Bài giảng Nguyên lý kế toán - Chương 4: Chứng từ kế toán và kiểm kê

 và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ. 
	 	( Theo Điều 3, Luật Kế Toán, 2015 ) 
Lập chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực sự hoàn thành vào giấy tờ và vật mang tin theo quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. 
1.1 Khái niệm 
1.2 Ý nghĩa của chứng từ kế toán 
Lập chứng từ là nội dung đầu tiên trong tổ chức công t ác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị 
Chứng từ là cơ sở để ghi sổ các nghiệp vụ đã phát sinh đảm bảo tính pháp lý cho số liệu kế toán. 
Chứng từ là căn cứ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 
Chứng từ là phương tiện thông tin để cấp trên truyền đạt mệnh lệnh và kiểm tra việc thực hiện. 
Cơ sở để xác định cá nhân và bộ phận chịu trá c h nhiệm vật chất về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ. 
Chứng từ để giải quyết tranh chấp, khiếu nại về kinh tế tài chính. 
www.thmemgallery.com 
1.3 Phân loại chứng từ kế toán 
Theo trình tự lập chứng từ 
Chứng từ ban đầu (Chứng từ gốc) l ập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế mới vừa phát sinh hay hoàn thành 
Phản ánh trực tiếp đối tượng kế toán 
Gồm những chứng từ gốc 
Ví dụ: Hoá đơn, phiếu xuất vật tư, Phiếu thu chi tiền mặt  
 Có giá trị pháp lý quan trọng nhất 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.3 Phân loại chứng từ kế toán 
Chứng từ tổng hợp (Chứng từ ghi sổ) 
 Dùng để tổng hợp số liệu các chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp vụ nhằm giảm bớt khối lượng ghi chép trên kế toán. 
 Ví dụ: Bảng tổng hợp chứng từ gốc, Bảng kê nộp séc. 
 Chỉ có giá trị pháp lý khi đính kèm chứng từ gốc 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.3 Phân loại chứng từ kế toán 
	 CHỨNG TỪ GHI SỔ	 Số 02 
 Ngày 28 tháng 2 năm 20xx 
 Số lượng chứng từ gốc đính kèm: 3 
	Người lập	Kế toán trưởng 
 (Ký, họ tên)	 (Ký, họ tên) 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
Trích yếu 
Tài khoản 
Số tiền 
Nợ 
Có 
Rút tiền gửi NH 
111 
112 
30.000.000 
Khách hàng B trả tiền 
111 
131 
50.000.000 
Thu hồi tạm ứng 
111 
141 
5.000.000 
Cộng 
85.000.000 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.3 Phân loại chứng từ kế toán 
Phân loại chứng từ 
Theo nội dung 
phản ánh 
Theo công dụng chứng từ 
Theo địa điểm lập chứng tư 
Theo hình thức 
 chứng từ 
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ 
Căn cứ vào công dụng chứng từ 
Chứng từ mệnh lệnh 
Dùng để truyền đạt mệnh lệnh từ cấp trên xuống cấp dưới . 
Ví dụ: lệnh chi tiền, lệnh xuất kho vật tư, quyết định thanh lý TSCĐ, đơn xin tạm ứng 
 Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh xuất xứ của nghiệp vụ kinh tế, chưa nói lên mức độ hoàn thành nên chưa là căn cứ ghi chép vào sổ kế toán . 
Chứng từ chấp hành 
Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất vật tư 
 Chứng từ chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh sẽ được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán . 
Ví dụ: Bảng thanh toán lương cho công nhân phải đi kèm với phiếu chi ( nếu chi bằng tiền mặt) hay sao kê ngân hàng (chuyển khoản) 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ 
Chứng từ thủ tục kế toán: 
Chứng từ này có mục đích phân loại các nghiệp vụ kinh tế có liên quan theo từng đối tượng cụ thể tạo thuận tiện cho việc ghi sổ kế toán. Đây là chứng từ trung gian nên phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ . 
Ví dụ: Bảng kê nộp séc , chứng từ ghi sổ  
Chứng từ liên hợp 
Là loại chứng từ mang đặc điểm của hai hay ba loại chứng từ trên như : hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bảng kiểm nghiệm kiêm phiếu nhập kho  
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ 
Căn cứ vào nội dung kinh tế 
Chứng từ kế toán được ban hành theo 5 chỉ tiêu 
Chứng từ lao động và tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, Bảo hiểm y tế, xã hội, Bảng thanh toán tiền thưởng vượt năng xuất  
Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Biên bảng kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ  
Chứng từ bán hàng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, bảng thanh toán hàng gửi bán đại lý ... 
Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi , giấy đề nghị tạm ứng thanh toán tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có  
Chứng từ tài sản cố định: biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản bàn giao sữa chữa lớn TSCĐ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ 
Căn cứ hình thức chứng từ 
Chứng từ giấy 
 Phản ánh nội dung kinh tế phát sinh và đã hoàn thành bằng giấy tờ . 
