Bài giảng Kỹ năng quản lý và lãnh đạo

1 
KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠO 
PGS.TS. Ngô Doãn Vịnh 
2 
NỘI DUNG SẼ NGHIÊN CỨU 
1- Những vấn đề lý thuyết chủ yếu 
2- Kỹ năng quản lý lãnh đạo 
3- Kỹ năng quản lý đối với cơ quan/tổ chức 
4- Kiến nghị 
3 
PHẦN INHỮNG VẤN ĐỀ LÝ THUYẾTCHỦ YẾU 
4 
KỸ NĂNG? 
Kỹ năng là gì và tại sao phải có nó? 
1- Tại sao phải có kỹ năng? 
- Sống tốt hơn 
- Làm việc tốt 
- Có ích hơn cho người khác 
- 2- Kỹ năng là gì? 
- Kỹ năng là năng lực tri thức lý luận và thực hành để giải quyết một công việc cụ thể của một chủ thể nào đó nhằm đạt được mục đích một cách mỹ mãn. 
Năng lực ấy là tổng thể các yếu tố: kiến thức lý luận, kinh nghiệm, phương pháp giải quyết vấn đề, nghệ thuật lôi kéo người khác cùng thực hiện công việc  
+ Ví dụ: Kỹ năng mềm: năng lực sử dụng ngôn ngữ, triết lý để sống tốt hơn (biết làm việc theo nhóm, giao tiếp, biết lạc quan, biết lựa chọn) 
Tiêu biểu: Kỹ năng sống (nói, nghe, giao tiếp, ứng xử 
- Kỹ năng cứng: năng lực chuyên môn, nó thể hiện ở bằng cấp, chứng chỉ; Kỹ năng tự vệ 
5 
CÁI VÒNG KỸ NĂNG – TRÍ TUỆ? 
Kỹ năng 
Thuộc sở hữu 
chủ quan 
CHO - Người khác- NHẬN 
Kỹ năng 
mềm 
Kỹ năng 
Cứng 
Năng lực 
hữu ích 
6 
PHƯƠNG CÁCH HÌNH THÀNH KỸ NĂNG 
KỸ NĂNG 
Học 
Nghe 
Thực 
hành 
Năng lực trí 
tuệ/trí nhớ 
7 
ĐIỂM MẤU CHỐT HÌNH THÀNH KỸ NĂNG? 
1- Khát khao kỹ năng 
2- Quyết tâm xây dựng kỹ năng 
3- Năng lực trí tuệ (khả năng tiếp nhận của chủ thể) 
4- Cách thức luyện tập kỹ năng 
5- Ngoại cảnh (thày giỏi/thực tiễn cuộc sống đòi hỏi cao. Sống gần đèn thì sáng) 
8 
QUẢN LÝ? 
Lợi ích 
Nghệ thuật QL 
MỤC TIÊU 
Nắm chặt 
Phát triển 
QuẢN 
LÝ 
Người bị 
Quản lý 
NHÀ QUẢN 
LÝ 
9 
HÌNH THÁI KỸ NĂNG QUẢN LÝ 
KÝ 
NĂNG 
QUẢN 
LÝ 
Kỹ năng quản lý 
nhà nước 
Kỹ năng quản lý 
doanh nghiệp/tổ chức 
NHÀ 
QUẢN 
LÝ 
10 
NHÀ NƯỚC? 
