Bài giảng Quản lý dự án - Chương 10: Quản lý truyền thông dự án (Project communication management)

CHƯƠNG 10 :  Quản lý Truyền thông Dự án ( Project Communication Management ) 
Quản lý truyền thông của dự án( Project Communication Management ) 
Quản lý truyền thông d ự án bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo kịp thời và thích hợp cho việc thu thập, phân phối, lưu trữ, phục hồi các thông tin dự án 
Quản lý truyền thông của dự án( Project Communication Management ) 
Quy trình quản lý truyền thông bao gồm: 
Identify Stakeholders : xác định tất cả những người hoặc tổ chức liên quan đến dự án. 
Plan Communications : xác định các nhu cầu thông tin của các bên liên quan của dự án và phương pháp tiếp cận truyền thông. 
Distribute Information : thông tin về dự án cho các bên tham gia 
Manage Stakeholder Expectations : Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan 
Report Performance : Báo cáo h iệu suất 
Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders) 
Xác định các bên liên quan là quá trình xác định tất cả người hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án, và tài liệu , thông tin liên quan về lợi ích và ảnh hưởng của họ đến dự án . 
Đóng vai trò rất quan trọng cho sự thành công của dự án , giúp x ác định ngay từ đầu các bên liên quan đến dự á n và phân tích mức độ quan tâm, mong đợi, tầm quan trọng và ảnh hưởng của họ đến dự án. 
Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders) 
Inputs: 
Project Charter: Điều lệ dự án cung cấp thông tin về nội bộ và bên ngoài bị ảnh hưởng bởi dự án : 
Nhà tài trợ dự án 
K hách hàng 
T hành viên trong nhóm . 
C ác nhóm và các ban ngành tham gia dự án . 
T ổ chức bị ảnh hưởng bởi dự án 
Procurement Documents : Nếu một dự án là kết quả của một hoạt động mua sắm . 
Enterprise Environmental Factors 
Organizational Process Assets 
Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders) 
Tools and Techniques 
Stakeholder Analysis: Phân tích các bên liên quan là một qu y trình thu thập và phân tích thông tin định tính và định lượng để xác định lợi ích của các bên tham gia. 
Xác định tất cả các bên tham gia dự án tiềm năng và các thông tin liên quan, chẳng hạn như vai trò, phòng ban của họ, lợi ích, mức độ kiến thức, kỳ vọng, và mức độ ảnh hưởng 
Xác định các tác động tiềm năng hoặc sự hỗ trợ mà các bên liên quan có thể tạo ra, và phân loại chúng để xác định một chiến lược tiếp cận . 
Đánh giá các bên liên , để có kế hoạch tăng cường hỗ trợ của họ và giảm thiểu tác động tiêu cực tiềm tàng 
Xác định các bên liên quan (Identify Stakeholders) 
Outputs 
Stakeholder Register: 
Xác định thông tin: Tên tổ chức, vị trí, vai trò trong dự án , thông tin liên lạc . 
Đánh giá thông tin: tiềm năng ảnh hưởng trong dự án . 
P hân loại c ác bên liên quan : nội bộ / bên ngoài  
Chiến lược quản lý c ác bên liên quan 
Kế hoạch truyền thông (Plan Communications) 
Kế hoạch truyền thông là quá trình xác định các nhu cầu thông tin dự án của các bên liên quan và xác định một phương pháp tiếp cận truyền thông 
Inputs 
Stakeholder Register 
Stakeholder Management Strategy 
Enterprise Environmental Factors 
Organizational Process Assets 
Kế hoạch truyền thông(Plan Communications) 
Tools and Techniques: 
Communication Requirements Analysis: 
Những yêu cầu được xác định bằng cách kết hợp các loại thông tin cần thiết với việc phân tích giá trị của thông tin . 
Thông tin thường được sử dụng để xác định các yêu cầu truyền thông : 
Sơ đồ t ổ chức . 
T ổ chức d ự án và mối quan hệ trách nhiệm của các bên liên quan, 
Nhu cầu thông tin nội bộ (ví dụ, giao tiếp giữa các tổ chức ) 
Nhu cầu thông tin bên ngoài (ví dụ, liên lạc với các phương tiện truyền thông, công cộng, hoặc nhà thầu ) 
T hông tin đăng ký và chí ến lược quản lý c ác bên liên quan 
Kế hoạch truyền thông(Plan Communications) 
Communication Technology : các phương pháp được sử dụng để chuyển thông tin giữa các bên liên quan của dự án 
Communication Models: hình thức thông tin được gửi và nhận như thế nào. 
