Bài giảng Nhập môn công nghệ phần mềm - Phần 2: Phương pháp quản lý dự án công nghệ thông tin

Hoàn thành với một công cụ lên lịch trình tự động 
 HUT, Falt . of IT 
72 
 Dept. of SE, 2001 
10 đặc điểm của một kế hoạch làm việc tốt 
1	 Chia nhỏ một giai đoạn lớn và phức tạp ( tức là kế hoạch quản lý ) thành nhiều nhiệm vụ có thể quản lý được 
2 	 Xác định phạm vi và mục tiêu của từng nhiệm vụ 
3	 Xác định những nguồn nào cần để thực hiện từng nhiệm vụ 
4	 Xác định thời gian cần sử dụng nguồn của từng nhiệm vụ 
5	 Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ 
6	 Bao gồm các ước tính thực tế 
7 	 Giảm tối đa sự thất thường của công việc khi sử dụng từng nguồn 
8	 Kết hợp chi phí của các nhiệm vụ và dự phòng 
9	 Tiêu chuẩn hoá dự án để có thể giám sát được 
10	 Đưa ra việc bảo trì đơn giản và cập nhật các công việc thực tế 
 HUT, Falt . of IT 
73 
 Dept. of SE, 2001 
Các nhân tố thành công  Những điều đã học được 
Một kế hoạch làm việc tốt xác định được các mục tiêu và phạm vi của lượng công việc có thể quản lý được 
Nó xác định sự nỗ lực , nguồn và lịch trình sẽ đáp ứng nhu cầu của từng mục tiêu 
Nó rất thực tế và bao gồm phần dự phòng 
Nó sử dụng các nguồn hiệu quả và hợp lý 
Nó thiết lập một tiêu chuẩn để kiểm tra tiến trình công việc 
Nó rất dễ duy trì vì luôn sẵn có nhiều thông tin 
 HUT, Falt . of IT 
74 
 Dept. of SE, 2001 
VIII . Kiểm soát và lập báo cáo dự án 
Quản lý dự án CNTT 
 HUT, Falt . of IT 
75 
 Dept. of SE, 2001 
Lập báo cáo và kiểm soát dự án - các mục tiêu 
Để có thể : 
Chứng minh sự cần thiết trong việc lập báo cáo và kiểm soát dự án hiệu quả và giải thích các lợi ích 
Để nhận biết các phương pháp và kỹ năng khác nhau có thể được sử dụng cho việc lập báo và kiểm soát dự án 
Đánh giá tầm quan trọng của việc trình bày các thông tin hhiện trạng hợp lý cho các thính giả khác nhau 
Đánh giá tầm quan trọng cuả một chu kỳ kiểm soát dự án được xác định . 
 HUT, Falt . of IT 
76 
 Dept. of SE, 2001 
Các định nghĩa 
Kiểm soát dự án : 
Nắm bắt và quản lý tiến trình 
Lập báo cáo dự án : 
Truyền bá hiệu quả những kiến thức này 
 HUT, Falt . of IT 
77 
 Dept. of SE, 2001 
Quản trị viên dự án có thể : 
Báo cáo khách quan về thực trạng dự án 
Xác định những cản trở và hành động hiệu chỉnh 
Triển khai các giải pháp 
Hiểu sự ảnh hưởng của công việc tương lai 
Đưa ra những quyết định hợp lý dựa trên thông tin xác thực  
Quản trị viên dự án , trưởng nhóm và thành viên nhóm phải : 
Lắng nghe tin nhắn chuyển đến 
Chấp nhận tin xấu và tốt 
Hỗ trợ tích cực các thành viên trong nhóm để vượt qua trở ngại 
Lập báo cáo và kiểm soát dự án 
là nền tảng để quản lý dự án 
 HUT, Falt . of IT 
78 
 Dept. of SE, 2001 
Lập báo cáo hiệu quả về thực trạng và các vấn đề của toàn bộ dự án sẽ : 
Trao đổi tình trạng dự án 
