Bài giảng Kỹ năng lãnh đạo - Bài 3: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức - Nguyễn Thị Minh Thu

BÀI 3
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC
NGUYỄN THỊ MINH THU
KNLD - 2017 1
Quá trình quản lý?
LẬP KẾ HOẠCH
• Thiết lập
các mục
tiêu và
phương
thức hành
động thích
hợp để
đạt mục
tiêu
TỔ CHỨC
• Đảm bảo
nguồn lực
để thực
hiện kế
hoạch
LÃNH ĐẠO
• Đánh thức
lòng nhiệt
tính, tạo
động lực
để làm
việc một
cách tốt
nhất >> 
đạt mục
tiêu kế
hoạch
KIỂM SOÁT
• Giám sát, 
đánh giá. 
Điều chỉnh
hoạt động
>> đảm
bảo thực
hiện theo
kế hoạch
KNLD - 2017 2
NỘI DUNG
3.1 Kỹ năng lập kế hoạch
3.2 Kỹ năng tổ chức công việc
KNLD - 2017 3
3.1 Lập kế hoạch
3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch?
3.1.2 Vai trò của việc lập KH
3.1.3 Phân loại KH
3.1.4 Tiếp cận trong lập KH
3.1.5 Quy trình lập KH
3.1.6 Căn cứ cơ bản để xây
dựng KH
3.1.7 Nguyên tắc SMART trong
lập KH
3.1.8 Một số công cụ lập KH
3.1.9 Phương pháp 5W1H2C5M 
trong lập KH
3.1.10 Một số lưu ý trong lập KH
KNLD - 2017 4
Xử lý tình huống?
• Đã khi nào bạn hay đơn vị
của bạn có rất nhiều việc
cần làm mà không biết nên 
bắt đầu từ đâu?
• Rèn luyện óc tổ chức: Đặt ra 
3 câu hỏi Quá khứ - Hiện Tại –
Tương lai gần
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên 
công việc
• Xác định việc quan trọng
nhất
• Hãy từ chối nếu quá nhiều
việc
• Điều chỉnh kế hoạch (nếu
cần)
KNLD - 2017 5
3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (1)
• KẾ HOẠCH?
• Là tổng thể các mục tiêu, các giải pháp và nguồn lực
mà tổ chức có thể sử dụng để đạt được mục tiêu
của tổ chức
• Tập hợp các hoạt động theo trình tự thời gian với
quy mô, địa bàn triển khai cụ thể → Đạt mục tiêu
trong điều kiện nguồn lực và thời gian xác định
>>> Cần phải làm gì? Làm như thế nào? Làm khi
nào? Ai làm?.
KNLD - 2017 6
3.1.1 Kế hoạch, lập kế hoạch? (2)
• LẬP KẾ HOẠCH?
• Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để
xác định một tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong 
muốn cho tổ chức của họ
• Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập
mục tiêu, quyết định chiến lược, chính sách, kế
hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định
• Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và lựa
chọn phương án để đạt được mục tiêu đề ra 
KNLD - 2017 7
3.1.2 Vai trò của việc lập kế hoạch
• Thể hiện phương hướng hoạt động trong tương lai
• Phối hợp tốt giữa các bộ phận, cá nhân trong cùng
đơn vị/ tổ chức: Biết mục tiêu, cách thức để đạt được
mục tiêu >> Dễ thực hiện công việc
• Giảm bất ổn: Lập kế hoạch phải lường trước rủi ro có thể
• Giảm chồng chéo và lãng phí nguồn lực: Khi lập kế
hoạch đã lựa chọn các giải pháp được cho là tốt nhất
• Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra: Kế hoạch – Thực hiện
KNLD - 2017 8
3.1.3 Phân loại kế hoạch (1)
1) CHIA THEO CẤP ĐỘ KẾ HOẠCH:
• KH chiến lược
• KH tác nghiệp
Tiêu chí KH 
chiến lược
KH 
tác nghiệp
Thời gian Dài, ≥ 3 năm Ngắn, ≤ 1 năm
Phạm vi Rộng, chung
cho tổ chức
Hẹp, riêng cho
từng bộ phận
Mục tiêu Tổng thể Cụ thể, chi tiết
KNLD - 2017 9
3.1.3 Phân loại kế hoạch (2)
2) CHIA THEO THỜI GIAN:
• KHdài hạn: ≥ 5 năm
• KH trung hạn: 1 – 5 năm
• KH ngắn hạn: < 1 năm
3) CHIA THEO MỨC ĐỘ CỤ THỂ:
• KH định hướng: Mang
tính chỉ đạo chung, chưa
xác định rõ mục tiêu
• KH cụ thể: Xác định rõ
mục tiêu
KNLD - 2017 10
3.1.4 Tiếp cận trong lập kế hoạch
• Từ trên xuống (Top Down)
• Từ dưới lên (Bottom Up)
• Có sự tham gia (Participatory)
KNLD - 2017 11
3.1.5 Quy trình lập kế hoạch
1. Phân tích bối cảnh
2. Xác định mục tiêu
3. Xây dựng các phương
án/giải pháp thực hiện
4. Đánh giá, điều chỉnh và lựa
chọn phương án/giải pháp tối ưu
5. Ra bản kế
hoạch
KNLD - 2017 12
3.1.6 Căn cứ cơ bản để xây dựng kế hoạch
• Chức năng, nhiệm vụ
• Tình hình hiện tại
• Nhu cầu/ Mong muốn
• Khả năng về nguồn lực có thể của kỳ kế hoạch
• Dự đoán thời cơ/cơ hội, nguy cơ/rủi ro của kỳ kế hoạch
• Các ưu tiên khác
KNLD - 2017 13
3.1.7 Nguyên tắc SMART trong lập kế hoạch
• Trong kế hoạch, MỤC TIÊU rất quan trọng. 