Chứng từ điện tử 
 Chứng từ có các nội được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử đã được mã hóa mà không bị thay đổi nội dung của chứng từ trong quá trình truyền qua mạng, máy tính hoặc trên vật mang tin như băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán . 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ 
Căn cứ vào địa điểm lập chứng từ 
Chứng từ bên trong (nội bộ): chứng từ do đơn vị lập. 
 Bao gồm 
Liên quan đến nội bộ của đơn vị như bảng thanh toán lương, phiếu xuất kho NVL dùng cho phân xưởng sản xuất, giấy đề nghị/ thanh toán tạm ứng . 
Liên quan đến các mối quan hệ kinh tế bên ngoài như hóa đơn giá trị gia tăng, Giấy bào Nợ/ Có của Ngân hàng, Biên bảng thanh toán nợ . 
Chứng từ bên ngoài 
 Chứng từ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh luên quan đến đơn vị nhưng được lập từ đơn vị khác như hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( liên 2)... 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.3 Phân loại chứng từ ghi sổ 
Ngoài ra, còn có các kiểu phân loại sau: 
Căn cứ vào quy định Nhà nước 
Căn cứ số lần ghi một loại nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.3 Nội dung chứng từ 
 Nội dung chủ yếu 
Là những yếu tố bắt buộc, sự vắng mặt của những yếu tố cơ bản này sẽ làm cho chứng từ trở nên không đầy đủ và không đáng tin cậy 
 Nội dung bổ sung 
Là những yếu tố không bắt buộc có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm riêng biệt với từng loại NVKT phát sinh đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.4 Nội dung bắt buộc 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
Thời điểm phát sinh nghiệp vụ 
Nơi phát hành chứng từ 
Yếu tố làm rõ ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ và của chứng từ 
Phản ánh phạm vi, quy mô của hoạt động kinh tế 
Phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân đảm bảo tính pháp lý của chứng từ 
Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh 
Nơi nhận chứng từ 
1.4 Nội dung bổ sung 
Định khoản 
Hình thức thanh toán 
Thời gian bảo hành 
Thời hạn thanh toán 
Hạn mức công nợ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
Mua 100 kg NVL A nhập kho 
Giá mua chưa thuế: 80.000đ/kg 
Thuế suất thuế GTGT = 10% 
Đã thanh toán bằng tiền mặt 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
Xuất bán 100 gấu bông 
Giá bán chưa thuế là 100.000đ/ con 
Thuế suất thuế GTGT là 10% 
Khách hàng thanh toán sau 3 tháng 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.4 Nội dung chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.5 Nguyên tắc lập chứng từ 
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị đều phải lập chứng từ. Chỉ lập 1 lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế 
Chứng từ phải rõ ràng, đầy đủ. Kịp thời, chính xác cho nội dung quy định theo mẫu 
Không được viết tắc, tẩy xóa, sữa chữa, chỗ trống phải gạch chéo. Khi viết sai chứng từ phải hủy bỏ 
Chứng từ phải lập đủ số liên quy định 
Chứng từ lập để giao dịch bên ngoài cần có dấu của đơn vị kế toán 
Người lập, người ký duyệt và những người liên quan phải trực tiếp ký tên (bằng bút mực không bằng bút đỏ, bút chì) và chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ 
Chứng từ được lập dưới dạng điện tử phải được in ra giấy và lưu trữ theo quy định 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.6 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ 
Lập/ thu nhận chứng từ 
Lập theo mẫu, ghi nội dung KT phát sinh 
Đầy đủ chữ ký 
Kiểm tra & hoàn chỉnh chứng từ 
Tính rõ ràng, trung thực của các khoản mục 
Tính hợp pháp, hợp lệ của NVKT 
Tính chính xác của số liệu, thông tin 
Luân chuyển& ghi sổ 
Phân loại chứng từ 
Luân chuyển đến các bộ phận liên quan 
Vào sổ kế toán 
Bảo quản – Lưu trữ - Hủy 
Phân loại theo NDKT, sắp xếp theo thứ tự thời gian 
Chứng từ không Sử Dụng Trực Tiếp để ghi sổ: 5 năm 
Chứng từ SDTT để ghi sổ: 10 năm 
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ 
Giấy đề nghị tạm ứng 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
Người nhận tạm ứng 
Giám đốc/ Phó giám đốc 
Kế toán 
Thủ quỹ 
Lưu trữ 
Phiếu nhập kho 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
Phòng cung ứng 
Thủ kho 
Kế toán 
vật liệu 
Lập chứng từ 
Nhập kho 
Ghi vào thẻ kho 
Ghi sổ 
Nhập NVL 
Lưu trữ 
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ 
KIỂM TRA CHỨNG TỪ 
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán 
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan 
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán 
Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ 
HOÀN CHỈNH CHỨNG TỪ 
Ghi giá trên chứng từ ( đối với loại chứng từ có yêu cầu này) 
Ví dụ: Khi kế toán nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến sẽ ghi vào cột đơn giá và thành tiền, sau đó phiếu xuất kho dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán 
Phân loại và tổng hợp chứng từ 
Lập định khoản kế toán 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ 
TỔ CHỨC LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ 
Là việc xác định và luân chuyển chứng từ đến người nhận, bảo quản chứng từ sau khi đã ghi sổ kế toán 
Kế toán trưởng của đơn vị chịu trách nhiệm quy trình luân chuyển chứng từ, thông thường được thể hiện dưới dạng lưu đố chứng từ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ 
1.6 Trình tự xử lý và Luân chuyển chứng từ 
BẢO QUẢN VÀ LƯU TRỮ CHỨNG TỪ 
 Chứng từ kế toán phải được lưu trữ bản chính theo thời hạn quy định 
Chỉ có cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới được tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán 
Đối với chứng từ điện tử phải được lưu trữ ở dạng nguyên bản và phải có phương tiện truy cập khi cần thiết 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2. KIỂM KÊ TÀI SẢN 
Sự cần thiết của kiểm kê 
Giữa số liệu kế toán và số liệu thực tế có thể chênh lệch do những nguyên nhân sau: 
Do nhầm lẫn về chủng loại, thiếu chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi. 
Hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo quản 
Lập chứng từ, ghi sổ kế toán có sai sót 
Tình trạng tham ô, gian lận, mất mát tài sản 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.1 KHÁI NIỆM 
Kiểm kê là việc kiểm tra các loại tài sản hiện có nhằm xác định số thực có của tài sản trên thực tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và số liệu ghi trên sổ sách kế toán. 
Kiểm kê là phương pháp kế toán thực hiện việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu số liệu trong sổ kế toán. 
	Điều 39, Luật kế toán 2003 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ 
Các trường hợp phải tiến hành kiểm kê: 
Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính 
Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, bán, cho thuê doanh nghiệp 
Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp 
Đánh giá lại tài sản do các sự kiện: hỏa hoạn, lũ lụt 
Các trường hợp khác theo yêu cầu của nhà nước 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.2 TÁC DỤNG CỦA KIỂM KÊ 
Kiểm kê giúp bảo vệ tài sản của đơn vị 
Ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí và hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính làm thất thoát tài sản 
Nâng cao trách nhiệm của người quản lý tài sản 
Giúp cập nhật số liệu trên sổ sách theo đúng số liệu thực tế nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kế toán chính xác, đầy đủ, trung thực. 
Giúp người quản lý nắm chính xác số lượng và chất lượng tài sản hiện có đưa ra các biện pháp giải quyết thích hợp nhằm nâng cáo hiệu quả hoạt động (TS ứ đọng, chất lượng TS, cách thức bảo quản TS) 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
Căn cứ vào phạm vi kiểm kê 
Kiểm kê toàn diện 
Kiểm kê toàn bộ các loại tài sản hiện có của đơn vị như TSCĐ, NVL, CCDC, Tiền mặt, Tiền gửi Ngân hàng, Khoản phải thu 
Tiến hành ít nhất một lần vào cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ 
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ 
Kiểm kê từng phần 
Kiểm kê một hoặc một vài loại tài sản hiện có của đơn vị như kiểm kê tiền mặt tại quỹ, kiểm kê hàng tồn kho  
Phục vụ yêu cầu quản lý hay khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ 
Căn cứ theo thời hạn kiểm kê 
Kiểm kê định kỳ 
Kiểm kê theo thời hạn quy định trước như kiểm kê cuối mỗi tháng đối với hàng hóa, cuối năm với toàn bộ TS của đơn vị 
Kỳ hạn kiểm kê định kỳ được Nhà nước quy định hoặc theo yêu cầu quản lý của đơn vị 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.3 PHÂN LOẠI KIỂM KÊ 
Kiểm kê bất thường 
Kiểm kê đột xuất, ngoài thời hạn quy định 
Kiểm kê bất thường tiến hành khi có sự thay đổi người quản, khi đơn vị gặp sự cố như cháy nổ, hỏa hoạn, khi cơ quan thanh tra tiến hành đột xuất, theo yêu cầu của kiểm toán 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
Trước khi kiểm kê 
Kế toán viên 
Khóa sổ kế toán 
Xác định giá trị TS trên sổ sách 
Nhân viên quản lý TS sắp xếp và phân loại TS 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ 
Thực hiện kiểm kê 
Thực hiện kiểm kê theo trình tự 
Thu thập, tổng hợp số liệu kiểm kê và đối chiếu với sổ sách kế toán 
Có hai phương pháp kiểm kê 
Kiểm kê hiện vật 
Kiểm kê đối chiếu 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ 
Phương thức tiến hành kiểm kê 
Kiểm kê hiện vật 
Kiểm kê đối chiếu 
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ 
Xử lý kết quả kiểm kê 
Điều chỉnh số liệu khi có phát sinh chênh lệch 
Đề ra giải pháp xử lý thích hợp khi TS bị thiếu 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM KÊ 
BÀI TẬP 
www.thmemgallery.com 
Company Logo 
 Câu hỏi và bài tập trong Giáo trình Nguyên lý kế toán (Lý thuyết, bài tập và bài giải), TS. Lê Thị Thanh Hà và TS. Trần Thị Kỳ, Nhà xuất bản Thống kê, 2014.