Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm - Nguyễn Thị Ngọc Hương

gắn về chức năng của đôi nhóm cho nnhững người có liên quan , nhờ đ1o có thể phát hiện sự trùng lắp ngay . 
6. Thông tin như thác đổ 
Việc tải thông tin như thác khiến nhiều khi bị nhiễu , bóp méo ,  từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và hiệu quả của nhóm . 
Để tránh điều này , cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp , và rồi , nếu cần thiết , thẩm tra ngược lên . 
7. Sự cẩn thận 
  Đúng ra một nhóm chẳng có điều gì bí mật giữa các thành viên của nhóm , mà nếu có chẳng qua cũng chỉ để gây sự ngạc nhiên thú vị về đề án . 
Trước khi quyết định điều gì cần giữ kín , hãy hỏi , “ có ai khác cần biết vấn đề này ?”, mà “ nếu để hở ra liệu có tai hại gì không ?”. 
Nếu đây là vấn đề mà mọi người có thể biết thì cứ việc thông tin thoải mái . Thế nhưng , nếu có điều gì cần giữ kín , lúc đó phải được giữ tuyệt đối . 
III/QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM 
1. Tại lần họp đầu tiên 
Khi nhóm nhận đề tài , trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung , tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến . 
Nhóm sẽ phân công , thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ . 
Đề ra kế hoạch cụ thể , nhật ký công tác , thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau . Thông báo phần thưởng , phạt với các thành viên . 
2. Những lần gặp sau 
Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người . 
Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung. 
3. Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc 
Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên 
Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp . 
Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài , trả lời câu hỏi , ghi chú và một số người dự bị . 
4. Mục tiêu buổi họp 
Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin. 
Cần xác định mục tiêu buổi họp . 
Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu , nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm . 
5. Tần số hội họp 
Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc , đồng thời , giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn . 
Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì . 
6. Tốc độ diễn biến cuộc họp 
Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước . 
Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay . 
Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chùng 75 phút , thời hạn mà mọi ngừơi có thể tập trung vào vấn đề . 
Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn , rõ ràng . 
IV/ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ TRONG NHÓM 
1. Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội 
  Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ . 
  Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm . 
  Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ ( nếu đáng ). 
  Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm . 
2. Nhận ra các vấn đề 
Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm . 
Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc dấu hiệu không thoả lòng chung 
3. Chuyện trò với từng người 
Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng . 
Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân . 
Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua. 
Cần ngăn chặn kiểu “ đổ lỗi ” cho người khác – nếu không nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội . 
3. Chuyện trò với từng người 
Lãnh đạo nhóm bằng tính tiên phong 
Liên tục nâng cao tầm nhìn của toàn nhóm . 
Nhận ra và tán dương nhóm hay cá nhân có thành tích xuất sắc . 
Dùng mọi tài khéo léo để lôi cuốn mọi người hợp lực . 
4. Xử sự với người gây ra vấn đề 
Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề , có thể cần có hành động xa hơn . Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ . Những điều lưu ý: 
  Hãy nói thật những gì bạn thấy được . 
  Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm . 
  Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi . 
  Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề . 
4. Xử sự với người gây ra vấn đề 
Cần là giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn . 
  Không nên cố chấp với người quá quắt . 
  Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm . 
  Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm . 
  Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài . 
  Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn 
5. Giải quyết mâu thuẫn 
  Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm . 
Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình . 
Trường hợp do lỗi điều hành của bạn , lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục . 
Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử , tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán . 
6. Sử dụng cách giải thích vấn đề 
  Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện . 
Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi . 
Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diến biến quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao . 
V/ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ NHÓM 
1. Chọn các tiêu chuẩn đánh giá 
Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể đánh giá bằng việc thực hiện . 
Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi phân tích việc thực hiện . 
Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tíên của chúng bảo đảm các lợi ích kinh tế thực . 
2. Đánh giá kết quả 
Việc đánh giá kết quả cần phải có ý nghĩa và chính xác , nghĩa là cần thiết thực , vì nếu cần , bạn có thể hỏi thêm những người bên ngoài để họ đánh giá . 
