Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Chương 5: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin kế toán - Vũ Trọng Phong

 nợ
2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 173
Ví dụ 2: Công ty X là một công ty sản xuất – kinh doanh với
mặt hàng chính là hàng điện tử - điện lạnh. Công ty có nhiều cửa
hàng bán sản phẩm tại các thành phố lớn trong nước. 
Để quản lý bán hàng, trước hết Công ty phải Tìm kiếm thị
trường. Sau khi đã tìm được khách hàng, Công ty tổ chức ký kết
hợp đồng và cuối cùng là thực hiện việc giao hàng.
Để tìm kiếm thị trường, Công ty phải Quảng cáo sản phẩm, 
sau đó giới thiệu sản phẩm cho khách hàng. 
Trong quá trình ký kết hợp đồng, hai bên cần thỏa thuận
phương thức thanh toán và phương thức giao hàng. 
Việc giao hàng sẽ bao gồm vận chuyển hàng đến địa chỉ của
khách hàng và thu tiền của khách hàng.
2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 174
Sơ đồ BDF quản lý bán hàng của Công ty X
Quản lý bán hàng
Tìm kiếm 
thị trường
Quảng cáo 
sản phẩm
Giới thiệu 
sản phẩm
Ký kết 
hợp đồng
Giao hàng
Thỏa thuận PT 
thanh toán
Thỏa thuận PT 
giao hàng
Vận chuyển 
hàng
Thu tiền
2. Lập sơ đồ chức năng kinh doanh BFD
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 175
3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD
(Data Flow Diagram) 
a/ Khái niệm:
Sơ đồ luồng dữ liệu DFD là một mô hình về hệ thống có quan
điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình. 
Nó chỉ ra cách thông tin được vận chuyển từ một tiến trình
hoặc từ chức năng này sang một tiến trình hoặc chức năng khác; 
những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một tiến
trình.
Chức năng quan trọng được mô tả trong DFD: biến đổi thông
tin,
cụ thể: - tổ chức lại thông tin
- bổ sung thông tin
- tạo ra thông tin mới
12/6/2010 Giảng viên: Vũ 
Trọng Phong 176
a/ Khái niệm
Ưu điểm:
- Biểu đạt DFD là công cụ đơn giản, dễ hiểu. 
- Tài liệu DFD là tài liệu phân tích hệ thống đầy đủ, súc tích
và ngắn gọn, cung cấp cho người sử dụng một cái nhìn tổng
thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ
thống đó.
Nhược điểm:
- Không bao hàm yếu tố thời gian.
- Không xác định được trật tự thực hiện các chức năng.
- Không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu; những
thông tin là thành phần cơ bản...
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 177
3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD
b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:
Process (xử lý, tiến trình) Là ký hiệu diễn tả cho một 
công việc hoặc một hành động thao tác trên dữ liệu. 
Khi mô hình hóa - không quan tâm nó được thực hiện 
như thế nào.
- Phần trên của ký hiệu xử lý ghi số định danh của xử lý. 
Mỗi xử lý có một số định danh duy nhất trong toàn bộ 
lược đồ.
- Phần dưới - ghi tên của xử lý - bắt đầu bằng một động 
từ, dạng động từ - bổ ngữ và thường trùng với tên đã đặt 
cho các chức năng trong sơ đồ BFD.
1.1
Lập bảng 
chấm công
12/6/2010 Giảng viên: Vũ 
Trọng Phong 178
b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:
Tệp hóa đơn
Data store (kho dữ liệu) Là ký hiệu diễn 
tả một phương tiện trừu tượng có chức năng 
lưu trữ dữ liệu, tương đương với một quyển 
sổ ghi chép, một tập tin, hay một CSDL,
Phần bên trái của Data store ghi số định 
danh của nó, ví dụ: “D1”, “D2”. Phần bên 
phải ghi tên của Data store, là một danh từ.
D1
12/6/2010 Giảng viên: Vũ 
Trọng Phong 179
b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:
Source / Sink (nguồn phát sinh dữ liệu /
đích tiêu thụ dữ liệu) Là ký hiệu diễn tả cho
một đối tượng phát sinh dữ liệu (source) hoặc
tiêu thụ dữ liệu (sink) bên ngoài hệ thống,
Ví dụ: “nhà cung cấp”, “đại lý”; hoặc có
thể là một con người như “khách hàng”,
“người quản lý”.
Tương tự như Data store, tên của Source/
Sink phải là một danh từ.
Khách hàng
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 180
b/ Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu:
Data flow (luồng dữ liệu) là một ký hiệu diễn 
tả cho chiều di chuyển của dòng thông tin (được 
chuyển vào hoặc ra khỏi một tiến trình). 