Tập trung vào các thành tựu của các mục tiêu kinh doanh , chứ không phải vào quy trình dự án 
Đưa ra thông tin chính xác tin cậy dựa trên kế hoạch dự án 
Nêu bật những điểm ngoại lệ so với kế hoạch 
Cung cấp thông tin kịp thời 
Bao gồm cả mức nỗ lực có thể chấp nhận 
 HUT, Falt . of IT 
79 
 Dept. of SE, 2001 
Dự án 
Giai đoạn 
Phạm vi 
Nhiệm vụ 
Hoạt động 
Bước t / h 
Mức 
WBS 
1 
2 
3 
4 
5 
Chi tiết đội dự án 
Quan sát 
bên ngoài 
Lập báo cáo - the WBS 
 HUT, Falt . of IT 
80 
 Dept. of SE, 2001 
Lập kế hoạch , theo dõi , báo cáo 
C¸c môc ti ªu 
kinh doanh 
KÕt qu ¶ bµn giao 
X¸c ® Þnh kÕt qu ¶ bµn giao 
kÕ ho¹ch ho¹t ® éng 
x¸c ® Þnh kÕ ho¹ch 
D÷ liÖu hiÖn t¹i 
- ® Çy ®ñ 
- cè g¾ ng 
- chi phÝ 
KÕ ho¹ch cËp nhËt 
B¸o c¸o thùc tr¹ng 
C¸c b¸o c¸o tõ kÕ haäch 
B¸o c¸o c¸c vÊn ®Ò 
X¸c ® Þnh vÊn ®Ò 
tham gia cña v¨n 
phßng dù ¸n 
 HUT, Falt . of IT 
81 
 Dept. of SE, 2001 
Lập báo cáo và kiểm soát dự án  
Replan / 
Rebaseline 
quản lý 
thực hành 
kế hoạch 
quản lý 
KH công việc 
chi tiết 
dữ liệu 
tiến trình 
dữ liệu 
hoàn thiện 
khác 
dữ liệu 
nhiệm vụ 
quản lý 
nguồn 
kiểm soát 
khác 
giải pháp 
lập báo cáo 
hiện trạng 
xu hướng 
nguồn 
tài chính 
thay đổi 
phiên bản 
vấn đề 
chất lương 
phân tích 
hoạt động 
hiệu chnh 
kế hoạch 
công việc 
chi tiết 
theo dõi và rà xét 
các dữ kiện 
mục tiêu 
rà xét các 
KQBG và 
nỗ lực 
báo cáo và phân tích tiến trình 
Tái định hướng dự án 
Các bước 
 HUT, Falt . of IT 
82 
 Dept. of SE, 2001 
Khuôn khổ kiểm soát dự án 
C« ng viÖc kiÓm so¸t 
Møc 
kiÓm so¸t 
B¸o c¸o 
Ban ® iÒu hµ nh 
Qu ¶n trÞ viªn dù ¸n 
Tr ­ ëng nhãm 
Nhãm 
B/c Ban ® iÒu hµ nh 
B/c Qu ¶n trÞ viªn dù ¸n 
B/c tr ­ ëng nhãm 
B/c th µ nh viªn nhãm 
kÕ ho¹ch qu ¶n lý 
kÕ ho¹ch c« ng viÖc chi tiÕt 
kÕ ho¹ch c« ng 
viÖc chi tiÕt 
danh môc nhiÖm vô 
kÕ ho¹ch qu ¶n lý 
 HUT, Falt . of IT 
83 
 Dept. of SE, 2001 
Một chu kỳ kiểm soát dự án thống nhất : 
Chu kỳ kiểm soát dự án 
Nêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập báo cáo thực trạng 
Xác định các thông tin thông thường được yêu cầu với các mức điều hành , quản lý , nhóm 
Thiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo yêu cầu đối với từng mức 
 HUT, Falt . of IT 
84 
 Dept. of SE, 2001 
Chu kỳ kiểm soát dự án - các yếu tố 
HĐQT 
Uỷ ban điều hành 
Các giám đốc dự án  Các nhà tài trợ kinh doanh  Chủ thực hiện 
Ai 
Khi nào 
Chủ thực hiện 
Quản trị viên dự án  Quản lý kinh doanh 
hàng tháng : 	 thứ sáu 
2 tuần 1 lần :	 thứ hai 
2 tuần 1 lần : 	 thứ tư 
hàng tuần : thứ sáu 
Các báo cáo và biên bản hiện trạng tiêu chuẩn hoá do v / phòng d / a điều phối 
Các giám đốc dự án 
Nhóm và Quản trị viên dự án 
quản lý đơn vị kinh doanh 
 HUT, Falt . of IT 
85 
 Dept. of SE, 2001 
Các nhân tố thành công 
Không sử dụng thông tin riêng biệt 
