Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 
Nội dung 
Tổng quan về quản lý dự án . 
Khái niệm Dự án và Quản lý dự án. 
Các thành phần của khung làm việc (framework) quản lý dự án. 
Kiến thức cần thiết cho q uản lý dự án. 
Các g iai đoạn q uản lý d ự án . 
P hần mềm phục vụ quản lý dự án 
Mở đầu 
Tại sao các DA bị thất bại 
Không hoàn thành đúng hạn 
Chi phí vượt quá dự toán 
Chất lượng không đảm bảo 
Mở đầu 
Thống kê của Standish Group (2006) 
50 % trong số các dự án phần mềm thất bại 
Chỉ có 16.2% dự án là hoàn thành đúng hạn và nằm trong giới hạn ngân sách, đáp ứng tất cả tính năng và đặc tính như cam kết ban đầu 
52.7 % dự án được hoàn thành và đi vào hoạt động nhưng không hoàn thành đúng hạn và bội chi , không đáp ứng đầy đủ tính năng và đặc tính như thiết kế ban đầu 
C ó 31.1% dự án thất bại trước khi được hoàn thành 
Mở đầu 
Các DA thành công. 
Đúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép. 
Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá m ứ c. 
Khách hàng thỏa mản: 
Sản phẩm DA giải quyết được vấn đề. 
Được tham gia vào quá trình QL DA. 
Người quản lý hài lòng với tiến độ. 
Tổng quan về quản lý dự án 
Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có mong muốn trở thành nhà quản lý. 
Tổng quan về quản lý dự án 
Quản l ý và tổ chức 
Quản l ý dự án và người lãnh đạo 
Quản l ý công việc và con người . 
K ỹ năng mềm: trao đổi giữa con người 
K ỹ năng nghe 
K ỹ năng hiểu 
K ỹ năng viết 
K ỹ năng trình bày 
K ỹ năng làm việc tập thể: động não tập th ể 
Dự án là gì? 
“ Dự án là một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ duy nhất” ( A Guide to the Project Management Body of Knowledge ) 
“ Tạm thời”: mọi dự án đều có thời điểm b ắt đầu và kết thúc xác định. “ Tạm thời” chỉ áp dụng cho dự án , không áp dụng cho sản phẩm hay dịch vụ phát sinh từ dự án . 
“ Duy nhất”: sản phẩm hay dịch vụ là khác nhau theo cách nào đó với tất cả sản phẩm và dịch vụ khác . 
Các đặc trưng của dự án 
Hoạt động để đạt tới mục tiêu xác định. 
Có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. 
Có ràng buộc về kinh phí, thời gian và nguồn nhân lực. 
Có nhiều rủi ro (không chắc chắn) 
Nhiều thay đổi và nhiều vấn đề xuất hiện. 
Được thực hiện bởi một tổ chức được thành lập tạm thời. 
Nội dung công việc thay đổi khi các pha tiếp diễn. 
Nhiều người và tổ chức có nhu cầu và mối quan tâm khác nhau cùng tham gia. 
Dự án công nghệ thông tin 
Là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin. 
Tuân thủ các nguyên tắc của quản lý dự án nói chung. 
Tuân thủ các nguyên tắc của công nghệ thông tin: đi theo quy trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm công nghệ thông tin. 
Bộ ba ràng buộc (Triple constraint) 
Mọi dự án đều bị ràng buộc bởi 3 yếu tố: 
Các m uc tiêu về phạm vi ( Scope ): Dự án tìm cách đạt được cái gì? 
Các mục tiêu về thời gian ( Time ) : Dự án mất bao lâu mới hoàn tất? 
Các mục tiêu về chi phí ( Cost ) : Sẽ tốn kém bao nhiêu? 
Nhiệm vụ của người quản lý dự án là phải cân đối những mục tiêu thường hay xung đột này. 
Bộ ba ràng buộc (Triple constraint) 
Quản lý 
Quản l ý : l à tác động của chủ t hể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường trư ờng . Bao gồm các hành động: 
Lập kế hoạch : quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động để đạt mục tiêu . 
Tổ chức : quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục tiêu . 
Chỉ huy : quá trình chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất, vì lợi ích của tổ chức . 
Kiểm tra : quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm bảo công việc thực hiện theo đúng kế hoạch 
Quản lý dự án 
Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể người có c huyên môn , nhằm đạt được một kết q uả dự kiến , trong thời gian dự kiến , với một kinh phí dự kiến . 
Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để thỏa mãn các yêu cầu và mong đợi của khách hàng đối với dự án. 
