Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 6: Chứng từ, kiểm kê, sổ sách, hình thức kế toán

CHƯƠNG 6  CHỨNG TỪ, KIỂM KÊ, SỔ SÁCH, HÌNH THỨC KẾ TOÁN 
Nội dung 
Chứng từ kế toán; 
Kiểm kê; 
Sổ sách kế toán, 
Hình thức kế toán. 
Khái niệm; 
Ý nghĩa và tác dụng; 
Tính chất pháp lý; 
Phân loại; 
Trình tự luân chuyển. 
Chứng từ kế toán 
Chứng từ kế toán 
Chứng từ kế toán 
Khái niệm 
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang 
tin phản ảnh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát 
sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. 
Là khởi điểm của công tác kế toán → ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của công tác kế toán; 
Truyền đạt mệnh lệnh giữa cấp trên với cấp dưới. 
Chứng từ kế toán 
Ý nghĩa và tác dụng 
Chứng từ kế toán 
Tính chất pháp lý 
Thông tin trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ; 
Chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền ký duyệt. 
Chứng từ kế toán 
Phân loại chứng từ 
Chỉ tiêu 
Hình thức 
biểu hiện 
CT bằng giấy 
CT điện tử 
Y/c qlý 
& ktra 
CT KT bắt buộc 
CT KT hướng dẫn 
TT xử lý 
& c/dụng 
 CT gốc 
CT ghi sổ 
Phân loại 
Chứng từ kế toán 
Phân loại chứng từ 
CT bằng giấy 
CT điện tử 
K hi có các n/dung qui định 
 của p/luật về kế toán được thể hiện dưới dạng dư liệu điện tử được mã hóa mà ko bị thay đổi trong quá trình chuyển qua mạng hoặc trên các vật mang thông tin . 
Hình thức biểu hiện 
Khi có các nội dung qui 
định của pháp luật về 
kế toán và được thể 
hiện dưới dạng giấy tờ theo những mẫu biểu 
qui định . 
Chứng từ kế toán 
Phân loại chứng từ 
CT bắt buộc 
CT hướng dẫn 
Là những CT Nhà 
nước hướng dẫn các chỉ 
 tiêu đặc trưng, đơn vị có 
thể thêm hoặc bớt theo 
đặc thù quản lý của mình 
Yêu cầu quản lý và kiểm tra 
Là những CT nhà nước đã tiêu chuẩn hóa về quy cách mẫu biểu,chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập. 
Chứng từ kế toán 
Phân loại chứng từ 
Chứng từ gốc 
Chứng từ ghi sổ 
Là những chứng từ riêng 
lẻ hoặc những chứng 
từ tổng hợp từ nhiều 
chứng từ gốc 
Trình tự xử lý và công dụng 
Là những CT được lập ngay khi nghiệp k/tế ps 
 hoặc vừa hoàn thành 
Chứng từ mệnh lệnh 
Chứng từ chấp hành 
Chứng từ kế toán 
Trình tự luân chuyển chứng từ 
Lập 
Ktra 
Ghi sổ 
Lưu trữ 
QĐ vê lập CT 
CTKT đảm bảo ND gì? 
Ktra những 
 gì? 
Căn cứ và 
nguyên tắc 
ghi sổ 
QĐ về 
Thời hạn 
 lưu trữ 
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu : 
Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; 
Ngày , tháng, năm lập chứng từ kế toán; 
Tên , địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; 
Tên , địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; 
Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; 
Trình tự luân chuyển của chứng từ 
Lập chứng từ 
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu : 
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; 
Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. 
Trình tự luân chuyển của chứng từ 
Lập chứng từ 
T ính rõ ràng, trung thực, đầy đủ ; 
Tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ phát sinh; 
Tính chính xác số liệu, thông tin trên CT; 
Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ; 
Nếu phát hiện có sự sai sót và gian lận phải báo cáo cho người có trách nhiệm trước khi ghi sổ. 
Trình tự luân chuyển của chứng từ 
Kiểm tra chứng từ 
Căn cứ vào CT đã lập và nguyên tắc ghi sổ, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán. 
Trình tự luân chuyển của chứng từ 
Ghi sổ 
Quy định về thời hạn lưu trữ: 
Tối thiểu 5 năm: Tài liệu dùng cho quản lý điều hành; 
Tối thiểu 10 năm: CT sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC; 
Lưu trữ vĩnh viễn: Tư liệu có tính sử liệu , có ý nghĩa quan trong về kinh tế, an ninh, quốc phòng. 
Trình tự luân chuyển của chứng từ 
Lưu trữ 
Khái niệm; 
Phân loại; 
Một số phương pháp kiểm kê; 
Các bước tiến hành kiểm kê. 