Sử dụng các báo cáo thích hợp cho từng đối tượng 
Nắm bắt những lợi thế của thông tin 
không thoả mãn 
không hoảng sợ 
 HUT, Falt . of IT 
86 
 Dept. of SE, 2001 
Những điểm chính : 
Lập báo cáo & kiểm soát dự án 
Thiết lập , dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo cáo hiện trạng 
Kế hoạch thực tế , đúng lúc dựa trên thông tin được báo cáo ở mức nhóm , quản lý , điều hành 
Các phương pháp trình bày đa dạng thích hợp với từng đối tượng và công việc được giao 
Yêu cầu môi trường hỗ trợ về truyền thông 
 HUT, Falt . of IT 
87 
 Dept. of SE, 2001 
IX . Quản lý vấn đề và kiểm soát thay đổi   
Quản lý dự án CNTT 
 HUT, Falt . of IT 
88 
 Dept. of SE, 2001 
Quản lý sự thay đổi và vấn đề 
Giúp các thành viên có thể : 
Xác định các nguyên nhân có thể làm nên sự thay đổi trong một dự án 
Hiểu tầm quan trọng và lợi ích của việc thiết lập kiểm soát sự thay đổi và các quy trình giải quyết sự kiện 
Các mục tiêu 
 HUT, Falt . of IT 
89 
 Dept. of SE, 2001 
Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối với các tài liệu về sự kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ nêu ra 
phản hồi , hành động , tuyên truyền nhanh chóng để giảm rủi ro 
Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản lý sự thay đổi và vấn đề 
Ghi chép toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm soát và truyền thông 
bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện 
Các phương tiện quản lý sự kiện và thay đổi hiệu quả : 
Về nguyên tắc 
 HUT, Falt . of IT 
90 
 Dept. of SE, 2001 
Quản lý thay đổi và vấn đề - Tại sao ? 
Hai trong số những lý do thông thường nhất đối với sự thất bại của dự án : 
Không nhận ra sự thay đổi và vấn đề , và 
Không quản lý hiệu quả những vấn đề này 
 HUT, Falt . of IT 
91 
 Dept. of SE, 2001 
Kiểm tra 
 Đơn vị 
 Khối 
 Tích hợp 
 Chấp thuận 
Programmer 
fine tuning 
 needed 
 nice to have 
các nguồn cụ thể của dự án 
rà xét 
kiểm soát 
chất lượng 
chuyển đổi 
Các quyết định về chính sách và nghiệp vụ 
các tổ chức bên ngoài 
Xuất hiện nhà cung cấp phần mềm mới 
Các đánh giá khác nhau của người sử dụng 
Các yêu cầu mới và đưa ra những khám phá 
Luật pháp 
các nguồn thay đổi tiềm năng 
 HUT, Falt . of IT 
92 
 Dept. of SE, 2001 
Định nghĩa thay đổi : 
bất cứ hoạt động nào thay đổi : 
phạm vi 
kết quả bàn giao 
kiến trúc cơ bản 
chi phí 
lịch trình 
của một dự án 
Giải pháp quản lý vấn đề và thay đổi 
 HUT, Falt . of IT 
93 
 Dept. of SE, 2001 
Kiểm soát thay đổi và giải pháp cho vấn đề  
Giảm rủi ro dự án nhờ quy trình hiệu quả quản lý thay đổi và vấn đề 
Các thành viên nhóm hiểu được quy trình quản lý thay đổi và vấn đề 
Ghi chép đầy đủ về các yêu cầu thay đổi / vấn đề 
Các nhân tố thành công 
 HUT, Falt . of IT 
94 
 Dept. of SE, 2001 
Chi phí thay đổi 
Chi phí thay đổi 
Req . 
