Bài giảng Kỹ năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng

. YÊU CẦU THAM MƯU 
Đầy đủ, toàn diện, song không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ. 
Nâng cao hiệu quả 
2. YÊU CẦU THAM MƯU 
YÊU CẦU VỀ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC THAM MƯU 
Trình độ, năng lực 
Khả năng tổ chức và biết vận dụng vào thực tiễn; 
Năng lực nghiên cứu, phân tích và tổng hợp, làm việc độc lập 
YÊU CẦU VỀ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC THAM MƯU 
Trình độ, năng lực 
Khả năng tổ chức và biết cách vận dụng các kiến thức vào thực tiễn; 
Năng lực nghiên cứu, phân tích và tổng hợp, làm việc độc lập 
YÊU CẦU VỀ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC THAM MƯU 
Bản lĩnh, cương nghị, chính kiến, dũng cảm 
Trung thực, thẳng thắn, nhạy bén, chủ động 
Thống nhất nhận thức về tính chất, vai trò, trách nhiệm công việc 
YÊU CẦU VỀ NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC THAM MƯU 
Có biện pháp hệ thống hóa và cập nhật chính sách văn bản mới 
Năng giao tiếp; 
Kỹ năng trình bày, thuyết phục 
Đảm bảo tính phù hợp với đường lối của đảng, chính sách của nhà nước. 
Kịp thời, chính xác 
Thống nhất giữa các biện pháp thực hiện 
Đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ 
YÊU CẦU VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU 
Đảm bảo tính khả thi, cụ thể, rõ ràng 
Bám sát thực tế, nhiệm vụ, các quy định pháp lý, thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức 
Phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ 
Cụ thể, rõ ràng, có mục tiêu, giải pháp cụ thể 
YÊU CẦU VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU 
3. NGUYÊN TẮC THAM MƯU 
 Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 
 Nhằm thực hiện cho được các mục tiêu. 
Tuyệt đối không vụ lợi, thiên vị, xen lẫn động cơ cá nhân. 
3. NGUYÊN TẮC THAM MƯU 
T uân thủ đúng pháp luật. 
Phải dựa trên cơ sở khoa học, khách quan. 
Trung thành với lợi ích của nhân dân, của dân tộc, 
 Phấn đấu vì hôm nay và tương lai tốt đẹp của đất nước. 
TS. BÙI QUANG XUÂN 
buiquangxuandn@gmail.com 
 0913 183 168 
II. NÔI DUNG CÔNG TÁC THAM MƯU 
BỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG 
4. NỘI DUNG THAM MƯU CỦA LÃNH ĐẠO CẤP PHÒNG 
Xây dựng, bổ sung, hoàn thiện cơ chế, chính sách và quy trình quản lý; 
Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch 
Kế hoạch và biện pháp kiểm tra, giám sát thực hiện để kịp thời điều chỉnh kế hoạch, hoạt động và nguồn lực 
Phối hợp trong triển khai thực hiện các đề án, kế hoạch chung 
1. THAM MƯU KIỆN TOÀN, TỔ CHỨC BỘ MÁY NHÂN SỰ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 
Thiết lập cơ chế quản lý điều hành, phản hồi thông tin; 
Nghiên cứu xây dựng, hoàn thiện quy trình thủ tục, biểu mẫu; 
Tổ chức phổ biến hướng dẫn, giám sát đơn vị 
2. THAM MƯU TRONG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH 
Để lãnh đạo đơn vị ban hành các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ, đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng kế hoạch; 
Các vướng mắc tham mưu xử lý kịp thời, 
Dự liệu các vấn đề có thể xảy ra 
3. THAM MƯU VỀ KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ, PHÁT HIỆN XỬ LÝ TÌNH HUỐNG 
Để xây dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soát hoạt động ; 
Bố trí nhân sự. 
Soạn thảo văn bản 
Xây dựng chính sách đánh giá hiệu quả thực hiện công việc. 
