Bài giảng Nguyên lý kế toán - Bài 1: Tổng quan về kế toán

 kế toán trong điều kiện vi tính hóa 
Hệ thống thông tin kế toán vi tính hóa là các chương trình sử dụng phần mềm tích hợp 
các chức năng của kế toán liên quan đến mua hàng, bán hàng, công nợ phải thu, phải 
trả, thu và chi tiền, thanh toán lương. Hệ thống này cũng tự động lập và trình bày các 
báo cáo tài chính để cung cấp thông tin. Hệ thống kế toán vi tính hóa có rất nhiều ưu 
điểm so với hệ thống kế toán thủ công truyền thống. Thứ nhất, các công ty chỉ cần 
nhập dữ liệu một lần vào hệ thống máy tính do vậy, tiết kiệm được nhiều thời gian và 
chi phí liên quan. Thứ hai, bởi máy tính thực hiện hầu hết các công việc kế toán một 
cách tự động nên những sai sót liên quan đến con người như kế toán thủ công được 
loại bỏ. Hệ thống kế toán vi tính hóa cũng cung cấp những thông tin rất cập nhật. Tất 
cả các ưu điểm trên mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng thông tin kế toán trong 
việc đưa ra các quyết định kinh doanh. 
Việc xây dựng hệ thống thông tin vi tính hóa bao gồm các công việc chủ yếu sau: 
 Xây dựng nhân sự: người điều khiển hệ thống và thực hiện các chức năng khác 
nhau liên quan đến việc vận hành hệ thống. Trong điều kiện công nghệ thông tin 
phát triển người lao động kế toán, như vậy, không chỉ phải có kiến thức về kế toán 
mà còn phải là người được trang bị các kiến thức liên quan đến công nghệ thông 
tin. Sự phát triển của công nghệ thông tin cũng nẩy sinh những nghề nghiệp kế 
toán mới như kiểm soát, xây dựng,.... hệ thống thông tin kế toán. 
Các trình tự, thủ tục sử dụng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin về các 
hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán gắn liền với các quy trình khác 
nhau, từ việc ghi nhận các nghiệp vụ, đánh giá tài sản, công nơ, ghi chép trên tài 
khoản, trên sổ kế toán. Do vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán phải thực 
hiện việc xây dựng các quy trình liên quan đến từng nhóm nghiệp vụ cụ thể, đảm 
bảo yêu cầu khoa học và hiệu quả cao. 
 Xây dựng cơ sở dữ liệu, tổ chức các quá trình xử lý dữ liệu. 
 Xây dựng hoặc lựa chọn phần mềm để xử lý dữ liệu của tổ chức. Đây là một trong 
yếu tố then chốt của việc xử lý và cung cấp thông tin. Để lựa chọn được phần mềm 
Thông tin 
Dữ liệu 
Hệ thống 
TTKT 
Người sử 
dụng TT 
Các quyết 
định kinh 
doanh 
Bài 1: Tổng quan về kế toán 
ACC202_Bai1_v1.0013107218 27 
phù hợp, người xây dựng hệ thống thông tin kế toán cần thiết phải hiểu được các 
hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các 
quy trình hoặc thủ tục liên quan. 
 Trang thiết bị công nghệ cần thiết (phần cứng), phù hợp với đặc điểm riêng của 
doanh nghiệp. 
 Xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ và các phương thức an toàn tài 
liệu trong đơn vị. 
1.6. Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 
1.6.1. Gian lận, sai sót và vai trò của kiểm soát nội bộ 
Là những hành vi cố ý làm sai lệch thông tin kinh tế, tài chính do một hay nhiều người 
trong Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, các nhân viên hoặc bên thứ ba thực hiện, làm 
ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Gian lận có thể biểu hiện dưới các dạng tổng quát sau: 
 Xuyên tạc, làm giả chứng từ, tài liệu liên quan đến báo cáo tài chính; 
 Sửa đổi chứng từ, tài liệu kế toán làm sai lệch báo cáo tài chính; 
 Biển thủ tài sản; 
 Che dấu hoặc cố ý bỏ sót các thông tin, tài liệu hoặc nghiệp vụ kinh tế làm sai lệch 
báo cáo tài chính; 
 Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế không đúng sự thật; 
 Cố ý áp dụng sai các chuẩn mực, nguyên tắc, phương pháp và chế độ kế toán, 
chính sách tài chính; 
 Cố ý tính toán sai về số học. 
 Khác với gian lận, sai sót là những lỗi không cố ý có ảnh hưởng đến báo cáo tài 
chính. Các loại sai sót bao gồm: 
o Lỗi về tính toán số học hoặc ghi chép sai; 
o Bỏ sót hoặc hiểu sai, làm sai các khoản mục, các nghiệp vụ kinh tế; 
o Áp dụng sai các chuẩn mực, nguyên tắc, phương pháp và chế độ kế toán, chính 
sách tài chính nhưng không cố ý. 