Quản lý dự án 
Quản lý dự án là một quá trình: 
Lập kế hoạch: 
Đ iều phối thời gian, 
Nguồn nhân lực và 
Giám sát quá trình phát triển của dự án. 
Đ ảm bảo cho dự án hoàn thành 
Đ úng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt. 
Đ ạt được các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. 
Quản lý dự án 
Project Management Framework 
Quản lý dự án 
Quản l ý dự án bao gồm 2 phần chính : 
Quản lí về k ỹ thuật : bao gồm công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng . 
Quản lí về con người : bao gồm con người và các tổ chức tham gia thực hiện dự án và sự trao đổi 
Vấn đề con người thường là vấn đề ảnh hưởng tới sự thành bại của các dự án . 
Bên cạnh các kĩ năng kĩ thuật , cần phát triển các kĩ năng con người trên cơ sở các chuẩn kĩ năng : suy nghĩ, trao đổi, giao tiếp, trình bày . 
Mục tiêu của quản lý dự án 
Môi trường cạnh tranh cao, buộc các tổ chức phải tạo ra những sản phẩm chất lượng cao với chi phí thấp và trong khoảng thời gian ngắn nhất Phải quản lý dự án để đảm bảo: 
Hoàn thành các mục tiêu của dự án trong các điều kiện ràng buộc. 
Lên k ế hoạch và tổ chức tài nguyên để đạt được kết quả xác định trong một khoảng thời gian cho phép . 
Cân đối giữa thời gian, chi phí và thực hiện 
Ba ràng buộc mà có thể xung đột lẫn nhau 
Hiệu quả của sự cân đối là sự cần thiết cho sự thành công của dự án 
Mục tiêu của quản lý dự án 
Tiên đoán, nhận diện và xử lý những tình huống không mong đợi 
Quản lý và tiên đoán những rủi ro 
Lập kế hoạch dự đoán các rủi ro là một trong các thành phần của quản lý dự án. 
Tính đến những đặc điểm đặc biệt của dự án 
Những dự án càng phức tạp thì mức độ rủi ro càng cao 
Những kỹ thuật phát triển mới thường kết hợp với sự gia tăng của rủi ro và độ phức tạp 
Các lợi ích của QLDA 
Kiểm soát tốt hơn các tài nguyên tài chính, thiết bị và con người 
Cải tiến quan hệ với khách hàng 
Rút ngắn thời gian triển khai. 
Giảm chi phí 
Tăng c hất lượng và độ tin cậy. 
Tăng l ợi nhuận. 
Cải tiến năng suất lao động 
Phối hợp nội bộ tốt hơn. 
Nâng cao t inh thần làm việc 
Các k iến thức cần thiết để QLDA 
Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án là kiến thức riêng của ngành QLDA. 
Ngoài ra, n gười quản trị dự án còn phải có kiến thức và kinh nghiệm trong 
Quản lý tổng quát . 
L ĩ nh vực ứng dụng của dự á n. 
Các k iến thức cần thiết để QLDA 
Các kỹ năng cần thiết của người quản trị dự án. 
Giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục. 
Tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích. 
Xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy tinh thần đồng đội . 
Lãnh đạo: năng động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan. 
Đối phó: linh họat, sáng tạo, kiên trì, chịu đựng 
Công nghệ: Kinh nghiệm, kiến thức về dự án. 
Người quản lý dự án 
Vai trò của người quản lý dự án: 
Chịu trách nhiệm cuối cùng của dự án 
Giao tiếp với người ngoài dự án 
Giải quyết các vấn đề trong dự án 
Tích lũy tài sản tri thức và huấn luyện thành viên. 
Nhiệm vụ của người quản lý dự án: 
Xây dựng kế hoạch dự án 
Theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án 
Quản lý thay đổi 
Kết thúc dự án 
Đánh giá việc hoàn thành dự án. 
Người quản lý dự án 
Đặc trưng quan trọng của người quản lý hiệu quả và kém hiệu quả: 
Hiệu quả 
Kém hiệu quả 
Gương mẫu 
Thiếu gương mẫu 
Có tầm nhìn xa 
Thiếu tự tin 
Thành thạo về kỹ thuật 
Thiếu kiến thức chuyên môn 
Quyết đoán 
Không quyết đoán 
Giao tiếp tốt 
Giao tiếp kém 
Dám đương đầu với cấp trên khi cần 
Hỗ trợ các thành viên 
Khích lệ ý tưởng mới 
Các b ên tham gia (Stakeholder) 
Các b ên tham gia là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án. 
