Bài giảng Nguyên lý kế toán - Bài 2: Chu trình kế toán

án phức tạp có quy định tất cả các tài khoản ghi Nợ phải viết trước các tài 
khoản ghi Có viết sau. 
2.3.4.3. Sổ Cái 
Sổ cái là loại sổ tập hợp toàn bộ các thông tin liên quan đến một tài khoản kế toán cụ 
thể mà công ty đang sử dụng. Sổ cái cung cấp các thông tin về sự biến động tăng, 
giảm và số dư hiện tại của từng tài khoản kế toán. 
Các công ty khác nhau có thể sử dụng nhiều loại sổ cái khác nhau nhưng hầu hết các 
công ty đều có sổ cái tổng hợp. Mỗi sổ cái phản ánh thông tin cụ thể về đối tượng kế 
toán như: sổ cái TK Tài sản, TK Nợ phải trả, Vốn chủ sở hữu (Xem Hình 2.3-15). 
Hình 2.3-15: Các sổ cái của công ty ĐTN theo các tài khoản kế toán công ty đang sử dụng 
Các công ty sắp xếp các sổ cái các tài khoản theo đúng trật tự của tài khoản khi trình 
bày báo cáo tài chính. Theo trật tự này, các tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán xếp 
trước theo thứ tự như sau: TK Tài sản rồi đến TK Nợ phải trả, TK Vốn chủ sở hữu, 
TK Rút vốn, TK Doanh thu, TK Chi phí. Tài khoản kế toán được xác định không chỉ 
 Bài 2: Chu trình kế toán 
54 ACC202_Bai2_v1.0013107218 
theo tên gọi tài khoản mà còn được xác định theo số hiệu tài khoản để thuận tiện trong 
quá trình sử dụng (các tài khoản được mã hóa dưới dạng số) 
Qua sổ cái, kế toán cung cấp số dư hiện có của đối tượng kế toán mà sổ cái tài khoản 
phản ánh. Ví dụ, sổ cái TK Tiền cho biết số tiền mà công ty hiện có để phục vụ cho 
việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại của công ty. Sổ cái TK Phải thu khách hàng cho 
biết số tiền khách hàng còn nợ công ty, còn sổ cái TK Phải trả người bán cho biết số 
tiền công ty còn nợ người bán. 
Hình thức của Sổ cái 
SỔ CÁI TK TIỀN 
Số hiệu TK: 111 
Ngày Diễn giải Tham chiếu Số tiền ghi Nợ Số tiền ghi Có Số dư 
2012 
Tháng 6 1 
 2 
 3 
 9 
 17 
 20 
 30 
 25.000 
4.200 
7.500 
8.000 
11.700 
 250 
 7.300 
25.000 
17.000 
21.200 
28.700 
17.000 
16.750 
 9.450 
Hình 2.3-16: Minh họa tình hình biến động của Tiền trên Sổ cái TK Tiền 
Dạng biểu hiện TK Tiền như trên gọi là dạng tài khoản 3 cột bởi vì nó có 3 cột phản 
ánh số tiền – cột số tiền ghi Nợ, cột số tiền ghi Có, cột số dư . Số dư tài khoản trên sổ 
cái được tính ngay sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột diễn giải và cột tham 
chiếu để cung cấp các thông tin đặc biệt liên quan đến số liệu phát sinh của nghiệp vụ 
kinh tế xuất hiện trên sổ cái. 
Chuyển sổ 
Chuyển sổ là quá trình kế toán chuyển các số liệu của các tài khoản kế toán đã được 
ghi trên sổ Nhật kí sang sổ cái của tài khoản để phản ánh thông tin về các tài khoản 
một cách có hệ thống . Như vậy, khi chuyển sổ phải lấy sổ Nhật kí làm căn cứ và lần 
lượt lấy thông tin trên sổ Nhật kí để chuyển sang Sổ cái. Quá trình chuyển sổ này 
được thực hiện như sau: 
 Mở sổ cái của TK được ghi Nợ trên sổ Nhật kí. 
 Lấy số tiền đã ghi Nợ trên sổ nhật kí để ghi vào cột số tiền ghi Nợ trên Sổ cái của 
TK vừa mở. Đồng thời ghi thông tin về: trang sổ Nhật kí kế toán đã sử dụng để lấy 
có số tiền trên, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ. 