Sự khác biệt giữa hai khái niệm này có thể được tóm tắt qua bảng dữ liệu sau: 
Gian lận Sai sót 
 Là hành vi cố ý lừa dối, giấu diếm, xuyên tạc 
sự thật với mục đích tư lợi. 
 Trong lĩnh vực tài chính kế toán, gian lận có 
thể là sự trình bày sai lệch có chủ định các 
thông tin trên báo cáo tài chính do một hay 
nhiều người trong Ban Giám đốc công ty, các 
nhân viên, hoặc các bên thứ ba thực hiện. 
 Gian lận luôn được tính toán kĩ lưỡng và che 
giấu tinh vi nên rất khó phát hiện nhất là 
những gian lận gắn với những người quản lý 
cấp cao. 
 Hành vi gian lận thì luôn được xem như 
nghiêm trọng. 
 Sai sót là lỗi không cố ý, thường được hiểu 
là sự nhầm lẫn, bỏ sót hoặc do yếu kém về 
năng lực nên gây ra sai phạm. 
 Trong lĩnh vực kế toán tài chính, sai sót 
có thể là lỗi số học, bỏ sót hoặc hiểu sai 
sự việc một cách vô tình; áp dụng sai 
nguyên tắc, chế độ kế toán tài chính do 
thiếu năng lực. 
 Là hành vi không có chủ ý nên chúng rất dễ 
phát hiện ra. 
 Tính nghiêm trọng của sai sót thì phải tuỳ 
thuộc vào qui mô và tính chất của sai phạm. 
Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc ngăn 
ngừa, phát hiện và xử lý các gian lận và sai sót trong đơn vị thông qua việc xây dựng 
Bài 1: Tổng quan về kế toán 
28 ACC202_Bai1_ v1.0013107218 
và duy trì thực hiện thường xuyên hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ thích 
hợp. Do hạn chế vốn có của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ nên khó có 
thể loại trừ hoàn toàn khả năng xảy ra gian lận hoặc sai sót. Theo Liên đoàn Kế toán 
Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được 
thiết lập trong một tổ chức, một đơn vị kinh tế. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ bao gồm: 
 Bảo vệ tài sản của đơn vị: 
Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và 
tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng 
vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu 
không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát 
thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với 
các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, 
các tài liệu quan trọng... 
 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: 
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan 
trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, các thông 
tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về 
thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của 
mọi hoạt động kinh tế, tài chính. 
 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: 
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các 
quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của 
doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể, hệ thống kiểm soát nội bộ cần: 
o Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động 
của doanh nghiệp; 
o Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong 
mọi hoạt động của doanh nghiệp; 
o Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài 
chính trung thực và khách quan. 
 Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý 
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại 
không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém 
hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. 
Một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các yếu tố chính sau: 
 Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt 
động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát 
nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Môi trường kiểm soát 
có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm 
soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên, môi 
trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. 
Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ 
thống kiểm soát nội bộ. 
 Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị 
được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính. 
Bài 1: Tổng quan về kế toán 
ACC202_Bai1_v1.0013107218 29 
 Các thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập 
và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể: 
o Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị; 
o Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán; 
o Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; 
o Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết; 
o Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán; 
o Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài; 
o So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán; 
o Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán; 
o Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch. 
 Kiểm toán nội bộ: Bộ máy kiểm toán thực hiện chức năng kiểm toán trong phạm 
vi đơn vị, phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ đơn vị. Do mục tiêu được giới hạn ở 
phạm vi nội bộ đơn vị nên bộ máy này thường chỉ bao gồm những kiểm toán viên 
nội bộ. 
1.6.2. Quan hệ giữa hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống thông tin kế toán 
Hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ có mối quan hệ qua lại lẫn 
nhau. Trước hết, kiểm soát nội bộ trong hệ thống kế toán nhằm đảm bảo rằng (1) 
Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện sau khi đã có sự chấp thuận của những 
người có thẩm quyền; (2) Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đầy 
đủ và chính xác vào các tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, làm cơ sở lập báo cáo tài 
chính phù hợp với chế độ kế toán theo qui định hiện hành; (3) Một cá nhân chỉ được 
tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế toán khi có sự đồng ý của Ban Giám đốc; 
(4) Các tài sản ghi trong sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết quả kiểm kê thực 
tế ở những thời điểm nhất định và có biện pháp thích hợp để xử lý nếu có chênh lệch. 
Ngược lại, một hệ thống kế toán hữu hiệu bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: 
 Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không 
có thực vào sổ sách của đơn vị. 
 Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. 
 Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 
 Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các tài sản và chi phí. 
 Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và 
ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. 
 Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp 
thời theo qui định. 
