Bài giảng Quản lý dự án - Chương 1: Mở đầu - Nguyễn Thị Đức Nguyên

ểu các thách thức đối với 
 nhà Quản lý Dự án.
 •Các vấn đề của Dự án cần các nguyên lý quản lý riêng biệt (cần thảo luận 
 riêng !
 •Các loại chu kỳ: 
 • Chu kỳ công nghệ;
 • Chu Kỳ Dự án (Project Life Cycle);
 • Chu kỳ phát triển Sản phẩm (Product Development cycle)(Qui trình phát triển Sản phẩm --
 Product Development Process ); Chu kỳ Sản phẩm (product life cycle); 
 • Chu kỳ Doanh nghiệp/kinh doanh (Business cycle);
 • Chu kỳ công ty (corporation cycle)
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 7
 2014/8/21
 “QUẢN LÝ CHU KỲ PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM” VÀ “QUẢN LÝ 
 DỰ ÁN” 
 Chu Kỳ 
 A:Yêu cầu B:Thiết kế C:Xây dựng D:Vận hành
 PT Sản 
 Phẩm
 1 2 3 4
 Các pha
 Điểm ra quyết định
 Dự án A 1 2 3 4
 Dự án B 1 2 3 4
 Dự án C
 Chu Kỳ Dự án 1.Xác định mục tiêu DA 2.Lập kế hoạch DA 3.Thực hiện DA 4.Kết thúc DA
 Chìa khoá thành công: Hiểu được sự khác nhau giữa 
 “Quản lý Chu kỳ Phát triển sản phẩm” và “Quản lý dự án”
 PROJECT LIFE CYCLE
 FIGURE 1.1
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 8
 2014/8/21
 MÔ HÌNH QUẢN LÝ HAY MÔ HÌNH DỰ ÁN?
 LẬP KẾ 
 CHUẨN BỊ HOẠCH
 ĐiỀU KHIỂN THỰC THI
 KiỂM SOÁT
 KẾT THÚC
 Năm giai đoạn(?) trong một dự án
 Quản lý dự án được tiến hành trong các giai đoạn của suốt 
 vòng đời dự án
 CÁC LOẠI DỰ ÁN
 1. Dự án hợp đồng (Contractual project)：khách hàng cụ thể hay chính 
 phủ, lĩnh vực sản xuất sản phẩm và dịch vụ.
 2. Dự án nghiên cứu và phát triển (R&D Project): để phát triển một 
 sản phẩm mới, sửa đổi lớn của sản phẩm hiện có.
 3. Dự án xây dựng (Contruction Project): cơ sở hạ tầng
 4. Dự án hệ thống thông tin (Information System Project): sử dụng 
 hoặc đưa ra những ràng buộc về hệ thống thông tin chung hoặc những thiết 
 bị xử lý thông tin, nhân sự và những tài nguyên khác.
 5. Dự án đào tạo và quản lý (Management & Trainning Project): giảm 
 chi phí chính, tái cấu trúc tổ chức, hợp nhất, thu nhận hoặc loại bỏ việc mở 
 rộng thị trường chính; dự án đào tạo.
 6. Dự án bảo dưỡng lớn (Major Maintenance Project)
 7. Dự án viện trợ phát triển/ phúc lợi công cộng 
 (Public/Welfare/Development Project): dự án tưới tiêu
 18
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 9
 2014/8/21
 2. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 19
 QUẢN LÝ DỰ ÁN
 Hoạch định Mục tiêu về:
 Công việc Tổ chức Kỹ thuật
 Nguồn lực Lãnh đạo Tài chính
 Kiểm soát Thời gian
  Quản lý dự án: một quá trình
  hoạch định (Planning),
  tổ chức (Organizing),
  lãnh đạo (Leading/Directing) và
  kiểm tra các công việc và nguồn lực (Controlling)
 => để hoàn thành các mục tiêu đã định (đó là đạt được kết quả
 về kỹ thuật, tài chính và thời gian).