QUỐC 
HỘI 
CƠ QUAN 
TƯ PHÁP 
CHÍNH 
PHỦ 
Cơ quan 
quản lý 
hành chính NN 
cao nhất 
11 
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THEO NGÀNH VÀ THEO LÃNH THỔ 
CƠ QUAN 
QUẢN LÝ 
NHÀ NƯỚC 
Quản lý nhà nước 
theo ngành 
Quản lý nhà nước 
theo lãnh thổ 
Cơ chế 
Kết hợp 
12 
NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 
QUẢN LÝ 
NHÀ NƯỚC 
Quản lý kinh tế & rủi ro 
Quản lý xã hội, môi trường 
Quản lý an ninh quốc phòng 
Ban hành 
đường lối 
phát triển 
Tổ chúc thực 
hiện và kiểm 
tra, giám sát 
Quản lý đối ngoại 
Cơ quan/ 
Nhà quản 
lý 
13 
LÃNH ĐẠO Lãnh đạo = Quyết định + chỉ đạo + chỉ huy + điều hành  
Kỹ năng 
lãnh đạo 
Kỹ năng 
quyết định 
đường lối 
Kỹ năng 
chỉ đạo 
Kỹ năng 
chỉ huy 
Kỹ năng 
điều hành 
LÃNH ĐẠO: Đưa ra đường lối, chuẩn mực bắt mọi 
người làm theo 
14 
LÃNH ĐẠO 
TRƯỞNG 
PHÓ 
Quyết định đường lối 
Chỉ đạo 
Chỉ huy 
Điều hành 
Cơ chế/ 
Quy chế 
15 
PHẦN IICẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ 
16 
CẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ 
1- Kỹ năng quyết 
định đường lối 
2- Kỹ năng ban hành 
chính sách quản lý 
3- Kỹ năng tổ chức thực 
 hiện đường lối, 
chính sách phát triển 
4- Kỹ năng đánh giá việc 
thực hiện, thời gian và 
 điều chỉnh mục tiêu 
5- Kỹ năng phân phối 
kết quả phát triển 
KỸ NĂNG 
QUẢN LÝ 
6- Kỹ năng 
thuyết trình 
7- Kỹ năng 
phán đoán 
8- Kỹ năng 
thu phục 
9- Kỹ năng 
dùng người 
10- Kỹ năng hoàn 
 thiện tổ chức 
11- Phương 
pháp 
quản lý 
12- Công cụ 
quản lý 
17 
KỸ NĂNG QUYẾT ĐỊNH ĐƯỜNG LỐI 
1- Kỹ năng phân tích bối cảnh và dự báo tình huống 
2- Kỹ năng tổ chức lấy ý kiến tham vấn 
3- Kỹ năng huy động sự tham gia của cộng đồng 
4- Kỹ năng lựa chọn kịch bản 
5- Kỹ năng quản lý rủi ro 
Nhớ: Đường lối phải mềm, không cứng nhắc 
18 
KỸ NĂNG BAN HÀNH CHÍNH SÁCH 
1- Kỹ năng đảm bảo quy trình ra chính sách 
2- Kỹ năng xác định thời gian để ban hành chính sách kịp thời 
3- Kỹ năng gây sự chú ý của số đông/tạo dư luận xã hội 
4- Kỹ năng quảng bá chính sách 
Chú ý: Mỗi nhiệm vụ phải có chính sách/biện pháp đảm bảo 
19 
QUY TRÌNH BAN HÀNH CHÍNH SÁCH 
Phân tích 
bối cảnh 
Định hướng 
chính sách 
Lựa chọn mục 
tiêu chính sách 
Xác định 
Nguồn lực 
Xác định các 
hoạt động chính 
Ban hành chính 
sách 
Triển khai hực hiện 
và Đánh giá 
chính sách 
Điều chỉnh 
chính sách 
20 
KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HiỆNĐƯỜNG LỐI VÀ CHÍNH SÁCH 
1- Kỹ năng phân công công việc: cụ thể, đúng người, đúng việc, đúng lúc 
2- Kỹ năng phối hợp giữa các cá nhân và đơn vị (động viên, lôi kéo) 
3- Kỹ năng kiểm tra, giám sát công việc (chi tiết, sát sao) 
21 
KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH MỤC TIÊU 
1- Có tiêu chí đánh giá 
2- Kỹ năng lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp 
3- Kỹ năng tiến hành đánh gía (một cách khách quan, khoa học, trung thực) 
4- Kỹ năng lấy ý kiến phản biện kết quả đánh giá 
5- Điều chỉnh mục tiêu khi cần 
22 
KỸ NĂNG PHÂN PHỐI KẾT QUẢ 
1- Kỹ năng đánh giá cống hiến của cá nhân, tổ chức 
2- Kỹ năng chia sẻ thành quả thu được (công bằng, khích lệ, tránh gây mất động lực) 
3- Kỹ năng giành vốn tài chính cho công việc tiếp theo 
23 
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 
1- Kỹ năng lựa chọn: ngôn ngữ, hình ảnh, cách thức diễn đạt, cách thức lôi cuốn, địa điểm diễn thuyết, thời gian diễn thuyết 
2- Kỹ năng phản ứng trước các tình huống (phản ứng của người nghe, tác động từ ngoại cảnh) 
3- Kỹ năng rút kinh nghiệm sau mỗi lần diễn thuyết 
 Chú ý: biết 10 nói 1 thì hay 
24 
