Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 4: Hệ thống thông tin kế toán chu trình nhân sự - Trần Trung Tuấn

 trừ
Những thay đổi Thuế suất
Tỷ lệ Thuế tiền lương và 
các báo cáo Séc và các báo cáo
Thẻ thời gian và phiếu 
thời gian công việc
Dữ liệu có mặt và 
thời gian hiện hữu
Tiền lương
Séc trả lương
Báo cáo
Séc thanh toán
v1.0015112230
(1.0) CẬP NHẬT TỆP TIN CHỦ TIỀN LƯƠNG
• Phòng nhân sự có trách nhiệm cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu gốc về tiền lương
cho những thay đổi liên quan đến người lao động như thuê mới, chấm dứt hợp đồng,
thay đổi thang bậc lương, các khoản giữ lại.
• Kiểm tra tính hiệu lực, hợp lý, phù hợp của số lao động trong công ty phải được thực
hiện trên tất cả các thay đổi ở trên.
• Những thay đổi tiền lương được cập nhật theo đúng cách và phản ánh đúng kỳ trả lương
• Những bản ghi của những lao động đã ra khỏi công ty không nên bị xóa ngay lập tức bởi
vì những báo cáo thuế cuối năm thường đòi hỏi cả những thông tin, nghĩa vụ của những
lao động của doanh nghiệp trong suốt năm đó.
20
v1.0015112230
(2.0) CHẤM CÔNG
21
• Thông tin về thời gian làm việc có thể thu thập từ nhiều chứng từ khác nhau tùy theo
kế hoạch trả tiền người lao động của doanh nghiệp.
• Dữ liệu về thời gian thời gian làm việc của người lao động phụ thuộc vào tình trạng,
phương thức thanh toán với người lao động.
• Đối với doanh nghiệp sản xuất: Khi người lao động được trả lương theo giờ lao động
hoặc lương theo tháng cố định. Doanh nghiệp thường sử dụng Thẻ chấm công để
ghi nhận thời gian làm việc hàng ngày của người lao động từ lúc đến đến lúc người
lao động ra về.
• Thẻ chấm công: chứng từ thể hiện tổng số giờ làm việc của người lao động trong kỳ
trả lương.
• Doanh nghiệp sử dụng thẻ chấm công để ghi nhận dữ liệu chi tiết về người lao động
sử dụng thời gian của họ như thế nào trong công việc tại doanh nghiệp.
• Dữ liệu thẻ chấm công được sử dụng để phân bổ chi phí lao động giữa các phòng
ban khác nhau, trung tâm chi phí, công việc sản xuất.
v1.0015112230
(2.0) CHẤM CÔNG
22
• Đối với doanh nghiệp dịch vụ: như kế toán, luật, tư vấntheo dõi thời gian để thực hiện
các công việc khác nhau với khách hàng thông qua dữ liệu trên Bảng chấm công.
 Doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công của người lao động để phân bổ chi phí và
tính hóa đơn dịch vụ cho khách hàng.
 Đối với Nhân viên bán hàng: thường được trả thẳng: Hoa hồng bán hàng hoặc
Lương + hoa hồng bán hàng.
 Doanh nghiệp phải ghi nhận tổng số doanh thu của từng nhân viên bán hàng một
cách chi tiết cẩn thận.
v1.0015112230
(2.0) CHẤM CÔNG (tiếp theo)
• Một số người lao động được trả tiền thưởng khi vượt kế hoạch doanh số được giao
• Doanh nghiệp thực hiện trả tiền thưởng khi vượt doanh số nhằm khuyến khích người
lao động cải thiện tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
• Doanh nghiệp phải liên kết hệ thống tiền lương và hệ thống thông tin bán hàng và
các chu trình khác để thu thập dữ liệu nhằm tính toán tiền thưởng, hoa hồng cho
người lao động.