TS. BÙI QUANG XUÂN 
buiquangxuandn@gmail.com 
 0913 183 168 
III. HÌNH THỨC THAM MƯU 
BỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG 
HÌNH THỨC THAM MƯU 
Tham mưu bằng văn bản 
Ưu điểm là tính chính xác cao, đảm bảo được giá trị pháp lý, song lại có nhược điểm là mất nhiều thời gian 
Tham mưu bằng lời nói 
Ưu điểm tính khách quan cao, tuy nhiên tính không thường xuyên, kịp thời và tốn kém thời gian kinh phí cho việc tổ chức các cuộc họp. 
TS. BÙI QUANG XUÂN 
buiquangxuandn@gmail.com 
 0913 183 168 
IV. MỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN HỖ TRỢ CÔNG TÁC THAM MƯU 
BỒI DƯỠNG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CẤP PHÒNG 
4.1. KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 
19/2/2005 
“BÙNG NỔ” THÔNG TIN 
SỰ GIA TĂNG MẠNH MẼ CÁC SẢN PHẨM THÔNG TIN 
CỨ 50 NĂM 
TRI THỨC KHOA HỌCTĂNG LÊN 
10 LẦN 
CỨ 03 NĂM 
TRI THỨC QUẢN LÝ TĂNG LÊN 
02 LẦN 
TÀI LIỆU KHÔNG CÔNG BỐNHANH LỖI THỜI 
PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT THÔNG TIN 
Kinh nghieäm 
Ra quyeát ñònh 
Quaûn lyù 
Thoâng tin 
Thoâng tin 
Thoâng tin 
Thoâng tin 
Naêng löïc 
Chuyeân moân 
Nhaø quaûn lyù laøm gì ñeå ra quyeát ñònh ? 
Ra quyeát ñònh quaûn lyù; 
Nhaän bieát, ñaùnh giaù (tình hình, vaán ñeà, baûn chaát söï vieäc) 
Thöïc hieän caùc chöùc naêng quaûn lyù (laäp keá hoaïch, toå chöùc, ñieàu haønh, nhaân söï, phoái hôïp, kieåm tra, taøi chính) 
Nhaø quaûn lyù söû duïng thoâng tin ñeå: 
 M ục tiêu kết quả, sản phẩm 
Cơ cấu tổ chức (phân bổ chức năng, nhiệm vụ) 
K ết cấu (phương thức tổ chức hoạt động) 
Các đơn vị chức năng (phân chia nhiệm vụ, thẩm quyền, phạm vi công việc) 
Mối quan hệ (trong- ngoài, trên-dưới, ngang-dọc) 
 Trong 1 t ổ chức có: 
3. Ho ạt động 
Qu ản lý 
Quan hệ (trong-ngoài, trên-dưới, ngang-doc) 
Chuy ên môn 
4.Th ông tin 
N ội dung 
Biểu hiện (văn bản, tài liệu) 
Dòng thông tin (luân chuyển) 
Xử lý thông tin 
 Trong 1 t ổ chức có: 
5. Ngu ồn lực hữu hình : 
 Nhân lực 
Tài lực (tài chính, vốn) 
Vật lực (CSVC, trang thiết bị) 
6. Ngu ồn lực vô hình: 
Th ương hiệu, giấy phép 
C ông nghệ, R&D 
Quy ền hữu trí tuệ 
Tri th ức 
 Trong 1 t ổ chức có: 
Điều gì sẽ xảy ra khi 
các nguồn lực hữu hình 
 bị giới hạn, m à 
M ục tiêu ngày càng cao 
Quá trình lên ngôi của tri thức 
Cách mạng năng suất (1881, F.Taylor): 
Áp dụng tri thức nhằm nâng cao năng suất 
Tối đa hiệu quả và phương pháp sản xuất 
Tổ chức lao động hợp lý 
Cách mạng quản lý : 
1950: “Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm về công việc của cấp dưới” 
1960: “Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của cấp dưới” 
Nay: “Nhà quản lý là người chịu trách nhiệm vận dụng tri thức sao cho có hiệu quả” 
Sự thay đổi 
Tri thức được coi là nguồn lực chiếm vị thế cao hơn vốn và tài nguyên; 
Khối lượng lớn giá trị cao 
Chiến lược của các công ty trong nền kinh tế tri thức là: 
