Bài giảng Kỹ năng quản trị - Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm

việc, những 
 nguồn lực có thể sử dụng, biết rõ tiêu chí đánh giá công việc của bạn. Những điều 
 này không thể thiếu để bạn làm việc hiệu quả trong bất cứ môi trường làm việc nào. 
 Giúp cung cấp thông tin rõ ràng cho nhóm. Họ biết chính xác ý tưởng tích cực của 
 bạn: Bạn muốn gì, không mong muốn gì, gặp khó khăn ở đâu. Qua đó, họ sẽ thực 
 hiện đúng việc bạn mong muốn, giúp đỡ đúng việc bạn gặp khó khăn và đánh giá 
 đúng công việc của bạn. 
 Trao đổi thông tin tốt sẽ tạo môi trường an toàn và thoải mái trong nhóm. Sẽ 
 không có những người hiểu nhầm bạn hoặc bị bạn hiểu nhầm. 
 Lời khuyên 
 Trong một nhóm thông thường có 02 loại thành viên. 
 Những người “kéo”, là những người có khả năng sáng tạo, tìm cái mới, thúc đẩy việc 
 phối hợp của thành viên khác. 
 Những người “đẩy” là những người có khả năng làm việc chăm chỉ và mẫn cán vì 
 mục tiêu chung. 
 Bạn nên tự đánh giá mình thuộc loại “kéo” hay “đẩy”. Mạnh dạn kiến nghị để được 
 phân công nhiệm vụ phù hợp. Bạn sẽ dễ dàng thể hiện trách nhiệm của mình hơn. 
 Một số lời khuyên để giao tiếp tốt trong nhóm. 
 Lắng nghe và góp ý với nhóm 
 Chủ động lắng nghe: chú ý đến lời nói của người trình bày, đừng vội suy nghĩ nội 
 dung phát biểu tiếp theo của bạn là gì. 
 Nếu bạn không rõ hoặc còn băn khoăn về ý kiến vừa được trình bày hãy mạnh dạn đặt 
 câu hỏi. Để việc giao tiếp, trao đổi của nhóm được thuận lợi thì việc truyền đạt và nắm 
 bắt các thông tin chính xác giữa các thành viên là rất quan trọng. 
 Phát biểu có tính xây dựng 
 o Khi phát biểu, bạn đừng khẳng định chỉ riêng ý 
 kiến của mình là đúng. Nên nhớ rằng đó chỉ là ý 
 kiến riêng của bạn. Hãy để các thành viên nhóm 
 công nhận ý kiến của bạn khi nó thực sự mang 
 lại hiệu quả cho nhóm; 
 o Hãy giải thích rõ ràng nguyên nhân khi bạn 
 nhận xét một vấn đề, con người hay sự việc; 
 o Nếu có thể, hãy nhắc lại ý kiến của người nói để chắc chắn là bạn đã hiểu đúng 
 họ trước khi nhận xét hoặc phát biểu; 
 o Cần trân trọng ý tưởng của người khác, ngay cả khi bạn khi bạn cho rằng ý 
 tưởng khó thực hiện. Vì có thể một phần của ý tưởng đó vẫn có giá trị và mang 
 lại kết quả tốt; 
 o Trước sự chất vấn có thiện chí, bạn nên bình tĩnh để trả lời chứ không nên phản 
 ứng nóng nảy; 
18 PSD101_Bai_1_v1.0012103219 
 Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm 
 o Đừng ngắt lời khi người khác đang trình bày; 
 o Nên giữ thái độ khách quan để đánh giá sự việc, ý tưởng chứ không đánh giá 
 người nói. 
 Trình bày ý tưởng 
 Cần xác định tâm thế và cân bằng cảm xúc trước khi trình bày ý tưởng, hãy thư 
 giãn và hít thở sâu trước khi trình bày. Nếu bạn trình bày ý tưởng với một tâm 
 trạng buồn rầu, mệt mỏi thì cho dù những thông tin mà bạn đưa ra là tích cực thì 
 người nghe vẫn có thể có cảm giác tiêu cực. 
 Khi trình bày nên dùng ngôn ngữ giản dị, dễ hiểu, không dùng tiếng lóng. 
 Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp phi ngôn từ. 