3. Đo lường sự thực hiện của nhân viên 
Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của đề án , kế hoạch thời gian , và tài chính . 
Tài chính : chi phí thực tế ; lãi so với dự kiến . 
Thời gian : thành quả so với kế hoạch làm việc . 
Chất lượng : độ chính xác ; sự hài lòng của khách hàng . 
Sự tiến triển : đóng góp với tập thể ; khả năng . 
4. Lãnh đạo 
Đánh giá hiệu quả của việc lãnh đạo nhóm trong việc hỗ trợ và hướng dẫn nhóm . 
Việc điều hành : đạt được các kết quả như kế hoạch đã vạch ra . 
Ý kiến đánh giá ở trên : thực hiện đạt tiến độ của nhóm . 
Ý kiến đánh giá bên dưới : Thực hiện đạt chỉ tiêu bên trên . 
Tinh thần : ý kiến của nhóm , khách hàng , những người có liên quan . 
5. Tiểu nhóm 
Đánh giá hiệu quả của mỗi tiểu nhóm theo định mức của chỉ tiêu . 
Các mục tiêu : những kết quảthựctê so với chỉ tiêu . 
Chất lượng : ý kiến đánh giá của nội bộ . 
Khách hàng : ý kiến đánh giá của khách hàng . 
Cải tiến : dự tính các kết quả tương lai . 
6. Các thành viên nhóm 
Đánh giá sự đóng góp của cá nhân vào việc thực hiện kế hoạch toàn nhóm . 
Hiệu suất : so với chỉ tiêu . 
Ý kiến đánh giá : của cấp trên , của đồng nghiệp , và của khách hàng . 
Tự đánh giá : so với đồng nghiệp . 
Giá trị khác : có đóng góp gì thêm không ; ý thức trách nhiệm 
VI/ ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÓM 
1. Tính toán chi phí 
Mặc dù việc đào tạo cần chi phí , nhưng như vậy còn đỡ tốn kém hơn nếu cứ giữ mãi tình trạng trì trệ gây tổn hại cho việc thực hiện kế hoạch . 
Tính toán các chi phí đào tạo , bao gồm mọi khoản như học phí , tiền thuê phòng . Cân nhắc lợi ích đạt được sau khi đào tạo . 
2. Đào tạo nhân viên 
  Sau khi đã tính toán mặt lợi ích của vấn đề , hãy đưa vấn đề ra bàn thảo với cả nhóm , phác thảo kế hoạch đào tạo , sau đó thực hiện theo nhu cầu của từng cá nhân 
3. Đào tạo lãnh đạo 
  Là lãnh đạo nhóm , bạn cần có các phẩm chất cần thiết để điều hành nhóm có hiệu quả . 
Để đạt được điều đó , bạn cần được đào tạo theo yêu cầu để phát triển các kỹ năng hàng đầu , khả năng theo dõi các tiến độ , đảm đương công việc thừa hành , rồi khả năng lãnh đạo như biết lắng nghe , biết phê phán với tinh thần xây dựng , biết lượng thứ trong lúc chỉnh sửa khuyết điểm của người khác , và bám sát chỉ tiêu .  
4. Sử dụng những ngày gặp gỡ 
  Đôi khi nên xem những ngày nhóm đi tham quan , gặp gỡ ở những nơi khác như là những buổi học hỏi thêm . 
Nhờ những phê bình và góp ý của người ngoài để bổ sung kiến thức chuyên môn cho các thành viên của nhóm 
VIII/PHÁT TRIỂN NHÓM 
1. Phát triển nhóm của bạn 
Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ rằng sự thành đạt của nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào việc phát triển của các thành viên ra sao . 
Hãy quan tâm đến việc bồi dưỡng và đào tạo các thành viên của nhóm . Hãy giúp họ thăng tiến tay nghề bằng cách phát triển các tài năng tự nhiên và tăng cường việc đào tạo , đưa ra những thử thách , cùng những mục tiêu thiết thực 
2. Để con người phát triển 
  Nhóm càng lớn và càng dễ hoán chuyển , các thành viên càng có nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp do việc thay đổi các vai trò và được tăng tiến . 
