Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Nguyễn Tường Dũng

ận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến 
 người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm.
  Có khả năng không muốn thực hiện: 
 o Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của 
 người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho 
 họ.
Khi uỷ thác cần
  Thiếu khả năng muốn thực hiện: 
 o Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được 
 ủy nhiệm.
  Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: 
 o Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to.
Khuyến khích phát biểu
  Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay 
 cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó
Chia sẻ trách nhiệm
  Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, 
 sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở 
 ngại tạm thời. 
  Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các 
 thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi 
 đường lối làm việc.
Cần linh hoạt
  Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của 
 mình chí ít cũng như người khác.
  Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ 
 động trong nhóm.
  Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của 
 toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành.
  Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng từ đầu đến 
 cuối.
  Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương 
 cách hiệu quả nhất của mình 
Nhóm thành công
  " Một nhóm thành công là khi người lãnh đạo truyền 
 được cảm hứng cho từng thành viên, cho họ được say 
 mê làm việc, khám phá, tham gia những cuộc phiêu lưu 
 mạo hiểm và sẽ được thưởng công xứng đáng". 
Nhóm thành công
 MỤC TIÊU/ TẦM NHÌN 
 THUYẾT PHỤC, LINH ĐỘNG
 VAI TRÒ, TRÁCH NHIỆM 
 RÕ RÀNG
 NHÓM LÀM VIỆC KHÔNG NGỪNG HỌC HỎI VÀ 
 THÀNH CÔNG LÀM VIỆC TỐT HƠN
 SAY MÊ, NHIỆT TÌNH ĐỂ ĐẠT 
 NĂNG SUẤT CAO NHẨT
 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO
Nguyên tắc nhóm thành công
  Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác 
 trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc 
 lại những gì đã thảo luận cho bạn. 
  Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, 
 tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây 
 loãng chủ đề, thiếu tập trung.
  Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải 
 một cá nhân riêng lẻ. 
 o Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi 
 cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. 
 o Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi 
 người. 
Nguyên tắc
  Đừng ngắt lời người khác. 
 o Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp 
 trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. 
 o Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc. 
  Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. 
 o Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có 
 là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. 
 o Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không 
 phải bằng cảm xúc. 
Nguyên tắc
  Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người 
 khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. 
 o Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận 
 về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả. 
  Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận 
 được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá 
 nhân có ý kiến bị bác bỏ. 
 o Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời 
 gian. 
  Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng 
 tới mục tiêu chung
Các quy luật làm việc nhóm
  Quy luật về tầm quan trọng: Một cá nhân riêng lẻ không 
 thể tạo ra thành công lớn được. 
  Quy luật toàn cảnh: Mục tiêu quan trọng hơn là vai trò. 
  Quy luật thích hợp: Tất cả mọi người đều có điểm mạnh 
 riêng của mình. 
  Quy luật thách thức lớn: Thử thách càng lớn thì yêu cầu 
 làm việc theo nhóm càng cao. 
  Quy luật chuỗi: Sức mạnh của cả đội sẽ bị ảnh hưởng 
 nếu như có một liên kết yếu nào đó. 
  Quy luật xúc tác: Những nhóm làm việc thành công có 
 những cá nhân có thể thay đổi mọi thứ. 
Các quy luật
  Quy luật tầm nhìn: Tầm nhìn giúp cho mọi thành viên có 
 phương hướng hoạt động và sự tự tin. 
  Quy luật “con sâu làm rầu nồi canh”: Những thái độ 
 không tốt có thể làm hỏng cả đội. 
  Quy luật về lòng tin: Những người cùng làm việc trong 
 nhóm phải tin tưởng lẫn nhau khi làm việc. 
  Quy luật chi phí: Nhóm làm việc sẽ thất bại trong việc 
 vươn tới tiềm lực của mình khi thất bại trong việc trả giá. 
  Quy luật ghi điểm: Nhóm có thể tạo ra những điều chỉnh 
 khi biết rõ vị trí của mình. 
  Quy luật vị trí: Những nhóm giỏi có tầm hiểu biết rộng. 
Các quy luật
  Quy luật nhận dạng: Những giá trị chung xác định rõ bản 
 chất của nhóm. 
  Quy luật giao tiếp: Sự tác động lẫn nhau kích thích hoạt 
 động tốt hơn. 
  Quy luật về sự lợi thế: Sự khác nhau giữa hai nhóm làm 
 việc hiệu quả tương tự nhau là khả năng lãnh đạo. 
Thông tin trong nhóm
  Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ 
 hay có hẹn trước. 
 o Ví dụ như những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp.
  Những phương tiện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo 
 cáo, yết thị, fax, điện thoại.
  Các phương tiện điện tử như điện tử, mạng nội bộ
  Phim ảnh hội nghị.
Lựa chọn thông tin
  Thư điện tử là một phương tiện truyền thông giữa các 
 thành viên trong nhóm, có điều độ tin cậy không chắc 
 chắn.
  Các phần mềm có thể đáp ứng việc thông tin giữa các 
 chuyên viên và nhóm.