10 ĐiỀU KHUYÊN KHI THUYẾT TRÌNH 
1- Biết phải mạnh dạn 
2- Biết phải tự tin 
3- Biết ta, biết người 
4- Biết 10 nói 1 
5- Biết khi nào “đến lúc” 
6- Không chủ quan 
7- Không biết không nói 
8- Không độc diễn (để người nghe cùng nói) 
9- Không khinh xuất (không ăn nói sơ xẩy) 
10- Không xúc phạm người nghe 
25 
KỸ NĂNG PHÁN ĐOÁN 
1- Kỹ năng phân tích và so sánh với các tình huống tương tự (phải nắm rõ bản chất vấn đề) 
2- Kỹ năng giả định tình huống (nếu . .. thì) 
3- Kỹ năng xây dựng kịch bản (kỹ năng lựa chọn kịch bản; lượng định kết quả) 
4- Kỹ năng tham vấn chuyên gia 
26 
KỸ NĂNG THU PHỤC 
1- Kỹ năng phát ngôn 
2- Kỹ năng gây thiện cảm và gây chú ý 
3- Kỹ năng gây ấn tượng và trở thành hạt nhân 
4- Kỹ năng hòa đồng và chiếm ưu thế 
27 
KỸ NĂNG DÙNG NGƯỜI 
1- Kỹ năng nhận biết con người (nhiệt tình, trung thực, sáng tạo, liêm khiết) 
2- Kỹ năng xác định điểm mạnh của cá nhân (sở trường và năng lực phối hợp) 
3- Kỹ năng bỏ qua yếu điểm của cá nhân 
4- Kỹ năng gắn kết các cá nhân và loại bỏ sự đối đầu/xung đột 
5- Kỹ năng động viên, khích lệ 
28 
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN 
Đây là một trong những kỹ năng quản lý quan trọng nhất và khó nhất 
1- Lập kế hoạch thời gian (cho cá nhân và cho tổ chức) 
2- Tìm ra phương án tiết giảm chi phí thời gian (đi lại, làm việc, hội họp, nghỉ ngơi) 
3- Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả 
4- Đánh giá việc xử dụng thời gian cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng và mỗi năm (Ví dụ cách sống của Người Do Thái ) 
29 
KỸ NĂNG QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆ 
Mối quan 
hệ 
Mối quan hệ 
cá nhân 
Mối quan hệ 
tổ chức 
Phải xác lập sơ đồ về các mối 
quan hệ đối với hàng quý, 
hàng năm 
1- Xác định quan hệ với ai? trong số 
ấy ai là quan trọng hơn cho bản thân? 
2- Mỗi công việc có mối quan hệ nhất 
Định, trong các mỗi quan hệ ấy sẽ có 
mối quan hệ quan trọng hơn? 
3- Kết nối các mối quan hệ một cách 
hợp lý và chân thành 
30 
KỸ NĂNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC 
1- Thông thái cây quản lý để hình dung chuỗi công việc phục vụ ý đồ tổ chức bộ máy 
2- Khảo sát và học tập những Tổ chức thành công 
3- Rà soát thường xuyên những bất hợp lý của Tổ chức để cải tiến Tổ chức bộ máy (nhưng không được lạm dụng, thay đổi thường xuyên) 
31 
KỸ NĂNG SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP VÀ CỘNG CỤ QUẢN LÝ 
1- Kỹ năng sử dụng phương pháp quản lý 
Khi nào sử dụng phương pháp kinh tế và sử dụng sao cho tác dụng lớn nhất 
Khi nào sử dụng phương pháp hành chính và khi nào dùng tới nó mà không gây phản cảm cho người bị quản lý: Lạt mềm buộc chặt 
2- Kỹ năng sử dụng công cụ quản lý 
Mệnh lệnh khôn khéo (không dùng Phải mà dùng Hãy xứng đáng) 
Kết hợp mệnh lệnh và đề cao đạo đức nghề nghiệp 
Giáo dục thiết thực chứ không nên giáo huấn giáo điều, “rả rích” 
32 
KỸ NĂNG THỂ HIỆN CÁ NHÂN 
1- Kỹ năng xuất hiện trước đám đông (bình dị, thân thiện, chân tình) 
2- Kỹ năng thể hiện trước những gay cấn (bình tĩnh và khôn ngoan thoát hiểm) 
3- Kỹ năng tiên phong (hiện hữu trên các mặt trận) 
4- Kỹ năng nhẫn (nghe đủ ý kiến) 
5- Kỹ năng giấu mình (người vắng mặt của các chiến thắng: Người đạo diễn các vở diễn, người quyết định ở căn cứ chỉ huy ) 
33 
KỸ NĂNG QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH  
1- Kỹ năng chọn đối tượng quảng bá 
2- Kỹ năng chọn cách thức và thời gian quảng bá 
3- Kỹ năng chọn nội dung quảng bá 
4- Kỹ năng dừng quảng bá 
34 
PHẦN IIIĐỐI VỚI CƠ QUAN/TỔ CHỨC 
35 
