Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 7: Sổ kế toán & các hình thức kế toán

CHƯƠNG 7 SỔ KẾ TOÁN & CÁC HÌNH THỨC  KẾ TOÁN 
MỤC TIÊU HỌC TẬP 
www.themegallery.com 
Sau khi nghiên cứu, người học có thể nắm được: 
1. Khái niệm và các yêu cầu của sổ kế toán; 
2. Các loại s ổ kế toán; 
3. Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán; 
4. Các hình thức kế toán áp dụng tại các doanh nghiệp. 
- Nhật ký-S ổ cái 
- Nhật ký chung 
- Chứng từ ghi s ổ 
- Nhật ký chứng từ 
NỘI DUNG 
www.themegallery.com 
7.1 SỔ KẾ TOÁN 
7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 
Tài liệu tham khảo: 
	 - TS. Lê Thị Thanh Hà, TS. Trần Thị Kỳ, Giáo trình Nguyên lý kế toán – Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM, nhà xuất bản Thống kê, năm 2011 
	- PGS,TS. Võ Văn Nhị, Nguyên lý kế toán – Trường Đại học Kinh Tế Tp.HCM, nhà xuất bản Đại học Kinh Tế Tp.HCM, năm 2013 
	- Bộ Tài chính, Thông tư 200/2014, Chế độ kế toán doanh nghiệp 
	- Chính phủ, Luật Kế toán, năm 2003 
	- Chính phủ, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, năm 2004 
	- Website của Bộ Tài chính : www.mof.gov.vn 
7. 1 SỔ KẾ TOÁN 
7.1. 1. 1 Khái niệm 
Sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ được xây dựng theo mẫu, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán 
Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản 
Ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép 
7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán 
7.1. 1. 1 Khái niệm 
Lưu ý: Trường hợp Sổ kế toán lập trên máy vi tính cũng phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm), sau khi đã hoàn tất việc khoá sổ theo quy định cho từng loại sổ, đơn vị phải in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển, ký tên, đóng dấu, xác nhận của Thủ trưởng đơn vị như sổ lập bằng tay. 
7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán 
7.1.1. 2. Yêu cầu đối với sổ kế toán 
 Kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiện cho việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin 
Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán của BTC 
Thuận tiện trong ứng dụng các phương tiện kỹ thuật 
Sổ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu như ngày tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng của chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, số tiền và nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ 
7.1.1. Khái niệm và yêu cầu đối với sổ kế toán 
7.1.2. Các loại sổ kế toán 
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm 
Sổ kế toán có nhiều loại. Có thể phân loại sổ kế toán theo các tiêu thức sau: 
Theo phương pháp ghi chép 
Theo nội dung ghi chép 
Theo kết cấu (cấu trúc) sổ 
Theo hình thức tổ chức sổ 
www.themegallery.com 
PP ghi chép 
ND ghi chép 
Cấu trúc sổ 
Hình thức sổ 
Sổ ghi theo trình tự thời gian 
Sổ ghi theo hệ thống 
Sổ liên hợp 
Sổ tờ rời 
Sổ đóng thành quyển 
Sổ kế toán tổng hợp 
Sổ kế toán chi tiết 
Sổ theo kiểu một bên 
Sổ theo kiểu hai bên 
Sổ theo loại bàn cờ 
7.1.2. Các loại sổ kế toán 
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 
7.1.3.1. Mở sổ 
7.1.3.2. Ghi sổ 
7.1.3.3. Khóa sổ kế toán 
7.1.3.4. Sửa sổ kế toán 
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 
7.1.3.1 . Mở sổ 
Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm. 
Đối với những đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở kể từ ngày thành lập. 
Đầu niên độ kế toán, căn cứ vào số dư cuối kỳ trước và yêu cầu quản lý cụ thể của từng đối tượng kế toán trong kỳ, để xây dựng mẫu sổ và ghi số dư đầu kỳ vào sổ, có thể đóng thành quyển hoặc tờ rời. 
Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng phải có trách nhiệm ký duyệt trước khi sử dụng 
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 
7.1.3.2 . Ghi sổ 
Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ chứng minh. 
Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Số liệu, thông tin ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với sổ kế toán. 
Số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ 
Ghi bằng tay: ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng 
Ghi sổ bằng máy vi tính: DN được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. 
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 
7.1.3.3. Khóa sổ kế toán 
Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khóa sổ kế toán khác theo quy định của pháp luật ( Kiểm kê đột xuất, sát nhập chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động, giải thể DN . . .) 
Cuối kỳ, khóa sổ bằng cách gạch ngang từ trái sang phải, cộng số phát sinh trong kỳ và tính ra số dư cuối kỳ trên sổ. 
