Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng - Trần Đức Vinh

ng
v1.0015112230
1.1. KHÁI NIỆM CHU TRÌNH MUA HÀNG
• Khái niệm: Chu trình mua hàng là một loạt các hành vi kinh doanh phát sinh và các
hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua
hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho các loại hàng mua.
• Mục tiêu:
 Mua hàng từ những người bán tin cậy;
 Mua hàng với chất lượng cao;
 Mua hàng với giá cả tốt nhất;
 Mua những khoản mục được yêu cầu;
 Có được các nguồn lực khi cần;
 Nhận được những mặt hàng đã đặt mua;
 Đảm bảo các loại hàng mua không bị mất, bị hỏng, bị mất cắp.
6
v1.0015112230
1.2. CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN
• Nhận yêu cầu mua hàng, dịch vụ trong nội bộ, tìm kiếm người cung cấp phù hợp và
đặt hàng.
• Nhận hàng từ người cung cấp.
• Ghi nhận nợ phải trả.
• Thanh toán với người bán.
• Các quan hệ thông tin trên được thể hiện qua 2 sơ đồ dòng dữ liệu:
 Dòng dữ liệu tổng quát chu trình mua hàng;
 Dòng dữ liệu cấp 0 chu trình mua hàng.
7
v1.0015112230
Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình mua hàng
Nhà cung cấp
HT sổ cái và
báo cáo
Chu trình
doanh thu
Bộ phận khác
Kiểm soát hàng 
tồn kho
Chu trình
sản xuất
Chu trình 
mua hàng
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng
Nhận hàng
Hàng hóa hoặc dịch vụ
Bán hàng hoàn thành
Đặt hàng mua
Thanh toán tiền
Nhận hàng
Yêu cầu mua hàng
Nhận hàng
Yêu cầu mua hàng
Nhận hàng
Dữ liệu mua hàng 
và thanh toán
8
v1.0015112230
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 chu trình mua hàng
Yêu cầu mua hàng 
Đặt hàng
 Đặt hàng
Yêu cầu mua hàng
Yêu cầu mua hàng 
 Đặt hàng
Đặt hàng
  Hàng & thông 
tin giao hàng 
Hàng & thông 
tin nhập kho 
  Yêu cầu mua hàng
 Đặt hàng 
  Thông tin bán hàng 
hoàn thành – Hóa đơn
  Thanh toán
  Thanh toán 
Đề nghị thanh toán 
Mua hàng & công nợ 
  Thông tin nhập kho 
9
v1.0015112230 10
2.2. Nhận và bảo quản hàng hóa
2. QUY TRÌNH THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG
2.1. Đặt hàng với nhà cung cấp
2.4. Thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ đã mua
2.3. Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
2.5. Theo dõi chi tiết công nợ phải trả
v1.0015112230
2.1. ĐẶT HÀNG VỚI NHÀ CUNG CẤP
2.1.1. Nhận yêu cầu mua hàng
2.1.2. Tìm kiếm người bán phù hợp và đặt hàng
11
v1.0015112230
2.1.1. NHẬN YÊU CẦU MUA HÀNG
• Yêu cầu mua hàng phát sinh từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc bộ
phận sử dụng trực tiếp hàng hóa, dịch vụ. Cụ thể:
 Nhu cầu về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, TSCĐ: phát sinh ít không thường xuyên
 đề xuất từ các bộ phận hoặc phòng ban.
 Nhu cầu về nguyên vật liệu, hànghóa: phát sinh nhiều, thường xuyên đề xuất từ hệ
thống kiểm soát kho hàng.
• Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trong kho và
phương pháp quản lý tính toán hàng dự trữ:
 Phương pháp tính theo số lượng đơn hàng kinh tế (EOQ: economic order quantity).
 Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP: materials requirements planning).
 Phương pháp hàng tồn kho tức thời (JIT: Just-in-time inventory system).
12
v1.0015112230
2.1.2. TÌM KIẾM NGƯỜI BÁN PHÙ HỢP VÀ ĐẶT HÀNG
• Bộ phận mua hàng kiểm tra xét duyệt, tổng hợp các nhu cầu, tìm kiếm người bán và
lập các thủ tục đặt hàng.
