Bài giảng Kỹ năng lập và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác của lãnh đạo cấp phòng

ng trong toàn bộ tổ chức nhằm tập trung các nguồn lực vào việc đạt được các mục tiêu. 
Ban Công vu Philippine.ppt 
Bo PT-XH.ppt 
 HOẠCH ĐỊNH KẾ HOẠCH 
Hành động: 	Chiến lược đòi hỏi sự quản lý các hành động này 
Phạm vi: trong toàn bộ tổ chức  
Mục tiêu: tác động đến việc đạt được các mục tiêu tổ chức 
Thống nhất: Chiến lược thống nhất các hành động 
Duy trì liên tục: trong khoảng thời gian dài 
Dựa trên nguồn lực: tập trung vào việc sử dụng và phát triển các nguồn lực 
Tầm nhìn-Sứ mệnh 
Hợp nhất 
Định hướng 
Xây dựng 
bầu không khí 
chuẩn mực-niềm tin 
 Định vị tổ chức 
Ta là ai? 
Thực chất người dân muốn gì? 
 Tổ chức bán/cung cấp cho người dânthực chất cái gì? 
Thế mạnh của ta là gì? 
Năng lực lõi của ta là gì? 
Giá trị gia tăng nội sinh 
Giá trị gia tăng ngoại sinh 
KẾ HOẠCH 
CÁC MỤC TIÊU 
MÔI TRƯỜNG 
CÁC NGUỒN LỰC 
Các bạn hãy cho biết: 
Một vấn đề/nội dung/cách tiếp cận gây ấn tượng nhất về Quản lý chiến lược ?(Xanh) 
Hãy đặt 1 câu hỏi về những vấn đề được nêu trong buổi sáng (Hồng) 
Theo các bạn: 
Quản lý chiến lược mang lại những lợi thế gì đối với tổ chức bạn? 
Quản lý chiến lược khác với quản lý kế hoạch, quản lý hoạt động như thế nào? 
Cần những điều kiện gì để áp dụng được quản lý chiến lược? 
Quản lý 
chiến lược 
Chúng ta là ai? 
Chúng ta muốn 
trở thành tổ chức 
 như thế nào 
 trong tương lai 
Làm thế nào 
để đi đến đích? 
Quản lý 
chiến lược 
Chúng ta là ai? 
Khách hàng 
của chúng ta là ai? 
Các đối thủ 
hiện tại và 
 tương lai ? 
Những dự án của 
khách hàng khi 
quan hệ với DN? 
Những khác biệt 
của SP/DV 
so với DN khác? 
Lợi thế cơ bản 
 mà khách hàng 
có được trong quan hệ 
 với DN so với DN khác? 
Làm gì để 
HOẠCH ĐỊNH KẾ HOẠCH ? 
Thiết lập mục tiêu 
Lập kế hoạch 
 chiến lược 
Tổ chức thực hiện 
Chiến lược 
Đánh giá 
Chúng ta đang ở đâu? 
Làm thế nào để đến đó? 
Chúng ta đã làm việc đó 
như thế nào? 
Chúng ta đang muốn 
 đi đến đâu? 
Lập kế hoạch 
chiến lược 
Nhiệm vụ,môi trường và nguồn lực hiện hữu 
Kết quả đầu ra và các mục tiêu 
Kế hoạch chiến lược 
Đánh giá và báo cáo trên cơ sở đo lường thực hiện 
ĐẶT CÂU HỎI ĐÚNG 
Gi á trị gia tăng/kết quả 
Đầu ra 
Đầu vào 
C ác quy trình 
Ch úng ta có đủ chưa? 
C ó hiệu quả ? 
Chúng ta đã làm đúng điều cần làm chưa? 
Ch úng ta đã thực hiện đủ chưa? 
C ó đạt được 
 mục tiêu ? 