 20
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 10
 2014/8/21
 TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN
 Thành quả
 Yêu cầu về
 thành quả
 Đạt được thành quả mong muốn Mục tiêu
 Sử dụng nguồn lực được giao 1 cách:
 - Có kết quả (Effectiveness)
 - Hiệu quả (Efficiency)
 Chi phí
 Thời hạn 
 quy định Ngân sách 
 Hoàn thành trong thời cho phép
 gian quy định
 Hoàn thành trong chi phí cho phép
 Thời gian
 21
 DỰ ÁN THÀNH CÔNG 
 1. Hoàn thành trong thời hạn quy định (Within Time)
 2. Hoàn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)
 3. Đạt được thành quả mong muốn (Desired Performance) 
 4. Sử dụng nguồn lực được giao một cách :
 + Hiệu quả (Effectiveness)
 + Hữu hiệu (Efficiency) /(hiệu năng)
 • On time
 • On budget
 • High quality
 • Functionality :what the product is supposed to do? 
 • Performance: How well the Functionality works?
 (Philip Crosby: “quality” is “conformance to requirements”)
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 11
 2014/8/21
 CÁC BƯỚC QUAN TRỌNG TRONG QLDA
 23
 CÁC BƯỚC QUAN TRỌNG TRONG QLDA-tt
 24
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 12
 2014/8/21
 TRỞ LỰC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
 1. Độ phức tạp của dự án
 2. Yêu cầu đặc biệt của khách hàng
 3. Cấu trúc lại tổ chức
 4. Rủi ro trong dự án
 5. Thay đổi công nghệ
 6. Kế hoạch và giá cả cố định
 25
 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
 What?
 Giám sát + 
 so sánh + sửa sai
 How?
 ?
 26
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 13
 2014/8/21
 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN
 1. Hoạch định cái gì cần phải làm?
  Xác định mục tiêu
  Định phương hướng chiến lược
  Hình thành công cụ đạt đến mục tiêu
 2. Tổ chức công việc được tiến hành như thế
 nào?
  Làm việc gì?
  Ai làm?
  Phối hợp công việc ra sao?
  Ai báo cáo cho ai?
  Chỗ nào cần ra quyết định?
 27
 CHỨC NĂNG QUẢN LÝ DỰ ÁN (TT)
 1. Lãnh đạo
  Động viên, hướng dẫn phối hợp
  Chọn lựa kênh thông tin
  Xử lý mâu thuẫn
 1. Kiểm soát -> Đảm bảo hoạt động thực hiện theo kế
 hoạch và hướng đến mục tiêu
  Giám sát
  So sánh
  Sửa sai
 Quản lý dự án là sự kết hợp của nghệ thuật, 
 khoa học và tư duy logic 28
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 14
 2014/8/21
 CHỨC NĂNG QLDA (theo Eric Verzuh)
 3. GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 30
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 15
 2014/8/21
 GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 1. Kết hợp nghệ thuật, khoa học và tư duy logic
 2. Kiến thức rộng: tài chính, tiếp thị, tổ chức
 3. Có thể bắt đầu ở những thời điểm khác nhau 
 trong chu kỳ hoạt động của dự án
 4. Giải quyết các vấn đề tiến độ thực hiện, 
 ngân sách, phân bổ và quản lý nguồn lực, 
 mối quan hệ con người, thương lượng
 5. Chú ý tới toàn bộ bức tranh nhưng không làm 
 tổn hại những chi tiết quan trọng 31
 VỊ TRÍ CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 Parent 
 Organization
 Project Client/ 
 Team Beneficiary
  Sống trong một thế giới mâu thuẫn
  Các dự án cạnh tranh về nguồn lực
  Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án
  Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu
  Tổ chức mẹ muốn giảm chi phí 32
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 16