 Ghi số hiệu của TK kế toán vừa được nhận số liệu từ Sổ Nhật kí vào cột “Đối 
chiếu” trên sổ Nhật kí. 
 Mở sổ cái của TK được ghi Có trên sổ Nhật kí. 
 Lấy số tiền đã ghi Có trên sổ nhật kí để ghi vào cột số tiền ghi Có trên Sổ cái của 
TK vừa mở. Đồng thời ghi thông tin về: trang sổ Nhật kí kế toán đã sử dụng 
để lấy có số tiền trên, ngày tháng phát sinh nghiệp vụ. 
 Bài 2: Chu trình kế toán 
ACC202_Bai2_v1.0013107218 55 
 Ghi số hiệu của TK kế toán vừa được nhận số liệu từ Sổ Nhật kí vào cột “Đối 
chiếu” trên sổ Nhật kí. 
Quá trình chuyển số liệu trên được mô tả qua Hình 2.3–17. 
SỔ NHẬT KÍ 
 Trang 1 
Ngày Tên tài khoản và diễn giải Đối 
chiếu Nợ Có 
2012 
1/9 Tiền 111 15.000 
 Vốn chủ sở hữu 411 15.000 
 (Chủ sở hữu góp vốn bắt đầu hoạt động) 
SỔ CÁI 
Tài khoản Tiền 
Số hiệu TK: 111 
Ngày Diễn giải Đối chiếu Nợ Có Số dư 
2012 
1/9 Trang 1 15.000 15.000 
SỔ CÁI 
Tài khoản Vốn chủ sở hữu 
Số hiệu TK: 411 
Ngày Diễn giải Đối chiếu Nợ Có Số dư 
2012 
1/9 Trang 1 15.000 15.000 
Chú ý: 
 Việc chuyển sổ phải làm theo thứ tự. Kế toán phải chuyển lần lượt từng nghiệp vụ 
kinh tế, hết nghiệp vụ này rồi mới đến nghiệp vụ khác. Trong mỗi nghiệp vụ thì kế 
toán chuyển lần lượt số tiền ghi Nợ rồi đến số tiền ghi Có của nghiệp vụ. Ngoài 
cần đảm bảo các số liệu trên sổ nhật kí chung đều được ghi vào sổ cái (không bỏ 
sót nghiệp vụ khi chuyển vào sổ cái). 
 Cột “Đối chiếu” trên sổ cái ghi địa chỉ (trang Nhật kí chung) để từ đó thông tin 
được lấy để chuyển sang sổ cái. 
 Cột “Diễn giải” trên Sổ cái ít được ghi vì phần diễn giải này đã có trên sổ Nhật kí. 
 Sau khi bút toán cuối cùng trên sổ Nhật kí được chuyển sang sổ cái tài khoản, tất 
cả các dòng của cột ‘Đối chiếu” trên sổ Nhật kí đều phải ghi số hiệu tài khoản kế 
toán. Điều đó đảm bảo được tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ nhật kí 
đã được chuyển hết lên sổ cái. 
Hệ thống tài khoản kế toán 
Mỗi công ty có thể có sự khác nhau về tên tài khoản sử dụng và số lượng tài khoản sử 
dụng do yêu cầu của nhà quản lí. Chẳng hạn, một công ty chỉ sử dụng 1 tài khoản có 
tên là TK Chi phí dịch vụ để phản ánh tất cả các chi phí về điện, nước, gas mà công ty 
 Bài 2: Chu trình kế toán 
56 ACC202_Bai2_v1.0013107218 
đã sử dụng trong kì nhưng công ty khác lại sử dụng nhiều tài khoản: TK Chi phí gas, 
TK Chi phí tiền điện, TK Chi phí tiền nước để phản ánh riêng từng loại chi phí chứ 
không gộp như công ty ban đầu. Ngoài ra quy mô công ty cũng có ảnh hưởng tới số 
lượng và loại tài khoản kế toán mà công ty sử dụng. 
Công ty ĐTN là công ty nhỏ nên số lượng tài khoản công ty này sử dụng sẽ ít hơn số 
lượng tài khoản của Công ty (Tập đoàn) Hòa Phát. 