Data flow phải có nhãn là một danh từ mô tả 
cho nội dung dữ liệu đang chuyển đi, ví dụ: “Đơn 
đặt hàng”, “Hóa đơn”. 
Những thông tin có trải qua một số thay đổi 
thì nên mang tên đã sửa đổi: “Hóa đơn” – “Hóa 
đơn đã kiểm tra”.
Data
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 181
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu:
Quy tắc vẽ DFD:
- Nếu một đối tượng chỉ có outputs, chắc chắn đối tượng đó 
phải là source. Tương tự, nếu một đối tượng chỉ có inputs, nó 
phải là sink.
- Một xử lý phải có cả inputs lẫn outputs.
- Một dataflow phải có nhãn và có duy nhất một hướng để
chỉ rõ nơi đi và nơi đến của dữ liệu. 
Nếu một nội dung dữ liệu được chuyển đi và nhận về giữa 
hai đối tượng thì nó phải được vẽ bằng 2 mũi tên (theo 2 
hướng ngược nhau).
3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 182
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
Quy tắc vẽ DFD (tiếp):
- Không có dòng dữ liệu trực tiếp giữa các data store, 
source, sink. Vì đây là những đối tượng “thụ động”; để di 
chuyển dữ liệu giữa các đối tượng này cần phải có ít nhất 
một xử lý của hệ thống.
- Không có dòng dữ liệu rẽ nhánh (hoặc gộp) có nội 
dung (nhãn) khác nhau. Nội dung dữ liệu ở các nhánh 
phải giống y như nhau.
- Không có dòng dữ liệu trực tiếp đi từ một xử lý đến 
chính nó (vì một xử lý không cần gửi dữ liệu cho chính 
nó).
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 183
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu:
Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD:
- mỗi xử lý được mô tả “từ ngoài vào trong” và “từ
tổng quát đến chi tiết”. 
- Nhiệm vụ của mỗi xử lý là biến đổi các dòng dữ liệu 
đi vào thành các dòng dữ liệu đi ra. 
- Nếu tên gọi của xử lý không thể hiện được nó cần 
làm gì để biến đổi dữ liệu đi vào thành dữ liệu đi ra, thì 
xử lý đó cần phải được phân rã thành các xử lý chi tiết 
hơn để người đọc có thể hiểu được.
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 184
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD:
Sơ đồ ngữ cảnh
(Process 0)
DFD-0
(process 1.0, 2.0, )
DFD-1.0
(process 1.1, 1.2, 1.3,)
DFD-2.0
(process 2.1, 2.2, )
Mức 0
Mức 1
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 185
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
♦ Sơ đồ ngữ cảnh: là sơ đồ tổng quát nhất mô tả môi 
trường mà hệ thống vận hành, chỉ gồm các source, sink 
và các dòng dữ liệu vào ra. 
Mục đích - cho biết giá trị của hệ thống đối với môi 
trường:
+ Các dòng dữ liệu đi ra ↔ hệ thống cung cấp 
những gì cho môi trường
+ Các dòng dữ liệu đi vào ↔ hệ thống cần gì từ
môi trường, nơi nào (bộ phận nào) cung cấp hoặc sử
dụng dữ liệu của hệ thống. 
Toàn bộ hệ thống được vẽ bằng một xử lý mang số 0.
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 186
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
0
Food
Ordering
System
CUSTOMER KITCHEN
Cust. Order
Receipt
Food order
RESTAURANT
MANAGER
Management reports
Những gì nằm bên ngoài 
đường ranh giới này chỉ có 
thể là source hoặc sink
Trong Context Diagram, 
toàn bộ hệ thống được vẽ
bằng 1 xử lý duy nhất, không 
có data store.
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Food Ordering System
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 187
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
♦ Sơ đồ mức 0 (DFD-0): là sơ đồ phân rã từ sơ đồ ngữ
cảnh
♦ Sơ đồ mức i (DFD-i): là sơ đồ phân rã từ sơ đồ mức 
i-1
Mỗi một xử lý trong DFD-i có thể được phân rã tiếp 
và được vẽ bằng một sơ đồ DFD cho xử lý đó ở mức chi 
tiết hơn. 
♦ Sơ đồ ở mức chi tiết nhất là DFD cơ bản (primitive
DFD) của hệ thống. Như vậy, DFD thực sự là một hệ
thống các sơ đồ phân cấp từ tổng quát đến chi tiết.
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 188
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
Quy tắc phân rã các xử lý trong DFD:
Xử lý i ở level n
DFD level n+1 cho Xử lý i
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 189
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
Cần chú ý:
- Số định danh của sơ đồ là số của xử lý được phân rã, 
ví dụ DFD-1.0 là sơ đồ DFD cho xử lý 1.0 của DFD-0.