Chuyển từ sản xuất sản phẩm sang tập trung vào tri thức được chuyên môn hóa cao 
Ba kỹ năng dẫn dắt hoạt động kinh doanh giá trị cao 
K ỹ năng về phần cứng: lắp ráp theo đúng cách thức duy nhất; 
K ỹ năng giúp khách hàng hiểu nhu cầu của họ và biêt cách làm thế nào để nhu cầu đó được phục vụ tốt nhất 
K ỹ năng liên kết những người gỉai quyết vấn đề và những người nhận diện vấn đề 
Lao động tri thức 
Tư vấn 
Liên kết 
Tìm cơ hội 
4.2. KỸ NĂNG SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 
VĂN BẢN 
Là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định nào đó 
Văn bản quản lý hành chính 
Là những quyết định và thông tin quản lý được (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và công dân 
ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢNCỦA VB QUẢN LÝ HCNN 
Được hình thành trong hoạt động của cơ quan quản lý hcnn 
Thẩm quyền ban hành do luật định và quy chế hoạt động của cơ quan 
Phản ánh quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan 
Thủ tục ban hành và thể thức do Nhà nước quy định 
4.3. KỸ NĂNG TRÌNH BÀY THUYẾT PHỤC 
2. BƯỚC CHUẨN BỊ 
Không chuẩn bị là 
Chuẩn bị cho thất bại 
2. BƯỚC CHUẨN BỊ 
Xác định tình huống 
Phân tích thính giả và diễn giả 
Xác định mục tiêu 
Thu thập thông tin 
Xây dựng bài thuyết trình 
Tập luyện 
XÁC ĐỊNH TÌNH HUỐNG 
Tại sao có buổi thuyết trình này 
Cái gì được cung cấp cho người nghe 
Kết quả của buổi thuyết trình này như thế nào 
Giới hạn vấn đề 
Đánh giá môi trường bên ngoài 
Phân biệt gốc rễ vấn đề 
Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số 
Đơn giản hóa tình huống 
Chia vấn đề thành những phần có thể thực hiện được 
Thông tin thường xuyên được cập nhật 
Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực 
Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan 
Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế 
XÁC ĐỊNH THÍNH GIẢ 
Thính giả vãng lai, bất đắc dĩ 
Người gặp dịp ghép chơi; người bị buộc tới  
Thính giả cơ sở 
Người dự để biết là chính 
Thính giả tiềm ẩn 
Người dự chưa xác định rõ mục tiêu 
Thính giả quyết định 
Người dự mong muốn thật sự đến nội dung thuyết trình 
Xác định ĐỐI TƯỢNG NGHE 
Hiểu thói quen, sở thích 
Để có thể dự liệu được các tình huống, cách thức trình bày phù hợp. 
PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ 
Những thông tin về cá nhân người nghe: 
 Độ tuổi, giới tính, học vấn, khả năng kinh tế, tôn giáo, nghề nghiệp, chủng tộc/dân tộc, chính trị, ảnh hưởng của nền văn hóa. 
PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ 
Thái độ, giá trị và niềm tin của người nghe là gì?: 
Chúng ta tìm hiểu về đặc điểm tâm lý của thính giả ví dụ như người nghe đang làm việc ở công ty, phòng ban nào? Lĩnh vực nào? 
PHÂN TÍCH THÍNH GIẢ 
Những mong đợi của người nghe là gì? 
Hãy tìm hiểu xem tại sao họ lại tham dự buổi thuyết trình của chúng ta; ví dụ họ quan tâm đến bài thuyết trình hay họ bị buộc phải nghe? 