 2014/8/21
 VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM
 CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 1. Vai trò: 2. Trách nhiệm:
  Thấy được vị trí của  Cân đối mối liên hệ 
 mình trong bối cảnh giữa Chi phí, Thời gian, 
 chung của dự án, các Chất lượng
 mối tác động chính của 
 các bên tham gia vào 
 dự án, và những đóng 
 góp của các đối tượng 
 liên quan
  Giải quyết những mâu 
 thuẫn phát sinh trong 
 dự án
 33
 NHỮNG ĐÓNG GÓP CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG LIÊN QUAN
 VAI TRÒ ĐÓNG GÓP
 Nhà quản lý dự án Định nghĩa, hoạch định, kiểm soát, điều khiển dự án:
 - Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong 
 các tổ chức của dự án
 - Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: Quản lý và 
 Kỹ thuật của dự án
 - Đương đầu với rủi ro trong quá trình quản lý dự án
 - Đảm bảo các điều kiện ràng buộc của dự án
 Tổ dự án Những kỹ năng và nỗ lực để thực hiện các nhiệm vụ
 Nhà bảo đảm Thẩm quyền, hướng dẫn, duy trì những ưu tiên của dự án
 Khách hàng Những yêu cầu của sản phẩm và ngân quỹ
 Nhà quản lý chức năng Hỗ trợ trong việc xây dựng chính sách công ty và cung 
 cấp nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều 
 kiện giới hạn của dự án:
 - Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ
 - Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu 34
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 17
 2014/8/21
 CÁC NHÂN VẬT CHÍNH CỦA DỰ ÁN
 Nhà bảo trợ (Sponsor)
 (hoặc ban chỉ đạo)
 Nhà quản lý dự án (P. Manager)
 Trưởng nhóm/tổ Trưởng nhóm/tổ
 (Team Leader) (Team Leader)
 Thành viên nhóm Thành viên nhóm 35
 Nhà bảo trợ
 Nhà bảo trợ cần có khả năng:
  Hỗ trợ dự án ở cấp độ cao nhất
  Giải quyết các trở ngại của tổ chức
  Cung cấp các nguồn lực cần thiết cho dự án (công 
 khai/bí mật)
  Giao tiếp hiệu quả với giám đốc điều hành và các thành 
 phần liên quan khác
 Nhiệm vụ:
 1. Đảm bảo truyền đạt cho mọi người, ban lãnh đạo về tiến độ DA
 2. Đảm bảo Ban lãnh đạo ủng hộ & trợ giúp các quyết định và định
 hướng của nhóm
 3. Nhận thức sự thay đổi mục tiêu của công ty ảnh hưởng đến mục
 tiêu dự án
 4. Làm việc với các phong ban về hỗ trợ nhân sự cho dự án.
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 18
 2014/8/21
 Nhà Quản lý dự án
 • Tuyển chọn thành viên phù hợp
 • Cung cấp “khung sườn” hoạt động của DA
 • Định hướng hoạt động
 • Thương thảo với cấp trên, vối nhà bảo trợ
 • Hòa giải mâu thuẩn
 • Các đinh nguồn lực cần thiết
 • Lập các điểm mốc
 • Đảm bảo mọi thành viên đều có đóng góp 
 và được hưởng lới
 • Giữ công việc tiến triển đúng hướng
 • Đảm bảo các mục tiêu dự án hoàn thành 
 đúng thời han và trong phạm vi ngân sách 
 Trưởng nhóm/tổ dự án
 Trưởng nhóm là:
 • người khởi xướng; người làm gương; người thương thảo; 
 người biết lắng nghe;người huấn luyện；một thành viên (chính)
 Nhiệm vụ:
 • Truyền đạt tiến độ & trình bày các vấn đề với nhà QLDA
 • Định kỳ đánh giá tiến độ của nhóm, quan điểm của các thành viên, cách nhìn
 nhận sự đóng góp của họ.
 • Đảm bảo mọi người đều có đóng góp và ý kiến mọi người đều được lắng nghe
 • Chia sẻ công việc
 • Kiềm chế để không hành động như một cấp trên uy quyền
 Chọn trưởng nhóm
 • Chỉ định trưởng nhóm
 • Bầu trưởng nhóm
 • Luân phiên giữ vị trí trưởng nhóm
 =>Một trưởng nhóm hay nhiều trưởng nhóm?
