Bài giảng Kỹ năng quản trị - Bài 2: Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

 công việc, hãy nên cố gắng dự trù và liệt kê 1 số khó khăn 
 và thách thức có thể gặp phải, từ đó đưa ra một số phương án dự phòng. 
 Kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch 
 Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần trăm của mục tiêu, hay 
 xem xét liệu có hoàn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay không, bạn cần phải 
 liên tục theo dõi, kiểm tra và chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình. 
 Khi hoàn thành xong mục tiêu, hãy tự khích lệ tinh thần và khen thưởng cho bản thân 
 mình để tiếp tục có động lực thực hiện tiếp những kế hoạch tiếp theo. Tuy nhiên không 
 nên khen thưởng liên tục, hãy tự khen thưởng khi bạn thực sự khá vất vả mới hoàn thành 
 xong mục tiêu ấy. 
 Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả 
 Quản lý thời gian luôn là vấn đề muôn thuở của chúng ta, đặc biệt là những người trẻ, với 
 rất nhiều sự lựa chọn, không chỉ công việc mà còn những lựa chọn khác trong cuộc sống 
 như học tập, vui chơi và mở rộng giao lưu. 
 Áp lực công việc ngày càng căng thẳng và phức tạp, đòi hỏi chúng ta phải hết sức cố gắng 
 mới vượt qua được. Còn để thành công, ta còn phải cố gắng nhiều hơn. Trong khi thời gian 
 thì vẫn cứ thế, lặng lẽ rượt đuổi ta mỗi ngày, đã khiến chúng ta mệt mỏi rã rời. Vì 
 vậy, “Bận” là một từ đã thành thời thượng trong cuộc sống của chúng ta ngày nay. Và việc 
 quản lý thời gian một cách đúng nghĩa sẽ giúp chúng ta dễ dàng đạt được những hiệu quả 
 tốt nhất trong công việc cũng như trong cuộc sống thường ngày. 
 Và để thoát khỏi guồng quay hối hả của thời gian hiện nay, thì trước tiên, ta cùng tìm hiểu 
 xem: Thời gian là gì? Và làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất? 
 Khái niệm về thời gian 
 Thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đồng đều nhất, có giới hạn, không 
 thay đổi được và không mua, bán được. Vì những đặc điểm này, thực sự chúng ta không 
 bao giờ quản lý được thời gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sử 
 dụng thời gian như thế nào cho hiệu quả nhất. Người sử dụng thời gian hiệu quả, là người 
 “giàu có” thời gian hơn. 
 Phương pháp để quản lý và sử dụng thời gian một cách hiệu quả 
 Xác định mục tiêu 
 Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn 
 sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó. Đương nhiên việc để làm được 
 việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải 
 hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi 
 đi một cách lãng phí. 
 Liệt kê những công việc cần phải làm 
 Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong 
 tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỹ thời gian quý giá của mình. Bạn 
 sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ 
PPH101_Bai2_v1.0018109225 12 
 xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành 
 xong công việc nào đó. 
 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 
 Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem 
 công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau. Những 
 công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được 
 hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại. 
 Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những 
 việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng 
 thời hạn. 
 Tổng kết lại công việc 
 Trước khi kết thúc một ngày làm việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để 
 xem bạn đã làm được những gì và chưa làm được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian 
 cho những công việc đó và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho 
 những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý 
 do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để 
 dành cho việc khác. 
 Tính kỷ luật và thói quen 
 Để sử dụng thời gian một cách khoa học, bạn cũng phải tập cho mình tính kỷ luật và 
 những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và 
 làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản chí nhưng 
 hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn sẽ thấy rằng 
 bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc tình trạng 
 ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không được như ý. 
 Tập trung 
 Tập trung là cách rất tốt để bạn không lãng phí thời gian. Khi làm công việc gì đó bạn 
 hãy tập trung tất cả sức lực và trí tuệ cho công việc, điều đó không chỉ đem lại kết quả 
 công việc cao mà còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Bởi khi tập trung bạn 
 sẽ nhanh chóng hoàn thành công việc và có thời gian cho việc khác. 