Communication Methods: phương pháp truyền thông để chia sẻ thông tin giữa các bên liên quan của dự á n: 
T ruyền thông tương tác 
Push communication: email, fax, thư thoại, báo chí  
Pull communication: Được sử dụng cho khối lượng thông tin lớn, phương pháp bao gồm mạng nội bộ các trang web, e-learning  
Phân phối thông tin(Distribute Information) 
Cung cấp thông tin cho đúng người vào đúng thời điểm và đúng định dạng . 
Nó được thực hiện trong suốt toàn bộ vòng đời dự án và trong tất cả các quy trình quản lý . 
Tập trung chủ yếu là trong quá trình thực hiện, trong đó bao gồm việc thực hiện kế hoạch quản lý thông tin liên lạc 
Phân phối thông tin(Distribute Information) 
M ột số kỹ thuật p hân phối thông tin hiệu quả bao gồm 
Sender-receiver models 
Writing style 
Meeting management techniques: Chuẩn bị một chương trình nghị sự và giải quyết xung đột 
Presentation techniques 
Facilitation techniques: Xây dựng sự nhất trí và khắc phục những trở ngại. 
Phân phối thông tin(Distribute Information) 
Tools and Techniques 
Hard-copy 
Electronic communication : e-mail , fax, thư thoại, điện thoại, hội nghị truyền hình và các trang web . 
Electronic tools: giao diện web để lập kế hoạch và phần mềm quản lý dự án, phần mềm hỗ trợ văn phòng ảo, cổng thông tin . 
Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan  (Manage Stakeholder Expectations) 
Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan là quá trình giao tiếp và làm việc với các bên liên quan để đáp ứng nhu cầu của họ và giải quyết các vấn đề nếu có . 
Q uản lý k ỳ vọng giúp để tăng xác suất thành công của dự án bằng cách đảm bảo rằng các bên liên quan hiểu rõ những lợi ích và rủi ro của dự án 
Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan (Manage Stakeholder Expectations) 
Inputs 
Stakeholder Register 
Stakeholder Management Strategy 
Project Management Plan 
Issue Log: được dùng để ghi nhận và theo dõi việc giải quyết các vấn đề . 
Change Log: ghi các thay đổi xảy ra trong quá trình thực hiện dự án . Những thay đổi về thời gian, chi phí và rủi ro, phải được thông báo cho các bên liên quan 
Organizational Process Assets 
Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan (Manage Stakeholder Expectations) 
Tools and Techniques 
Communication Methods 
Interpersonal Skills 
Management Skills: Quản lý là hoạt động chỉ đạo và kiểm soát một nhóm người với mục đích phối hợp và hài hòa các nhóm hướng tới việc hoàn thành một mục tiêu vượt ra ngoài phạm vi của nỗ lực cá nhân . Bao gồm: 
Kỹ năng trình bày 
Đàm phán . 
Kỹ năng viết . 
Nói trước công chúng. 
Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan (Manage Stakeholder Expectations) 
 Outputs 
Organizational Process Assets Updates 
Change Requests: Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan có thể dẫn đến một yêu cầu thay đổi các sản phẩm hoặc dự án . C ũng có thể bao gồm các hành động khắc phục hoặc phòng ngừa thích hợp 
Project Management Plan Updates 
Project Document Updates 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Báo cáo h iệu suất là quá trình thu thập và phân phối thông tin hiệu suất, bao gồm cả báo cáo tình trạng, đo lường sự tiến đ ộ , và dự báo . 
Quá trình báo cáo hiệu suất liên quan đến việc thu thập định kỳ và phân tích cơ bản so với các dữ liệu thực tế để biết tiến độ dự án và hiệu suất cũng như để dự báo kết quả của dự án. 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Inputs: 
Project Management Plan: cung cấp thông tin về đường cơ sở dự án , là một kế hoạch đã được phê duyệt cho công tác dự án . 
Work Performance Information: t hông tin từ các hoạt động của dự án được thu thập trên kết quả thực hiện như : 
T ình trạng của sản phẩm trung gian 
Lịch trình tiến độ 
Chi phí phát sinh . 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Work Performance Measurements: Thông tin hiệu suất làm việc được sử dụng để tạo ra các số liệu hoạt động dự án để đánh giá tiến độ thực tế so với kế hoạch 
Budget Forecasts: dự báo ngân sách cung cấp thông tin về các khoản tiền bổ sung dự kiến ​​sẽ được yêu cầu cho công việc còn lại và ước tính cho việc hoàn thành dự án . 