Các b ên tham gia bao gồm: 
Người Quản lý d ự án 
Nhà tài trợ, 
Tổ dự án: 
Trưởng Nhóm k ỹ thuật, 
Các t rưởng n hóm , 
Các n hóm t riển khai. 
Khách hàng, Người dùng.. 
Nhà cung cấp 
Các b ên tham gia (Stakeholder) 
9 lĩnh vực trong QLDA 
4 l ĩ nh vực cơ bản : 
P hạm vi : Xác định và q uản lý tất cả các công việc được thực hiện trong dựán. 
Thời gian : Ước lượng thời gian, lập lịch biểu và theo dõi tiến độ thực hiện đảm bảo DA hoàn tất đúng thời hạn. 
™ Chi ph í : Đảm bảo ho à n tất dự án trong kinh phí cho phép. 
Chất lượng : Đảm bảo chất lượng theo đúng yêu cầu đặt ra. 
9 lĩnh vực trong QLDA 
4 l ĩ nh vực hỗ trợ : là phương tiện để đạt các mục tiêu của dự án 
Nguồn nhân lực. 
™Truyền thông. 
™Rủi ro. 
™Mua sắm trang thiết bị. 
1 l ĩ nh vực tích hợp : (project integration management) tác động và bị tác động bởi tất cả các l ĩ nh vực ở trên 
Các giai đoạn của dự án 
Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện xác định, thường được chia ra thành một số giai đoạn để quản lý thực hiện. 
Mỗi giai đoạn thực hiện một hay nhiều công việc. Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ hay vòng đời của dự án. 
Vòng đời của dự án xác định các giai đoạn của dự án từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. 
Chu trình sống của một dự án 
Vòng đời phát triển dự án (Systems Development Life Cycle-SDLC): là khung làm việc dùng để mô tả các giai đoạn trong quá trình phát triển và duy trì hệ thống. 
Các giai đoạn của dự án thay đổi tùy theo dự án, thường được chia thành 4 giai đoạn: 
Quan niệm (conception) 
™Triển khai (development) 
™Thực hiện, cài đặt (implementation) 
™Kết thúc. 
Chu trình sống của một dự án 
Quan niệm :Xây dựng ý tưởng, xác định mục tiêu, kết quả và phương pháp thực hiện để đạt kết quả. 
Triển khai ( development ): là giai đoạn chi tiết, tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch. 
Thực hiện, cài đặt (implementation) : tổ chức triển khai, vận hành và thử nghiệm. 
Kết thúc: hoàn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, và những tài liệu liên quan, đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực. 
Các giai đoạn của các dự án CNTT 
Xác định : tìm hiểu để có đánh giá khởi đầu 
Phân tích : hệ thống sẽ làm gì. 
Thiết kế : các phần của hệ thống, hệ thống s ẽ làm việc như thế nào. 
Thực hiện : lắp ráp các thành phần. 
Kiểm thử hệ thống : Cho hệ thống làm việc, hiệu chỉnh những sai sót. 
Kiểm thử sự chấp nhận : sự chấp nhận của khách hàng. 
V ận hành : cài đặt rộng rãi và hoàn thành. 
Các quy trình trong mỗi giai đoạn 
Khởi động DA. 
™Lập k ế hoạch DA. 
™Thực thi DA. 
™Kiểm soát & đ iều khiển. 
™Kết thúc 
Khởi động DA 
Lập k ế hoạch DA 
Thực hiện 
Kiểm soát & đ iều khiển 
Kết thúc 
Các công cụ và kỹ thuật QLDA 
Các công cụ và kỹ thuật QLDA hỗ trợ người quản lý dự án và nhóm dự án trong nhiều l ĩ nh vực của quản lý dự án . 
Quản lý p hạm vi : sử dụng WSM,.. 
Quản lý t hời gian : sử dụng s ơ đồ Gantt,.. 
Quản lý c hi phí : sử dụng EVM,.. ư ớc lượng c hi phí, các p hần mềm về tài chính,.. 
Bài tập 
Tìm một bài viết trên Internet về quản lý dự án CNTT (Information technology Project management). Viết một trang báo cáo giới thiệu bài viết này . ( tham khảo website của các tạp chí như Information Week, Computer World, Information World ). 
Tìm trên Internet một bài viết về c hu trình sống trong phát triển phần mềm ( software development life cycle). Viết một trang báo cáo trình bày các ý chính của bài viết. 
Bài tập 
Tìm trên các website thông tin về các kỹnăng quản lý dự án (project management skills). Viết báo cáo 2 trang tổng kết những gì bạn tìm thấy, cùng với ý kiến riêng của bạn.