2.3.5. Bảng cân đối thử 
Bảng cân đối thử là bảng được lập theo cách kế toán liệt kê tên các tài khoản kế toán 
đã sử dụng trong kì và số dư tương ứng của chúng tại 1 thời điểm nhất định. Thông 
thường, thời điểm lập bảng cân đối thử vào cuối kỳ. Các tài khoản trên bảng cân đối 
thử được sắp xếp theo trật tự giống trật tự sắp xếp sổ cái (sổ cái tài khoản thuộc bảng 
cân đối kế toán trước rồi đến sổ cái tài khoản thuộc báo cáo kết quả kinh doanh). Nếu 
tài khoản có số dư bên Nợ thì được ghi ở cột Nợ (bên trái) của bảng, còn các tài khoản 
có số dư bên Có thì ghi vào cột Có (bên phải) của bảng. Tiếp đó, kế toán sẽ tiến hành 
cộng tổng số tiền bên Nợ và số tiền bên Có của bảng. Nếu kế toán thực hiện các bước 
trong quy trình kế toán chính xác thì trên bảng cân đối thử tổng số tiền bên Nợ cân 
bằng với tổng số tiền bên Có. 
Các bước lập bảng cân đối thử như sau: 
 Liệt kê các tài khoản và số dư tương ứng của chúng vào các cột quy định 
 Tính tổng số tiền trên cột ghi Nợ, ghi Có 
 So sánh tổng số tiền ghi Nợ và tổng số tiền ghi Có. 
Công ty ANP 
BẢNG CÂN ĐỐI THỬ 
Lập tại ngày 30/06/2012 
Tên tài khoản Nợ Có 
Tiền 15.200 
Vật tư 2.500 
Tiền mua BH trả trước 600 
Thiết bị 5.000 
Thương phiếu phải trả 5.000 
Phải trả người bán 2.500 
Doanh thu nhận trước 1.200 
Vốn đầu tư của CSH 10.000 
Rút vốn 500 
Doanh thu CCDV 10.000 
Chi phí tiền lương, tiền công 4.000 
Chi phí thuê địa điểm 900 
Tổng cộng 28.700 28.700 
Hình 2.3-18: Thể hiện bảng cân đối thử của công ty ANP 
Chính phủ Việt Nam quy định hệ thống tài khoản thống nhất, đơn vị kế toán cụ thể 
lựa chọn những tài khoản phù hợp để xây dựng hệ thống tài khoản cho đơn vị mình 
(ví dụ: hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp, hệ thống tài khoản áp dụng 
cho đơn vị hành chính – sự nghiệp.) 
 Bài 2: Chu trình kế toán 
ACC202_Bai2_v1.0013107218 57 
Hạn chế của bảng cân đối thử 
Bảng cân đối thử chỉ kiểm tra được tính cân bằng về mặt số học giữa số phát sinh bên 
Nợ của tất cả các tài khoản và số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản chứ chưa 
kiểm tra được toàn bộ các sai sót, gian lận trong quá trình ghi sổ. Ngay cả khi bảng 
cân đối thử đạt được cân bằng nhưng vẫn tồn tại nhiều sai sót. Những sai sót phổ biến 
chẳng hạn: 
 Kế toán bỏ sót nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ghi sổ 
 Kế toán kết chuyển thiếu số liệu của nghiệp vụ kinh tế từ sổ nhật kí sang sổ cái. 
 Kế toán chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ cái hai lần (trùng lặp nghiệp vụ) 
 Kế toán ghi bút toán sai trên sổ nhật kí chung (chọn sai tài khoản hoặc ghi sai số 
tiền phát sinh của nghiệp vụ kinh tế) 
 Kế toán chuyển nhầm số liệu khi thực hiện chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ cái 
(chọn nhầm sổ cái) 
 V.v.v. 
Khi kế toán phạm các lỗi như ở trên thì bảng cân đối thử vẫn đạt được tính cân bằng. 
Do vậy, qua bảng cân đối thử không thể đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát 
sinh đã được ghi đầy đủ và cũng không thể đảm bảo số liệu trên sổ cái là chính xác. 
Một số cách phát hiện sai sót khi ghi Sổ cái 
Các sai sót ở trên vừa liệt kê phần lớn là do lỗi tính toán, lỗi chuyển số liệu từ sổ này 
sang sổ khác, ghi nhầm số liệu. Do vậy, khi lập bảng cân đối thử nếu bảng cân đối thử 
không cân bằng thì trước hết phải xác định số tiền chênh lệch giữa phần bên Nợ và 
phần bên Có. Trên cơ sở số chênh lệch đó, có một số cách sau đây có thể thực hiện để 
tìm ra lỗi sai. 