 Lên thời gian cụ thể cho công việc 
 Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: Xác định 
 thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian 
 để hoàn thành công việc đó là bao lâu. Khi đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch chi tiết và 
 thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị lãng phí 
 những khoảng thời gian quý giá. 
 Sắp xếp nơi làm việc khoa học 
 Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài 
 liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới - cũ, quan trọng - 
 không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất 
 nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và 
 khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí 
 thời gian cho những công việc vô bổ. 
PPH101_Bai2_v1.0018109225 13 
 Giải quyết tình huống dẫn nhập 
 Câu hỏi: Làm cách nào để 4 du khách có thể qua cầu trong khoảng thời gian ngắn nhất? Khoảng 
 thời gian ấy là bao lâu, và đi như thế nào? 
 Tình huống đưa ra là một ví dụ minh họa điển hình cho hoạt động tổ chức công việc theo nghĩa 
 hẹp (tổ chức phân bổ nguồn lực để xử lý các nhiệm vụ được giao phó). 
 Bản chất của công việc trên là tìm ra phương án tối ưu nhất (về nguồn lực và thời gian để đưa 
 được 04 du khách qua cầu. Về cách thức giải quyết tình huống cơ bản là giống nhau: bố trí sắp 
 xếp cho từng cặp (2) du khách qua cầu, sau đó để 1 người mang đèn pin về, và cứ làm tuần tự 
 như vậy tới khi cả 4 người đều sang được đến bờ bên kia một cách an toàn. 
 Cụ thể, phương án tối ưu được chấp nhận là: 
 Chuyến 1: Người số 1 (1 phút) và số 2 (2 phút) đi cùng nhau số 1 quay về Tổng 2 lượt là 2 
 + 1= 3 phút. 
 Chuyến 2: Người số 3(5 phút) và số 4 (10 phút) đi cùng nhau, người số 2 quay về 
 Tổng 2 lượt của chuyến 2 là: 10 + 2=12 phút. 
 Chuyến 3: Người số 1 và số 2 đi sang cùng nhau Tổng chuyến 3: 2 phút. 
 Như vậy thời gian tối ưu để cả 3 du khách sang được bờ bên kia là 17 phút. 
PPH101_Bai2_v1.0018109225 14 
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI 
 Tổ chức công việc, quản lý thời gian là một trong những kỹ năng thiết yếu trong đời sống 
 loài người. Làm chủ và ứng dụng hiệu quả kỹ năng tổ chức công việc quản lý thời gian giúp 
 cho mỗi cá nhân, tổ chức nâng cao năng suất lao động, chất lượng hiệu quả hoạt động, chủ 
 động trong việc phân bổ nguồn lực, nắm bắt các cơ hội để thành công. 
 Kỹ năng tổ chức công việc, quản lý thời gian hiệu quả bao gồm hệ thống liên hoàn các kỹ 
 năng từ thiết lập và quản trị các mục tiêu, kỹ năng lập kế hoạch phân bổ nguồn lực triển 
 khai các công việc một cách hiệu quả và kỹ năng phân phối sử dụng thời gian hằng ngày 
 một cách hợp lý, khoa học. 
 Nắm vững và làm chủ được các phương pháp và công cụ thiết lập mục tiêu để đảm bảo tính 
 khả thi, hiệu quả và khả năng ứng dụng thực tiễn. 
 Hiểu về bản chất và các cách thức lập kế hoạch triển khai mục tiêu trong cuộc sống, lập kế 
 hoạch để xử lý các vấn đề phát sinh; hệ thống các phương pháp và công cụ để quản trị kế 
 hoạch hiệu quả. 
 Hiểu về giá trị của thời gian cũng như có những phương pháp, cách thức để sử dụng thời 
 gian một cách có hiệu quả. 