 Tính chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ chi tiết phải được tổng cộng và 
chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 
1.6.3. Hạn chế và chi phí của kiểm soát nội bộ. 
Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt được mục tiêu quản lý là 
do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống đó, như: 
Bài 1: Tổng quan về kế toán 
30 ACC202_Bai1_ v1.0013107218 
 Yêu cầu thông thường là chi phí cho hệ thống kiểm soát nội bộ không được vượt 
quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại; 
 Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các nghiệp vụ 
thường xuyên, lặp đi, lặp lại, hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên; 
 Sai sót bởi con người thiếu chú ý, đãng trí khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ, 
hoặc do không hiểu rõ yêu cầu công việc; 
 Khả năng hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện được sự thông đồng của 
thành viên trong Ban quản lý hoặc nhân viên với những người khác trong hay 
ngoài đơn vị; 
 Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụng đặc 
quyền của mình; 
 Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu 
hoặc bị vi phạm. 
Ngoài các hạn chế trong thiết kế và thực hiện hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát 
nội bộ, những tình huống hoặc sự kiện làm tăng rủi ro do gian lận hoặc sai sót, gồm: 
 Các vấn đề liên quan đến tính chính trực hoặc năng lực của Ban Giám đốc; 
 Các sức ép bất thường đối với đơn vị; 
 Các nghiệp vụ và sự kiện không bình thường; 
 Những khó khăn liên quan đến thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp. 
Những nhân tố từ môi trường tin học liên quan đến các tình huống và sự kiện nêu trên. 
Bài 1: Tổng quan về kế toán 
ACC202_Bai1_v1.0013107218 31 
Tóm lược cuối bài 
 Kế toán là môn khoa học kinh tế độc lập, có nhiệm thu thập, phân tích, đo lường, sắp xếp, 
ghi chép, tóm tắt và phản ánh kết quả các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp dưới dạng 
thông tin. 
 Hoạt động của kế toán liên quan đến hầu hết các lĩnh vực kinh tế - xã hội. 
 Có nhiều đối tượng cần sử dụng thông tin kế toán, với các mục tiêu và phương thức sử dụng 
khác nhau. 
 Có nhiều loại kế toán khác nhau và phạm vi hoạt động và tính ứng dụng của nghề nghiệp kế 
toán là khá rộng lớn. 
 Việc thực hiện công tác kế toán và lập các báo cáo tài chính cần tuân thủ các nguyên tắc, 
chuẩn mực nghề nghiệp. 
 Đối tượng nghiên cứu của kế toán là các hoạt động kinh tế của đơn vị, thể hiện qua các vấn 
đề cơ bản: tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, lợi nhuận. 
 Đối tượng của kế toán có đặc điểm: 
 Luôn có tính hai mặt, độc lập với nhau nhưng cân bằng với nhau về lượng. 
 Luôn vận động qua các giai đoạn khác nhau nhưng theo một trật tự xác định và khép kín. 
 Luôn có tính đa dạng trên mỗi một nội dung cụ thể. 
 Gắn với lợi ích kinh tế, quyền lợi và trách nhiệm của nhiếu phía khác nhau. 
 Kiểm toán, Kiểm soát nội bộ, Hệ thống thông tin kế toán là các vấn đề lớn có liên quan 
trực tiếp đến Kế toán. 
 Người làm kế toán, người quản lý cần nắt bát được cấu trúc hoạt động cảu hệ thống thông 
tin kế toán để phục vụ quá trình ra quyết định cũng như phát huy vai trò của kế toán và 
phối hợp hoạt động có hiệu quả giữa kế toán và các bộ phận khác trong doanh nghiệp 
Bài 1: Tổng quan về kế toán 
32 ACC202_Bai1_ v1.0013107218 
Câu hỏi ôn tập 
1. Kế toán là gì? Các đối tượng và các lĩnh vực nào cần sử dụng đến kế toán? 
2. Phân biệt kế toán tài chính với kế toán quản trị, kế toán thuế? 
3. Phân biệt kế toán công chứng và kế toán nhà nước? 
4. Hệ thống thông tin kế toán là gì? Mối quan hệ với hệ thống thông tin quản lý? 
5. Kiểm soát nội bộ là gì? Tại sao cần có kiểm soát nội bộ trong mỗi đơn vị? 
6. Trình bày các nội dung cơ bản của kiểm soát nội bộ? 
7. Trình bày khái niệm tài sản và cho ví dụ về tài sản, ý nghĩa của tài sản đối với hoạt động kinh 
doanh của doanh nghiệp? 
8. Phân biệt Tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn? Ý nghĩa của việc phân loại này? 
9. Nợ phải trả là gì? Thông tin về nợ phải trả có ý nghĩa như thế nào đối với các đối tượng sử dụng? 
10. Trình bày khái niệm vốn chủ sở hữu? Nêu các bộ phận cơ bản của vốn chủ sở hữu? 
11. Công thức kế toán cơ bản và các công thức kế toán mở rộng?