Qu ản lý hoạt động 
Qu ản lý chiến lược 
Các biện pháp nhất quán và hoà hợp 
Kỹ năng nhận thức 
(tầm nhìn) 
Kỹ năng chuyên môn 
(chiến lược) 
Kỹ năng làm việc với con người 
(Kết quả) 
 Kết luận 
Hoạch định kế hoạch là 1 quá trình được thiết lập, duy trì, thống nhất, mang tính tổng lực năng lực lõi-nguồn lực-lợi thế nổi trội của tổ chức, từ: 
Tầm nhìn-sứ mệnh-mục tiêu hướng đến tương lai; 
 Hành động đạt mục tiêu: 
Phân tích môi trường (bên trong, nguồn lực), bên ngoài (khách hàng, bối cảnh, lợi thế, cơ hội/thách thức); 
Thiết lập mục tiêu (theo output hay outcome?) 
Lựa chọn chiến lược (cấp, chức năng, kinh doanh, công nghệ, dịch vụ); 
Kế hoạch hành động 
Xây dựng giá trị-niềm tin (trong/ngoài) 
 Kết luận 
Thực thi kế hoạch : 
 Làm sao biết được kết quả/mục tiêu? 
 Phối/kết hợp các chiến lược/nguồn lực/các chức năng 
 Điều chỉnh? 
 Hoạch định kế hoạch để ? 
Xác định rõ định hướng, đích 
T ạo vị thế cạnh tranh vượt trội 
Huy động, tổng hợp năng lực 
Tạo ý chí “chiến thắng” 
Khai thác, tận dụng hiệu quả các nguồn lực hữu hình/vô hình 
Tổ chức sẽ được gì qua Hoạch định kế hoạch ? 
Biết được mình (SWOT) 
Biết được khách hàng 
Biết được đối thủ (mạnh/yếu) 
Tạo được niềm tin chiến thắng 
Tạo sự đổi mới, phát triển bền vững 
M« h×nh qu¶n lý : McKinsey 7-S 
ChiÕn l­îc 
(Strategy) 
Kü n¨ng 
(Skill) 
C¸c gi¸ trÞ chung 
(Shared Value) 
Nh©n viªn (Staff) 
Phong c¸ch 
(Style) 
HÖ thèng 
(System) 
C¬ cÊu 
(Structure) 
Các giá trị 
Tầm nhìn 
Sứ mệnh 
Lập kế hoạch 
 chiến luợc 
Lập kế hoạch 
 ngân sách theo 
kết quả 
Quản lý theo 
kết quả 
Đo lường và 
đánh gía thực thi 
Quy trình Hoạch định kế hoạch 
Chúng tôi đang kéo dây 
Chúng tôi đang cố gắng để chiến thắng 
Chúng tôi đang chế ngự toàn cầu bằng sản phẩm luôn độc đáo cho khách hàng 
KẾ HOẠCH 
Lĩnh vực 
Phương tiện 
Phương pháp 
Cần những năng lực lõi và tay nghề gì để thành công ? 
Tổ chức/DN làm nghề gì, trong lĩnh vực nào? 
Phân bổ các nguồn lực như thề nào để phát huy tối đa năng lực lõi? 
KẾ HOẠCH 
Ch ính trị 
Chiến thuật 
Chiến lược 
 Các thành phần cơ bản của  Hoạch định kế hoạch 
Tầm nhìn - Sứ mệnh 
Hợp nhất xung quanh m ục tiêu 
Định hướng cho hoạt động/phân bổ nguồn lực 
Xây dựng bầu không khí 
Tạo lập các chuẩn mực-niềm tin 
 Chiến lược cạnh tranh 
Tăng giá trị gia tăng ? 