 Hài hước có chừng mực: Hài hước một chút sẽ làm cho không khí của nhóm thoải 
 mái hơn, mọi người sẽ tiếp cận ý kiến của bạn tích cực hơn. Tuy nhiên, không nên 
 lạm dụng, cần tránh chủ đề làm người khác khó chịu. 
 Cần kiên nhẫn: Có thể các thành viên nhóm sẽ không thể hiểu ngay lập tức ý tưởng 
 tốt của bạn. Họ có thể hỏi hơi nhiều, thậm chí lặp lại câu hỏi. Một số người có thể 
 sẽ không đồng tình với những tiểu tiết. Vì vậy hãy kiên nhẫn để ý tưởng của bạn 
 được hiểu rõ. 
 Trao đổi thông tin hiệu quả qua mạng: 
 Hãy học cách sử dụng thành thạo thư điện tử (E-mail), diễn đàn, một số dịch vụ 
 lưu trữ và chia sẻ dữ liệu (ví dụ: Google docs hay Mediafire) 
 Đừng viết và gửi thư nếu bạn đang bực bội với ai đó. Hãy cho mình thời gian để 
 bình tĩnh lại. 
 Đọc lại thư hoặc bài viết diễn đàn trước khi bạn gửi nội dung đi. Nội dung trên 
 mạng rất có thể gây hiểu nhầm. Hãy cố gắng viết thật rõ ràng. 
 Nên trả lời nếu nhận được thư (thông thường đừng để quá 48 giờ mới trả lời thư). 
 Hãy chia sẻ lịch tuần hoặc kế hoạch công việc của bạn với thành viên khác trong 
 nhóm nếu có thể. Bằng cách này các thành viên sẽ biết thời điểm tốt nhất để trao 
 đổi công việc. 
 Khi chia sẻ dữ liệu trên văn bản (file) cần làm theo quy ước đặt tên chung. 
 Ví dụ: Quy ước đặt tên văn bản (file) được áp dụng ở một số nhóm học viên 
 Quy ước: 
 [yyyy/mm/dd ngày hoàn thành]_[Nội dung]_[Tài khoản Người viết]_[Phiên bản].[Loại File] 
 Ví dụ tên File theo quy ước trên: 
 20101211_DanhGiaThanhVien_quangdh2077_v2.0.xls 
 Giải thích: 
 Có nhiều cách đặt tên File khác nhau, nhưng mục đích chung là nâng cao khả năng sắp 
 xếp, tìm kiếm, phân biệt được phiên bản, biết được của ai. 
 Ở ví dụ trên bạn thấy tên File Đánh giá thành viên của thành viên có Nickname 
 quangdh2077, file có phiên bản 2.0, được xuất bản ngày 11 tháng 12 năm 2010 
PSD101_Bai_1_v1.0012103219 19 
 Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm 
1.5.3. Thể hiện sự hợp tác trong công việc nhóm 
 Khái niệm: Hợp tác là sự tương tác tích cực của một cá nhân với các thành viên khác 
 trong nhóm. Sự tương tác này luôn được chi phối, ràng buộc bởi mục tiêu chung, tuân 
 theo kế hoạch, quy định chung đã được nhóm thông qua. 
 Tại sao một thành viên phải hợp tác tốt với nhóm. 
 Hợp tác là cơ sở để nhóm thực hiện được công việc lớn hơn. Qua đó, bạn cũng đạt 
 được mục tiêu của cá nhân. 
 Hợp tác cho phép bạn nhận được sự hỗ trợ từ thành viên khác và bạn cũng sẽ giúp 
 đỡ được thành viên khác. 
 Hợp tác tốt sẽ giúp công việc của bạn được đánh giá chính xác, giúp bạn có thêm 
 động lực làm việc. 
 Hiểu rõ về mục tiêu chung giúp bạn và nhóm có được những nguồn động viên tích 
 cực trong quá trình làm việc giúp nâng cao tinh thần của bạn khi làm việc nhóm. 
 Trong một nhóm sẽ có những ý kiến khác nhau, phải có tinh thần hợp tác thì bạn 
 mới biết cách thỏa hiệp để đạt được mục tiêu chung. 