- Cần bảo toàn các nội dung dữ liệu vào ra giữa các
mức:
+ không làm mất dữ liệu của DFD mức tổng quát
+ không sinh ra dữ liệu ngoại lai ở mức chi tiết
- Trong trường hợp chia nhỏ dữ liệu, sơ đồ cần bổ sung 
thêm từ điển dữ liệu để liên kết dữ liệu tổng hợp với dữ
liệu được chia nhỏ.
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 190
c/ Một số quy tắc thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu
Ví dụ:
A
A
B
X
X
Level n
Level 
n+1
X
a) Balancing (cân bằng)
A, B
A
B
X
Level n
Level 
n+1
b) Splitting (chia nhỏ)
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 191
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu:
Để xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD, người ta dựa 
vào sơ đồ phân rã chức năng kinh doanh BFD trên 
nguyên tắc:
- mỗi chức năng tương ứng với một tiến trình, 
- mức cao nhất tương ứng với sơ đồ ngữ cảnh, 
- các mức tiếp theo tương ứng với sơ đồ mức 0, mức 
1
3. Lập sơ đồ luồng dữ liệu DFD
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 192
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Ví dụ: Dựa vào bản mô tả và từ sơ đồ phân rã chức 
năng “Quản lý tín dụng” (Slide 40), ta vẽ được sơ đồ ngữ
cảnh:
ND trả lời (về
tiền vay, tiền 
trả)
Tiền trả
Tiền vay
Đơn vay
Khách 
hàng
0
Quản lý 
tín dụng
Khách 
hàng
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 193
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Từ sơ đồ ngữ cảnh → Sơ đồ DFD-0
Nội dung 
trả lời
Tiền còn nợ
Thông tin 
đối chiếu
Thông tin
tiền vay
Tiền trảTiền vayĐơn vay
Khách hàng
1.0
Cho vay
Khách hàng
2.0
Thu nợ
Khách hàng D1 Sổ nợ
ND trả lời
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 194
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Xử lý 1.0 →
Sơ đồ DFD-1.0
Hóa đơn 
tiền vay
Đơn đã
kiểm tra
Nội dung 
trả lời
Tiền vayThông tin 
tiền vay
Đơn đã duyệt
Đơn vay
Khách hàng
1.1
Nhận đơn
1.2
Duyệt vay
Khách hàngD1 Sổ nợ
1.3
Trả lời
1.4
Ghi sổ nợ
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 195
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Xử lý 2.0 →
Sơ đồ DFD-
2.0
Tiền 
còn nợ
Thông tin 
đối chiếu
Thông tin nợ
ngoài hạn
Thông tin nợ
trong hạn
Nợ trong 
hạn
Nợ ngoài 
hạn
Tiền trả
Khách hàng
2.1
nh Xác đị
kỳ hạn
2.3
lý ngoài Xử
hạnD1 Sổ nợ
2.4
Ghi sổ nợ
2.2
trong h n
Xử lý 
ạ
ND trả lời
12/6/2010 Giảng viên: Vũ Trọng Phong 196
d/ Phương pháp xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Lưu ý: tùy theo hoạch định của tổ chức cho từng công việc 
mà mỗi xử lý phải tuân theo một vài quy tắc quản lý nhất định.
Khi mô hình hóa các quy tắc quản lý, tên của các xử lý thường 
không thể diễn tả được đầy đủ chi tiết xử lý. 
Vì vậy, người ta thường sử dụng các phương tiện mô tả bổ
sung cho các xử lý trong DFD:
- ngôn ngữ có cấu trúc giản lược (Structured language) 
- cây quyết định (Decision Tree) 
- bảng quyết định (Decision Table) 
- từ điển dữ liệu (Data Dictionary).
12/6/2010 Giảng viên: Vũ 
Trọng Phong 197
4. Lập báo cáo phân tích HTTT
- Là công đoạn cuối cùng của giai đoạn phân tích hệ thống. 
- Các phần chính:
♦ Tiêu đề: Báo cáo tổng hợp của giai đoạn phân tích hệ
thống
♦ Mục lục
♦ Lời giới thiệu 
♦ Nội dung báo cáo
♦ Kết luận
♦ Phụ lục
12/6/2010 Giảng viên: Vũ 
Trọng Phong 198
4. Lập báo cáo phân tích HTTT
♦ Mục lục: 
♦ Lời giới thiệu: Cần nêu bật được mục đích của báo cáo, 
giới hạn của người viết đối với mục đích đã chọn, phương 
pháp và cách tiếp cận.
♦ Nội dung báo cáo: Trình bày một cách logic những vấn đề
đặt ra và các kết quả thu được.
♦ Kết luận: Trình bày những kết quả quan trọng nhất của 
quá trình phân tích hệ thống.