CHiếm niềm tin của khách hàng thông qua: 
Chất lượng sản phẩm 
Chất lượng thời gian 
Chất lượng không gian 
Chất lượng dịch vụ 
Chất lượng thương hiệu 
Chất lượng giá cả 
CHúng ta 
hiểu-biết cách làm 
Kiến thức cơ bản 
về QTKD 
Công cụ ra QĐ 
(Kế toán/Tài chính) 
CHiến lược tiếp thị 
Tiếp thị quốc tế 
Tài chính quốc tế 
Quản lý trong 
 môi trường toàn cầu 
Quản lý chiến lược 
Quản lý chiến lược 
Cơ sở về QTKD 
Công cụ ra QĐ 
(Kế toán/Tài chính) 
Chiến lược tiếp thị 
Tiếp thị quốc tế 
Tiếp thị quốc tế 
Tiếp thị quốc tế 
Hỗ trợ từ cơ quan 
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 
Thiết kế khóa học 
Hỗ trợ tài năng 
Hỗ trợ sinh viên (đào tạo kỹ thuật) 
Môi trường vật chất 
Sự thỏa mãn cao hơn 
Hiểu biết rộng hơn 
Tỉ lệ tiêu hao thấp 
PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN  SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ ( FISH BONE) 
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP  ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP ) 
ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP) 
 Gợi nhớ ( Hồi tưởng): Bất cứ khi nào thông tin được xuất hiện từ trong bộ não, thì mind maps cho phép các ý tưởng được ghi lại rất nhanh . Sáng tạo: Mind maps sẽ giúp bạn giải phóng cách suy diễn cổ điển theo phương thức ghi chép sự kiện theo dòng, cho phép các ý tưởng mới được hình thành nhanh chóng theo luồng tư duy xuất hiện. Giải quyết vấn đề: Mind maps có thể giúp bạn nhìn nhận tất cả các vấn đề và làm thế nào để liên kết chúng lại với nhau. Nó cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quát là bạn có thể nhìn nhận vấn đề dưới những góc độ nào và sự quan trọng của nó. Lập kế hoạch: Mind maps giúp bạn có được tất cả các thông tin liên quan vào một nơi và tổ chức nó một cách thật đơn 
 Trình bày: Giúp ta tổ chức các ý kiến hợp lý, dễ hiểu để trình bày mả không cần phải nhìn vào biên bản có sẵn. 
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP) 
 Làm thế nào để mind map?!?  - Tư duy hai chiều (phản biện)Sử dụng những từ chính hoặc những hình ảnh cần thiết.- Bắt đầu từ trung tâm và triển khai ra.- Tạo cho trung tâm một hình ảnh rõ ràng và “mạnh” miêu tả được nội dung tổng quất của toàn bộ mind map.- Tạo các trung tâm nhánh và các chi tiết nhánh.- Đặt những từ trọng tâm vào những hàng mà làm tăng kết cấu của các ghi chú.- Những trường hợp sau phải phân biệt rõ hơn những trường hợp trước.- Những gì không có trong trình bày thì không nên đưa vào mind map.- Sử dụng mũi tên, biểu tượng hoặc những hình ảnh để chỉ ra sự liên kết.   
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP) 
 Làm thế nào để mind map?!? - Đừng để bị tắc ở một khu vực. Nếu cạn kiệt suy nghĩ thì chuyển sang nhánh khác- Ghi ngay ý tưởng vào nơi hợp lý ngay khi nghĩ ra nó. Đừng lưỡng lự.- Phá vỡ ranh giới. Khi hết giấy để trình bày thì đừng nên thay một tờ giấy khác to hơn mà sử dụng thêm các tờ khác ghép vào.- In ra giấy hơn là viết tay vì làm cho dễ đọ và dễ nhớ hơn.- Sử dụng màu sắc để làm nổi bật vấn đề.- Hãy sáng tạo.- Bắt tay vào và HAVE FUN.   
S pecific - cụ thể, dễ hiểu 
M easurable - đo lường được 
A chievable - vừa sức, có thể đạt được 
R ealistics - thực tế 
T imebound - có thời hạn. 