Công việc thực hiện bao gồm: Cộng phát sinh, tính số dư cuối kỳ, chuyển cột để cân đối, kiểm tra 
7.1.3.4 . Sửa sổ kế toán 
“ Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau”: 
- Phương pháp cải chính 
- Phương pháp ghi bổ sung 
- Phương pháp ghi số âm 
7.1.3. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa sổ kế toán 
www.themegallery.com 
7.1.3.4 SỬA SỔ KẾ TOÁN 
1 
PP cải chính 
Gạch 1 đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai 
Ghi số (chữ) đúng bằng mực thường, phía trên 
Có chữ ký của KTT (phụ trách kế toán) bên cạnh chỗ sửa 
2 
PP ghi số âm 
Ghi lại bằng mực đỏ (trong ngoặc đơn) bút toán đã ghi sai để hủy 
Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường. 
3 
PP ghi bổ sung 
Lập “chứng từ ghi sổ” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ 
7.2 CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 
7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán 
 Hình thức kế toán là biểu hiện của hệ thống tổ chức sổ kế toán dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định. 
Các nội dung cơ bản của hình thức kế toán: 
Số lượng sổ kế toán, kết cấu từng loại sổ; 
Trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ; 
Mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau trong quá trình xử lý thông tin. 
7.2.1. Khái niệm hình thức kế toán 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
Các hình thức kế toán 
đang được áp dụng tại Việt Nam 
Nhật ký 
sổ cái 
Nhật ký 
chung 
Kế toán trên máy VT 
Nhật kýchứng từ 
Chứng từ 
Ghi sổ 
Việc lựa chọn hình thức kế toán nào để áp dụng phải căn cứ vào đặc điểm, qui mô hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; trình độ nhân viên kế toán; điều kiện và phương tiện tính toán. 
7.2.2 Các hình thức kế toán 
www.themegallery.com 
Đặc trưng 
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một cuốn sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ cái. 
Các loại sổ KT 
Nhật ký - Sổ cái 
Sổ và thẻ kế toán chi tiết. 
7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI 
www.themegallery.com 
NHẬT KÝ - SỔ CÁI	 
Tháng  năm 
Đơn vị tính: đồng 
Bộ:.. 
Đơn vị: . 
NHẬT KÝ 
SỔ CÁI 
TT 
Ngày ghi sổ 
Chứng từ 
Diễn giải 
Tài khoản 
Số tiền 
TK 111 
TK 112 
Số hiệu 
Ngày 
Nợ 
Có 
Nợ 
Có 
Nợ 
Có 
7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI 
www.themegallery.com 
Chứng từ gốc 
Sổ, thẻ kế to á n chi tiết 
NHẬT K Ý - SỔ C Á I 
Sổ quỹ 
B á o c á o kế to á n 
Bảng tổng hợp CTG 
Ghi hằng ng à y 
Ghi cu ối kỳ 
Đối chiếu, kiểm tra 
Bảng tổng hợp chi tiết 
7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI 
www.themegallery.com 
Ưu điểm 
 Mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu 
Nhược điểm 
Khó phân công công việc 
Chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô họat động nhỏ, số lượng nghiệp vụ không nhiều 
7.2.2.1 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - SỔ CÁI 
www.themegallery.com 
Đặc trưng 
Tất cả các NVKT phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 
Các loại sổ KT 
Sổ nhật ký chung 
Sổ nhật ký đặc biệt 
Sổ cái 
Sổ và thẻ kế toán chi tiết. 
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 
www.themegallery.com 
NHẬT KÝ CHUNG 
Tháng  năm 
Đơn vị tính: đồng 
Ngày ghi sổ 
Chứng từ 
Diễn giải 
Đã ghi sổ cái 
Số hiệu TK 
Số phát sinh 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
Cộng chuyển trang sau 
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 
www.themegallery.com 
NHẬT KÝ THU TIỀN 
Tháng  năm 
Đơn vị tính: đồng 
Ngày ghi sổ 
Chứng từ 
Diễn giải 
Ghi Nợ TK 111 
Ghi có các TK 
Số 
Ngày 
131 
511 
512 
515 
TK khác 
Số hiệu 
Số tiền 
Cộng trang 1 
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 
www.themegallery.com 
SỔ CÁI 
Tên tài khoản: Tiền mặt - Số hiệu: 111 
Tháng  năm 
Đơn vị tính: đồng 
Chứng từ 
Diễn giải 
Trang 
nhật ký 
TK 
đối ứng 
Số tiền 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
Số dư đầu kỳ 
Cộng số phát sinh 
Số dư cuối kỳ 
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 
www.themegallery.com 
Chứng từ gốc 
Sổ cái 
Sổ, thẻ kế toán chi tiết 
NHẬT KÝ CHUNG 
Nhật ký 
chuyên dùng 
Bảng tổng hợp chi tiết 
Báo cáo tài chính 
Bảng cân đ ối số phát sinh 
Ghi hằng ngày 
Ghi cuối kỳ 
Đ ối chiếu, kiểm tra 
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 
www.themegallery.com 
Ưu điểm 
 Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ phân công công việc 
Nhược điểm 
Khối lượng công việc tăng do ghi chép trùng lắp nhiều 
Chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn 
7.2.2.2 HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG 
www.themegallery.com 
Đặc trưng 
“Chứng từ ghi sổ” là c ăn cứ T rực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp . 