 Nếu số đó là 1, 10, 100 hay 1.000 thì nên tính lại số tiền tổng cộng trên bảng cân 
đối thử. 
 Nếu số đó chia hết cho 2 thì thực hiện chia 2 để ra con số mới. Sau đó, nhìn tất cả 
các số tiền đã ghi trên bảng cân đối thử nếu thấy số nào giống con số mới thì rất có 
thể kế toán đã ghi lộn số liệu phát sinh từ cột Nợ sang cột Có và ngược lại. 
 Nếu số đó chia hết cho 9 thì rất có thể do kế toán viết lộn số liệu khi lấy số liệu từ 
sổ cái vào bảng cân đối thử (ví dụ trên sổ cái tài khoản có số dư Nợ TK Phải thu 
khách hàng là 12 nhưng trên bảng cân đối thử ghi thành 21, sai sót này sẽ làm cho 
tổng số tiền bên Nợ của bảng cân đối thử lớn hơn tổng số tiền bên Có là 9). 
 Nếu số đó không chia hết cho 2 và 9 thì phải rà soát toàn bộ cả nhật kí và sổ cái và 
bảng cân đối thử. Rất có thể số liệu chuyển từ sổ nhật kí sang sổ cái sai hoặc kế 
toán chuyển đúng nhưng khi tính số dư trên sổ cái lại tính sai hoặc chuyển số liệu 
trên sổ cái sang bảng cân đối thử không đúng  
 Bài 2: Chu trình kế toán 
58 ACC202_Bai2_v1.0013107218 
Tóm lược cuối bài 
1. Quy trình nghiệp vụ của kế toán. Để bắt đầu một quy trình kế toán, công ty phải xác định 
những nghiệp vụ kinh tế liên quan tới hoạt động kinh doanh của mình sau đó ghi chép 
các nghiệp vụ đó để đưa ra lịch sử các hoạt động tài chính của công ty, cuối cùng truyền đạt 
những thông tin đã thu thập tới những người quan tâm thông qua các báo cáo kế toán. Loại 
báo cáo kế toán thông dụng nhất là báo cáo tài chính. 
2. Ảnh hưởng của các nghiệp vụ kinh doanh tới phương trình kế toán. Mỗi nghiệp vụ kinh 
doanh luôn có tác động kép tới phương trình kế toán. Ví dụ, nếu một tài sản tăng lên sẽ kéo 
theo (1) một tài sản khác giảm đi, hoặc (2) một khoản nợ phải trả cụ thể tăng lên hoặc (3) vốn 
chủ sở hữu tăng lên. 
3. Các bước cơ bản trong quy trình ghi sổ kế toán đó là: Phân tích tác động của nghiệp vụ 
kinh tế lên các loại tài khoản, ghi các nghiệp vụ kinh tế lên sổ nhật kí và cuối cùng chuyển số 
liệu từ sổ nhật kí lên sổ cái các tài khoản. 
4. Khái niệm tài khoản kế toán và vai trò của chúng trong quy trình ghi sổ kế toán: Tài 
khoản kế toán là nơi để ghi các biến động tăng, giảm của đối tượng kế toán cụ thể như tài 
sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu  
5. Yếu tố cấu thành tài khoản kế toán: bên Nợ và bên Có của tài khoản và nguyên tắc ghi các 
nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ, bên Có của tài khoản. Tài khoản kế toán được mô 
phỏng dạng chữ T, bên Nợ ở bên trái chữ T, còn bên Có ở bên phải chữ T. Các TK tài sản, 
TK rút vốn, TK chi phí khi tăng ghi bên Nợ, giảm ghi bên Có. Các TK Vốn chủ sở hữu, TK 
Nợ phải trả, TK Doanh thu tăng ghi Có, giảm ghi bên Nợ. 