• Hệ thống tiền thưởng khuyến khích phải được thiết kế phù hợp, thực tế, có thể đạt
được và có thể đo lường được. Hệ thống này cần phải phù hợp với mục tiêu của cả
doanh nghiệp nói chung.
23
v1.0015112230
(3.0) TÍNH BẢNG LƯƠNG
24
• Bộ phận, phòng ban của người lao động làm việc sẽ cung cấp dữ liệu về thời gian làm
việc của người lao động.
• Lãnh đạo phòng, bộ phận sẽ xác nhận dữ liệu.
• Thông tin về tỷ lệ thanh toán sẽ có được khi truy cập tệp tin chủ tiền lương.
• Thủ tục:
 Dữ liệu giao dịch tiền lương được sắp xếp và được phê duyệt theo số lao động.
 Đối với mỗi giao dịch, tỷ lệ thanh toánsẽ được cung cấp từ file chủ tiền lương, Từ
đó tính được tổng số phải trả.
 Lao động làm việc theo giờ:
Tổng phải trả = (Số giờ làm việc Tỉ lệ tiền lương) + Tiền làm thêm + Thưởng
 Người lao động Hưởng lương:
Tổng số phải trả = Tiền lương hàng năm Tỷ lệ theo phần lương tương ứng đã
thực hiện (ví dụ 1/12).
v1.0015112230
(3.0) TÍNH BẢNG LƯƠNG (tiếp theo)
25
• Các khoản giảm trừ tiền lương sẽ được tổng hợp. Người lao động sẽ nhận được
khoản tiền ròng (tiền thực lĩnh) sau khi đã trừ tổng các khoản giảm trừ ra khỏi tổng
số tiền phải trả.
• Các khoản giảm trừ tiền lương gồm có hai loại chính:
 Thuế thu nhập cá nhân giữ lại;
 Các khoản giảm trừ tự nguyện như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế.
• Khi khoản thực thanh toán được tính toán thì một trường gồm có tổng tiền thanh
toán, các khoản giảm trừ và khoản thực thanh toán trong mỗi bản ghi của người lao
động trong tệp tin chủ tiền lương sẽ được cập nhật.
• Doanh nghiệp cần tính toán chính xác các khoản thu nhập của người lao động vì các
khoản thuế thu nhập của người lao động đều có những giới hạn, bậc với mức thuế
khác nhau, doanh nghiệp cần phải biết để tính toán các khoản giảm trừ cho người
lao động.
v1.0015112230
(3.0) TÍNH BẢNG LƯƠNG (tiếp theo)
26
 Sổ tiền lương và Sổ các khoản giảm trừ được tạo ra.
 Sổ tiền lương sẽ liệt kê tổng khoản phải trả, các khoản giảm trừ tiền lương và
khoản thực phải trả. Đây cũng là chứng từ hỗ trợ cho việc chuyển tiền của doanh
nghiệp tới tài khoản séc trả lương.
 Sổ các khoản giảm trừ liệt kê tất cả những khoản giảm trừ tự nguyện khác nhau
cho mỗi người lao động.
 Hệ thống sẽ in séc trả tiền người lao động.
 Hệ thống cũng sẽ cung cấp báo cáo thu nhập.
 Báo cáo thu nhập sẽ liệt kê tất cả tổng tiền phải trả, các khoản giảm trừ và tổng
khoản tiền thực trả cho tháng hiện tại và tổng cả năm cho mỗi người lao động.
v1.0015112230
(3.0) TÍNH BẢNG LƯƠNG (tiếp theo)
27
 Mỗi giao dịch tiền lương được xử lý, hệ thống cũng sẽ phân bổ chi phí lao động
tới tài khoản sổ cái thích hợp bằng việc kiểm tra mã trên bản ghi thẻ chấm công -
công việc.
