Bài giảng Kỹ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp

1 
KỸ NĂNG TỔ CHỨCVÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP 
2 
NỘI DUNG CHÍNH 
 Vai trò của người t ổ chức và điều hành cuộc họp 
 Nguyên tác cơ bản khi t ổ chức và điều hành cuộc họp 
 Kỹ năng c ần thiết của người tổ chức và điều hành cuộc họp 
 Kỹ năng hiểu được người khác 
3 
VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 
 	 Đặc điểm chính của người 	tổ chức và điều hành cuộc 	họp -> đóng vai trò khoa 	học, khách quan, trung lập 
	Vai trò chính của người tổ 	chức và điều hành cuộc 	họp -> chuẩn bị và hướng 	dẫn quá trình trước, trong 	khi diễn ra cuộc họp 
Đặc điểm 
4 
VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT) 
 Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những thoả thuận 
 Người tổ chức cần sắp xếp 
hoặc thoả thuận về 
+ Mục tiêu ? 
+ Thời gian và địa điểm ? 
+ Thành phần ? 
+ Nội dung ? 
+ Tiến độ ? 
Người điều hành cần sắp xếp hoặc thoả thuận về 
+Thực hiện chương trình 
+ Quản lý sự kiện diễn biến 
+ Kỹ thuật và phương pháp 
được sử dụng  
5 
NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ C HỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP 
Trách nhiệm 
và cách làm 
+ Có trách nhiệm làm cho moi người 
hiểu rõ mục tiêu cuộc họp; 
+ Không nên dùng uy tín cá nhân để 
gây ảnh hưởng các thành viên khác 
+ Nên có hội ý và thông nhất trong điều 
hành, không giải quyết vấn đề phát 
sinh một mình 
+ Tạo môi trường mọi người cùng 
tham gia -> có nhiều ý tưởng hay 
+ Làm đúng chức năng phần việc 
theo kế hoạch đã thống nhất 
+ Không cho phép chỉ trích hoặc có 
phân biệt đối xử với những thành viên 
khác nhau .. 
6 
NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT) 
Nhiệm vụ chính 
khi điều hành 
Tuyên bố lý do - Giới thiệu 
Khai mạc 
Cung cấp chương trinh,yêu cầu và phương pháp làm việc 
Điều hành cuộc họp 
	- Bám sát CT (tránh lan man) 
	- Duy trì kỷ luật 
	- Hướng dẫn thảo luận 	(chung/nhóm) 
5. Đánh giá kết quả cuộc họp 
6. Tổng kết và bế mạc 
7 
NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM 
+ Phát huy tính tích cực của các thành viên 
+ Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm có ý kiến riêng của mình 
+ Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên cùng tham gia 
+ Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp, không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ 
+ Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết gợi mở vấn đề cùng trao đổi 
+ Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh thần các thành viên 
+ Cần có thành viên ghi chép nội dung 
+ Cần có thành viên trình bày kết quả . 
8 
DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM 
20 CÁCH 
 Sử dụng giọng nói có hiệu quả 
Kể các câu chuyện, giai thoại 
Di chuyển trong khi nói 
Thay đổi cách thuyết trình 
Hình thức tài liệu 
Két hợp BCV tham gia các chủ đề 
Sử dụng các công cụ trực quan 
Đặt câu hỏi 
Tổ chức hoạt động theo nhóm nhỏ 
Cá nhân hoá việc thuyết trình 
 (có sự tương tác) 
9 
DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG  CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT) 
20 CÁCH 
11. Nêu những ý nghĩ hài hước 
12. Sử dụng các giao tiếp không lời 
13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng 
14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm 
15. Khuyến khich sự cạnh tranh 
16. Vận dụng cách tiếp cận mới 
17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề 
18. Giải quyết tình huống 
19. Nghỉ giải lao -> hội ý 
20. Hãy nhiệt tình  
10 
K Ỹ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH 
 Kỹ năng hiểu người khác 
 Kỹ năng trình bày 
 Kỹ năng giao tiếp 
 Kỹ năng truyền đạt thông tin 
 Kỹ năng lắng nghe 
 Kỹ năng đặt câu hỏi 
 Kỹ năng thuyết phục 
 Kỹ năng tổng hợp 
 Kỹ năng nhận phản hồi và cho phản 
hồi 
11 
KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁC 
Hướng ngoại 
Sức mạnh đến t ừ bên ngoài 
Hướng nội 
Sức mạnh nội tại 
Thích làm việc và tiếp xúc với mọi người 
Hay nói và dẽ tiếp cận 
Dễ kết bạn 
Thường nói thẳng 
Hay nói ý nghĩ ra ngoài 
Dễ nói về bản thân 
- Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi 
-Cần nơi yên tĩnh 
-Ít bạn 
-Kín đáo, không dễ nói chuyện 
-Suy nghĩ trước khi hành động 
-Nghĩ trước khi nói 
12 
SỬ DỤNG THÔNG TIN 
CỤ THỂ 
Đánh giá thực tế KQ 
KHÁI QUÁT 
Nhìn tổng thể 
- Thực tế và khôn ngoan 
Tuân thủ quy định, công việc chính 
xác và tỉ mỉ 
Thích thể hiện công việc 
 Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích 
 Hay sử dụng nhiều phương pháp 
có sắn . 
Có đầu óc tưởng tượng và tư duy 
Không quan tâm nhiều quy định, thấy 
cái chung của sự vật hơn là chi tiết 
-Cho tương lai là quan trọng 
-Thích suy gẫm 
-Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo 
-Ý tưởng và khả năng lý thú hơn  
13 
RA QUYẾT ĐỊNH 
Lý trí 
Tình cảm 
- Các quyết định KQ 
-Suy nghĩ hợp lý và KH 
-Có kỹ năng phân tích, yêu thích nguyên tắc 
-Ít khi thể hiện tình cảm 
-Thường có chứng kiến rõ ràng .. 
-QĐ do trái tim điều khiển 
-Tình cảm là quan trọng 
-Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng 
-Hay biểu lộ tình cảm 
-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầu 
cá nhân 
-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè 
14 
HOẠT ĐỘNG 
Kế 
hoạch 
Linh 
động 
Thích sắp đạt công việc trước 
B ảo đảm thời gian đúng KH 
Làm việc chăm chỉ và đáng tin cậy 
Lập KH và tổ chức nề nếp 
Thoải mái khi đã ra QĐ 
Hay vội vã 
-Thích để mở và dễ dàng 
-Có thể thay đổi những sắp đặt 
-Dễ trì hoãn việc ra QĐ 
-Làm việc chăm chỉ nhưng theo ngẫu hứng 
-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt 
-Thường ung dung 
15 
SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂN 
Lấy sực mạnh 
từ đâu ? 
Tiếp nhận thông 
tin như thế nào ? 
Xử lý thông tin 
như thế nào ? 
Tổ chức công việc 
như thế nào ? 
Hướng nội 
25% 
Hướng ngoại 
75% 
Cụ thể 
75% 
Khái quát 
25% 
Lý trí 
50% 
Tình cảm 
50% 
Kế hoạch 
50% 
Linh hoạt 
50% 
16 
HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT 
 Mỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận thức khác nhau 
 Vai trò của người tổ chức và điều hành không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của các thành viên 
Sự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự cộng hưởng của tập thể, của nhóm 
=> Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành viên và tôn trọng cá tính của mỗi người  
17 
Xin cảm ơn sự chú ý lắng nghe của các vị đại biểu