Organizational Process Assets 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Tools and Techniques: 
Variance Analysis: Phân tích nguyên nhân gây ra sự khác biệt giữa các đường cơ sở và việc thực hiện thực tế , gồm các bước: 
Kiểm tra chất lượng của các thông tin thu thập được để đảm bảo rằng nó là hoàn chỉnh, phù hợp với dữ liệu quá khứ, và đáng tin cậy 
Xác định chênh lệch, so sánh các thông tin thực tế với các đường cơ sở dự án và ghi nhận tất cả các sự khác biệt có cả thuận lợi và không thuận lợi cho kết quả dự án . 
Xác định tác động của sự chênh lệch trong chi phí và tiến độ dự án và các lĩnh vực khác của dự án 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Sử dụng phân tích giá trị thu được (Using Earned Value Analysis) EV=%kế hoạch hoàn thành*BAC 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
C hênh lệch : khi kết thúc dự án thì độ lệch về ngân sách VAR = BAC-AC luôn có sự chênh lệnh giữa kế hoạch và thực tế. 
Chi phí chênh lệch (Cost Variances-CV): là sự khác biệt giữa giá trị thu được EV và thực tế chi phí AC 
CV=EV–AC. 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Chênh lệch lịch biểu (Schedule Variances-SV): 
Ví dụ: 
Một dự án với kinh phí $ 200.000 dự kiến trong hai năm . 
C uối của một năm, nhóm dự án đã lên kế hoạch dự án sẽ được hoàn thành 60 % . Giá trị theo kế hoạch PV = $120,000. 
Tuy nhiên, vào cuối năm thứ nhất, dự án chỉ hoàn thành 40% , vào cuối năm thứ nhất, EV= $80.000 . 
Sự khác biệt giữa PV và EV là SV = EV-PV . 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Cost Performance Index – CPI: số lượng công việc của dự án được hoàn thành trên số kinh phí dành cho dự án . 
Ví dụ: D ự án có EV = $20.000 và AC = $25.000 . 
CPI= EV/AC = 0 . 80. 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Schedule Performance Index –SPI: cho biết dự án có đúng tiến độ hay không 
EV = $20.000 , và PV = $30.000 . 
SPI = EV/PV = 0. 67 chệch mục tiêu ! 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Estimate at Completion: là một dự báo chi phí cuối cùng của dự án . 
Ví dụ: E AC = BAC/CPI . D ự án có BAC = $200.000 , Chỉ số CPI = 0,80 EAC = 250.000 USD. 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Estimate to Complete-ETC: số tiền cần thêm để hoàn thành dự án . ETC= EAC-AC. 
Ví dụ: EAC = $250.000, AC = $25.000 , ETC = $ 225.000 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Variance at Completion –VAC: sự chênh lệch giữa những gì được mong đợi và những gì đã trải qua. VAC = BAC-EAC. 
V í dụ : BAC = $200.000, EAC = $250.000 , 
VAC = $ 50.000. 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Forecasting Methods: 
Time series methods: sử dụng dữ liệu lịch sử là cơ sở để đánh giá kết quả tương lai . 
Causal/econometric methods: phương pháp nhân quả có thể xác định các yếu tố cơ bản mà có thể ảnh hưởng đến dự báo 
Judgmental methods. 
Other methods 
Communication Methods: Cuộc họp đánh giá tình trạng có thể được sử dụng để trao đổi và phân tích thông tin về tiến độ và hiệu suấ t dự án . 
Reporting Systems: cung cấp một công cụ để nắm bắt, lưu trữ, và phân phối thông tin cho các bên liên quan về chi phí dự án, tiến đ ộ lịch trình, và hiệu suất. 
Báo cáo hiệu suất(Report Performance) 
Outputs: 
Performance Reports: 
Báo cáo cần cung cấp các thông tin trạng thái và tiến đ ộ , ở mức độ chi tiết theo yêu cầu của các bên liên quan khác nhau, như tài liệu trong kế hoạch quản lý thông tin liên lạc . 
Các định dạng phổ biến cho báo cáo hiệu suất bao gồm các biểu đồ thanh, biểu đồ, và bảng 
Organizational Process Assets Updates 
Change Requests