Bài giảng Quản lý dự án - Chương 5: Kiểm soát dự án

n với các bên liên quan 
 Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào 
mục tiêu dự án 
 Rút ra bài học 
5 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
VÒNG ĐỜI DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN 
KIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
 XÁC 
ĐỊNH 
 HOẠCH 
 ĐỊNH 
 THỰC 
 HIỆN 
 KẾT 
 THÚC 
- Mục đích 
- Mục tiêu 
- Thiết kế DA 
- WBS 
- Lập KH tài chính 
- Thời gian biểu DA 
- Nhân sự & tổ chức 
- Kỹ thuật/ hậu cần 
- Giám sát/ kiểm tra 
- Các hoạt động và 
kết quả 
- ĐG tiến độ và 
việc thực hiện 
- Giải quyết vấn đề 
- Giao tiếp 
- Chuyển giao/ 
bàn giao 
- Khóa sổ 
- Thanh toán 
- Đánh giá 
tác động 
- Bài học rút 
ra 
2 – 5 – 10 
năm sau 
Đánh giá 
nhu cầu 
Đánh giá 
phê chuẩn 
Đánh giá cuối kỳ, 
báo cáo cuối kỳ 
Đánh giá 
phê chuẩn 
Đánh giá 
tiếp theo Kiểm soát 
6 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
MỤC ĐÍCH CỦA ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
 Có cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng dự án 
 Có đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện 
dự án 
 Thêm kinh nghiệm cho các dự án tương tự 
 Đánh giá hiệu quả của Ban quản lý và Hệ thống giám 
sát dự án 
 Bài học trao đổi 
7 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
Là quá trình nhận định dự án một cách hệ thống và 
khách quan về: 
 Việc thực hiện dự án trên tổng thể 
 Tính hiệu quả/ hợp lý của chiến lược và thiết kế dự án 
 Những ảnh hưởng/ tính bền vững của kết quả 
 Những bài học, kinh nghiệm cần thiết 
 Công việc không thường xuyên 
 Có sự tham gia của chuyên gia bên ngoài 
8 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
Thu thập số liệu, thông tin về 
việc thực hiện dự án, những 
thay đổi của môi trường 
So sánh số liệu thu thập và kế 
hoạch, tiêu chuẩn, tác động 
mong muốn 
Hiệu chỉnh 
9 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
GIÁM SÁT DỰ ÁN 
 Quá trình kiểm tra thường xuyên tiến trình dự án trong 
suốt thời gian thực hiện/ vận hành dự án 
 Mục tiêu: cung cấp thông tin để ra quyết định 
10 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng 
 Kiểm soát thời gian 
 Kiểm soát chi phí 
PHẠM VI 
KIỂM SOÁT 
Quản lý phạm vi Quản lý thu mua 
Quản lý thời gian 
Quản lý chi phí 
Hỗ trợ kỹ thuật 
Quản lý nguồn lực 
Quản lý nhân lực 
Quản lý môi trường 
Quản lý truyền 
đạt thông tin 
Quản lý chất lượng 
Kiểm soát thay đổi 
11 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Quản lý phạm vi: 
 Tài liệu hoạch định 
 Điều khoản dự án 
 Cấu trúc phân việc 
 Danh sách các công việc/ bảng NVL 
 Bản vẽ 
 Đặc tính kỹ thuật 
 Danh sách các bộ phận, phụ tùng 
 Hợp đồng 
 Tài liệu kiểm soát 
 Những truyền đạt thông tin về dự án 
 Những phát biểu tác động 
 Những biến đổi và hiệu chỉnh 
 Những yêu cầu thay đổi 
 Những nhượng bộ 
 Báo cáo kết thúc 
12 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Hỗ trợ kỹ thuật: 
 Tài liệu hoạch định 
 Những bản tóm tắt của khách hàng 
 Những điều luật quy định 
 Những đặc tính kỹ thuật 
 Những tính toán thiết kế 
 Những phương pháp xây dựng 
 Tài liệu kiểm soát 
 Kiểm soát cấu hình 
 Những phát biểu tác động 
 Sự ủy nhiệm 
 Bản vẽ được sửa đổi 
13 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Quản lý thời gian: phác thảo trình tự và thời gian về 
phạm vi công việc 
 Tài liệu hoạch định 
 Biểu đồ mốc thời gian 
 Sơ đồ thanh ngang 
 Sơ đồ mạng 
 Tài liệu kiểm soát 
 Báo cáo tiến triển (thực tế & kế hoạch) 
 Sơ đồ thanh ngang 
 Sơ đồ thanh ngang hiệu chỉnh 
 Giá trị thu được 
