 6 + 1 = 7, 
 EF = 7 + 5 - 1 = 11 
C bắt đầu khi B và D hoạt động: 
Tại B: ES = 6 + 1 = 7, EF = 7 + 5 - 1 = 11 . 
Tại D: ES =1, EF = 1 + 2 – 1 = 2 
EF của B > EF của D chọn EF của B để tính ES của C 
Tại C: ES = 11 + 1 = 12, EF = 12 + 7 – 1 = 18 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
Cách tính LS và LF 
 LF (late finish ) của hoạt động cuối cùng bằng EF 
LF = EF 
LS (late start) = LF – thời gian +1 
Ví dụ tại C: LS = 18 - 7 + 1 = 12 
Di chuyển lùi về hoạt động trước trong đường dẫn. 
LF = LS của hoạt động kế - 1 
LS = LF – thời gian+ 1 
Ví dụ tại B: 
LF = LS của hoạt động kế - 1 LF = 12 - 1 = 11. 
LS = LF – thời gian+ 1 = 11 - 5 + 1 = 7 
Triển khai lập lịch(Develop Schedule) 
ES của 1 công việc = max {EF của mọi công việc trước trực tiếp +1 } 
LF của 1 công việc trước trực tiếp = min {LS công việc đi sau -1 } 
Theo dõi tình trạng của dự án để cập nhật tiến độ dự án và quản lý lịch trình cơ bản . 
Bao gồm các quy trình sau : 
Xác định tình trạng hiện tại của tiến độ dự án 
Ảnh hưởng đến các yếu tố tạo ra thay đổi lịch trình 
Xác định tiến độ dự án đã thay đổi 
Quản lý thay đổi thực tế khi chúng xảy ra 
Điều khiển lập lịch ( Control Schedule) 
1/10/2022 
55 
Điều khiển lập lịch (Control Schedule) 
Inputs 
Project Management Plan 
Project Schedule 
Work Performance Information 
Organizational Process Assets 
Điều khiển lập lịch (Control Schedule) 
Tools and Techniques: 
Variance Analysis : Sử dụng tính năng này để đá nh giá dự án so với kế hoạch trong đường cơ sở.Nếu có một sự khác biệt lớn thì dự án đ ang có vấn đề . 
Performance Reviews : Có hai tính toán quan trọng là Schedule Variance (SV) và Schedule Performance Index (SPI) cung cấp thông tin có giá trị về dự án làm như thế nào . 
Adjusting Leads and Lags , What-if analysis , Schedule Compression 
Progress Reporting : báo cáo tiến độ , báo cáo n hững gì đã thực hiện, những sự kiện quan trọng đạt được . 
Điều khiển lập lịch (Control Schedule) 
Resource Leveling : cần phải phân bổ tài nguyên để các công việc khi thực hiện luôn luôn có một nguồn tài nguyên có sẵn . 
Project Management Software 
Điều khiển lập lịch (Control Schedule) 
Outputs 
Work Performance Measurements 
Organizational Process Assets Updates 
Change Requests 
Project Management Plan Updates 
Project Document Updates