 Một số lời khuyên về tinh thần hợp tác: 
 Có những hành động thể hiện tinh thần hợp tác của bạn rất rõ ràng. Trước hết là: 
 o Có mặt đúng giờ ở cuộc họp 
 o Giao sản phẩm đã nhận làm đúng hạn 
 o Chuẩn bị đầy đủ thông tin, sản phẩm khi đến họp 
 o Trả lời Email hoặc dạng thông điệp khác đúng 
 hạn mà nhóm đã thông qua 
 o Không dùng ngôn ngữ phê phán, công kích 
 hoặc thiếu tôn trọng những cá nhân khác. 
 Nếu còn điều gì chưa rõ ràng trong mục tiêu, quyền hạn, hoặc phân công công việc 
 hãy bình tĩnh chia sẻ và làm rõ. Trong khi làm việc nhóm, việc xảy ra những 
 chồng chéo, mâu thuẫn là điều khó tránh khỏi, lúc đó quyền hạn và trách nhiệm rõ 
 ràng sẽ giúp các bên có thể hợp tác hiệu quả hơn. 
 Tôn trọng ý kiến của thành viên khác, đặc biệt nên đánh giá khách quan ý kiến của 
 họ. Đánh giá ý tưởng chứ không đánh giá với cá nhân đưa ra ý tưởng đó 
 Trong khi đánh giá công việc hoặc ý tưởng của người khác thì nên trao đổi về 
 điểm bạn thấy là điểm mạnh cũng như điểm yếu. Tuyệt đối tránh ý kiến cho rằng 
 toàn bộ ý tưởng là không phù hợp với nhóm. 
 Hiểu được rằng để hợp tác cần có sự thỏa hiệp. Ý tưởng của bạn có thể thay đổi 
 đôi chút trong khi vẫn giữ được mục tiêu và những điểm cơ bản. 
 Hành động và phát ngôn hướng tới mục đích chung của nhóm. 
20 PSD101_Bai_1_v1.0012103219 
 Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm 
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI 
Trong bài này, bạn cần lưu ý những điểm sau : 
 Nhóm là hình thức tổ chức được áp dụng ngày càng nhiều trong cả môi trường làm việc và 
 môi trường học tập. Khi hợp tác và làm việc theo nhóm, con người có thể làm được nhiều 
 việc hơn và hiệu quả hơn là khi con người làm việc riêng rẽ. 
 Kỹ năng làm việc nhóm có thể chia thành 4 thành phần khác nhau. Đó là các kỹ năng cá nhân 
 nền tảng, kiến thức về lý thuyết nhóm, kỹ năng cá nhân trong phối hợp với các thành viên 
 khác và kỹ năng tham gia các hoạt động tập thể của nhóm. Những kỹ năng này càng được 
 trang bị tốt thì khả năng làm việc trong nhóm của bạn càng hiệu quả. Ngược lại, khi tích cực 
 hoạt động nhóm, những kỹ năng làm việc nhóm của bạn càng phát triển. 
 Việc hiểu rõ lý thuyết phát triển nhóm sẽ giúp bạn có khả năng nhận biết những đặc điểm 
 trong từng giai đoạn phát triển của nhóm, những dấu hiệu cảnh báo về những rắc rối mà 
 nhóm có thể gặp phải để chủ động khắc phục những mâu thuẫn nhóm. 
 Những kỹ năng cá nhân nền tảng như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng cân bằng cảm xúc, kỹ năng 
 thuyết phục, kỹ năng đàm phán... là những kỹ năng cần thiết mà bạn có thể sử dụng ở bất cứ 
 hoàn cảnh, môi trường nào. 
 Cần hiểu kỹ năng làm việc nhóm là một kỹ năng quan trọng mà các cá nhân cần phải trang bị 
 để đạt được thành công. Khi làm việc nhóm, bạn phải thể hiện được tinh thần trách nhiệm, 
 khả năng giao tiếp tốt và tinh thần hợp tác cao. 
PSD101_Bai_1_v1.0012103219 21 
 Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
1. Nêu các giai đoạn phát triển nhóm? 
2. Để mô tả một nhóm làm việc thường sử dụng phương pháp gì? Nêu nội dung của phương 
 pháp đó? 
3. Nhóm làm việc theo cơ cấu tổ chức và hình thức làm việc được phân loại như thế nào? 
4. Tại sao phải làm việc theo nhóm? Làm việc theo nhóm sẽ mang lại những lợi ích gì cho cá 
 nhân và tập thể? 
5. Để làm việc theo nhóm, mỗi cá nhân cần có những kỹ năng nền tảng gì? 