 Tài liệu về xu hướng 
14 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Quản lý thu mua hàng hóa: xác định rõ những khoản 
mục phải mua, đúng đặc tính kỹ thuật, đúng tiến độ 
và ngân sách 
 Tài liệu hoạch định 
 Danh sách NVL, phụ tùng 
 Hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu 
 Ngân sách thu mua 
 Tài liệu kiểm soát 
 Đơn mua hàng 
 Báo cáo tình trạng tiến hành 
 Tiến độ và ngân sách thu mua sửa đổi 
15 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Quản lý nguồn lực: cùng với quản lý thời gian tạo ra 
những dự báo về nguồn lực 
 Tài liệu hoạch định 
 Dự báo nguồn lực 
 Sự sẵn có về nguồn lực 
 Biểu đồ tần suất về nguồn lực được điều hòa 
 Tài liệu kiểm soát 
 Bảng thời gian 
 Biểu đồ tần suất hiệu chỉnh về nguồn lực 
16 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Quản lý chi phí: phân bổ ngân sách và dòng tiền tới 
gói công việc 
 Tài liệu hoạch định 
 Cấu trúc phân bổ chi phí 
 Các ngân sách cho công việc (hoạt động) 
 Các ngân sách phòng ban 
 Báo cáo dòng tiền tệ 
 Tài liệu kiểm soát 
 Các báo cáo chi tiêu (thực tế và kế hoạch) 
 Chi phí được giao và chi phí tại thời điểm hoàn thành 
 Ngân sách sửa đổi 
 Giá trị thu được 
17 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Kiểm soát thay đổi: khi dự án tiến triển, phạm vi công 
việc được sửa đổi và kiểm soát thông qua: 
 Những thông tin về dự án 
 Những phát biểu tác động 
 Những báo cáo về sự không phù hợp 
 Những yêu cầu và nhượng bộ về thay đổi 
 Những sửa đổi về bản vẽ 
 Những đơn hàng được sửa đổi và thay đổi 
 Những điều khoản phụ thêm trong hợp đồng 
 Những sửa đổi về đặc tính kỹ thuật và cấu hình 
18 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Quản lý chất lượng: 
 Tài liệu hoạch định 
 Kế hoạch chất lượng dự án 
 Kế hoạch kiểm soát chất lượng 
 Danh sách các bộ phận và tiêu chuẩn/đặc tính kỹ thuật 
 Tài liệu kiểm soát 
 Các báo cáo điều tra 
 Những báo cáo về sự không phù hợp 
 Những nhượng bộ 
 Những yêu cầu thay đổi 
 Bản vẽ được sửa đổi 
 Sổ tay dữ liệu và sổ tay vận hành 
 Sự ủy nhiệm 
19 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Quản lý việc truyền đạt thông tin: 
 Tài liệu hoạch định 
 Các kênh truyền đạt thông tin 
 Danh sách tài liệu được kiểm soát 
 Danh sách phân phối 
 Thời gian biểu của các cuộc họp và hội thảo 
 Tài liệu kiểm soát 
 Sự chuyển giao 
 Biên bản của các cuộc họp 
20 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Quản lý nguồn nhân lực: 
 Tài liệu hoạch định 
 Cấu trúc tổ chức dự án 
 Ma trận trách nhiệm 
 Mô tả công việc 
 Các thủ tục công việc 
 Tài liệu kiểm soát 
 Bảng thời gian 
 Đánh giá thành quả đạt được 
21 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
PHẠM VI KIỂM SOÁT 
 Quản lý môi trường: 
 Tài liệu hoạch định 
 Những quy tắc và luật lệ 
 Các vấn đề về môi trường 
 Tài liệu kiểm soát 
 Những báo cáo về môi trường 
22 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
 Kiểm soát dự án 
 Bên trong: do phía thực hiện dự án (nhà thầu) 
 Bên ngoài: do phía khách hàng hoặc đối tác độc lập 
 Kiểm soát cho ai? 
 Chính ban QLDA 
 Cơ quan thực hiện (chủ dự án) 
 UBND và các bộ phận chức năng liên quan 
 Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong 
chính phủ 
 Các nhà tài trợ 
 Tư vấn – Nhà thầu – Nhà cung cấp 
 Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa 
phương và các nhóm quan tâm khác 
23 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT & ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
BẮT ĐẦU 
Công bố kế hoạch đầu tiên 
Thu thập thông tin về dự án 
So sánh tiến triển và mục tiêu 
Thỏa mãn? 