• SMART giúp thể hiện tốt mục tiêu của kế hoạch
• Specific: Cụ thể, rõ ràng để định hướng cho hoạt động
• Measurable: Đo đếm được
• Achievable: Đạt được, vừa sức
• Realistics: Thực tế
• Timebound/ Time: Có thời hạn, thời gian
KNLD - 2017 14
3.1.8 Một số công cụ lập kế hoạch
• Thu thập thông tin
• Đánh giá thực hiện kế hoạch ở kỳ trước
• Phân tích vấn đề: Cây vấn đề - mục tiêu – giải pháp và
SWOT → Khó khăn, mục tiêu và giải pháp cho kế
hoạch
• Xếp hạng, cho điểm → Nhu cầu, ưu tiên và phương
án giải quyết
KNLD - 2017 15
3.1.9 Phương pháp 5W 1H 2C 5M trong lập kế
hoạch
1. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (why)
2. Xác định nội dung công việc (what)
3. Xác định (where, when, who)
4. Xác định cách thức thực hiện (how)
5. Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra (control, check)
6. Xác định nguồn lực thực hiện (man, money, material, machine và
method)
KNLD - 2017 16
1. Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
• Trước khi bắt tay vào bất cứ
việc gì, bạn thường tự đặt ra 
những câu hỏi gì?
• Tại sao phải làm công việc
đó_Why?
• Ý nghĩa của công việc đó?
• Nếu không thực hiện công 
việc đó thì hậu quả là gì?
>>> Giúp xác định mục
tiêu và yêu cầu của công 
việc
KNLD - 2017 17
2. Xác định nội dung công việc
• Nội dung của công việc đó là gì_What?
• Quy trình/các bước để thực hiện công việc đó?
• Sự kế thừa giữa các bước đó theo một trật tự
logic như thế nào?
KNLD - 2017 18
3. Xác định địa điểm, thời gian và ai đảm
nhiệm
• Địa điểm_Where
• Được thực hiện tại đâu?
• Thời gian_When
• Thực hiện khi nào?
• Thời điểm bắt đầu?
• Thời điểm kết thúc?
• Xác định tính chất quan trọng và khẩn cấp để ưu tiên?
• Ai_Who
• Người nào làm chính?
• Người nào phối hợp?
• Người nào kiểm tra/ giám sát?KNLD - 2017 19
4. Xác định cách thức thực hiện
•Làm như thế nào_How? 
• Cách thức thực hiện từng tiểu mục trong công 
việc như thế nào?
• Tiêu chuẩn là gì?
• Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như 
thế nào?
KNLD - 2017 20
5. Xác định phương pháp kiểm soát
• Kiểm soát_Control
• Đặc tính của công việc là
gì?
• Đo lường đặc tính ntn?
• Dùng dụng cụ, máy móc gì
để đo lường đặc tính?
• Các điểm kiểm soát và
điểm kiểm soát trọng yếu?
• Kiểm tra_Check
• Bước nào cần phải kiểm
tra?
• Tần suất kiểm tra như thế
nào? 
• Ai tiến hành kiểm tra?
• Những điểm kiểm tra nào
là trọng yếu?
• Chọn mẫu kiểm tra?