PPH101_Bai2_v1.0018109225 15 
BÀI TẬP THỰC HÀNH 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
 1. Thế nào là tổ chức công việc? Vai trò của tổ chức công việc hiệu quả đối với mỗi cá nhân, 
 tổ chức? 
 2. Vai trò của thiết lập và quản lý mục tiêu trong tổ chức công việc hiệu quả? Trình bày ngắn 
 gọn về bộ tiêu chuẩn SMART trong thiết lập mục tiêu? 
 3. Tại sao cần lập kế hoạch? Lập kế hoạch có vai trò như thế nào đối với cá nhân và 
 doanh nghiệp? 
 4. Nêu các phương pháp để có thể sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả? 
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 
 1. Trong nguyên tắc SMART trong thiết lập mục tiêu, chữ T đề cao yếu tố nào trong các yếu 
 tố sau đây? 
 A. Khả năng lượng hóa nhiệm vụ. 
 B. Tính cụ thể của nhiệm vụ. 
 C. Mức độ rõ ràng của nhiệm vụ. 
 D. Thời gian dành cho việc thực hiện nhiệm vụ. 
 2. Đâu là cách hiểu chưa hoàn toàn về lợi ích tổ chức công việc hiệu quả? 
 A. Tạo tư duy một cách có hệ thống về các tiến trình công việc cũng như những kết quả 
 dự kiến. 
 B. Hiểu rõ thông tin về các đối thủ cạnh tranh hiện hữu và tiềm tàng. 
 C. Nắm vững được các nhiệm vụ cơ bản, từ đó giúp sẵn sàng ứng phó, đối phó với những 
 thay đổi của môi trường bên ngoài. 
 D. Cắt giảm được các chi phí phát sinh không cần thiết trong quá trình vận hành tổ chức 
 hoạt động của doanh nghiệp. 
 3. Chữ D trong vòng tròn PDCA là viết tắt của hoạt động nào? 
 A. Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện. 
 B. Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh thích hợp. 
 C. Lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện, thời gian và phương 
 pháp đạt mục tiêu. 
 D. Đưa kế hoạch vào thực hiện. 
 4. Để người lao động có cơ hội cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhà quản trị có thể áp 
 dụng biện pháp nào? 
 A. Xếp thời gian biểu lao động linh hoạt theo mùa vụ. 
 B. Xếp thời gian biểu lao động thu gọn. 
 C. Xếp thời gian biểu linh hoạt trên cơ sở phân tích kỹ tâm lý, khả năng, nhu cầu cũng như 
 tính chất của công việc. 
 D. Tăng cường giám sát kỷ luật nơi làm việc. 
PPH101_Bai2_v1.0018109225 16 
 5. Lợi ích của việc lập kế hoạch trong quản lý thời gian là gì? 
 A. Cho phép xác định mốc thời gian cần thiết để thực hiện một công việc nào đó. 
 B. Cho phép xác định được mục đích cụ thể cho từng công việc cụ thể. 
 C. Cho phép xác định được hành động phù hợp cho từng công việc cụ thể. 
 D. Cho phép xác định được mục đích và các hành động cụ thể, phù hợp cho công việc cần 
 triển khai. 
PPH101_Bai2_v1.0018109225 17 
ĐÁP ÁN 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
 1. Thế nào là tổ chức công việc? Vai trò của tổ chức công việc hiệu quả đối với mỗi cá nhân, 
 tổ chức? 
 Tổ chức công việc là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt 
 nhất để thực hiện được những mục tiêu đó. Hoạt động này liên hệ đến những mục đích 
 cũng như hệ thống các phương pháp, phương tiện để thực hiện các mục đích đó. 
 Vai trò của tổ chức công việc đối với cá nhân 
 o Tăng hiệu quả; 
 o Tăng chất lượng; 
 o Tăng niềm tin; 
 o Giảm căng thẳng; 
 o Tạo ấn tượng tốt; 
 o Gia tăng các cơ hội trong tương lai. 