Dự án được 
hoàn thành? 
Kết thúc dự án 
Đánh giá dự án 
Công bố kế hoạch 
hiệu chỉnh 
Thực hiện hành 
động hiệu chỉnh 
Kết luận KẾT THÚC 
Không 
Không 
Có 
Có 
24 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
THÔNG TIN CHO VIỆC KIỂM SOÁT VÀ 
ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 
 Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công 
trình 
 Thời gian và nguồn lực đã sử dụng 
 Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch 
 Trễ tiến độ 
 Vượt chi phí 
 Nguồn lực thay đổi 
 Những khó khăn có thể xảy ra 
25 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
SO SÁNH TIẾN TRIỂN VÀ MỤC TIÊU DỰ ÁN 
 Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra với 
thực tế đạt được 
 Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời gian 
thực tế 
 Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù 
với chi tiêu thực tế 
26 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
CÁC LÝ DO KHIẾN DỰ ÁN KHÔNG ĐÚNG 
THEO KẾ HOẠCH 
TRỄ TIẾN ĐỘ VƯỢT CHI PHÍ NGUỒN LỰC 
THAY ĐỔI 
• Thời tiết xấu 
• Thiết bị hư hỏng 
• Thiếu vốn 
• Khan hiếm NVL 
• Ước tính thời 
gian quá ngắn 
• Các công việc bị 
chểnh mảng 
• Vượt quá thời 
gian 
• Sử dụng nhiều 
nhân lực hơn 
• Sử dụng nhiều 
thiết bị hơn 
• CP nhân lực cao 
hơn 
• CP NVL cao hơn 
• Các công việc bị 
chểnh mảng 
• Thiết bị hư hỏng 
• Nhân viên bị 
bệnh 
• Nhân viên nghỉ 
việc 
• CP nhân lực cao 
hơn 
• Ước tính nguồn 
lực quá thấp 
27 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
KHÓ KHĂN TRONG KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
 Chỉ nhấn mạnh một số yếu tố, vd: chỉ nhấn mạnh vào 
chi phí, bỏ qua yếu tố thời gian, chất lượng 
 Quy trình kiểm soát gặp sự phản đối/ không đồng ý 
 Thông tin thường không chính xác hoặc không được 
báo cáo đầy đủ 
 Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến/ 
thông tin thiên lệch 
 Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề 
còn tranh cãi 
 Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không 
đúng 
28 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
KIỂM SOÁT DỰ ÁN 
 Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống 
 Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp 
thời gian và chi phí) 
29 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO 
TRUYỀN THỐNG 
 Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát một cách 
riêng rẽ đối với một công việc/ một nhóm công việc 
trong WBS 
 Nội dung báo cáo 
 Mô tả công việc 
 Tiến độ theo thời gian 
 Ai là người chịu trách nhiệm 
 Ngân sách theo thời gian 
 Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu 
30 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN THEO 
TRUYỀN THỐNG 
 Nhược điểm: 
 Không cho biết bao nhiêu khối lượng công việc đã được 
hoàn thành 
 Không cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu 
muốn hoàn thành dự án 
CP theo kế hoạch 
của giai đoạn 2 là 
12.000 USD 
CP thực tế của giai 
đoạn 2 là 14.000 
USD 
Sự khác biệt trong 
giai đoạn 2 là 2.000 
USD 
CP tích lũy theo kế 
hoạch đến thời 
điểm hiện tại là 
25.000 USD 
CP tích lũy thực tế 
đến thời điểm hiện tại 
là 29.000 USD 
Sự khác biệt tích lũy 
là 4.000 USD 
31 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO 
PP. GIÁ TRỊ LÀM RA 
 PP. các tiêu chí hệ thống kiểm soát tiến độ/ chi phí 
(Cost/Schedule Control System Criteria) 
 Sự phát triển của hệ thống PERT/COST 
 Tiêu chí hệ thống kiểm soát chi phí tiến độ năm 1967 
 tổng hợp cả thời gian và chi phí để đánh giá tiến triển DA 
