Bài giảng Kỹ năng truyền thông - Chương 3: Kỹ năng hội họp - Lê Thị Ngọc Tiền

 12/30/2017
 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
 KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH NỘI DUNG
 KỸ NĂNG TRUYỀN THÔNG
 Chương 3. KỸ NĂNG HỘI HỌP
 Tổng quan
 Các thành viên trong cuộc họp
 Các kỹ thuật hỗ trợ
  GV: Ths. LÊ THỊ NGỌC TIỀN
  Bộ môn: Quản trị kinh doanh – Marketing
  Email: ltntien@agu.edu.vn KỸ NĂNG HỘI HỌP 2
 KỸ NĂNG HỘI HỌP
 TỔNG QUAN TỔNG QUAN
 Thú vị
 ><
 Phiền Thích 
 Lý do toái? ><
 phải họp Ghét? Lý do Họp để trao đổi
 phải họp
 thông tin
 Phân 
loại cuộc • Cung cấp
 họp Phân loại
 cuộc họp • Thu thập
 • Trao đổi
 Nguyên Họp hàng tháng
 nhân họp Họp hàng tuần Nguyên Họp để kiểm soát 
 không 
 nhân họp công việc
 hiệu quả Họp công đoàn không 
 hiệu quả
 Họp về an toàn lao động 3 • Xây dựng kế hoạch
 • Kiểm soát
 Họp báo cáo tình hình bán hàng 
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 4
 KỸ NĂNG HỘI HỌP hàng tháng; .
 1
 12/30/2017
 Xây dựng kế hoạch Kiểm soát
 Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được 
 mục tiêu
 Giám sát và đo 
 Đối chiếu tiến 
 lường kết quả Điều chỉnh các
 độ công việc so 
 Xác định nguồn lực cần thiết thực hiện các công việc và hoạt động, 
 với kế hoạch, 
 hoạt động hiệu quả sử 
 chỉ tiêu nếu cần
 dụng nguồn lực
 Đặt chỉ tiêu cho công việc liên quan
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 5 KỸ NĂNG HỘI HỌP 6
 Kiểm soát TỔNG QUAN
 • Họp chính thức
 Căn cứ
 tính chất • Họp phi chính
 thức
SƠ ĐỒ Lý do 
 QUY phải họp
TRÌNH 
 Phân 
 HỘI loại cuộc Căn cứ • Họp định kỳ
 HỌP họp tần suất • Họp đột xuất
 Nguyên 
 nhân họp 
 không • Họp theo chủ đề
 hiệu quả Căn cứ • Ví dụ: họp bàn 
 về kế hoạch tài 
 nội dung chính, kế hoạch 
 marketing
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 7 KỸ NĂNG HỘI HỌP 8
 2
 12/30/2017
 TỔNG QUAN
 HỌP ĐỊNH KỲ
 Không 
 thông báo 
 trước Không
 Không ý chuẩn bị
 kiến đóng chương
 Lý do góp giá trị trình làm
 phải họp việc cụ thể
 Họp hằng Họp hàng Họp báo Nguyên 
 Họp xét thi
 tháng của tuần của cáo tổng Phân nhân
 đua, khen loại cuộc Không
BGĐ và các các phòng kết tình Áp lực
 họp đúng
 thưởng ngầm về
 phòng ban ban hình người, 
 quan hệ
 Nguyên đúng việc
 nhân họp Không ai 
 không điều khiển
 hiệu quả
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 9 KỸ NĂNG HỘI HỌP 10
 KHÔNG NÊN TRIỆU TẬP CUỘC HỌP NẾU Những điều cần tránh khi tổ chức họp
Không có Không cần Có thể làm Chỉ vì đến
mục đích ý kiến tập cách khác định kỳ
 rõ ràng thể tốt hơn phải họp
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 11 KỸ NĂNG HỘI HỌP 12
 3
 12/30/2017
 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
 NỘI DUNG
 Người
 Chủ tọa
 Tổng quan tham dự
 Các thành viên trong cuộc họp
 Người 
 Thư ký
 Các kỹ thuật hỗ trợ tổ chức
 Vai trò của từng thành viên?