KNLD - 2017 21
6. Xác định nguồn lực thực hiện_5M
•Nguồn lực bao gồm:
• Nhân lực_Man
• Tiền bạc_Money
• Nguyên liệu_Material
• Máy móc/ công nghệ_Machine
• Phương pháp tiến hành_Method
KNLD - 2017 22
3.1.10 Một số lưu ý trong lập kế hoạch
1. KH nên bắt đầu từ cấp cao nhất: Các mục tiêu phải được đặt ra từ cấp
quản lý cao nhất
2. Việc lập kế hoạch phải có tổ chức: Phân chia các cấp, các bộ phận, các cá
nhân với các kế hoạch cụ thể
3. Việc lập kế hoạch phải rõ ràng và xác định: KH vẫn có thể thay đổi >> KH 
càng rõ càng dễ điều chỉnh
4. Nội dung kế hoạch phải được thông báo rõ ràng: Một KH sẽ được thực
hiện tốt nhất nếu người điều hành hiểu thấu đáo nội dung của KH 
5. Lập KH phải là công việc thường xuyên của các nhà quản lý
6. Cần kết hợp giữa các loại KH: Ngắn hạn – Dài hạn
7. Khó dự báo các yếu tố bất định trong tương lai: Lập KH dự phòng >> 
Sẵn sàng ứng phó
KNLD - 2017 23
3.2 Tổ chức
3.2.1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức
3.2.2 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
3.2.3 Một số lưu ý khi dùng người
KNLD - 2017 24
3.2.1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức
• TỔ CHỨC (noun): Một hệ thống
gồm nhiều người cùng làm việc vì
mục đích chung
• TỔ CHỨC (verb): 
• Quá trình triển khai các kế hoạch
• Quá trình sắp xếp các nguồn lực, 
đặc biệt là nhân lực nhằm thực
hiện thành công kế hoạch
ĐẠT MỤC TIÊU
Phối hợp
các hoạt
động
Sắp xếp
các
nguồn
lực
Phân 
chia công 
việc
KNLD - 2017 25
3.2.1 Tổ chức và cơ cấu tổ chức
• CƠ CẤU TỔ CHỨC?
• Thể hiện cấu tạo bên
trong của tổ chức
• Mối quan hệ giữa các
bộ phận, giữa những
con người trong tổ
chức đó
KNLD - 2017 26
3.2.2 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
1. Hướng tới chuyên môn hóa >> Tăng năng suất
2. Hình thành các bộ phận chuyên nghiệp
3. Phân cấp quản lý và tầm quản lý
4. Giao quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
5. Quản lý tập trung và phi tập trung
• Tập trung: Tập trung quyền ở cấp quản lý cao nhất
• Phi tập trung: Trao quyền cho cấp dưới
6. Phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức
KNLD - 2017 27
3.2.3 Nghệ thuật dùng người (1)
NGƯỜI 
DÙNG 
ĐƯỢC
Tài
năng
Đạo
đức
Trung 
thành
• Tập trung vào sự thông 
minh, sáng tạo và linh 
hoạt
• Trao cơ hội cho những
người có vẻ ít tiềm năng
• Khuyến khích sáng tạo
và độc đáo
• Chấp nhận sự ra đi của
người tài
KNLD - 2017 28
3.2.3 Một số lưu ý khi dùng người (2)
• Tài năng không liên quan đến tướng mạo
• Đạo đức có phần nào liên quan đến tướng mạo
• Ngôn ngữ, cử chỉ, cách biểu cảm hàng ngày >> 
Tính cách
• Từ cái nhỏ để nhìn ra cái lớn >> Biết bản chất
thực
KNLD - 2017 29
Đặc điểm của người đảm nhiệm các công 
việc/vị trí sau?
Công việc/Vị trí Đặc điểm phù hợp
Ra quyết định quan trọng ?
Giám đốc tài chính ?
Giám đốc nhân sự ?
Giám đốc sản xuất ?
Đàm phán/ thương thuyết ?
Đoàn thể (Công đoàn, 
đoàn thanh niên)
?
KNLD - 2017 30
3.2.3 Một số lưu ý khi dùng người (2)
• Vì cái lợi trước mắt, không nghĩ tới tương lai >> 
Dễ mất cái lớn
• Dễ thay đổi >> Không giữ chữ tín
• Chuyện gì cũng cho là đơn giản >> Dễ trễ tiến độ
• Thăng tiến quá nhanh >> Nhanh đến nhanh đi
KNLD - 2017 31
3.2.3 Một số lưu ý khi dùng người (3)
• Người có đức không quá coi trọng tiền bạc >> 
Quản lý tài chính.
• Người dũng cảm không sợ khó khăn, gian khổ >> 
Công việc cấp bách.
• Người thích phỉnh nịnh >> Không đảm nhận đàm
phán hay nhận xét, đánh giá
KNLD - 2017 32
3.2.3 Một số lưu ý khi dùng người (4)
• Người bất trung, dễ dao động >> Không nên biết
về cơ hội kinh doanh.
• Người nặng về tình cảm, dễ thay đổi ý kiến >> 
Không nên phụ trách việc ra quyết định
• Người bề ngoài lúc nào cũng tỏ ra ngoan ngoãn, 
phục tùng >> Đáng sợ nhất.
• 
KNLD - 2017 33
Hết bài
KNLD - 2017 34