♦ Phụ lục: những tài liệu cần thiết đính kèm, những bảng 
biểu, minh họa, các sơ đồ luồng dữ liệu
12/6/2010 Giảng viên: Vũ 
Trọng Phong 199
4. Lập báo cáo phân tích HTTT
Nội dung chính của báo cáo
+ Phương pháp luận phân tích HTTT
+ Phân tích chức năng trong HTTT
+ Sơ đồ chức năng công việc
+ Các kết quả quan sát hệ thống, tổ chức phỏng vấn, 
điều tra theo bảng câu hỏi
+ Xác định các dòng thông tin kinh doanh trong hệ
thống
+ Dòng dữ liệu đầy đủ của hệ thống 
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
 Tầm quan trọng của thiết kế hệ thống
 Thiết kế hệ thống cung cấp những thông tin chi tiết cho
uỷ ban chỉ đạo để quyết định chấp thuận hay không chấp
nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn
thực hiện hệ thống, trong khi thiết kế, hệ thống có thể
được tiếp tục phát triển hay ngừng lại.
 Thiết kế hệ thống cho phép đội dự án có một tổng quan
về cách thức làm việc của hệ thống, việc thiết kế này
càng kỹ cho phép ta càng nhận rõ những vấn đề như
tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu kiểm soát nội
bộ hoặc những vấn đề khác.
Thiết kế sơ bộ
 Trình bày phạm vi hệ thống
 Các yêu cầu của hệ thống
 - Kế xuất
 - Dữ liệu
 Phƣơng thức xử lý
 Nhập liệu đầu vào
 Các chính sách trong doanh nghiệp
Yêu cầu về tài nguyên
 Trang bị phần mềm
 Trang bị phần cứng
 Các nguồn lực kinh tế
 Báo cáo cho lãnh đạo của doanh nghiệp
 Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế sơ bộ, hệ thống mới
chỉ mới được hình thành ở những đường nét cơ bản. 
Các kết quả và các đề xuất của đội thiết kế sau khi thiết
kế sơ bộ sẽ được báo cáo lên cho các nhà quản lý trong
doanh nghiệp. Nội dung của báo cáo còn bao gồm toàn
bộ các tài liệu được lập trong quá trình thiết kế sơ bộ, 
các chi tiết trong việc phân tích chi phí - lợi nhuận, các
chi tiết về các quy định hay chính sách cần thiết, các
khó khăn trong phát triển hệ thống và đề nghị nên hay 
không nên thực hiện công việc tiếp theo. Báo cáo cũng
được gửi cho ban chỉ đạo hệ thống thông tin và các nhà
lãnh đạo cao cấp của doanh nghiệp.
Đặc tả chi tiết
 Xác định các yêu cầu
 - Đặc tả chi tiết các kết xuất
 - Đặc tả chi tiết dữ liệu
 - Đặc tả chi tiết nhập liệu đầu vào
 - Đặc tả chƣơng trình máy tính
 - Các thủ tục thủ công
 - Giao diện với ngƣời dùng
Đặc tả chi tiết
 Lựa chọn trang thiết bị
 - Dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin
 - Lựa chọn ngƣời cung cấp
 - Tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị
Đặc tả chi tiết
 Lựa chọn trang thiết bị
 - Dịch vụ tƣ vấn công nghệ thông tin
 - Lựa chọn ngƣời cung cấp
 - Tiêu chuẩn đánh giá trang thiết bị
 Báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp
 Kết thúc giai đoạn đặc tả chi tiết, đội thiết kế lập báo
cáo và gửi cho nhà quản lý. Nội dung báo cáo bao gồm
mô tả chi tiết về mục tiêu, phạm vi và các thành phần
cơ bản của hệ thống. Các tài liệu được thu thập hay
được tạo ra trong giai đoạn đặc tả chi tiết được đính
kèm là minh chứng cho những mô tả trong báo cáo.
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và ban chỉ đạo hệ
thống thông tin xem xét, đánh giá thiết kế hệ thống
mới, đề nghị điều chỉnh hay yêu cầu thực hiện hệ
thống.
Kiểm toán viên và quá trình thiết kế hệ
thống
 Xem xét - đánh giá các đặc tả chi tiết
 - Báo cáo
 - Trình tự xử lý
 - Tập tin dữ liệu
 - Sự lựa chọn trang thiết bị
 Các Module kiểm toán
 Câu hỏi ôn tập chƣơng 5
1. Trình bày mục đích và sự cần thiết của phân tích hệ
thống thông tin kế toán?
2. Trình bày các phương pháp thu thập thông tin?
3. Khái niệm và quy tắc lập sơ đồ chức năng BFD?
4. Khái niệm và quy tắc vẽ sơ đồ luồng dữ liệu DFD?
5. Trình bày các bước tìm kiếm phần mềm phù hợp với
thống thông tin kế toán của doanh nghiệp?