6. Nêu các kỹ năng cá nhân trong phối hợp với các thành viên khác. 
BÀI TẬP 
Bài 1: 
Trong những hành động tích cực sau, hành động nào đòi hỏi có Tinh thần trách nhiệm, Kỹ năng 
giao tiếp, Tinh thần hợp tác. 
 Hành động Có Trách nhiệm Giao tiếp tốt Hợp tác tốt 
 1 Đến cuộc họp đúng giờ 
 2 Hỏi kỹ lại khi không hiểu rõ ý người trình bày. 
 3 Làm rõ những điểm chưa rõ trong phân công 
 công việc của mình. 
 4 Viết tiêu đề của Email rõ ràng, ngắn gọn 
 5 Nói rõ cho đối tác biết việc họ không hoàn 
 thành đúng hạn ảnh hưởng thế nào đến kết 
 quả chung. 
Hãy giải thích những lựa chọn của bạn. 
Kỹ năng liên quan nào được bạn chọn nhiều nhất. Vì sao lại như vậy? 
Bài 2: 
Hãy sử dụng mẫu đánh giá sau của Trường Kinh doanh - Đại học MIT (MIT Sloan Business 
School) để đánh giá khả năng hợp tác của mình. Sau khi điền, hãy đưa kết quả của bạn cho 
Giảng viên hoặc nhóm để cùng phân tích. 
 Biểu hiện của bạn 
 Biểu hiện 
 Biểu hiện hợp tác 
 Biểu hiện hoàn toàn không Thường Tùy Thường 
 tích cực (A) 
 hợp tác (B) xuyên thời xuyên B 
 A điểm 
 Nói về vấn đề mình thực Liên tục phản đối nhiều chi tiết 
 sự lo ngại hoặc quan của công việc chung. Nghi ngờ 
 Cách quan tâm 
 tâm. Đưa ra lý do tại sao tất cả các mọi việc. 
 mình quan tâm. 
 Ghi nhớ thông tin. Chỉ Không để ý ngay từ đầu hoặc 
 Cách hỏi lại về vấn đề chính không chịu tìm hiểu. Liên tục 
 đặt câu hỏi khi có điều băn khoăn hỏi lại những việc đã được 
 hoặc có thay đổi. thông qua. 
22 PSD101_Bai_1_v1.0012103219 
 Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm 
 Biểu hiện của bạn 
 Biểu hiện 
 Biểu hiện hợp tác 
 Biểu hiện hoàn toàn không Thường Tùy Thường 
 tích cực (A) 
 hợp tác (B) xuyên thời xuyên B 
 A điểm 
 Cởi mở khi người khác Từ chối mọi thay đổi hay đánh 
 Cách 
 đánh giá, nhận xét về giá không cao đối với những 
 chịu trách 
 công việc của mình. Sẵn công việc của mình. 
 nhiệm 
 sàng thay đổi nếu hợp lý. 
 Làm việc có nguyên tắc. Không giữ nguyên tắc hoặc 
 Đối với Quy 
 Biết chấp nhận thỏa hiệp. cứng nhắc, không bao giờ chấp 
 ước làm việc 
 nhận thỏa hiệp. 
 Lắng nghe và Phản hồi Không tham dự họp cũng 
 Trong trao đổi 
 chẳng trả lời khi trao đổi thông 
 với nhóm 
 tin qua mạng hoặc điện thoại 
 Liên lạc với thông điệp rõ Gửi thông điệp quá gấp không 
 Với nội dung và 
 ràng. Để thời gian cho cho người khác thời gian trả lời. 
 tần suất của 
 thành viên khác khả năng Nhiều thông điệp không rõ ràng 
 thông điệp 
 phản hồi. 
 Đối với kế Làm việc theo kế hoạch Không bao giờ chấp nhận thay 
 hoạch và lịch và lịch trình. Đồng ý thay đổi trong kế hoạch hoặc lịch 
 trình đổi nếu thấy hợp lý. trình 
 Giao phó nếu khả năng Muốn làm tất cả. Không cho 
 Đối với chia sẻ 
 cho phép. Sau đó tập phép thành viên khác cùng 
 công việc và 
 trung chính ở công việc tham gia. 
 giao phó 
 của mình. 
Bài 3: 
Bạn có khả năng làm việc theo nhóm? 