Xác định mục tiêu 
Xác định mục tiêu 
SMART 
Phương pháp xác định 5W - 1H 
Why 
What 
Where 
When 
Who 
How 
Lập kế hoạch chất lượng 
Bài tập 4 
TT 
Nội dung công việc 
MT 
Thời gian thực hiện ( theo tháng/tuần/ngày) 
Nguồn lực 
T1 
T2 
T3 
T4 
T5 
T6 
T7 
1 
Căn cứ mô tả, HDCV 
2 
3 
Căn cứ các phân tích trên ( nguyên nhân, giải pháp, mục tiêu) nhóm bạn hãy lập bản KHCL 
TH 
Tại mỗi khâu 
Plan – Do – Check - Act đều lần lượt đi qua các quy trình con với đầy đủ các bước P – D – C – A 
DO - THỰC HIỆN 
DO : Tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra 
Mục đích: 
 - Truyền thông tới toàn bộ những người có liên quan trong kế hoạch 
 - Cung cấp cho họ kiến thức, kỹ năng những nhiệm vụ, công việc phải làm để đạt mục tiêu chung của tổ chức 
Vai trò: 
Thử nghiệm các giải pháp 
Xem xét, đo lường, phân tích kết quả 
Đánh giá các giải pháp 
CHECK 
ACT 
Ø 
Ø 
DO 
PLAN 
DO - THỰC HIỆN 
 Triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo mọi người trong tổ chức: 
Nắm được kế hoạch 
Biết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình 
Thấy được tầm ảnh hưởng của kết quả 
	công việc của từng cá nhân đối với kết quả của chung 
DO - THỰC HIỆN 
ĐỂ LÀM TỐT KHÂU DO PHẢI: 
Plan: Làm gì trước, sau (When) 
 Làm như thế nào, cách thức (How) 
Do: Triển khai thực hiện theo Plan 
Check: Kiểm tra, giám sát các bước DO 
 đã làm đúng? 
Act: Tự khắc phục những sai sót trong 
quá trình DO để hoàn thiện 
DO 
CHECK - KIỂM TRA 
CHECK - KIỂM TRA lại những việc đã làm xem đã đúng chưa, có phù hợp không và có sai sót gì không? 
Vai trò: - Giúp phát hiện những điểm chưa phù hợp để kịp thời 	 điều chỉnh 
DO 
ACT 
Ø 
Ø 
PLAN 
CHECK 
CHECK - KIỂM TRA 
Đo lường để hợp thức hoá và thẩm định những thay đổi 
So sánh kết quả với yêu cầu 
Nếu có thay đổi, tìm hiểu lý do 
Xem xét, đánh giá sự thay đổi đó theo chiều hướng tốt hơn, tồi hơn hay vẫn vậy. 
CHECK - KIỂM TRA 
Plan - Lập kế hoạch kiểm tra : 5W – 1H 
 Do - Thực hiện kiểm tra theo Plan 
 Check - Kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả kiểm tra và đánh giá lại hiệu quả của phương pháp, công cụ kiểm tra đã áp dụng 
 Act - Khắc phục và cải tiến khâu kiểm tra để hoàn thiện 
CẦN THIẾT PHẢI CÓ 1 CHU TRÌNH CON ĐỂ CHUẨN BỊ VỀ PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ 
CHECK - KIỂM TRA 
Plan 
Lập kế hoạch kiểm tra 
5W – 1H 
Do 
Thực hiện kiểm tra theo kế hoạch 
Check 
Mức độ chính xác và hiệu quả 
Act 
Khắc phục và cải tiến 
CHECK - KIỂM TRA 
Kiểm tra chéo 
Đánh giá thực tế 
Kiểm tra trong suốt quá trình 
Kiểm tra theo kết quả, hồ sơ 
CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA 
ACT – HÀNH ĐỘNG 
Khắc phục và phòng ngừa những sai sót, 
những điểm không phù hợp cần: 
Có một Plan cụ thể cho việc khắc phục 
Khắc phục theo đúng Plan 
Kiểm tra lại kết quả khắc phục 
Tiếp tục khắc phục để cải tiến 
Nếu kết quả không tốt thực hiện lại PLAN 
Nếu đạt kết quả tốt cần huấn luyện mọi người các phương pháp mới, qui trình chuẩn 
ACT – HÀNH ĐỘNG 
ACT – HÀNH ĐỘNG 
Trước khi đưa ra một hành động, m ột mục tiêu mới cần : 
Cân nhắc, xem xét v à phân tích các số liệu. 
Đảm bảo các số liệu, kết quả thu được là số liệu thực, chính xác 
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH 
Khái quát về lập kế hoạch. 
Lợi ích của việc lập kế hoạch. 
Các loại lập kế hoạch. 
Phương pháp lập kế hoạch: 
- Xác định mục tiêu, 
- Phân tích tình hình, 
- Chuẩn bị nguồn lực, 
- Lên kế hoạch, 
- Kiểm soát thực hiện. 