Mặc dù sự tăng tiến thường theo chiều thẳng , nhưng tay nghề trong nhóm lại thường tăng tiến theo chiều ngang , nghĩa là học hỏi lẫn nhau . Hãy để các thành viên đựơc quyền tìm hướng phát triển chứ đừng cản trở họ . 
3. Xây dựng sự nghiệp 
Dù bạn hay các đồng nghiệp được việc đến đâu nhưng vấn đề là mọi thành viên phải biết là họ có trách nhiệm hoàn toàn đối với sự nghiệp của họ . 
Hãy khuyến khích các thành viên coi việc làm việc trong nhóm là một phần của việc thăng tiến , ở đó lúc nào cũng mở ra các cơ hội mới để học hỏi , giúp họ tiến tới trên đường sự nghiệp – dù họ có thuyên chuyển đi đâu chăng nữa . 
Việc xây dựng sự nghiệp luôn hiệu quả hơn nếu nó là đích nhắm của người có óc cầu tiến để họ vững vàng bước tới thành công . 
IX. Nhóm làm việc hiệu quả (năng suất cao) 
Không quá nhiều người (5-7 người) 
Có chung sở thích, đam mê, giá trị và nền tảng 
Hợp lại với nhau để hoàn thành những nhiệm vụ hay những mục tiêu ngắn và cụ thể 
Mỗi thành viên trong nhóm đảm trách những vai trò và hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu đề ra. 
Tự cam kết làm việc hiệu quả (self-generated commitment): 
Mỗi thành viên là 1 chủ thể trong nhóm 
Chủ động hoàn thành nhiệm vụ cụ thể của mình trong nhóm 
Chủ động đưa ý kiến và ra quyết định 
IX. Nhóm làm việc hiệu quả (năng suất cao) 
IX. Nhóm làm việc hiệu quả (năng suất cao) 
Thỏa thuận thông qua nhất trí (Agreement through consensus): 
Biểu quyết 
Hạn chế ý kiến và cảm giác cá nhân 
Xung đột phải được giải quyết dựa trên sự nhất trí của toàn bộ thành viên 
Quá trình đi đến quyết định và chiến lược hành động không được thể hiện sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả năng của 1 cá nhân 
IX. Nhóm làm việc hiệu quả (năng suất cao) 
Xung đột và sáng tạo lành mạnh (Healthy degree of conflict & creativity): 
Xung đột lành mạnh nếu nó tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao 
Sự không nhất quán dẫn đến việc đưa ra những ý kiến sáng tạo 
Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực 
IX. Nhóm làm việc hiệu quả (năng suất cao) 
Giao tiếp trong nhóm (Communication): 
Giao tiếp ở mức độ cao liên kết 3 đặc điểm trên 
Kích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử thích hợp của mỗi thành viên 
Mỗi thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau 
Chấp nhận cả nhận xét tích cực lẫn tiêu cực 
Sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẽ thông tin 
IX. Nhóm làm việc hiệu quả (năng suất cao) 
Chia sẻ quyền lực (Empowerment): 
Tạo cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết định 
Chia sẻ quyền lực: kích thích phát triển năng lực cá nhân, kỹ năng và sở thích 
Chia sẻ tầm nhìn: nhìn thấy mục tiêu lớn và tìm ra những thách thức 
Chia sẻ trách nhiệm 
Chia sẻ mức độ đáp ứng: vạch ra những cơ hội phát triển mới 
Hỗ trợ cho nhóm làm việc hiệu quả 
Hỗ trợ từ phía tổ chức 
Hỗ trợ từ cấp quản lí: 
Hỗ trợ từ chính nhân viên: 
Các nguyên nhân dẫn đến nhóm làm việc không hiệu quả 
Quá nể nang các mối quan hệ: 
Dĩ hòa vi quý, sợ mất lòng 
 Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý: 
Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác 
Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh 
Không chú ý đến công việc của nhóm 
các tính xấu sau của các thành viên trong nhóm:như thọc gậy bánh xe, Ném đá giấu tay, gắp lửa bỏ tay người, thừa nước đục thả câu 
Một số nguyên nhân khác 
Do chưa có một phương pháp làm việc nhóm hiệu quả như phân chia công việc không đồng đều ,phân việc không đúng theo năng lực của các thành viên trong nhóm. Trưởng nhóm dành hết việc do không tin tưởng người khác. 