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 19
 2014/8/21
 Thành viên nhóm dự án
 Chọn thành viên:
 1. Phân công: nhà bảo trợ chọn và mời họ tham gia
 2. Tình nguyện
 3. Chỉ định: người có trách nhiệm chỉ định cá nhân tham gia nếu thấy phù hợp.
 Đánh giá kỹ năng
 1. Kỹ năng chuyên môn, 
 2. Kỹ năng giải quyết vấn đề (tư duy sáng tạo)
 3. Kỹ năng tương tác cá nhân
 4. Kỹ năng tương tác tổ chức (am hiểu tình hình công ty, giao tiếp các
 phong ban khác..)
 Nhiệm vụ:
 • Hoàn tất nhiệm vụ được giao đúng thời hạn
 • Chia sẻ mối quan tâm, những điều không hài lòng với trưởng nhóm và các
 thành viên khác
 • Giúp đở trưởng nhóm và các thành viên khác, yêu cầu được hỗ trợ khi cần
 MỐI LIÊN HỆ GIỮA 4 YẾU TỐ: 
 Chi phí, Thời gian, Chất lượng & Phạm vi
 C=f(T,S,P)
 Phạm vi
 (Scope)
 Chất lương/Công năng /Kết quả 
 (Performance)
 Cấp trên chọn 3 yếu tố 
 Nhà QLDA sẽ phải nhận yếu tố còn lại!
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 20
 2014/8/21
 KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 Quản lý thời 
 gian & lập 
 tiến độ
 Lập ngân 
 sách Kỹ thuật
 Tiếp thị & ký Necessary 
 hợp đồng với Lãnh đạo
 khách hàng skills
 Thương HR & quản lý
 lượng nguồn lực
 Truyền đạt
 41
 KỸ NĂNG CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 Hard skills
 Soft skills
 The Technical and 
 Sociocultural 
 Dimensions
 of the Project 
 Management Process
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 21
 2014/8/21
 PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 1. Thật thà và chính trực (Honesty & Integrity)
 2. Khả năng ra quyết định (Decision Marking 
 Ability)
 3. Hiểu biết các vấn đề về con người
 (Understanding of Personal Problem)
 4. Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài
 (Versatility)
 5. Khả năng giải quyết vấn đề (Problem 
 solving ability)
 43
 LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 1. Yêu cầu:(Làm thế nào để lựa chọn một nhà quản lý dự án?)
  Đảm bảo có những kỹ năng được yêu cầu
  Có sự cam kết với mục tiêu của dự án
  Sẵn sàng làm việc với thời gian biểu không ổn định 
 và với những ràng buộc mâu thuẫn với nhau
 2. Hướng dẫn chung:
  Biết tổng quát > Chuyên sâu (Generalist > Specialist)
  Đầu óc tổng hợp > Đầu óc phân tích (Synthesizer > Analyst)
  Người làm cho mọi việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác) > 
 Giám sát (Facilatator > Supervisor)
 thay đổi tùy theo quy mô của dự án
 44
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 22
 2014/8/21
 LỰA CHỌN NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN-tt
 Ai là người thích hợp với quản lý dự án ?
 45
 NGUỒN & QUÁ TRÌNH LỰA CHỌN 
 NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
 1. Nguồn lựa chọn:
  Từ các dự án khác
  Nhà quản lý sản xuất trực tiếp
  Nhà quản lý chức năng
  Các chuyên gia chức năng
 2. Quá trình lựa chọn:
  Việc lựa chọn cần được trình bày thẳng 
 thắn với các ứng cử viên mà không có 
 thành kiến 46
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 23
 2014/8/21
 Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA
 (Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company)
  Thoûa thuaän veà caùc muc tieâu cuûa DA 
  Moät keá hoaïch cuûa DA, ñeå:
 • thoâng baùo lòch trình vaø traùch nhieäm
 • ño löôøng söï phaùt trieån cuûa DA
 47
 47
 Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA
 (Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company)
  Theá naøo laø moät keá hoaïch DA toát? 
  A) ai chòu traùch nhieäm vieäc gì vaøo luùc naøo, 
 vaø trình baøy nhöõng gì coù theå xaûy ra
  B) öôùc löôïng chi tieát veà nhaân löïc, taøi chính, 
 thieát bò, vaät vieäu caân thieát cho DA
  C) coù theå duøng noù nhö moät coâng cuï caûnh 
 baùo:döï aùn bò treã naõi; ngaân saùch bò vöôït quaù
 48
 48
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 24
 2014/8/21
 Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA
 (Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company)
  Giao tieáp hieäu quaû giöõa caùc thaønh vieân 
 lieân quan
  Kyõ thuaât QLDA chuû yeáu laø kyõ thuaät giao 
 tieáp.