 Vai trò của tổ chức công việc đối với tổ chức 
 o Nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc; 
 o Thuận tiện trong việc tổ chức và đánh giá nhân sự; 
 o Quản trị công việc theo chuỗi và đảm bảo tiến độ; 
 o Gia tăng các cơ hội phát triển. 
 2. Vai trò của thiết lập và quản lý mục tiêu trong tổ chức công việc hiệu quả? Trình bày ngắn 
 gọn về bộ tiêu chuẩn SMART trong thiết lập mục tiêu? 
 Vai trò của thiết lập và quản lý mục tiêu trong tổ chức công việc hiệu quả 
 o Là phương tiện để đạt được mục đích. 
 o Nhận dạng được các ưu tiên làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phân bổ các 
 nguồn lực. 
 o Thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện/hoạt động. 
 o Quyết định hiệu quả hoạt động của cá nhân, tổ chức. 
 Bộ tiêu chuẩn SMART 
 o S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu. 
 o M-Measurable: Đo đếm được. 
 o A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình. 
 o R-Realistic: Thực tế, không viển vông. 
 o T-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra. 
 3. Tại sao cần lập kế hoạch? Lập kế hoạch có vai trò như thế nào đối với cá nhân và 
 doanh nghiệp? 
 Cần lập kế hoạch vì: Kế hoạch à một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch 
 trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt 
 nhất để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi bạn lập được kế hoạch 
 thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống 
PPH101_Bai2_v1.0018109225 18 
 sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một 
 sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn 
 hướng đến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự 
 án của mình. 
 Vai trò của lập kế hoạch: 
 o Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian; 
 o Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu; 
 o Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các thành viên nhóm; 
 o Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài; 
 o Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20 phút. 
 4. Nêu các phương pháp để có thể sử dụng và quản lý thời gian hiệu quả? 
 Nhắc việc; 
 Lập kế hoạch; 
 Lập kế hoạch, ưu tiên hóa, kiểm soát; 
 Ma trận quản lý thời gian. 
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 
 1. Đáp án đúng là: Thời gian dành cho việc thực hiện nhiệm vụ. 
 Vì: Chữ T – Time bound chỉ quỹ thời gian dành cho các nhiệm vụ. 
 2. Đáp án đúng là: Cắt giảm được các chi phí phát sinh không cần thiết trong quá trình vận 
 hành tổ chức hoạt động của doanh nghiệp. 
 Vì: Tất cả các nhận định (A), (B), (C) đều là các lợi ích của việc cần tổ chức công việc 
 hiệu quả. 
 3. Đáp án đúng là: Đưa kế hoạch vào thực hiện. 
 Vì: Trong vòng tròn PDCA, chữ D: “DO” thể hiện cho giai đoạn đưa kế hoạch vào thực 
 hiện, đây là giai đoạn 2 trong quá trình thực hiện vòng tròn PDCA trong cải tiến hiệu suất 
 và kiểm soát mục tiêu liên tục. 
 4. Đáp án đúng là: Xếp thời gian biểu linh hoạt trên cơ sở phân tích kỹ tâm lý, khả năng, nhu 
 cầu cũng như tính chất của công việc. 
 Vì: Căn cứ vào điều kiện và tình hình thực tế, nhà quản trị có thể xem xét cân nhắc giữa 
 việc sắp xếp và bố trí thời gian biểu làm việc cho người lao động một cách phù hợp nhất, 
 và phương pháp sắp xếp thời gian biểu theo mùa vụ hoặc theo phương pháp thu gọn là một 
 trong những cách thức phổ biến hiện nay. 
 5. Đáp án đúng là: Cho phép xác định được mục đích và các hành động cụ thể, phù hợp cho 
 công việc cần triển khai. 
 Vì: Việc lập kế hoạch trong quản lý thời gian cho phép xác định được mục đích và các 
 hành động cụ thể, phù hợp cho công việc cần triển khai. 
PPH101_Bai2_v1.0018109225 19