PHÂN TÍCH DIỄN GIẢ 
Động cơ, mục đích 
Cảm giác, sự chú tâm 
Sự gần gũi và hấp dẫn 
Sự tin tưởng của thính giả 
Địa vị và quyền lực 
Xác định mục tiêu 
Bước1: Xác định chủ đề trình bày 
Xác định điểm nổi bật chính của chủ đề, phương án cần nói: 
Không nên ôm đồm quá nhiều nội dung: 
Khi trình bày cần bám lấy chủ đề, mục tiêu đặt ra cho bài thuyết trình. 
CHỌN CHỦ ĐỀ 
Thính giả muốn nghe 
Có tính mới mẻ 
Mình biết sâu 
Nói là Bạc , 
Im lặng là Vàng , 
Lắng nghe là Kim cương 
XÂY DỰNG ĐỀ CƯƠNG 
Xác định chủ đề cần nói: 
Chuẩn bị phác thảo các ý chính để đảm bảo tập trung vào chủ đề; 
Xác định thứ tự trình bày đảm bảo tính logic 
Xác định thời lượng 
Xác định các nội dung phù hợp 
Tìm tài liệu bổ sung 
BỐ CỤC BÀI THUYẾT TRÌNH TỐT 
Mở đầu: Giới thiệu tổng quan, kinh nghiệm bản thân. Vào đề một cách sáng tạo (kể chuyện, đặt câu hỏi, nêu giả thiết, hoặc nêu các thông tin mới...) 
BỐ CỤC BÀI THUYẾT TRÌNH TỐT 
Nội dung : Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày theo: 
logic 
theo thứ tự thời gian 
từ tổng thể tới cụ thể 
từ điều đã biết đến cái chưa biết 
từ những điều đã được chấp nhận tới những mâu thuẫn 
BỐ CỤC BÀI THUYẾT TRÌNH TỐT 
Kết luận: Nêu được điểm nhấn của bài trình bày . Cần sử dụng các nút tác động lên người nghe bằng các câu hỏi và hành động (bài trình bày có gì nên thay đổi, có gì mới hơn?...) 
TẬP LUYỆN 
Mẫu bút chì còn hơn trí nhớ tốt 
Trí nhớ đậm không bằng nét mực m ờ 
Tập một mình 
Tập trước nhóm nhỏ 
Mô phỏng 
ĐẶC ĐIỂM CỦA MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
Ngắn gọn, rõ ràng 
Sử dụng ngôn ngữ giao tiếp 
Sử dụng hình ảnh, video, âm thanh 
Sử dụng phần mềm và phương tiện hỗ trợ 
NGẮN GỌN, RÕ RÀNG 
Ngắn và đơn giản nội dung 
Rõ ràng về nội dung, từ ngữ 
Sử dụng màu sắc phù hợp: 
Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trung 
Màu xanh lá cây, xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn 
Không nên dùng màu trắng trên nền sẫm nếu khoảng cách > 20 feet 
Màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp 
KỸ NĂNG TRÌNH BÀY BÀI THUYẾT PHỤC 
LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. 
Khi thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau đây: 
Nói 
Đứng 
Đối diện 
Điểm chính 
Công cụ 
Thời gian 
Diện mạo 
Chiến lược 
LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Nói: Nói chứ không phải là đọc bài. 
Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm. 
Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ. 
Cần đặt câu hỏi cho người nghe; cần trao đổi nhiều 
LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Đứng: Đứng và di chuyển 
Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi nói.. 
Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên đứng yên một chỗ 
Đừng đút tay vào túi, đừng hấp tấp 
LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Đối diện: Đối diện cử tọa 
Nhìn vào mắt cử tọa (eye-contact) để nhận biết sự truyền đạt của mình được tiếp nhận như thể nào. Qua đó có thể thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt cho thích hợp. 
Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọa 
Điểm chính: Trọng tâm 
Tập trung vào điểm chính , tránh sa đà vào chi tiết. 
Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình. 
LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Công cụ: 
Sử dụng công cụ hỗ trợ nhuần nhuyễn, chính xác 
Tránh nói với screen mà nói với cử tọa 
Thẻ ghi nhớ (đề cương, giới thiệu, thành ngữ, lời kết ..) 
LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Thời gian: 
Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong và sau khi thuyết trình 
Cần phân rõ thời gian cho từng nội dung, từng slide 
Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất bài thuyết trình đúng giờ 
LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Diện mạo 
Buổi thuyết trình gồm những người ăn mặc trang trọng mà quí vị thì không , có nghĩa là quí vị thiếu sự tôn trọng với chủ đề và người nghe 
Buổi thuyết trình khá thoải mái mà quí vị lại ăn mặc quá trang trọng thì có nghĩa là quí vị chưa hiểu về người nghe – lạc lõng. 
LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Chiến lược trình bày 
Bám sát theo đúng nội dung và thời gian thuyết trình, tránh lạc đề. Giữ đúng tiến độ 
Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp 
Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp 
Bước2: LỰA CHỌN CÔNG CỤ HỖ TRỢ 
Lựa chọn hình thức phù hợp nhất: powerpoint; bảng, 
Dự trù các phương án dự phòng: khó khăn trong kết nối; các vấn đề tế nhị khi chiếu lên màn hình . 
TRÌNH BÀY MỘT VẤN ĐỀ NGẮN 
Trình bày có đầu, có cuối, nêu vấn đề và giải quyết vấn đề 
Đoạn kết cần đưa ra kết luận ngắn gọn , tóm tắt sơ lược hoặc đặt ra câu hỏi để người nghe tự giải đáp. 
CÂU HỎI THẢO LUẬN 
1. Nội dung chủ yếu trong công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng? Các yếu tố tác động tới hiệu quả công tác tham mưu trong lĩnh vực công tác đang đảm nhiệm? 
2. Những khó khăn, trở ngại thường gặp phải khi thực hiện chức năng tham mưu của lãnh đạo cấp phòng và đề xuất giải pháp khắc phục? 
3. Có những tiêu chí đo lường hiệu quả công tác tham mưu của lãnh đạo cấp phòng nào? 
CÂU HỎI THẢO LUẬN 
 Xác định trình tự tham mưu xây dựng tổ chức bộ máy nhân sự và công tác quản lý hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập 
Trong hệ thống nội dung tham mưu của lãnh đạo cấp phòng nhiệm vụ tham mưu nào là cơ bản, quan trọng nhất? Tại sao? 
Nêu tầm quan trọng, ý nghĩa của việc phối hợp trong công tác tham mưu của viên chứ c bộ lãnh đạo cấp phòng 
Trên cương vị lãnh đạo cấp phòng anh/chị thường tham mưu cho lãnh đạo về lĩnh vực nào? Anh/chi ̣đã thực hiện công tác tham mưu đó như thế nào để có hiệu quả tốt. Trong công tác tham mưu của mình, anh/chi ̣thấy kỹ năng nào quan trọng nhất. Hãy phân tích. 
CÂU HỎI THẢO LUẬN 
 Xác định trình tự tham mưu xây dựng tổ chức bộ máy nhân sự và công tác quản lý hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập 
Trong hệ thống nội dung tham mưu của lãnh đạo cấp phòng nhiệm vụ tham mưu nào là cơ bản, quan trọng nhất? Tại sao? 
Nêu tầm quan trọng, ý nghĩa của việc phối hợp trong công tác tham mưu của viên chứ c bộ lãnh đạo cấp phòng 
Trên cương vị lãnh đạo cấp phòng anh/chị thường tham mưu cho lãnh đạo về lĩnh vực nào? Anh/chi ̣đã thực hiện công tác tham mưu đó như thế nào để có hiệu quả tốt. Trong công tác tham mưu của mình, anh/chi ̣thấy kỹ năng nào quan trọng nhất. Hãy phân tích. 
CHÚC THÀNH CÔNG   
BUIQUANGXUAN 0913183168 
buiquangxuandn@gmail.com