  Kieåm soaùt ñöôïc phaïm vi DA: 
  muïc tieâu ñaït ñöôïc vôùi thôøi gian vaø möùc 
 ngaân saùch; thay ñoåi veà ñieàu kieân thöïc teá
  “Quaûn lyù kyø voïng cuûa ngöôøi lieân quan”
 49
 49
 Yeáu toá aûnh höôûng ñeán thaønh coâng cuûa 1 DA
 (Eric Verzuh, Giaùm ñoác Versatile Company)
  Uûng hoä cuûa caáp quaûn lyù toå chöùc
  Nhaø QLDA: döïa vaøo nhaø quaûn lyù chöùc 
 naêng caàn coù caùc kyõ thuaät “quaûn lyù caáp 
 treân” (manage upward)
  Ngheä thuaät QLDA: kyõ naêng "chính trò", 
 quan heä caù nhaân, söû duïng tröïc giaùc ñeå uûy 
 thaùc coâng vieäc
  Kyõ naêng vaø höùng thuù coâng vieäc quaûn lyù
 50
 50
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 25
 2014/8/21
 Troïng ñieåm cuûa Quaûn lyù döï aùn
  Caàn naém vöõng moät soá coâng cuï QLDA
  “Quan heä Con ngöôøi” laø nhaân toá quan troïng 
 quyeát ñònh söï thaønh coâng cuûa moät döï aùn 
  Quan ñieåm “tuyeán tính” veà theá giôùi khoâng phuø hôïp 
 vôùi thöïc teá cuoäc soáng: Caàn tö duy heä thoáng (System 
 thinking)
  Chính trò: khoâng traùnh ñöôïc trong QLDA
 51
 51
 Keát: QLDA trong theá giôùi ñang ñoåi thay
 1. Döï aùn: Coù ñieåm baét ñaàu vaø ñieåm keát thuùc, khaùc 
 vôùi caùc hoaït ñoäng thöôøng xuyeân
 2. Nhòp ñoä ï thay ñoåi ngaøy caøng lôùn:caøng caàn döï aùn, 
 caøng caàn nhaø QLDA
 3. Moân hoïc naøy nhaèm cung caáp cho ngöôøi hoïc caùc 
 kieán thöùc cô baûn veà QLDA, chuaån bò cho baïn 
 thaønh nhaø QLDA
 52
 52
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 26
 2014/8/21
 Questions?
 53
 Thảo luận
 1. Hãy mô tả một vài dự án mà anh/chị biết
 được xem như là một dự án được quản lý
 thành công và không thành công?
 2. Theo anh/chị, tốc độ tiến triển dự án (chậm-
 nhanh-chậm) giúp nhà QLDA như thế nào
 trong việc ra quyết định?
 3. Anh/chị muốn trở thành nhà QLDA không?
 Tại sao có? Tại sao không?
 4. Tại sao có sự đánh đổi giữa 3 mục tiêu của
 DA trong QLDA?
 54
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 27
 2014/8/21
 Bài tập chương 1
 1. Töø kinh nghieäm baûn thaân, baïn haõy choïn 
 moät döï aùn maø baïn bieát roõ nhaát (hoaëc ñaõ 
 tham gia) vaø traû lôøi caùc caâu hoûi sau:
  Muïc tieâu cuûa döï aùn laø gì ? Haõy moâ taû toùm löôïc noäi 
 dung döï aùn theo chu kyø hoaït ñoäng cuûa döï aùn
  Trình baøy caùc yeáu toá chính ñaõ aûnh höôûng ñeán söï 
 thaønh coâng cuûa döï aùn
  Vaán ñeà/ nhieäm vuï khoù khaên nhaát maø baïn ñaõ gaëp 
 phaûi trong döï aùn
 55
GV: Nguyen Thi Duc Nguyen, PhD 28