Bài giảng Kế toán hành chính sự nghiệp - Chương 2: Kế toán tiền và vật tư - Đậu Thị Kim Thoa

KẾ TOÁN TIỀN VÀ VẬT TƯ
CHƯƠNG 2
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp39
Nội dung
 Kế toán tiền
- Kế toán tiền mặt
- Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
- Kế toán tiền đang chuyển
 Kế toán vật tư
- Kế toán nguyên liệu, vật liệu 
- Kế toán công cụ dụng cụ
- Kế toán sản phẩm, hàng hóa
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp40
2.1 KẾ TOÁN TIỀN
Vốn bằng tiền 
của đơn vị HCSN
Tiền mặt
tồn quỹ
Tiền gửi kho bạc/ 
ngân hàng
Tiền 
đang chuyển
- Tiền Việt Nam
- Ngoại tệ
- Vàng, bạc, 
kim khí quý, 
đá quý
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp41
2.1.1 Kế toán tiền mặt
Tài khoản sử dụng
 TK 111- Tiền mặt, có 3 TK cấp 2
TK 1111- Tiền Việt Nam
TK 1112- Ngoại tệ
TK 1113- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
 TK 007- Ngoại tệ các loại
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp42
Sơ đồ hạch toán
TK 111TK 461,462,465,441
Nhận các nguồn kinh phí 
hoạt động bằng TM
TK 112
Rút tiền gửi KB/NH 
về nhập quỹ TM
TK 511
Thu phí, lệ phí và các
khoản thu khác bằng TM
TK 531,3331
Thu tiền bán SP, HH, cung cấp
dịch vụ bằng TM
TK 311, 331, 336, 342, 411,521 
Các khoản thu khác
TK 152,153,155
Chi TM mua VL, CCDC, HH
TK 661,662,635,631
Xuất tiền mặt chi cho các hoạt động
TK 331,334,335,332
Trả các khoản phải trả bằng TM
TK 112
Nộp TM vào KB/NH
TK 008
Nhận 
dự toán
Rút 
dự toán
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp43
2.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Đơn vị 
HCSN
Hoạt động 
chức năng
Hoạt động 
SXKD
Kho 
bạc
Ngân 
hàng
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp44
Tài khoản sử dụng

 TK 112- Tiền gửi ngân hàng, kho bạc
Có 3 TK cấp 2:
TK 1121- Tiền Việt Nam
TK 1122- Ngoại tệ
TK 1123- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Phương pháp hạch toán tương tự TK 111- Tiền mặt
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp45
2.1.3 Kế toán tiền đang chuyển
Nguyên tắc hạch toán: 
Chỉ được hạch toán vào TK này khi:
- Đã làm thủ tục chuyển tiền vào NH/KB nhưng đến cuối kỳ
chưa nhận được giấy báo Có của NH/KB
- Đã làm thủ tục chuyển tiền từ TK tại NH/KB để trả cho các 
đối tượng khác nhưng đến cuối kỳ chưa nhận được giấy báo 
Nợ của NH/KB
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp46
Kết cấu TK 113

 Bên Nợ:
- Các khoản tiền đã xuất quỹ nộp vào NH/KB hay các khoản thu 
gửi NH/KB nhưng chưa nhận được giấy báo Có của NH/KB
- Các khoản tiền đã làm thủ tục chuyển trả cho đơn vị, tổ chức 
khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ của NH/KB