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 13 Buổi họp phải có mặt đầy đủ các thành viên kể trên? Tại sao? 14
CÁC THÀNHVIÊN TRONG CUỘC HỌP
 NHẬN XÉT
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 15 KỸ NĂNG HỘI HỌP 16
 4
 12/30/2017
 VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA VAI TRÒ CỦA CHỦ TỌA
 TRONG
 Điều khiển Kiểm soát
 •Mục đích và 
 •Mở cuộc họp
 mục tiêu họp?
 •Thúc đẩy mọi •Theo dõi
 •Quyết định 
 người tham gia kiểm tra thực
 thành phần 
 vào cuộc họp hiện các thỏa
 tham dự
 •Giải quyết thuận trong
 •Xây dựng cuộc họp
 chương trình mâu thuẫn
 họp •Đưa ra kết luận
 TRƯỚC SAU
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 17
 TRONG CUỘC HỌP XỬ LÝ TÌNH HUỐNG TRONG CUỘC HỌP
 Nội dung Tiên đoán
 trước câu
 hỏi hoặc
 Kết thúc
 Mở đầu • Đảm bảo đủ nội tranh cãi
 dung trong thời Lắng nghe 
 Kiểm soát cẩn thận
• Nêu mục đích gian đã hoạch • Thống nhất ý 
 cuộc họp định kiến (biểu Xử lý 
• Hỏi tài liệu • Hướng ý kiến quyết) tình 
• Cho thời gian thảo luận theo • Tóm lại các ý huống 
 trọng tâm trong Lưu ý người 
 đọc sơ tài liệu kiến Thông báo cuộc 
 • Cung cấp thêm tin xấu tham dự về 
• Xin phép bắt • Thông báo họp thời gian 
 đầu cuộc họp thông tin cần thiết cuộc họp tiếp
• Mời các thành • Dự kiến và xử lý theo (nếu có)
 các tình huống 
 viên phát • Lời cảm ơn Ứng phó với
 biểu xảy ra trong cuộc Xử lý tin đồn quan điểm
 họp cá nhân
 19 KỸ NĂNG HỘI HỌP 20
 5
 12/30/2017
 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
Trước khi họp Trong khi họp Sau khi họp
 Thời gian & địa điểm Lắng nghe Nghe lại biên bản  Mục đích cuộc họp
 Thu xếp để họp Ghi chép Thực hiện công  Ai tham dự
 việc được giao
 đúng giờ Phát biểu ý kiến
 Đọc tài liệu Ghi nhớ thông  Địa điểm, thời gian
 Thảo luận báo cuộc họp 
 Chuẩn bị những tiếp theo  Thông báo mời họp ra sao
 ý kiến/ câu hỏi
  Chương trình cuộc họp
  Bố trí phòng họp
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 21 KỸ NĂNG HỘI HỌP 22
 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
 CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP
 Chương trình họp hàng tháng
 PHÒNG BÁN HÀNG
 Tháng 2/2014
 Chủ đề chính:.  Mục đích cuộc họp
 Thời gian:.  Ai tham dự
 Địa đểm:.
  Địa điểm, thời gian
 Chủ tọa:.
 Thư ký:.  Thông báo mời họp ra sao
 Thành phần tham dự:.  Chương trình cuộc họp
 Mục Nội dung Thời gian Người trình bày  Bố trí phòng họp 3 cách
 1 .. . .
 2 . . .