Các loại sổ KT 
- Sổ Cái 
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 
- Bảng cân đối số phát sinh tài khoản 
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết 
7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 
Người ghi sổ	Thủ trưởng đơn vị	Kế toán trưởng	 
 (ký, họ tên)	 (ký, họ tên)	 (ký, họ tên)	 	  
Nội dung 
Số hiệu TK 
Số tiền 
Nợ 
Có 
Cộng 
7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 
Mẫu chứng từ ghi sổ 
34 
Chứng từ gốc... 
CT - GS 
Sổ cái 
Sổ kế toán chi tiết 
Bảng đối chiếu SPS 
Bảng chi tiết SPS 
Báo cáo Tài chính và các báo cáo kế toán khác 
Sổ quỹ... 
Sổ đăng ký CT-GS 
7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 
www.themegallery.com 
Ưu điểm 
Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra, thuận tiện cho phân công công việc kế toán. 
Nhược điểm 
Ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc nhiều, việc kiểm tra dồn vào cuối tháng. 
7.2.2.3 HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ 
www.themegallery.com 
Đặc trưng 
- Tập hợp các NVKT PS theo bên có của các TK kết hợp với phân tích các NVKT theo các TK đối ứng nợ 
 Kết hợp việc ghi chép các NVKT PS theo trình tự thời gian với việc hệ thống các NV theo ND KT (theo TK). 
 Kết hợp việc HT tổng hợp với HT chi tiết trên cùng một sổ KT và trong cùng một quá trình ghi chép. 
 Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. 
Các loại sổ KT 
- Nhật ký chứng từ (10 nhật ký); 
- Bảng kê (10 Bảng kê); 
- Sổ Cái (mẫu theo hình thức Nhật ký chứng từ); 
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. 
7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ 
37 
Mẫu Nhật ký - Chứng từ  Nhật ký chứng từ Số 2 - Ghi Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Tháng năm 
Số 
TT 
CT 
Nội 
dung 
Ghi có TK 112 – TGNH 
Ghi nợ các TK 
Cộng Có TK 
112 
S 
N 
111 
133 
151 
152 
153 
156 
211 
311 
... 
Đã ghi sổ Cái ngày....tháng....năm 
 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 
7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ 
38 
Chứng từ gốc 
Sổ kế toán ct 
Bảng PB 
Bảng kê 
Nhật ký CT 
Bảng chi tiết SPS 
Báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán khác 
Sổ quỹ... 
Sổ cái 
7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ 
www.themegallery.com 
Ưu điểm 
Giảm bớt khối lượng công việc ghi chép của KT công việc đều trong tháng, thông tin kịp thời 
Nhược điểm 
 Mẫu sổ phức tạp, đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao. 
7.2.2.4 HÌNH THỨC NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ 
Đặc trưng: 
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình 
phần mềm kế toán trên máy vi tính 
Sổ kế toán: 
 Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán 
nào thì sử dụng sổ của hình thức đó 
7.2.2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH 
Bảng tổng hợp 
chứng từ kế toán 
cùng loại 
PHẦN MỀM 
 KẾ TOÁN 
MÁY VI TÍNH 
Chứng từ kế toán 
Báo cáo TC 
Báo cáo QT 
Sổ kế toán 
Sổ tổng hợp 
Sổ chi tiết 
7.2.2.5 HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH 
 Ngày 05/09/N, kế toán vật tư phát hiện số tiền trên phiếu xuất kho số 105 ngày 03/09/N, số tiền 17.200.000đ đã được ghi sổ cái TK 152 như sau: 
Sổ cái TK 152 
Yêu cầu: Lựa chọn phương pháp thích hợp để điều chỉnh số tiền ghi sai trên sổ kế toán 152 
Ví dụ chương 7 
Chứng từ 
Diễn giải 
TK đối ứng 
Số tiền 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
 Ngày 30/9/ N , kế toán phát hiện số tiền của phiếu chi 10 ngày 8/9/ N có nội dung “ Chi hoa hồng bán h à ng ”, số tiền 16.500.000đ đã được ghi sổ cái TK 111 như sau : 
Yêu cầu: Lựa chọn phương pháp thích hợp để điều chỉnh số tiền ghi sai trên sổ kế toán 111 
Ví dụ 2: 
Chứng từ 
Diễn giải 
TK đối ứng 
Số tiền 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
Sổ cái TK 111