Design 
Code 
Test 
Live 
 HUT, Falt . of IT 
95 
 Dept. of SE, 2001 
Các điểm chính đã học 
Quản lý thay đổi và vấn đề 
Việc quản lý vấn đề và thay đổi là yếu tố chủ yếu trong phạm vi kiểm soát dự án 
Hệ thống quản lý thay đổi và vấn đề có thể đóng vai trò chủ đạo trong việc truyền thông dự án 
Một hệ thống chính thống , hiệu quả không yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính 
 HUT, Falt . of IT 
96 
 Dept. of SE, 2001 
X . Quản lý cấu hình  
Quản lý dự án CNTT 
 HUT, Falt . of IT 
97 
 Dept. of SE, 2001 
Các mục tiêu của phần này 
Sau khi kết thúc phần này , bạn sẽ hiểu : 
CM là gì và tại sao sự thành công của dự án phụ thuộc vào nó 
Những việc thiết lập và các nhiệm vụ kế tiếp nào cần được thực hiện để triển khai CM được hiệu quả 
Các công cụ CM có thể giúp như thế nào 
 HUT, Falt . of IT 
98 
 Dept. of SE, 2001 
Quản lý Cấu hình 
Đa số nghĩ rằng ... 
Đây là vấn đề về LANs , WANs , phần cứng , ... 
Đây là các hoạt động mang tính kỹ thuật cao 
Nó liên quan rất ít đến quản lý dự án 
 HUT, Falt . of IT 
99 
 Dept. of SE, 2001 
Quản lý cấu hình 
... thực hiện hai chức năng chính 
Cung cấp việc truy cập an toàn và đơn giản đối với bản copy tổng thể về các kết quả bàn giao đã được thông qua 
Kiểm soát được thực trạng của các kết quả bàn giao và mối quan hệ qua lại lẫn nhau giữa các kết quả này 
 HUT, Falt . of IT 
100 
 Dept. of SE, 2001 
Quản lý cấu hình 
Cung cấp một kho chứa an toàn đối với các kết quả bàn giao 
Cho phép việc kiểm soát và tiết lộ có nguyên tắc các kết quả bàn giao thông qua vòng đời của nó , với đầy đủ các dấu tích lịch sử , đảm bảo phiên bản đúng và cập nhật , đã được kiểm tra và phát hành 
Kiểm soát thay đổi cuả các kết quả bàn giao , đảm bảo các kết quả này được lưu theo đúng thứ tự 
Cung cấp việc lập báo cáo về hiện trạng của các kết quả bàn giao và những thay đổi của chúng 
Các kỹ thuật và quy trình ... 
 HUT, Falt . of IT 
101 
 Dept. of SE, 2001 
0.1 
0.2 
0. n 
1.1 
1.2 
1. n 
1.0 
2.0 
Approved 
Kiểm soát phiên bản 
 HUT, Falt . of IT 
102 
 Dept. of SE, 2001 
Bổ sung khoản 
mục mới (1) 
Kho QL 
Cấu hình 
Gửi mục 
& baseline  (4) 
Trả lại mục được Cập nhật 
 (3) 
Backup / lưu giữ (5) 
Các báo cáo 
Kiểm soát 
(6) 
Lấy mục để cập nhật 
(2) 
Các chức năng quản lý cấu hình 
 HUT, Falt . of IT 
103 
 Dept. of SE, 2001 
Các điểm chính đã học 
Tính thống nhất của tất cả các kết quả bàn giao dự án được bảo vệ 
Truy cập vào các khoản mục cấu hình được kiểm soát hiệu quả , nhưng không phức tạp đối với các thành viên nhóm được uỷ quyền 
Một danh sách tổng thể về các khoản mục cấu hình , với các thông tin hiện tại , luôn sẵn có , và 
Các thành viên nhóm hiểu và thích ứng với quy trình quản lý cấu hình 
Một quy trình quản lý cấu hình hiệu quả phải có các đặc tính sau : 
 HUT, Falt . of IT 
104 
 Dept. of SE, 2001 
XI . Hoàn tất dự án   
Quản lý dự án CNTT 
 HUT, Falt . of IT 
105 
 Dept. of SE, 2001 
Sau khi kết thúc phần này , bạn sẽ : 
Hoàn thiện dự án 
Hiểu được nhân tố căn bản và phương pháp QLDA đối với giai đoạn hoàn thiện dự án 
Hiểu được tầm quan trọng của Việc rà xét Sau thực hiện 
 HUT, Falt . of IT 
106 
 Dept. of SE, 2001 
Hoàn tất dự án là việc giải thể tổ chức và môi trường dự án theo phương thức đã được ấn định sau khi đã đạt được các mục tiêu của dự án và tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch làm việc chi tiết được hoàn thành . 