KỸ NĂNG QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨC 
Quản lý cơ quan/ 
tổ chức 
Quản lý nhân 
lực, bộ máy 
Quản lý công 
việc và rủi ro 
Quản lý 
tài sản 
Quản lý mối 
quan hệ 
Quy chế hoạt động của cơ quan và Văn hóa công sở 
36 
KỸ NĂNG THIẾT LẬP TRẬT TỰ 
1- Thiết lập trật tự chung cho cơ quan: trên dưới; ngang-dọc; hạt nhân và những người xung quanh 
2- Thiết lập trật tự quan hệ; trật tự trong công việc; trật tự trong hưởng thụ lợi ích; trật tự trong giải quyết mâu thuẫn 
37 
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 
1- Quy chế: Quy định về chế độ làm việc và quan hệ trong cơ quan 
2- Quy định về: 
- Quy trình: trình ra quyết định và chuyển giấy tờ ra khỏi cơ quan 
- Quan hệ giữa Thủ trưởng với các trưởng đơn vị 
- Quan hệ giữa Trưởng đơn vị và nhân viên 
- Quan hệ giữa các Trưởng đơn vị 
- Quan hệ giữa Thủ trưởng cơ quan và nhân viên 
- Quan hệ trong thụ hưởng thành quả phát triển 
- Quy định về bảo mật 
- Quy định về đánh giá nhân viên 
3- Chế tài 
- Thưởng cho cống hiến 
- Phạt cho vi phạm 
- Đền bù thất thoát/hỏng hóc 
Chú ý: Quy chế thể hiện ý chí của Thủ trưởng nhưng không phải là ý của Thủ trưởng mà là ý của Tập thể (tránh chủ quan, độc đoán, sai lệch) 
38 
CÂY QUẢN LÝ CÔNG VIỆC 
Giám đốc/ 
Thủ trưởng 
Trưởng phòng 
Nhân viên 
Chuyên gia 
Nhóm chuyên gia 
39 
THÔNG TIN QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨC 
Thông tin 
quản lý 
Thông tin mật 
Thông tin chung 
Thông tin lãnh đạo 
Thẩm định 
thông tin 
& 
Xât dựng 
ngân hàng 
thông tin 
40 
KỸ TRỊ CƠ QUAN/TỔ CHỨC 
Quan hệ 
với cấp trên 
Kỹ trị 
Đức trị/nhân trị 
Pháp trị 
Phát huy 
nhân tố 
tích cực 
Quan hệ với 
bên ngoài 
41 
KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ 
1- Đào tạo không đáp ứng yêu cầu quản lý trong bối cảnh toàn cầu hóa 
2- Tiền lương không đáp ứng nhu cầu cuộc sống 
3- Luật pháp quản lý còn nhiều bất cập làm cho người ta nói dối (nhất là quy định về chi tiêu tài chính, quy hoạch cán bộ chỉ trong nội bộ cơ quan, nguồn lực không đáp ứng như cầu của công việc) 
42 
ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG QUẢN LÝ 
Đánh giá kỹ năng quản lý bằng cách nào? 
1- Bằng cách lấy phiếu tín nhiệm 
 Biết cách lấy ý kiến: khách quan, công bằng 
2- Theo tiêu chí kết quả và hiệu quả công việc: quản lý nhân lực, tài sản, công việc và mối quan hệ 
- Thang điểm 
- Cụ thể, chi tiết 
43 
BÍ ẨN TRONG QUẢN LÝ 
1- lợi ích (hiện chỉ đảm bảo đời sống 10 ngày trong 30 ngày) 
- Lợi ích và động cơ 
- Nhắc lại lợi ích 
* Khích lệ 
- Khích lệ đúng lúc 
- Khích lệ công bằng 
2- Danh dự (tránh hình thức vì hình thức dẫn tới phản cảm) 
- Tính SĨ là thuộc tính của con người 
- Tôn trọng nhân viên và yêu thương họ 
- Tôn vinh chứ không bêu xấu 
- Đề bạt/cất nhắc đúng (đừng để mất chân giá trị) 
44 
PHẦN IV KIẾN NGHỊ 
45 
KIẾN NGHỊ 
1- Giảm: 
- Bắt buộc 
- Áp lực 
- Hành chính 
- Bắt chước 
- Nói suông 
2- Tăng: 
- Tự nguyện 
- Tự giác 
- Tăng lợi ích 
- Tăng thân thiện 
- Sáng tạo/làm 
46 
KIẾN NGHỊ 
3- Không ai sinh ra đã có thể làm lãnh đạo được ngay 
Vì thế: 
- Phải học (học bài bản và học lỏm): học triết học, lô gich học, tâm lý học, quản lý học 
- Rút kinh nghiệm từ người khác 
- Muốn phúc dầy phải cho hoặc phải có ích- Muốn có ích phải lo được cho người khác- Muốn lo được cho nhiều người thì phải làm lãnh đạo (đây là cách ngắn nhất) ----- Từ đó suy ra làm lãnh đạo là có phúc. Nhưng lãnh đạo không có ích cho ai là tự phá phúc. 
- Đừng ép những người không có khả năng quản lý phải làm lãnh đạo (Nếu cần thì phong hàm chứ không bổ nhiệm)