• Lựa chọn người bán:
 Giá cả hợp lý;
 Chất lượng hàng tốt theo yêu cầu;
 Giao hàng kịp thời (chọn nhà vận chuyển);
 Độ tin cậy của người bán (đặc biệt liên quan đến hệ thống JIT).
13
v1.0015112230
2.1.2. TÌM KIẾM NGƯỜI BÁN PHÙ HỢP VÀ ĐẶT HÀNG (tiếp theo)
14
• Đặt hàng: Doanh nghiệp lập đơn hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, giá cả,
giao hàng và thanh toán.
 Đơn đặt hàng là một văn bản hoặc tài liệu điện tử chính thức yêu cầu người bán
cung cấp loại hàng cụ thể theo giá đặt ra.
 Đơn hàng cũng thể hiện cam kết thanh toán cho số hàng.
 Đơn hàng trở thành hợp đồng khi người bán chấp nhận đơn hàng đó.
 Đơn hàng bao gồm:
 Nhà cung cấp;
 Bộ phận cung ứng;
 Ngày đặt hàng, ngày vận chuyển;
 Nơi vận chuyển;
 Phương thức vận chuyển;
 Thông tin chi tiết về hàng mua;
 
v1.0015112230
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
15
v1.0015112230
2.1.2. TÌM KIẾM NGƯỜI BÁN PHÙ HỢP VÀ ĐẶT HÀNG (tiếp theo)
• Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động đặt hàng
 Chứng từ:
 Yêu cầu mua hàng;
 Đơn đặt hàng;
 Hợp đồng mua bán.
 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ:
 Luân chuyển chứng từ phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu kiểm
soát và phương pháp xử lý thông tin (bằng tay, bằng máy) và được thể hiện
trên sơ đồ dòng dữ liệu hoặc lưu đồ.
 Phương pháp xử lý thông tin: Xử lý bằng tay; Xử lý bằng máy.
16
v1.0015112230
Lưu đồ xử lý đặt hàng- Xử lý thủ công
17
v1.0015112230
2.1.2. TÌM KIẾM NGƯỜI BÁN PHÙ HỢP VÀ ĐẶT HÀNG (tiếp theo)
 Dữ liệu lưu trữ, bao gồm:
 Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa
điểm giao hàng, điều khoản thanh toán);
 Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành);
 Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số
lượng tồn).
18
v1.0015112230
2.2. NHẬN VÀ BẢO QUẢN HÀNG HÓA
19
• Nội dung: gồm 2 công việc cơ bản:
 Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng;
 Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng.
• Khi nhận hàng xảy ra 2 trường hợp:
 Hàng nhận phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng sẽ được
chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng trong kho
(nếu nhập kho) hoặc bộ phận sử dụng hàng như yêu cầu ban đầu (nếu không
nhập kho).
 Hàng nhận không đạt các yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng so
với đặt hàng, thì bộ phận nhận hàng sẽ từ chối hàng và thông báo cho người
bán. Tùy theo thỏa thuận giữa người bán và bộ phận nhận hàng để thực hiện:
người bán giảm giá bán, điều chỉnh lại hóa đơn về số lượng hoặc giá cả, nhận lại
hàng đã giao (bên mua trả lại hàng).
v1.0015112230
2.2. NHẬN VÀ BẢO QUẢN HÀNG HÓA
20
• Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo tất cả thông
tin nhận hàng này cho các bộ phận có liên quan.
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận và bảo quản hàng
v1.0015112230
2.2. NHẬN VÀ BẢO QUẢN HÀNG HÓA (tiếp theo)
• Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động nhận và bảo quản hàng
 Chứng từ, bao gồm:
 Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng;
 Phiếu giao hàng.
 Tổ chức dòng dữ liệu, luân chuyển chứng từ. Tùy theo phương pháp xử lý thông
tin: tay, máy.
21
v1.0015112230
Lưu đồ xử lý nhận hàng - Xử lý thủ công
22
v1.0015112230
2.2. NHẬN VÀ BẢO QUẢN HÀNG HÓA (tiếp theo)
 Dữ liệu lưu trữ:
 Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa
điểm giao hàng, điều khoản thanh toán).
 Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành).
 Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số
lượng tồn).
(Ba thông tin trên giống như dữ liệu lưu trữ của hoạt động đặt hàng).
 Thông tin nhận hàng (số phiếu nhập kho/phiếu nhận hàng, mã hàng, số
lượng hàng, mã người bán, số đặt hàng).
23
v1.0015112230
2.3. CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ
• Quy trình này gồm 2 nội dung:
 Chấp thuận hóa đơn mua hàng;
 Ghi chép, theo dõi công nợ.
• Phương pháp tổ chức theo dõi công nợ phải trả:
 Hệ thống dùng sổ chi tiết;
 Hệ thống chứng từ thanh toán - Hệ thống voucher;
 Hệ thống kết hợp sổ chi tiết và voucher.
24
v1.0015112230
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
phải trả
25
v1.0015112230
2.3. CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ (tiếp theo)
• Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo
dõi công nợ
 Chứng từ, bao gồm:
 Hóa đơn mua hàng;
 Chứng từ trả tiền cho người bán (phiếu chi, séc).
 Tổ chức dòng dữ liệu, luân chuyển chứng từ, tùy theo có hoặc không sử dụng
mô hình hệ thống Voucher: tay, máy.
26
v1.0015112230
Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi công nợ- Không sử dụng hệ 
thống Voucher - Xử lý bằng tay
27
v1.0015112230
2.3. CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ (tiếp theo)
 Dữ liệu lưu trữ là các thông tin về hóa đơn mua hàng, gồm:
 Số hóa đơn;
 Số đặt hàng;
 Mã mặt hàng;
 Số lượng;
 Đơn giá;
 Mã người bán
28
v1.0015112230
• Đến hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng cùng đề nghị thanh
toán (phiếu chi, hoặc chứng từ thanh toán) cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán và
chuyển bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán tiền cho người bán.
 Doanh nghiệp có thể tổ chức cho kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục lập phiếu chi
và trình duyệt (ban giám đốc) thanh toán, chuyển bộ phận tài vụ chi tiền.
 Doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán thì không lập phiếu chi. Trình tự
như sau:
 Tới ngày thanh toán như kế hoạch trong bộ hồ sơ theo dõi công nợ, kế toán phải trả
chuyển toàn bộ hồ sơ này cho phòng tài vụ để xét duyệt và thanh toán tiền.
 Phòng tài vụ căn cứ vào bộ chứng từ chuyển sang sẽ tiến hành thanh toán cho
người bán (lập séc chi tiền), ghi bổ sung thông tin thanh toán vào bộ hồ sơ và
chuyển bộ hồ sơ này ngược lại kế toán phải trả.
 Kế toán phải trả, dựa vào thông tin thanh toán tiền, định khoản cho nghiệp vụ thanh
toán cho người bán:
Nợ TK “Phải trả người bán”
Có TK “Tiền”
2.4. THANH TOÁN CHO HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐÃ MUA
29
v1.0015112230
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh toán tiền
30
v1.0015112230
2.4. THANH TOÁN CHO HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐÃ MUA (tiếp theo)
• Tổ chức luân chuyển dòng dữ liệu hoạt động thanh toán công nợ
 Chứng từ, bao gồm:
 Phiếu chi;
 Séc thanh toán;
 Chứng từ thanh toán –Voucher.
 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ: Tùy theo phương pháp xử lý
thông tin: bằng tay, bằng máy.
31
v1.0015112230
Lưu đồ xử lý thanh toán tiền- Xử lý bằng tay
32
v1.0015112230
2.4. THANH TOÁN CHO HÀNG HÓA, DỊCH VỤ ĐÃ MUA (tiếp theo)
 Dữ liệu lưu trữ, bao gồm:
 Số chứng từ thanh toán;
 Số đặt hàng;
 Số hóa đơn;
 Tên người bán;
 Số tiền thanh toán
33
v1.0015112230
2.5. THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ PHẢI TRẢ
• Có 3 hình thức tổ chức theo dõi chi tiết phải trả người bán:
 Hệ thống dùng sổ chi tiết người bán;
 Hệ thống chứng từ thanh toán - Hệ thống voucher;
 Hệ thống kết hợp sổ chi tiết và voucher.