Hoàn thiện dự án 
 HUT, Falt . of IT 
107 
 Dept. of SE, 2001 
Nguyên tắc 
Quy trình đối với việc hoàn tất dự án cần được lập kế hoạch với sự chú ý vào từng chi tiết giống như các giai đoạn khác của dự án 
Vai trò và trách nhiệm con người trải qua sự thay đổi lớn vào thời điểm cuối cùng của dự án 
Các kế hoạch đối với việc hoàn tất dự án cần lên lịch các hoạt động yêu cầu của Rà xét sau thực hiện 
 HUT, Falt . of IT 
108 
 Dept. of SE, 2001 
Quy trình hoàn thiện dự án 
Rà xét và cập nhật kế hoạch quản lý 
Xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết cho việc hoàn tất dự án 
Tiến hành rà xét các hoạt động 
Kết thúc hợp đồng với các nhà thầu phụ 
Chuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùng 
Lập thành văn bản và lưu giữ các kết quả bàn giao dự án 
Đóng văn phòng dự án 
Giải thể tổ chức dự án 
Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án 
Tiến hành rà xét sau thực hiện 
Thiết lập lại việc phân bổ nhân sự 
 HUT, Falt . of IT 
109 
 Dept. of SE, 2001 
Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự án 
Xem xét các yêu cầu dự án 
các mục tiêu dự án 
phạm vi dự án 
các kết quả bàn giao chính 
phương pháp tiếp cận dự án 
lịch trình ở mức cao 
Xem xét các thành quả dự án 
nền tảng 
kết quả bàn giao 
đặc tính nổi bật 
các lợi ích lớn đã đạt được 
Thực trạng cuối cùng 
kế hoạch so với thực tế 
phân tích sự khác nhau và thảo luận 
Xem xét các khoản mục mở 
danh mục nổi bật 
danh mục các vấn đề thay đổi 
Khái quát các bước tiếp theo 
hoàn tất lịch trình chuyển đổi 
các mục tiêu / kế hoạch đối với rà xét sau thực hiện 
Lịch trình 
 HUT, Falt . of IT 
110 
 Dept. of SE, 2001 
Tiến hành rà xét sau thực hiện 
Quy trình và việc hoàn tất dự án 
tiến hành tại thời điểm kết thúc dự án 
thực hiện và theo dõi trong khuôn khổ dự án 
Lợi ích kinh doanh / tính hiệu quả của dự án 
Tiến hành vài tháng sau khi triển khai 
Thực hiện và theo dõi ngoài dự án 
các nhu cầu cần được thiết lập trong lịch trình hoạt động và thứ tự ưu tiên ( sau dự án ) của các thành viên 
 HUT, Falt . of IT 
111 
 Dept. of SE, 2001 
Rà xét sau triển khai 
Thành công phụ thuộc vào việc có các mục tiêu dự án rõ ràng với các biện pháp thực hiện 
rất khó để xác định khi nào bạn đạt được một mục tiêu không được nói rõ ! 
Cải tiến quy trình dự án có thể được xác định 
nó cũng phải được triển khai ! 
 HUT, Falt . of IT 
112 
 Dept. of SE, 2001 
Các nhân tố thành công 
Kế hoạch làm việc toàn diện được xây dựng 
Việc đánh giá quá trình triển khai được tiến hành 
Các báo cáo dự án cuối cùng được phát hành , các kết quả bàn giao được lưu giữ 
Giải thể chính thức tổ chức của dự án 
Việc rà xét toàn diện sau triển khai được tiến hành 
 HUT, Falt . of IT 
113 
 Dept. of SE, 2001 
Các điểm chính đã học 
Hoàn chỉnh dự án 
Việc giải thể theo thứ tự cơ cấu dự án yêu cầu sự cẩn thận không kém việc xây dựng nên dự án 
Rà xét sau thực hiện là một cơ hội tốt đối với nghiên cứu của cá nhân cũng như tổ chức 
 	 Nhưng ...  Nó phải được lập kế hoạch và tiến hành để đảm bảo việc tập trung tích cực vào các mục tiêu kinh doanh của dự án và tổ chức 
 HUT, Falt . of IT 
114 
 Dept. of SE, 2001