 Hệ thống duy trì vận hành tổng những phân bổ đó tới khi tất cả những bản ghi
tiền lương của người lao động được xử lý. Những tổng đó, cột tổng trong sổ tiền
lương, sổ nhật ký chung sẽ được dùng để ghi vào sổ cái sau khi tất cả séc trả
tiền đã được in ra.
v1.0015112230
(4.0) CHI TRẢ LƯƠNG
28
• Chi trả lương bằng séc:
 Khi séc thanh toán lương đã được chuẩn bị, kế toán thanh toán kiểm tra và phê chuẩn
vào sổ tiền lương.
 Một chứng từ thanh toán được chuẩn bị cho phép chuyển tiền của doanh nghiệp từ tài
khoản séc tới tài khoản thanh toán lương. Chứng từ thanh toán này cũng được dùng
để làm căn cứ ghi sổ cái.
Hầu hết người lao động dược trả tiền bằng một trong những cách sau:
1. Séc;
2. Chuyển khoản trực tiếp;
3. Tiền mặt.
v1.0015112230
(4.0) CHI TRẢ LƯƠNG (tiếp theo)
29
 Thủ tục: Vì mục tiêu kiểm soát, Séc không được rút từ tài khoản thường xuyên
của công ty tại ngân hàng.
Nên có một tài khoản chuyên dùng cho mục đích thanh toán lương vì:
 Hạn chế công khai thông tin tài khoản của công ty.
 Dễ dàng hơn, phù hợp hơn với thanh toán lương và phát hiện sự giả mạo
séc thanh toán.
 Sổ tiền lương và chứng từ thanh toán được gửi tới thủ quỹ, thủ quỹ sẽ:
 Kiểm tra lại chứng từ.
 Chuẩn bị và ký vào séc thanh toán lương để chuyển tiền của công ty tới tài
khoản thanh toán lương.
 Nếu doanh nghiệp vẫn còn phát hành séc giấy, thủ quỹ cũng kiểm tra, ký và
phân phát séc tới người lao động.
 Thủ quỹ có thể gửi lại vào tài khoản ngân hàng của công ty bất kỳ séc thanh
toán nào không có người nhận.
 Một danh sách các séc không có người nhận sẽ được gửi tới phòng kiểm
toán nội bộ của công ty để kiểm tra chi tiết hơn.
v1.0015112230
(4.0) CHI TRẢ LƯƠNG (tiếp theo)
• Chuyển khoản
 Chuyển khoản vào tài khoản cá nhân tại ngân hàng là một cách trả lương hiệu
quả và tiết kiệm chi phí của quá trình thanh toán lương.
 Người lao động được thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi ngân hàng sẽ nhận
được bản sao của séc thanh toán với tổng số tiền đã được trả vào tài khoản
tại ngân hàng và một báo cáo thu nhập.
 Hệ thống tiền lương phải tạo ra một loạt các tệp dữ liệu tiền gửi thanh toán
lương, mỗi ngân hàng tạo một tệp dữ liệu.
 Mỗi bản ghi bao gồm: Tên người lao động, số bảo hiểm xã hội, tài khoản
ngân hàng, tổng số tiền đã thanh toán. Những tệp dữ liệu này được gửi bằng
dữ liệu điện tử tới các ngân hàng tham gia giao dịch.
30
v1.0015112230
(5.0) CHI TRẢ THUẾ VÀ CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ
• Người lao động phải trả các khoản thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế, đóng
các khoản giảm trừ khác cho các cơ quan như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo
hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn.
• Doanh nghiệp phải có trách nhiệm đảm bảo rằng các khoản giảm trừ và thuế của
người lao động được tính toán chính xác và thanh toán đúng thời gian quy định.
• Doanh nghiệp có thể sử dụng séc hoặc chuyển khoản để chi trả thuế và các khoản
giảm trừ.
31
v1.0015112230
3. CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH 
NHÂN SỰ
32
Bảng kiểm soát chu trình tiền lương
Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát
Những vấn đề chung của toàn chu trình
Cập nhật tệp tin chủ tiền lương
Chấm công
Lập bảng lương
Chi trả tiền lương
Chi trả thuế và các khoản giảm trừ
v1.0015112230
3. CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH 
NHÂN SỰ (tiếp theo)
33
Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát
Những vấn đề
chung của
toàn chu trình
1. Dữ liệu gốc không chính
xác hoặc không hiệu lực
Kiểm soát tính nguyên trạng của quá trình xử lý dữ liệu.