32 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
C
P
/ 
g
iá
 t
rị
 t
íc
h
 l
ũ
y 
Thời gian 
CP tích lũy 
thực tế 
Khoản đóng 
góp thêm 
CP/ giá trị 
hoạch định 
Khoảng thời gian 
trước tiến độ 
Giá trị làm ra 
33 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
CÁC ĐẠI LƯỢNG ĐÁNH GIÁ 
TIẾN TRIỂN DỰ ÁN 
 Đại lượng phân tích về kết quả 
 Đại lượng phân tích về sai lệch 
 Chỉ số kết quả công việc 
 Dự báo chi phí thực hiện tương lai 
34 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
Các đại lượng phân kết quả và sai lệch theo phương 
pháp giá trị làm ra 
C
h
i 
p
h
í 
t
íc
h
lu
õy
(
%
)
Soá thaùng
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
140
130
120
110
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
ACWP
BCWP
BCWS
Thôøi gian
chaäm treã
döï kieán
Ö
ô
ùc
t
ín
h
c
h
i 
p
h
í 
c
o
øn
la
ïi
Thôøi gian
hoaøn thaønh
döï kieán ban ñaàu
Thôøi gian
hoaøn thaønh
hieäu chænh
Öôùc tính chi phí
hieäu chænh
Chi phí
vöôït quaù
Thôøi ñieåm
baùo caùo
AV
CV
SV
TV
35 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ 
 BCWS: chi phí dự tính của công việc theo kế 
hoạch 
 Số lượng nguồn lực được tính theo đơn vị tiền 
được hoạch định là sẽ chi để thực hiện một công 
việc cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định 
của kế hoạch 
Ngân sách dự tính cho 
toàn bộ công việc 
% công việc được 
hoạch định cho đến 
thời điểm xem xét 
BCWS = x 
36 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ 
 ACWP: chi phí thực sự của một công việc đã 
được thực hiện trong một giai đoạn thời gian 
 Nếu NVL mua trước? 
 Nếu NVL mua trả chậm? 
 Chi phí quản lý? 
37 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH VỀ KẾT QUẢ 
 BCWP: chi phí dự tính của công việc đã được 
thực hiện 
 Ước tính giá trị làm ra trong thực tế: 
 Sử dụng phán xét chủ quan 
 Dựa trên số lượng các đơn vị sản phẩm đã làm ra 
 Sử dụng các mốc tăng trưởng: các giá trị định mức của 
các mốc dự án 
Ngân sách dự tính 
cho toàn bộ công 
việc 
% công việc thực sự 
đã làm cho đến thời 
điểm xem xét 
BCWP = x 
38 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
CÁC ĐẠI LƯỢNG PHÂN TÍCH SAI LỆCH 
 Sai lệch về tiến độ – SV 
 Sai lệch về chi phí – CV 
 Sai lệch kế toán – AV 
 Sai lệch thời gian – TV 
 SD (Status Date): ngày đánh giá dự án 
 BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): thời điểm mà 
BCWS - BCWP 
BCWSBCWPSV 
ACWPBCWPCV 
ACWPBCWSAV 
BCSPSDTV 
39 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
CÁC CHỈ SỐ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC 
 Chỉ số kết quả về tiến độ – SPI 
 Chỉ số kết quả về chi phí – CPI 
BCWSBCWPSPI / 
ACWPBCWPCPI / 
40 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
Các chỉ số kết quả công việc của dự án 
 Tuaàn 3
)0.79,0.79(
 Tuaàn 4
)0.82,0.83(
 Tuaàn 2
)0.82 ,0.88(
 Tuaàn 1
)0.78 ,0.85(
0.75
0.80
0.85
0.90
0.95
1.00
1.05
1.10
0.75 0.80 0.85 0.90 0.95 1.00 1.05 1.10
Toång hôïp chæ soá SPI vaø CPI
Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä vaø chi phí 
Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä
Döï aùn gaëp vaán 
ñeà veà chi phí 
Döï aùn tieán trieån 
toát veà tieán ñoä vaø 
chi phí
CPI
SPI
41 
C
h
ư
ơ
n
g
 5
: K
IỂ
M
 S
O
Á
T
 D
Ự
 Á
N
DỰ BÁO CHI PHÍ THỰC HIỆN TƯƠNG LAI 
 Dự báo chi phí để hoàn thành phần việc còn lại của 
dự án 
 FCTC (Forecast Cost to Complete Project) 
 BCAC (Budgeted Cost at Completion) 
 Chi phí dự báo cho toàn bộ dự án 
 FCAC (Forecast Cost at Completion) 
CPI
BCWPBCAC
BCWP
ACWP
xBCWPBCACFCTC
)(
)(
FCTCACWPFCAC