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 23 KỸ NĂNG HỘI HỌP 24
 6
 12/30/2017
 Bố trí phòng họp Bố trí phòng họp
 Cách 1 Cách 1
 Người quan trọng tiếp theo
1 2 3
 4
7 6 5 Chủ 
 tọa
 Người quan trọng tiếp theo
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 25 KỸ NĂNG HỘI HỌP 26
 Bố trí phòng họp Bố trí phòng họp
 Cách 2 Cách 2
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 27 KỸ NĂNG HỘI HỌP 28
 7
 12/30/2017
 Bố trí phòng họp Bố trí phòng họp
 Cách 3 Cách 3
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 29 KỸ NĂNG HỘI HỌP 30
CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
 Tham khảo chương trình hay nội dung
 chính cuộc họp trước;
 Ghi nội dung chính xác, khách quan;
 Không chen vào biên bản các chính kiến,
 quan điểm của mình khi chưa được thông
 qua trong cuộc họp;
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 31 KỸ NĂNG HỘI HỌP 32
 8
 12/30/2017
 CÁC THÀNH VIÊN TRONG CUỘC HỌP
 BIÊN BẢN HỌP
 Cần đầy đủ những nội dung cơ bản
 Cuối buổi họp: Đọc lại biên bản họp 
 cho mọi người cùng nghe (nếu có Tiêu đề
 yêu cầu)
 Chủ đề cuộc họp
 Gửi bản sao biên bản họp cho các 
 thành viên Thời gian, địa điểm
 Tên Chủ tọa, Thư ký
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 33 KỸ NĂNG HỘI HỌP 34
 BIÊN BẢN HỌP Biên bản họp hàng tháng
 PHÒNG BÁN HÀNG
 Tháng 2/2014
 Chủ đề chính:..
 Thời gian:..
 Địa điểm:..
Cần đầy đủ những nội dung cơ bản Chủ tọa:..
 Thư ký:..
 Thành phần:..
 Người tham dự Vắng mặt:..
 Nội dung họp Thời gian Người Ghi chú/
 Mục
 Mục đích cuộc họp Các quyết định và hành động thực hiện trình bày tiến độ
 1    
 Những nội dung chính thảo luận trong cuộc họp, ý kiến 2    
 3    
 Cuộc họp kết thúc lúcChữ kí của chủ tọa và thư kí
 Cuộc họp kết thúc lúc: 
 Chữ ký chủ tọa và thư ký
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 35 KỸ NĂNG HỘI HỌP 36
 9
 12/30/2017
 CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
 NỘI DUNG
 Tổng 
 Tổng quan Bảng so sánh
 quan (Force fields 
 Các thành viên trong analysis)
 cuộc họp Phát ý tưởng
 (Brain 
 Các kỹ thuật Storming)
 hỗ trợ
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 37 KỸ NĂNG HỘI HỌP 38
 Bảng so sánh - Force fields analysis
 PHÁT Ý TƯỞNG - BRAIN STORMING 
• Mọi thành viên tham gia tích cực Bảng Thuận lợi Khó khăn
 === ===
• Không chỉ trích phản bác Điểm ĐINH GHIM === ===
 Điểm yếu
• Khuyến khích mọi ý tưởng không bình thường mạnh
• Quan tâm nhiều đến số lượng ý tưởng
• Liên kết và phát triển tiếp các ý tưởng. GIẤY LẬT
 Nguyên tắc áp dụng  
 40
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 39 KỸ NĂNG HỘI HỌP
 10
 12/30/2017
 CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ CÁC KỸ THUẬT HỖ TRỢ
 Tập thể danh nghĩa
 • Nhóm 7-10 người trong bàn họp
MỘT (không nói chuyện với nhau) MỘT Liệt kê thuộc tính
SỐ KỸ 
 • Mỗi người tự viết ý tưởng của mình, SỐ KỸ • Chia vấn đề thành những phần nhỏ
THUẬT sau đó chia sẽ với nhau THUẬ để xem xét
KHÁC • Mỗi người trình bày 1 ý tưởng T • Phát triển danh sách các ý tưởng cải
 • Thư ký ghi chép tất cả ý tưởng KHÁC thiện từng chi tiết nhỏ
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 41 KỸ NĂNG HỘI HỌP 42
 KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý TRONG CUỘC HỌP
 Khi bạn chưa rõ vấn đề Đừng đợi người khác 
 Tránh ngắt lời
 trong cuộc họp đặt câu hỏi cho bạn Cách phê bình Nói quá nhiều
 người khác
 Đặt câu hỏi mang tính Chú ý lúc nào bạn nên
 đóng góp đặt câu hỏi Thái độ mình 
 luôn đúng, cái Điện thoại
 tôi quá lớn
 Mang tính khách quan, 
 không ủng hộ hay phản đối
 KỸ NĂNG HỘI HỌP 43 KỸ NĂNG HỘI HỌP 44
 11