 Bên Có
- Khi nhận được giấy báo Có/giấy báo Nợ của NH/KB

 Số dư bên Nợ: các khoản tiền còn đang chuyển
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp47
Ví dụ
Tại một đơn vị SN có phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động SN như sau:
1. Nhận được quyết định của cơ quan chủ quản giao dự toán chi hoạt động là 
50.000.000đ
2. Rút tiền gửi kho bạc về nhập quỹ tiền mặt 15.000.000đ
3. Thanh toán tiền điện, nước sử dụng cho hoạt động SN tại đơn vị bằng tiền gửi 
Kho bạc 5.000.000. Thuế GTGT 10%.
4. Rút dự toán chi hoạt động về nhập quỹ tiền mặt 10.000.000đ
5. Nhận được ngân sách cấp bằng lệnh chi tiền kiêm giấy báo Có của kho bạc để sử 
dụng cho hoạt động sự nghiệp 20.000.000đ
6. Tạm ứng cho nhân viên đi công tác 6.000.000đ bằng tiền mặt
7. Thu phí, lệ phí bằng tiền mặt 30.000.000đ
Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp48
2.1.4 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ
 Hoạt động thực hiện chức năng: tỷ giá do Bộ tài 
chính công bố tại thời điểm phát sinh
 Hoạt động SXKD: tỷ giá giao dịch BQLNH/ tỷ 
giá giao dịch thực tế (tỷ giá mua bán thực tế)
 Hoạt động mua bán ngoại tệ trực tiếp: tỷ giá 
giao dịch thực tế
Phát sinh 
tăng
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp49
Quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá 
hối đoái đã phản ánh trên sổ kế toán 
(tỷ giá ghi sổ kế toán)
Phát sinh 
giảm
Giảm tiền mặt hoặc 
tiền gửi KB/NH bằng ngoại tệ
Nhập trước- xuất trước
Nhập sau- xuất trước
Bình quân gia quyền
Thực tế đích danh
Giảm các khoản nợ phải 
thu, phải trả bằng ngoại tệ
Thực tế đích danh
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp50
Ví dụ

 Số dư đầu kỳ
 TK 1112(Kho bạc): 8.000USD (tỷ giá 21.300VND/USD)
 TK 3311: 4.000 USD (tỷ giá 20.200 VND/USD)