LẬP KẾ HOẠCH 
Lập kế hoạch công việc  hay  hoạch định công việc  là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. 
Tài liệu  lập kế hoạch công việc  của các nhà quản lý cấp trung và cấp cao. 
Rất cần thiết trong việc định hướng  công việc  và kinh doanh của công ty. 
KẾ HOẠCH ? 
1. VAI TRÒ, Ý NGHĨA CỦA KẾ HOẠCH 
Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản lý 
Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn. 
Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức. 
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của tổ chức để phối hợp với các quản lý viên khác. 
Sẵn sàng ứng phó và đối phó với những thay đổi của môi trường bên ngoài 
Phát triển hữu hiệu các tiêu chuẩn kiểm tra. 
LÀM THẾ NÀO XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC? 
Khi bắt đầu một công việc mới, làm thế nào để triển khai công việc đó hoàn hảo? 
Nếu bạn không có phương pháp để xác định đầy đủ các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc 
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH NỘI DUNG CÔNG VIỆC 
5WH2C5M 
Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) 
Xác định nội dung công việc 1W (what) 
Xác định 3W : where, when, who 
Xác định cách thức thực hiện 1H (how) 
Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control) 
Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check) 
Xác định nguồn lực thực hiện 5M 
 XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU YÊU CẦU 
1. Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là: 
Tại sao bạn phải làm công việc này? 
Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn? 
Hậy quả nếu bạn không thực hiện chúng? 
2. Why (tại sao?) là 1W trong 5W . Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chíng là why với nội dung như trên. 
3. Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng. 
P – Plan - Lập kế hoạch 
D – Do - Thực hiện 
C – Check - Kiểm tra 
A – Act - Hành động 
QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 
P: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu 
P : Xác định nguyên nhân 
P: Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc rễ của vấn đề 
P : Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch hành động 
D : Thực hiện kế hoạch hành động 
C : Xác định hiệu quả của kế hoạch 
A : Chuẩn hoá các kết quả, tổ chức triển khai thực hiện ở toàn đơn vị, ở các lĩnh vực có liên quan 
2. THÀNH PHẦN CỦA KẾ HOẠCH 
Xác định mục tiêu 
Phương hướng & các giải pháp thực hiện 
Nguồn lực 
Cách tổ chức thực hiện 
3. PHÂN LOẠI KẾ HOẠCH 
LẬP KẾ HOẠCH 
ĐẶC ĐIỂM 
TÍNH CHẤT 
4. CÁC NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH 
Nguyên tắc mục tiêu 
Nguyên tắc hiệu quả 
Nguyên tắc cân đối 
Nguyên tắc Linh hoạt 
Nguyên tắc bảo đảm cam kết 
Nguyên tắc phù hợp 
Nguyên tắc nhân tố hạn chế 
Nguyên tắc khách quan 
II. CÁC KỸ THUẬT, CÔNG CỤ CHỦ YẾU TRONG LẬP KẾ HOẠCH 
1. GIỚI THIỆU KỸ THUẬT, CÔNG CỤ 
Giới thiệu Kỹ thuật, công cụ 
Công cụ phân tích nguyên nhân 
Phương pháp khung Logic 
III. KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 
PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG KẾ HOẠCH 
Xác định mục tiêu, yêu cầu cho công việc 1W (Why) 
4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 
4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 
4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 
4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 
4. VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH 
THỰC HÀNH 
-   Lập kế hoạch thực hiện một dự án hoặc một công việc cụ thể. 
-   Phân tích, trao đổi, thảo luận. 
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 
KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 
·  Giới thiệu chung về tổ chức công việc. 
·  Phương pháp tổ chức công việc: 
- Hình thành quy trình, 
- Định biên nhân sự, 
- Lập mô tả công việc. 
·  Kiểm soát và đánh giá công việc. 
· Tổ chức công việc cá nhân: 
- Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, 
- Sắp xếp hồ sơ, 
- Sắp xếp nơi làm việc, 
- Quản lý thông tin. 
THỰC HÀNH 
   Rèn luyện sự phối hợp giữa các thành viên. 
   Tổ chức công việc cá nhân. 
Thank You ! 
TIẾN SỸ BÙI QUANG XUÂN