Do không có một người lãnh đạo nhóm tốt 
Do các cuộc xung đột giữa các tính cách của các thành viên trong nhóm 
Chưa có định hướng chiến lược rõ ràng và chưa sắp xếp kế hoạch hợp lý 
Chưa phát huy tối đa các năng lực và sở trường của từng cá nhân 
Một số nguyên nhân khác 
Chưa biết động não tập thể (chưa phát huy sức mạnh tập thể) 
Chưa trao đổi thông tin tốt (chưa đồng bộ thông tin) 
Chưa có quy trình và biểu mẫu chuẩn 
Chưa ổn định về nhân sự 
Chưa dám mạo hiểm khi cần thiết 
Chưa dám từ chối những gì không cần thiết hoặc không thể thực hiện được 
Chưa đủ kiên nhẫn 
10 sai lầm người lãnh đạo nhóm cần tránh trong quá trình quản lý 
Không phát triển và duy trì các kỹ năng quản lý và lãnh đạo cơ bản. 
Áp dụng các quy trình tuyển chọn nhân viên thiếu chuyên nghiệp. 
Không cùng nhóm thảo luận về những điều được mong đợi hay thiết lập mục tiêu. 
Không chú ý đến nhu cầu đào tạo và phát triển của các thành viên trong nhóm. 
Không ủng hộ, hỗ trợ và khuyến khích các hoạt động xây dựng nhóm. 
10 sai lầm người lãnh đạo nhóm cần tránh trong quá trình quản lý 
Ngăn cản sự tham gia của các thành viên trong nhóm vào bất kỳ hoạt động nào mà họ có khả năng đóng góp. 
Không cung cấp thông tin và tiếp nhận phản hồi từ nhóm. 
Để mâu thuẩn và cạnh tranh vượt quá tầm kiểm soát, hoặc tìm cách triệt tiêu nó. 
Không chủ động trong việc ghi nhận và khen ngợi nhóm cũng như các thành viên trong nhóm. 
 Thiếu cương quyết khi thay thế các thành viên không đáp ứng được công việc dù đã qua huấn luyện. 
Xây dựng tinh thần làm việc nhóm 
Tinh thần đồng đội 
Xây dựng một tinh thần chung cho nhóm bạn 
Tổ chức buổi dã ngoại, picnic, dạo chơi cùng các thành viên nhóm 
Xây dựng bầu không không khí thúc đẩy nhân viên 
Sự tận tâm và cam kết của nhân viên 
Hướng dẫn nhân viên cách thức giải quyết vấn đề 
IX. Nhóm làm việc hiệu quả 
Thời điểm hình thành nhóm: 
Một mục tiêu cụ thể cần phải có định hướng hình thành nhóm 
Có đủ thời gian thảo luận và những quyết định mang tính cân nhắc 
Một cá nhân độc lập không có đủ kiến thức và kỹ năng để hoàn thành mục tiêu 
Kiến thức và kỹ năng để thực hiện mục tiêu hiện đang có trong nội lực của tổ chức hoặc có thể tuyển dụng được. 
Làm việc theo nhóm có thể đưa ra quyết định đúng và duy trì tinh thần trong tổ chức. 
Kết quả công việc nhóm phải tác động đến tổ chức cả chiều ngang lẫn chiều sâu 
Những quyết định phải có chất lượng hơn và phải có nhiều hoạt động hơn so với làm việc cá nhân 
Làm việc theo nhóm giúp làm giảm nguy cơ thất bại 
Cần có sự đa dạng về trình độ và kinh nghiệm và tầng lớp của những người trong nhóm để đưa ra những quyết định tối ưu