Kiểm kê 
Kiểm kê 
Kiểm kê 
Khái niệm 
 KK là việc ktra các loại TS hiện có nhằm x/định chính thức số thực có của TS trên th/tế và s/liệu ghi trên TK KT 
TS HIỆN CÓ 
TS TRÊN 
SỔ SÁCH 
CHÊNH LỆCH 
PP 
CTỪ 
PP 
K/KÊ 
Kiểm kê 
Phân loại kiểm kê 
Chỉ tiêu 
Phạm vi KK 
Thời gian KK 
Phân loại 
KK từng phần 
KK toàn phần 
KK định kỳ 
KK bất thường 
Theo phạm vi và đối tượng kiểm kê : 
Kiểm kê toàn phần : Tiến hành kiểm kê đối với tất cả các loại tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp ; 
Kiểm kê từng phần : Tiến hành kiểm kê trong phạm vi của một hoặc một số loại tài sản nào đó . 
Kiểm kê 
Phân loại kiểm kê 
Theo thời gian : 
Kiểm kê định kỳ : có xác định thời gian trước; 
Kiểm kê bất thường : không xác định trước thời hạn. 
Kiểm kê 
Phân loại kiểm kê 
Kiểm kê 
Một số phương pháp kiểm kê 
KK TS thuộc loại 
vốn bằng tiền 
KK hàng tồn kho 
KK TS CĐ 
Kiểm kê 
Kiểm kê TS thuộc loại vốn bằng tiền 
Đếm 
Lập biên bản KK 
So sánh kquả với Sổ Quỹ TM và 
sổ KT chi tiết 
Điều tra NN các sai lệch 
Quan sát kiểm kê : 
Kiểm tra các hướng dẫn về HTK; 
Thực hiện kiểm kê toàn bộ, hoặc chọn mẫu HTK; 
Xác định HTK hư hỏng, lỗi thời; 
So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết, điều tra nguyên nhân các sai sót. 
Kiểm kê 
Kiểm kê hàng tồn kho 
Xem xét chất lượng hàng tồn kho : 
Hàng mới nhập, hay nhập đã lâu; 
Thời gian sử dụng, đặc điểm lý hóa, dễ hư hỏng, 
Điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho. 
Kiểm kê 
Kiểm kê hàng tồn kho 
Kiểm toàn bộ TSCĐ hiện có tại DN; 
Dán nhãn TSCĐ sau kiểm kê; 
Đối chiếu số liệu sổ sách và kiểm kê; 
Điều tra nguyên nhân sai lệch; 
Lập báo cáo sai lệch. 
Kiểm kê 
Kiểm kê TSCĐ 
Kiểm kê 
Các bước tiến hành kiểm kê 
Thành lập 
 ban KK 
T/hiện các cv 
 trước KK 
T/hiện KK 
Xử lý 
kết quả KK 
Khái niệm; 
Ý nghĩa; 
Phân loại; 
Cách ghi sổ; 
Sửa chữa sổ. 
Sổ kế toán 
Sổ kế toán 
Sổ kế toán 
Khái niệm 
Sổ kế toán dùng để ghi chép , hệ thống và 
lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài 
chính đã phát sinh. 
Sổ kế toán 
Ý nghĩa 
Tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán và 
phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh 
doanh của doanh nghiệp. 
Sổ kế toán 
Phân loại 
Sổ KT tổng hợp 
Sổ KT chi tiết 
ND 
ghi chép 
Sổ tờ rơi 
Sổ đóng thành quyển 
H/T tổ 
 chức sổ 
Sổ quỹ 
TM 
ND 
Kinh tế 
Sổ ghi theo 
tt thời gian 
Sổ ghi theo 
Hệ thống 
PP ghi 
chép sổ 
Sổ TGNH 
Sổ chi tiết 
Mua hàng 
Sổ 
kết hợp 
Kết cấu 
Sổ 
Sổ kết cấu 
Kiểu 2 bên 
Sổ kết cấu 
Kiểu 1 bên 
Sổ kết cấu 
nhiều cột & 
Kiểu bàn cờ 
Sổ kế toán 
Theo nội dung ghi chép 
Sổ kế toán tổng hợp: ghi chép các nghiệp vụ kinh 
tế phát sinh theo các TK như sổ cái TK 111, 112, 
131... 