 Phát sinh trong kỳ:
 Nhận được viện trợ của nước ngoài cho hoạt động sự nghiệp 2.000 
USD
 Cung cấp dịch vụ thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh thu bằng ngoại 
tệ 5.000 USD
 Trả nợ cho nhà cung cấp 4.000 USD của kỳ trước
 Chi hoạt động HCSN 5.000 USD
Biết tỷ giá do BTC công bố 21.200 VND/USD
Tỷ giá ngân hàng tại thời điểm phát sinh 21.500 VND/USD
Xuất ngoại tệ theo phương pháp LIFO
Yêu cầu: a. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
b. Đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối kỳ (nếu có) và ghi nhận các bút toán 
cần thiết 
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp51
Kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái
 TK sử dụng: TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái
TK 007- ngoại tệ các loại
 Chỉ được ghi nhận vào TK này trong các trường hợp sau:
- CLTG phát sinh trong kỳ của hoạt động HCSN, DA
- CLTG do đánh giá lại số dư ngoại tệ của các khoản mục 
có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động SXKD.
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp52
Ghi nhận chênh lệch tỷ giá
Hoạt động HCSN,DA, ĐĐH SXKD
Chênh lệch phát sinh 
trong kỳ
Lãi TG: Có TK 413
Lỗ TG: Nợ TK 413
Lãi TG: Có TK 531
Lỗ TG: Nợ TK 631
Chênh lệch tỷ giá do 
đánh giá lại các TK có 
gốc ngoại tệ cuối kỳ
Không thực hiện 
đánh giá lại
Lãi TG: Có TK 413
Lỗ TG: Nợ TK 413
Xử lý số dư trên 
TK 413 (cuối kỳ)
Kết chuyển vào bên 
Nợ/Có TK 661, 662
Lãi: kết chuyển vào 
bên Có TK 531
Lỗ: kết chuyển vào 
bên Nợ TK 631
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp53
Sơ đồ hạch toán kế toán- TK 413
CL lãi (TGGS>TGBTCCB)
TK 413TK 461,462
TK111,112
K/C lỗ TG
TK 661,662
Tiếp nhận KP từ 
NS bằng ngoại tệ
TK 152,153
Hoạt động HCSN, DA
TK 331
CL lỗ (TGGS331> TGGS111,112)
TK 152,153..TK 111,112
CL lỗ (TGGS<TGBTCCB)
Mua bằng ngoại tệ 
từ KPHĐ, KPDA
Mua bằng ngoại tệ 
từ KPHĐ, KPDA
Trả nợ
Xử lý cuối kỳ
TK 661,662
K/C lãi TG
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp54
Sơ đồ hạch toán kế toán- TK 413
CL lãi (TGGS > TGBQLNH)
TK 413
K/C lỗ TG
TK 631
TK 331
Cuối năm đánh giá lại
CL lỗ (TGGS > TGBQLNH)
TK 111,112,311TK 111,112,311
CL lỗ (TGGS < TGBQLNH)
TK 531
K/C lãi TG
TK 331
CL lãi (TGGS < TGBQLNH)
Hoạt động SXKD-
Phát sinh nếu lãi ghi Có TK 531, nếu lỗ ghi Nợ TK 631
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp55
2.1.5 Vàng bạc, kim khí quý, đá quý
Phát sinh tăng nhập quỹ, tiền gửi NH, Kho bạc 
theo tỷ giá thực tế phát sinh
Chênh lệch giữa giá trị xuất với giá trị thực tế 
tại thời điểm phát sinh
Hoạt động chức năng
Ghi nhận vào Nợ/ Có Thu nhập 
khác (Nợ/ Có TK 5118)
Hoạt động SXKD
Ghi nhận vào Chi/Thu HĐ SXKD 
(Nợ 631/ Có TK 531)
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp56
2.2 KẾ TOÁN VẬT TƯ
Vật tư
Nguyên liệu, 
vật liệu
Công cụ, 
dụng cụ
Sản phẩm,
Hàng hóa
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp57
2.2.1 Kế toán nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ
Trường hợp Giá thực tế
Mua ngoài nhập kho dùng cho 
hoạt động HCSN, DA, ĐĐH
Giá mua + thuế GTGT
Mua ngoài nhập kho dùng cho 
hoạt động SXKD
Giá mua + thuế GTGT (Thuế GTGT 
theo pp trực tiếp)
Giá mua (Thuế GTGT theo pp gián tiếp)
Chi phí liên quan đến mua 
NLVL, CCDC
Ghi nhận trực tiếp vào chi phí sử 
dụng có liên quan (loại 661,662, 635, 
631, 241)
Tự sản xuất nhập kho Toàn bộ chi phí sản xuất
Thu hồi Do Hội đồng định giá tài sản của đơn vị 
xác định
Xuất kho 4 pp (LIFO, FIFO, BQGQ, thực tế ĐD
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp58
Tài khoản sử dụng