Làm việc theo nhóm nghĩa là tất cả mọi người cùng hợp sức để tìm ra cách giải quyết vấn đề 
chung một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất; cùng nhau chia sẻ các ý tưởng và đem lợi thế của 
từng cá nhân phục vụ mục đích chung. 
Bạn hãy làm thử bài trắc nghiệm dưới đây để kiểm tra xem mình có khả năng đó? 
 Hoàn 
 Hoàn Không 
 Đồng Phản toàn 
 toàn có ý 
 STT Nội dung ý đối phản 
 đồng ý kiến 
 đối 
 1 Với hầu hết mọi dự án, tôi thích dựa trên kinh nghiệm và 
 kỹ năng của riêng hơn là làm việc và chia sẻ với mọi người. 
 2 Trong khi tập trung vào sự nghiệp riêng, tôi vẫn nhiệt 
 tình giúp đỡ các thành viên trong nhóm để họ cũng có 
 thể thành công. 
 3 Tôi luôn cảm thấy tôi là thành viên chăm chỉ nhất trong nhóm. 
 4 Tôi luôn cố gắng tìm cách hòa đồng và cùng với mọi 
 người hoàn thành tốt công việc chung. 
 5 Tôi luôn muốn tìm ra những giải pháp tốt nhất cho 
 những vấn đề mà cả nhóm đang gặp phải, tuy nhiên tôi 
 lại không nhận được nhiều sự khuyến khích cũng như 
 khen ngợi về việc đó. 
 6 Nhìn chung trong nhóm mọi người thường thích làm việc 
 với tôi nhất. 
PSD101_Bai_1_v1.0012103219 23 
 Bài 1: Kiến thức và kỹ năng cơ bản cho hoạt động nhóm 
 Hoàn 
 Hoàn Không 
 Đồng Phản toàn 
 toàn có ý 
 STT Nội dung ý đối phản 
 đồng ý kiến 
 đối 
 7 Tôi biết lợi ích của làm việc nhóm, đó là tạo ra nhiều 
 sáng kiến và giải pháp mới cũng như chia sẻ bớt khối 
 lượng công việc lớn. 
 8 Cho dù thích hay không thì môi trường làm việc luôn đòi 
 hỏi tôi phải có khả năng làm việc nhóm. 
 9 Tôi nhận thấy mình phải gánh vác hầu hết công việc 
 trong nhóm nhưng không ai đánh giá cao tôi về điều đó. 
 10 Tôi là người linh hoạt và thích nghi nhanh với những 
 điều kiện mới. 
Chấm điểm 
Với những câu: 1, 3, 5, 8, 9, điểm số như sau: 
 Hoàn toàn đồng ý: 1 điểm; 
 Đồng ý: 2 điểm; 
 Không có ý kiến: 3 điểm; 
 Phản đối: 4 điểm; 
 Hoàn toàn phản đối: 5 điểm. 
Và những câu còn lại, điểm số như sau: 
 Hoàn toàn đồng ý: 5 điểm; 
 Đồng ý: 4 điểm; 
 Không có ý kiến: 3 điểm; 
 Phản đối: 2 điểm; 
 Hoàn toàn phản đối: 1 điểm 
Kết quả: 
 40-50 điểm: Bạn thực sự là một nhân viên tuyệt vời của nhóm. Bạn hiểu được lợi ích và tầm 
 quan trọng của sự hợp tác trong công việc. 
 30-39 điểm: Bạn là nhân viên làm việc nhóm tốt. Bạn nhận ra giá trị của tinh thần đồng đội 
 nhưng bạn chưa thực sự hòa hợp và chia sẻ mọi kỹ năng, sáng kiến của mình với mọi người 
 còn lại trong nhóm. 
 20-29 điểm: Bạn không quan tâm dù phải làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm. Bạn là 
 người chỉ làm theo những gì sếp yêu cầu và bạn cũng không muốn nỗ lực để thay đổi bất cứ 
 điều gì. 
 Dưới 20 điểm: Bạn chắc chắn không muốn cũng như không có khả năng làm việc theo nhóm. 
 Bạn cần phải đầu tư nhiều thời gian và nỗ lực hơn nữa để hiểu được giá trị và tầm quan trọng 
 của làm việc nhóm 
24 PSD101_Bai_1_v1.0012103219