Hạn chế truy cập dữ liệu gốc.
Xem xét lại toàn bộ những thay đổi của dữ liệu gốc.
2. Công bố trái phép
những thông tin nhạy cảm
Kiểm soát quyền truy cập.
Mã hóa lại thông tin.
3. Mất hoặc sự phá hoại,
phá hủy thông tin
Thực hiện thủ tục phụ hồi và dự phòng thảm họa.
4. Thuê nhân viên không
có trình độ và không có
đạo đức
Kiểm tra thủ tục tuyển dụng bao gồm kỹ năng, lý lịch người
tuyển dụng
Kiểm tra, điều tra lai lịch phạm tội của tất cả các vị trí liên quan
đến tài chính – kế toán.
5. Vi phạm luật lao động
Kiểm tra thấu đáo những tài liệu liên quan đến tuyển dụng, đánh
giá thành quả nhân viên, sa thải nhân viên.
Cập nhật những thay đổi luật lao động.
v1.0015112230
3. CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH 
NHÂN SỰ (tiếp theo)
34
Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát
Cập nhật dữ
liệu gốc
tiền lương
6. Không phân quyền
những thay đổi dữ liệu
gốc về tiền lương.
Phân tách nhiệm vụ: Phòng quản lý nguồn nhân lực cập nhật
dữ liệu gốc, nhưng chỉ có phòng tiền lương phát kiểm tra.
Kiểm soát truy cập.
7. Cập nhật dữ liệu gốc
không chính xác.
Kiểm tra tính toàn vẹn của quá trình xử lý dữ liệu.
Quy định phải kiểm tra lại tất cả những thay đổi của dữ liệu tiền
lương gốc.
v1.0015112230
3. CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH 
NHÂN SỰ (tiếp theo)
35
Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát
Chấm công
người
lao động
8. Dữ liệu về sự có mặt
và thời gian làm việc của
người lao động không
chính xác.
Tự động hóa việc thu thập dữ liệu.
Dùng nhận dạng sinh trắc học như vân tay, khuôn mặt để
chấm công.
Phân tách nhiệm vụ giữa việc chấm công và thẻ thời gian
làm việc.
Giám sát việc kiểm tra lại.
Lập
bảng lương
9. Sai sót trong xử lý
tiền lương.
Kiểm soát tính nguyên trạng của quá trình xử lý dữ liệu: Quá
trình chạy lô tổng hợp, cộng chéo (cộng ngang các tổng cột
dọc) Tài khoản bù trừ tiền lương
Giám sát việc xem xét lại việc ghi vào sổ và các báo cáo khác.
Phát hành báo cáo thu nhập đến người lao động.
v1.0015112230
3. CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH 
NHÂN SỰ (tiếp theo)
36
Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát
Thanh toán
tiền lương
10. Ăn cắp hoặc Gian lận
về phân phối trong phiếu
thanh toán.
Hạn chế những truy cập có thể xóa mất dữ liệu tiền lương.
Hạn chế truy cập hệ thống chuyển tiền điện tử.
Đánh số lại và tính toán tất cả séc trả lương và kiểm tra lại tất
cả các giao dịch chuyển khoản điện tử.
Yêu cầu tất cả các chứng từ thích hợp để chứng minh cho các
séc thanh toán.
Hạn chế truy cập cơ sở dữ liệu gốc tiền lương.
Phân tách sự kiểm tra tài khoản tiền lương và tài khoản tạm ứng.
Phân tách nhiệm vụ (giữa tiền mặt và tài khoản phải trả, kiểm
tra phân bổ tiền thuê nhân viên).
Kiểm tra sự xác nhận của tất cả người lao động đã nhận được
séc thanh toán.