 TK 152- Nguyên liệu, vật liệu

 TK 153- Công cụ, dụng cụ

 TK 005- Dụng cụ lâu bền 
đang sử dụng

 TK 643- Chi phí trả trước
 CCDC lâu bền có giá trị lớn
 Thời gian sử dụng > 1 năm
 Phải theo dõi đến khi báo 
hỏng hoặc thu hồi
Phải phân bổ cho 
> 2 kỳ kế toán
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp59
Sơ đồ hạch toán
TK 152,153TK 111, 112, 312,331,
461,462, 465,441
Nhập kho NLVL, CCDC
TK 661,662,631,635,241
Xuất kho sử dụng không hết
Nhập lại kho
TK3318
Kiểm kê phát hiện thừa
Chưa xác định nguyên nhân
TK 111,112,331
Nhập kho sử dụng
hoạt động SXKD
TK 661,662,631, 
635, 241Xuất kho sử dụng cho 
các hoạt động
TK 341
Cấp kinh phí cho cấp dưới
TK 3118
KK phát hiện thiếu 
Chưa xác định nguyên nhân
TK 008,009
Nhận 
dự toán
Rút 
dự toán
TK 3113
VAT khấu trừ
TK 643
CCDC xuất dùng 
phân bổ
Đkỳ phân bổ
TK 005
Khi xuất dùng Khi báo hỏng/
Bị mất
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp60
Sơ đồ hạch toán- nhập khẩu NLVL, CCDC
TK 152,153TK 111, 112, 312,331
TK 33312
VAT hàng NK 
được khấu trừ
Nhập kho 
TK 3337 Thuế NK, TTĐB
TK 3113
TK 111, 112, 312,331
VAT hàng NK 
được khấu trừ
Nhập kho 
TK 3337
Thuế NK, TTĐB
TK 33312
TK 152,153
VAT theo phương pháp khấu trừ 
VAT theo phương pháp trực tiếp/
Không thuộc đối tượng chịu VAT
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp61
Ví dụ
Đơn vị sự nghiệp A nhập khẩu vật liệu X đã thanh toán bằng 
chuyển khoản có giá mua 10.000 USD. Tỷ giá 20.000 
VND/USD. 
Thuế suất thuế nhập khẩu 25%,
thuế tiêu thụ đặc biệt 10% 
Thuế GTGT 10%
Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo 3 trường 
hợp 
(1) X sử dụng cho SXKD, thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
(2) X sử dụng cho SXKD, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
(3) X sử dụng cho hoạt động sự nghiệp 
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp62
Hạch toán NLVL, CCDC tồn kho cuối năm
thuộc nguồn kinh phí hoạt động
TK 3371
TK 152, 153
TK 5118
Thu do thanh lý/nhượng bán
Sang năm sau xuất kho 
sử dụng/thanh lý/nhượng bán 
TK111,112 
Quyết toán NLVL, CCDC tồn kho 
Cuối ngày 31/12 vào chi hoạt động
của năm báo cáo
TK 6612
Chi do thanh lý/nhượng bán
TK 152,153
Xuất kho thanh lý/nhượng bán
đ/v NLVL, CCDC sử dụng cho
Hđ SXKD hoặc thuộc nguồn KP năm nay
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp63
2.2.2 Kế toán sản phẩm, hàng hóa
Sản phẩm, hàng hóa chỉ có ở các đơn vị HCSN có tổ chức hoạt 
động SXKD hoặc có hoạt động nghiên cứu thí nghiệm có sản 
phẩm tận thu
Trường hợp Giá thực tế
Mua ngoài nhập kho để bán Giá mua + CP thu mua + VAT
(Thuế GTGT theo pp trực tiếp)
Giá mua + CP thu mua
(Thuế GTGT theo pp gián tiếp)
Tự sản xuất nhập kho để bán Giá thành thực tế
SP thu hồi từ nghiên cứu, thí 
nghiệm, chế tạo thử
Do Hội đồng định giá tài sản của đơn 
vị xác định
Xuất kho 4 pp (LIFO, FIFO, BQGQ, thực tế ĐD
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp64
Tài khoản sử dụng

 TK 155- Sản phẩm, hàng hóa. Có 2 TK cấp 2:
 TK 1551- Sản phẩm
 TK 1552- Hàng hóa
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp65
Sơ đồ hạch toán
TK 155TK 631
Nhập kho SP tự sản xuất
TK 661,662
NK SP từ hđ CM, NC, 
chế tạo thử, thử nghiệm
TK 111,112,331
Mua ngoài NK
TK 531
GVHB
TK 3331
TK 3113
VAT khấu trừ
TK 111,112,311
DT bán hàng
TK 3318
KK phát hiện thừa 
Chưa xác định nguyên nhân
VAT phải nộp
Nhập khẩu hàng hóa tương tự NLVL, CCDC
GV. Đậu Thị Kim Thoa kế toán Hành chính sự nghiệp66
Ví dụ
Đơn vị sự nghiệp A phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến hoạt 
động SXKD như sau: (đơn vị tính 1.000đ)
Số dư đầu kỳ 155X: 100kg, đơn giá 200/kg. 
Phát sinh trong kỳ:
- Nhập kho 50kg, đơn giá 220/kg. VAT khấu trừ 10%. Chi phí vận 
chuyển 200. Tất cả đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
- Xuất kho bán 70kg, đơn giá bán 300/kg. VAT đầu ra 10%. 
Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Biết xuất kho 
theo phương pháp FIFO.