Sổ kế toán chi tiết: ghi chép các nghiệp vụ kinh tế 
phát sinh theo các TK cấp 3, 4 hoặc sổ chi tiết 
như sổ chi tiết vật liệu (152, 152Y), sổ chi tiết 
thanh toán (331A, 331B), 
Sổ kế toán 
Theo phương pháp ghi chép sổ 
Sổ ghi theo 
tt thời gian: 
căn cứ vào 
 t/gian PS CT 
để p/a vào sổ 
như: Sổ NKC, 
sổ NKCT ghi 
sổ  
Sổ ghi theo 
Hệ thống : 
ghi chép các 
 NV kinh tế 
 theo TK như: 
* Sổ cái 
* Sổ chi tiết 
Tk 111,112 
Sổ kết hợp: 
Là sổ kết hợp 
Giữa ghi theo 
thời gian và 
 ghi theo hệ 
 thống như: 
Sổ nhật ký 
sổ cái 
Sổ kế toán 
Cách ghi sổ 
Trong kỳ: ghi sổ 
Ghi bằng bút mực; 
Không ghi xen phía trên, phía dưới; 
Không ghi chồng, ghi cách dòng; 
Trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch 
chéo phần không ghi, tổng cộng trang và 
chuyển số liệu tổng cộng sang trang sau. 
Đầu kỳ : mở sổ 
Cuối kỳ : khóa sổ 
Cách sửa sổ kế toán 
Cách sửa sổ kế toán 
Có 3 cách 
PP cải chính 
PP ghi số âm 
PP bổ sung 
 Sai do diễn giải 
 Sai sót không 
ảnh hưởng tới 
số tổng cộng 
 Sai do ĐK 
 Số tiền ghi 
sai>Số tiền 
ghi đúng 
 Số tiền ghi 
sổ <Số tiền 
 ghi trên CT 
Trường hợp 
Áp dụng 
Cách sửa sổ kế toán 
Cách sửa sổ kế toán 
Có 3 cách 
PP cải chính 
PP ghi số âm 
PP bổ sung 
Gạch bỏ chỗ ghi 
sai, chi chữ đúng 
bằng bút mực 
thường phía trên 
 Ghi lại bằng 
mực đỏ; 
 Ghi thêm bút 
toán đúng. 
Lập chứng từ 
ghi bổ sung 
bằng mực 
thường 
Sửa sổ 
Cách sửa sổ kế toán 
Phương pháp cải chính 
Ngày tháng ghi sổ 
Chứng từ 
Diễn giải 
Đã ghi sổ cái 
Số hiệu tài khoản 
Số phát sinh 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
Tháng 1/2015 
2/1/2015 
PC 01 
2/1 
Chi TM mua hàng hóa 
X 
X 
156 
111 
3.500 
2.000 
3.500 
2.000 
2/1/2015 
PC 01 
2/1 
 Hàng hóa 
Chi TM mua CCDC 
X 
X 
156 
111 
3.500 
3500 
Cộng 
Cách sửa sổ kế toán 
Phương pháp ghi số âm 
Ngày tháng ghi sổ 
Chứng từ 
Diễn giải 
Đã ghi sổ cái 
Số hiệu tài khoản 
Số phát sinh 
Số 
Ngày 
Nợ 
Có 
Tháng 1/2015 
2/1/15 
PC01 
2/1 
Chi TM mua hàng hóa 
X 
X 
111 
156 
3.500 
3.500 
12/1/15 
PC01 
2/1 
Chi TM mua hàng hóa 
X 
X 
111 
156 
3.500 
3.500 
12/1/15 
PC01 
2/1 
Chi TM mua hàng hóa 
X 
X 
156 
111 
3.500 
3.500 
Cộng 
3.500 
3.500 
Khái niệm; 
Hình thức nhật ký chung; 
Hình thức nhật ký sổ cái; 
Hình thức chứng từ ghi sổ; 
Hình thức nhật ký chứng từ; 
Hình thức kế toán trên máy tính. 
Hình thức kế toán 
Hình thức kế toán 
Hình thức kế toán 
Khái niệm 
Là hệ thống các sổ kế toán , số lượng sổ, kết cấu 
các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng 
để ghi chép , tổng hợp , hệ thống hóa số liệu 
kế toán từ chứng từ gốc , từ đó lập các BCKT 
theo trình tự và phương pháp nhất định. 
Hình thức kế toán 
Khái niệm 
Nhật ký chung 
Nhật ký sổ cái 
Chứng từ ghi sổ 
Nhật ký chứng từ 
Hình thức kế toán trên máy vi tính 
DN tổ chức 
 1 trong 5 
 hình thức 
Hình thức Nhật ký chung 
Hình thức Nhật ký chung 
Đặc trưng: Ghi theo trình tự thời gian 
Sổ KT sử dụng: 
 - Sổ NKC; 
 - Sổ cái; 
 - Sổ NK đặc biệt; 
 - Các sổ kế toán chi tiết; 
Sổ nhật ký chung : là sổ tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian và theo quan hệ đối ứng TK; 
Sổ cái : là sổ tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các TK tổng hợp; 
Sổ nhật ký đặc biệt : sử dụng để ghi chép riêng cho từng loại nghiệp vụ, định kỳ tổng hợp ghi một lần vào sổ cái. 