Gửi lại tiền vào tài khoản của doanh nghiệp số tiền của những
séc không có người nhận và tìm hiểu nguyên nhân.
v1.0015112230
3. CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ THỦ TỤC KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHU TRÌNH 
NHÂN SỰ (tiếp theo)
37
Hoạt động Rủi ro tiềm tàng Thủ tục kiểm soát
Thanh toán
thuế tiền
lương và các
khoản
giảm trừ
11. Quên làm yêu cầu
trả tiền.
Định dạng hệ thống để làm yêu cầu thành toán theo hướng dẫn
của cơ quan nhà nước.
12. Trả tiền không đúng
thời gian quy định.
Định dạng hệ thống để làm yêu cầu thanh toán.
13. Trả tiền không đúng.
Kiểm soát tính toàn vẹn, nguyên trạng của quá trình xử lý.
Giám sát việc xem xét lại các báo cáo.
Người lao động cần xem xét lại các báo cáo thu nhập của mình.
v1.0015112230
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1
Hoạt động nào có liên quan trực tiếp đến bộ phận kế toán trong chu trình nhân sự?
A. Hoạt động tuyển dụng.
B. Hoạt động thanh toán tiền lương.
C. Hoạt động đào tạo nhân viên.
D. Hoạt động đánh giá hiệu quả lao động.
Trả lời:
• Đáp án đúng là: B. Hoạt động thanh toán tiền lương.
• Vì: Bộ phận kế toán sẽ có trách nhiệm thanh toán tiền lương cho người lao động trong
công ty.
38
v1.0015112230
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2
Bộ phận nào trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm cập nhật những thay đổi về
nhân sự?
A. Bộ phận quản lý nhân sự.
B. Bộ phận kế toán.
C. Bộ phận văn phòng.
D. Bộ phận kinh doanh.
Trả lời:
• Đáp án đúng là: A. Bộ phận quản lý nhân sự.
• Vì: Bộ phận quản lý nhân sự có trách nhiệm cập nhật những thay đổi về nhân sự
như: bậc lương, bằng cấp, khen thưởng của người lao động.
39
v1.0015112230
GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
Phương Thảo sẽ thảo luận với 2 trưởng phòng về nhiều vấn đề, vì cô mới được bổ
nhiệm phụ trách về lao động và tiền lương của công ty. Tuy nhiên, để giải quyết vấn đề
khó khăn về vấn đề sử dụng kết hợp 2 nguồn dữ liệu, thì Phương thảo cần phải tìm hiểu:
• Những hoạt động xử lý cơ bản của 2 phòng quản trị nguồn nhân lực và phòng kế
toán trong việc quản lý nguồn nhân lực và tiền lương.
• Mối quan hệ giữa những hoạt động quản lý nguồn nhân lực và những hoạt động về
tiền lương. Làm thế nào để sử dụng cơ sở dữ liệu chung nhưng vẫn đảm bảo chức
năng cả 2 phòng một cách hiệu quả.
• Những rủi ro chính của những hoạt động trong chu trình.
40
v1.0015112230
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
• Hệ thống thông tin quản lý lao động và tiền lương bao gồm hai hệ thống con vừa có
sự liên hệ mật thiết, vừa có sự tách biệt là quản lý lao động và tiền lương.
• Hệ thống quản lý lao động ghi nhận và xử lý các hoạt động của thuê mới, tuyển
dụng, đào tạo, phân công công việc, đánh giá và sa thải người lao động.
• Hệ thống tiền lương ghi nhận và xử lý dữ liệu để thanh toán tiền lương tiền công cho
người lao động.
• Hệ thống thông tin quản lý lao động và tiền lương phải được thiết kế tuân theo nhiều
quy định của chính phủ liên quan đến cả thuế và các quy định về lao động.
• Ngoài ra, các thủ tục kiểm soát phù hợp trong chu trình phai được thiết kế để ngăn
cản được các rủi ro.
41