  Việc thông tin bằng phim ảnh hội nghị cũng hữu dụng, 
 giúp các thành viên đánh giá các điệu bộ và trạng thái 
 của người khác.
  Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hội họp hay 
 hội ý giữa các thành viên nằm ở các vị trí khác nhau.
Thông tin nội bộ
  Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ lưu tâm 
 sự vững mạnh tự tại – sự toàn tâm toàn ý của nhóm –
 khiến nhóm có thể bị yếu đi: họ trở thành cục bộ, chỉ biết 
 mình.
  Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào những bộ phận 
 khác ngay trong nội bộ cơ quan, chẳng hạn khi cần dữ 
 liệu, họ phải nhờ đến bộ phận máy tính.
Duy trì sự giao tiếp
  Cần giữ liên lạc với những nhân vật chủ chốt ở các 
 phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, biết chắc ai là 
 những người cần được thông tin đặc biệt. 
  Dùng mọi phương tiện hiện đại để cập nhật hóa và soạn 
 lại danh sách này thường xuyên để khi cần bạn có thể 
 liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốt quá trình hoạt động.
Tránh sự trùng lập
  Sự trùng lắp các vai trò là vấn đề tệ hại ở những cơ quan 
 lớn. 
  Để tránh sự lãng phí này, hãy cho lưu hành bảng liệt kê 
 ngắn về chức năng của đội nhóm cho những người có 
 liên quan, nhờ đó có thể phát hiện sự trùng lắp ngay.
Thông tin thác đổ
  Việc tải thông tin như thác khiến nhiều khi thông tin bị 
 nhiễu, bóp méo  từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và 
 hiệu quả của nhóm.
  Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp, 
 và rồi, nếu cần thiết, thẩm tra ngược lên.
Sự cẩn thận
  Đúng ra một nhóm chẳng có điều gì bí mật giữa các 
 thành viên của nhóm, mà nếu có chẳng qua cũng chỉ để 
 gây sự ngạc nhiên thú vị về đề án. 
  Trước khi quyết định điều gì cần giữ kín, hãy hỏi, “có ai 
 khác cần biết vấn đề này?”, mà “nếu để hở ra liệu có tai 
 hại gì không ?”. 
  Nếu đây là vấn đề mà mọi người có thể biết thì cứ việc 
 thông tin thoải mái. Thế nhưng, nếu có điều gì cần giữ 
 kín, lúc đó phải được giữ tuyệt đối. 
Quá trình làm việc nhóm- lần họp đầu
  Khi nhóm nhận công việc (một đề tài chẳng hạn), trưởng 
 nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo 
 luận chung, tìm ý tưởng hay, phát biểu và đóng góp ý 
 kiến.
  Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp 
 khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ.
  Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính 
 sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho lần họp sau. 
 o Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên
Những lần gặp sau
  Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến 
 và giải đáp thắc mắc cho từng người.
  Biên tập lại bài soạn của từng người cũng như chuẩn bị 
 tài liệu bổ sung
Lần họp cuối
  Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của 
 mỗi thành viên
  Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi 
 thường gặp.
  Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, 
 ghi chú và một số người dự bị. 
Mục tiêu buổi họp
  Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao 
 đổi thông tin. 
  Cần xác định mục tiêu buổi họp. 
  Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng 
 cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm.
Tần số hội họp
  Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp 
 các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời 
 hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên 
 lạc được đều đặn. 
  Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin 
 khác vẫn được duy trì.
Tốc độ diễn biến
  Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị 
 trình trước. 
  Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay. 
  Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chừng 75 
 phút, thời hạn mà mọi người có thể tập trung vào vấn đề. 
  Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng. 
Giải quyết vấn đề trong nhóm- t/t đồng đội
  Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ.
  Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức 
 mạnh toàn nhóm.
  Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các 
 vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng).
  Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin 
 của nhóm.
Nhận dạng vấn đề
  Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. 
 o Bạn muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ
 đang có những bất hòa với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm. 
  Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc 
 dấu hiệu không thoả lòng chung 
Trò chuyện với từng người
  Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên 
 với tinh thần xây dựng.
  Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn 
 nắm rõ nguyên nhân.
  Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua.
  Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – nếu không 
 nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội
Đối với người gây sự
  Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể 
 cần có hành động xa hơn. 
  Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những 
 điều lưu ý:
 o Hãy nói thật những gì bạn thấy được.
 o Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm.
 o Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi.
 o Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề.
Giải quyết vấn đề
  Cần giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của 
 bạn.
  Không nên cố chấp với người quá quắt.
  Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm.
  Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm.
  Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài.
  Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở 
 nên tệ hại hơn 
Giải quyết mâu thuẫn
  Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành 
 vấn đề cho toàn nhóm. 
  Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với 
 bạn để có hướng xoa dịu tình hình. 
  Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi 
 với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục. 
  Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính 
 chất khiển trách hoặc phê phán
Giải thích vấn đề
  Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ 
 hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện. 
  Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học 
 hỏi. 
  Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại 
 diễn biến quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra 
 sao. 
Đào tạo và phát triển nhóm
  Tính toán chi phí
  Đào tạo nhân viên
  Đào tạo lãnh đạo
  Gặp gỡ
  Phát triển nhóm
  Phát triển con người
  Xây dụng sự nghiệp
Nhóm làm việc không hiệu quả
  Quá nể nang các mối quan 
 hệ
  Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì 
 đồng ý
  Đùn đẩy trách nhiệm cho 
 người khác
  Không chú ý đến công việc 
 của nhóm.
 o Của người phúc ta
 o Thọc gậy bánh xe
 o Ném đá giấu tay
Các nguyên nhân
  Do chưa có một phương pháp làm việc nhóm hiệu quả 
  Do không có một người lãnh đạo nhóm tốt 
  Do sự phân chia công việc không đồng đều hay phân 
 việc không đúng theo năng lực của các thành viên trong 
 nhóm. Trưởng nhóm dành hết việc do không tin tưởng 
 người khác
  Do các cuộc xung đột giữa các tính cách của các thành 
 viên trong nhóm 
  Do sự vô trách nhiệm hay lười nhác của các thành viên 
 trong nhóm 
  Do sự chênh lệch về mặt kiến thức giữa các thành viên 
 trong nhóm 
Các nguyên nhân
  Chưa có mục tiêu chung
  Chưa có định hướng chiến lược rõ ràng và chưa sắp xếp 
 kế hoạch hợp lý
  Chưa phát huy tối đa các năng lực và sở trường của 
 từng cá nhân
  Chưa biết động não tập thể (chưa phát huy sức mạnh 
 tập thể)
  Chưa trao đổi thông tin tốt (chưa đồng bộ thông tin)
  Chưa có quy trình và biểu mẫu chuẩn
  Chưa ổn định về nhân sự
Các nguyên nhân
  Chưa dám mạo hiểm khi cần thiết
  Chưa dám từ chối những gì không cần thiết hoặc không 
 thể thực hiện được
  Chưa đủ kiên nhẫn
Xây dựng tinh thần làm việc nhóm
  Đây là một nét văn hóa mới nơi công sở, mang giá trị 
 gắn kết các cá nhân rất cao.
 o Người ta nhận ra, hiểu rõ, và tin rằng: "Không một ai trong 
 chúng ta có thể giỏi bằng tất cả chúng ta hợp lại".
  Khó có thể tìm được một môi trường nào bỏ qua cách 
 thức làm việc theo đội nhóm. 
 o Từ trường học, gia đình và những họat động giải trí, khát khao 
 chiến thắng, được là người xuất sắc và vươn đến đỉnh cao 
 nhất luôn được đặt lên hàng đầu. 
Học nhóm
  Học nhóm, nghĩa là:
 o chúng ta không phải ngồi trên lớp với các thầy cô bộ môn thay 
 phiên nhau dạy
 o cũng không phải ngồi ở nhà một thầy cô bộ môn nào đó để học 
 mà chỉ có ta với bạn bè. 
  Học nhóm nghĩa là
 o bạn vừa đóng vai giáo viên
 o và cũng kiêm luôn học sinh
Học nhóm
  Những môn nào có thể học nhóm? 
 o Và học như thế nào? 
  Nguyên nhân dẫn đến.. học nhóm tan rã? 
 o Làm thế nào để khắc phục? 
  Bạn đã có một nhóm học cho riêng mình chưa?
Lời kết về làm việc nhóm
 1. Khi là thành viên của 1 nhóm, người ta chia sẻ những mục tiêu 
 chung, người ta đi đến nơi mong muốn nhanh hơn và dễ dàng 
 hơn vì họ đang đi dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau
 2. Nếu bạn thông minh thì nên hướng mình theo mục tiêu chung 
 của nhóm.
 3. Nếu cảm thấy mệt mỏi, trưởng nhóm nên chia sẻ công việc 
 của mình cho các thành viên khác.
 4. Nên dùng lời nói để động viên, để chăm sóc nhau hơn là để chỉ
 trích.
 “Nếu bạn có cơ hội thấy một đàn ngỗng bay, bạn 
 hãy nhớ...
 Bạn đang hưởng một đặc ân khi là thành viên 
 của một nhóm” 
 “Câu chuyện về những đàn ngỗng di cư”
Thảo luận
1. Các bạn đã làm việc nhóm như thế nào? 
2. Bạn thấy phần nào khó nhất? 
3. Các thành viên trong nhóm có đóng góp như nhau không? 
4. Bạn có cảm thấy mình đã đóng góp cho nhóm không? 
5. Bạn có cảm thấy mình là một phần của nhóm không? 
6. Có thành viên nào giữ yên lặng trong suốt quá trình làm không? 
7. Yếu tố nào ảnh hưởng đến nhóm bạn đã xây? 
8. Thông tin liên lạc có ảnh hưởng thế nào đến công việc của nhóm?
9. Đặc tính nào của nhóm được thể hiện rõ trong bài này?