6. Cấu trúc và phương pháp ghi sổ nhật kí chung và vai trò của sổ nhật kí chung trong quy 
trình ghi sổ kế toán: Sổ nhật kí chung là sổ dùng để tập hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát 
sinh. Sổ nhật kí chung phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian. Sổ nhật kí chung 
phản ánh đầy đủ các biến động của các đối tượng kế toán. Từ sổ nhật kí chung, số liệu phát 
sinh của từng tài khoản lần lượt được chuyển vào sổ cái tài khoản. Trong quá trình ghi sổ 
nhật kí chung kế toán có thể hạn chế sai sót khi ghi sổ do các bút toán được ghi trên sổ luôn 
phải đảm bảo do số tiền ghi Nợ luôn bằng số tiền ghi Có. 
7. Nắm được kết cấu, phương pháp ghi sổ cái và vai trò của sổ cái. Sổ cái là sổ tổng hợp 
phản ánh mọi biến động liên quan đến 1 đối tượng kế toán cụ thể. Công ty sử dụng nhiều sổ 
cái để phản ánh nhiều đối tượng kế toán. 
8. Nắm được ý nghĩa của việc chuyển số liệu từ sổ nhật kí sang sổ cái: Sổ nhật kí là sổ phản 
ánh thông tin về nhiều đối tượng kế toán theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh 
tế. Trên sổ nhật kí, kế toán chưa cung cấp được thông tin xuyên suốt theo từng đối tượng kế 
toán cụ thể. Do đó phải thực hiện chuyển số liệu của từ số nhật kí sang sổ cái để mỗi sổ cái 
phản ánh thông tin xuyên suốt về mỗi đối tượng kế toán. 
 Bài 2: Chu trình kế toán 
ACC202_Bai2_v1.0013107218 59 
9. Lập bảng cân đối thử và vai trò của bảng cân đối thử: bảng cân đối thử là bảng tổng hợp 
số dư của tất cả các tài khoản kế toán tại một thời điểm nhất định. Bảng cân đối thử có tác 
dụng kiểm tra tính cân bằng giữa tổng số dư Nợ của các tài khoản và tổng số dư Có của các 
tài khoản. Bảng cân đối thử không loại bỏ được các sai sót trong quá trình ghi sổ nhật kí hay 
sổ cái. Bảng cân đối thử cần được lập trước khi lập báo cáo tài chính. 
 Bài 2: Chu trình kế toán 
60 ACC202_Bai2_v1.0013107218 
Bài tập thực hành 
Bài 1: Công ty ĐTN có một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 3/2013 như sau: 
1. Ngày 1/3: Mr Nguyên bổ sung vốn kinh doanh 50trđ bằng tiền mặt. 
2. Ngày 3/3: Thanh toán tiền lương nhân viên tháng 2: 8trđ bằng tiền mặt 
3. Ngày 5/3: Lập hóa đơn gửi công ty ANP về dịch vụ bảo trì máy tính đã hoàn thành, số 
tiền 6trđ. 
4. Ngày 18/3: Nhận hóa đơn thuê văn phòng tháng 3 từ Công ty Ngôi sao. 
5. Ngày 20/3: Mua văn phòng phẩm để sử dụng cho hoạt động của tháng 3, đã thanh toán 
cho Công ty Hải Tiến bằng chuyển khoản qua ngân hàng. 
6. Ngày 30/3: Công ty ANP thanh toán hóa đơn lập ngày 5/3 bằng tiền mặt. 
7. Ngày 31/3: Chuyển khoản thanh toán cho Công ty Ngôi Sao tiền thuế văn phòng tháng 3. 
Yêu cầu: Nêu ảnh hưởng của các nghiệp vụ này đến phương trình kế toán 
Gợi ý: Dựa vào ví dụ minh họa để trình bày và phân tích nghiệp vụ. 
Bài 2: Sử dụng các nghiệp vụ đã cho ở Bài 1 ghi nhận các nghiệp vụ trên vào Sổ nhật kí. 
Gợi ý: Lập Sổ nhật ký, sau đó ghi các nghiệp vụ vào Sổ Nhật ký theo trình tự thời gian 
phát sinh nghiệp vụ (xem ví dụ minh họa). 
Bài 3: Hãy ghi Sổ cái cho các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty ĐTB đã cho ở Bài tập 1. 
Gợi ý: Xác định số lượng các Sổ cái cần lập (dựa vào Sổ nhật ký đã lập ở Bài tập 2), sau 
đó thực hiện chuyển các nghiệp vụ ghi trên Sổ nhật ký vào từng Sổ cái tài khoản liên quan.