Hình thức Nhật ký chung 
Các loại sổ sách 
Hình thức Nhật ký chung 
Trình tự ghi sổ 
Chứng từ kế toán 
Sổ NK đặc biệt 
Sổ nhật ký chung 
Sổ thẻ KT chi tiết 
Sổ Cái 
Bảng tổng hợp chi tiết 
Bảng Cân đối số PS 
Báo cáo tài chính 
Ư u điểm : mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện phân công lao động; 
Nhược điểm : khối lượng công việc ghi chép nhiều, trùng lắp; 
Điều kiện áp dụng : phù hợp với đơn vị có quy mô vừa, có nhiều công nhân viên. 
Hình thức Nhật ký chung 
Ư u nhược điểm 
Hình thức Nhật ký – sổ cái 
Hình thức Nhật ký – sổ cái 
Đặc trưng: Ghi theo trình tự thời gian và theo 
nội dung kinh tế (theo TK kế toán) trên sổ NK-SC 
Sổ KT sử dụng: 
 - Nhật ký – sổ cái 
 - Các sổ và thẻ kế toán chi tiết; 
Nhật ký - sổ cái : là sổ tổng hợp duy nhất vừa dùng làm sổ nhật ký để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian; vừa làm sổ cái để tập hợp và hệ thống hóa các TK; 
Sổ và thẻ kế toán chi tiết : sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán mà sổ tổng hợp chưa phản ánh được, như thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết VL, CCDC, TSCĐ, 
Hình thức Nhật ký – sổ cái 
Các loại sổ sách 
Hình thức Nhật ký – sổ cái 
Trình tự ghi sổ 
Chứng từ kế toán 
Sổ quỹ 
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại 
Sổ, thẻ kế toán chi tiết 
Bảng tổng hợp chi tiết 
Nhật ký sổ cái 
Báo cáo tài chính 
Ư u điểm : mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra; 
Nhược điểm : khó phân công lao động kế toán; 
Điều kiện áp dụng : phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, số lượng TK ít. 
Hình thức Nhật ký – sổ cái 
Ư u nhược điểm 
Hình thức chứng từ ghi sổ 
Hình thức chứng từ ghi sổ 
Đặc trưng : là căn cứ trực tiếp để ghi sổ tổng 
hợp. 
Sổ KT sử dụng: 
Sổ cái; 
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; 
Bảng cân đối số phát sinh; 
Các sổ thẻ kế toán chi tiết; 
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : là sổ tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, quản lý các chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu với sổ cái; 
Bảng cân đối số phát sinh : dùng để tổng hợp số PS nợ, PS có của các TK trên sổ cái, đồng thời là căn cứ để đối chiếu giữa sổ cái với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 
Hình thức chứng từ ghi sổ 
Các loại sổ sách 
Sổ thẻ kế toán chi tiết : 
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết TSCĐ, NVL, CCDC, 
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết các loại vốn bằng tiền và tiền vay, các nghiệp vụ thanh toán. 
Hình thức chứng từ ghi sổ 
Các loại sổ sách 
Hình thức chứng từ ghi sổ 
Trình tự ghi sổ 
Chứng từ kế toán 
Sổ quỹ 
Bảng tổng hợp CT KT cùng loại 
Sổ, thẻ kế toán chi tiết 
Chứng từ ghi sổ 
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 
Sổ cái 
Bảng tổng hợp chi tiết 
Bảng cân đối số phát sinh 
Báo cáo tài chính 
Ư u điểm : mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra; 
Nhược điểm : ghi chép trùng lắp, khối lượng công việc nhiều, việc kiểm tra vào cuối tháng nên thông tin chậm; 
Điều kiện áp dụng : áp dụng cho các công ty có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều TK. 
Hình thức chứng từ ghi sổ 
Ư u nhược điểm 
Hình thức nhật ký chứng từ 
Hình thức nhật ký chứng từ 
Sinh viên tự nghiên cứu 
Hình thức kế toán trên máy tính 
Hình thức kế toán trên máy tính 
Bảng tổng hợp 
Chứng từ kế toán 
Cùng loại 
Báo cáo tài chính năm; 
Báo cáo tài chính giữa niên độ. 
Báo cáo tài chính 
Báo cáo tài chính 
Bảng CĐKT (mẫu số B01 – DN); 
Báo cáo KQHĐKD (mẫu số B02 – DN); 
Báo cáo LCTT (mẫu số B03 – DN); 
Bảng thuyết minh BCTC (mẫu số B09 – DN). 
Báo cáo tài chính 
Báo cáo tài chính năm 
BCTC dạng đầy đủ; 
BCTC dạng tóm lược. 
Báo cáo tài chính 
Báo cáo tài chính giữa niên độ 
Cảm ơn ! 
60