• Về bản chất các hệ thống này chỉ khác nhau ở việc phân loại và ghi chép theo dõi chi
tiết công nợ phải trả, theo từng thời hạn thanh toán của từng hóa đơn hay theo từng
người cung cấp.
34
v1.0015112230 35
3.2. Hoạt động kiểm soát trong chu trình mua hàng
3. CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG VÀ KIỂM SOÁT THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH 
MUA HÀNG
3.1. Các rủi ro tiềm tàng
v1.0015112230
3.1. CÁC RỦI RO TIỀM TÀNG
Các rủi ro tiềm tàng phát sinh trong chu trình mua hàng thể hiện qua các quá trình sau:
• Đặt hàng (dự trữ quá nhiều hoặc quá ít; đặt hàng không cần thiết, mua hàng giá cao
chất lượng kém).
• Nhận hàng và bảo quản (nhận hàng không yêu cầu, đếm sai hàng nhận, chất lượng
hàng không đúng, mất cắp).
• Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ (chấp nhận hóa đơn khống, mất ưu đãi do
thanh toán không kịp thời).
• Thanh toán (thanh toán nhiều lần cho 1 hóa đơn, trả tiền nhầm đối tượng thanh toán,
trả tiền thừa).
36
v1.0015112230
3.2. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG
37
1. Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng
• Thiết kế bảng các hoạt động kiểm soát theo:
 Các mục tiêu kiểm soát;
 Các rủi ro;
 Các thủ tục kiểm soát của quá trình mua hàng.
• Lập Bảng kiểm soát hoạt động:
Bảng kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng
Hoạt động Mục tiêu kiểm soát Rủi ro Các thủ tục kiểm soát
Đặt hàng
Nhận hàng và bảo quản
Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ
Thanh toán
v1.0015112230
3.2. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG (tiếp theo)
38
2. Kiểm soát hệ thống thông tin
• Kiểm soát chung
 Mục tiêu (Đảm bảo an toàn cho dữ liệu và chương trình xử lý; Tránh các rủi ro bị
mất, sửa đổi dữ liệu hoặc bị lộ các thông tin quan trọng).
 Kiểm soát truy cập.
 Phân chia trách nhiệm.
 Lưu trữ và tạo các tập tin dự phòng.
• Kiểm soát nhập liệu
 Mục tiêu:
 Đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu nhập vào;
 Kiểm soát hợp lệ dữ liệu nhập, kiểm soát số tổng.
 Thiết kế bảng các thủ tục kiểm soát.
v1.0015112230
Bảng kiểm soát nhập liệu chu trình mua hàng
Ô nhập liệu Mục tiêu kiểm soát Các thủ tục kiểm soát
Số yêu cầu mua hàng
Ngày yêu cầu nhận hàng
Mã hàng hóa
Số lượng yêu cầu
Mã nơi yêu cầu
Tên bộ phận yêu cầu
Mã sử dụng
39
v1.0015112230
3.2. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG (tiếp theo)
40
 Xây dựng ma trận kiểm soát dữ liệu nhập, bao gồm các cột và các hàng (dòng):
 Các cột là các vùng dữ liệu cần nhập;
 Các hàng là các liệt kê kiểm soát nhập liệu;
 Tại mỗi tọa độ giao điểm hàng và cột, các đánh dấu (√) sẽ xác định các kiểm
soát nào là cần thiết.
Mẫu ma trận kiểm soát:
Ma trận kiểm soát nhập liệu phiếu mua hàng
Vùng dữ liệu nhập
“Yêu cầu mua
hàng”
Kiểm soát nhập
Số
yêu
cầu
Ngày
Y/C 
nhận
hàng
Mã
hàng
hóa
Tên
mã
hàng
Số
lượng
Y/C
Mã
nơi
Y/C
Tên
bộ
phận
Y/C
Mã
sử
dụng
Đề
nghị
v1.0015112230
3.2. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT TRONG CHU TRÌNH MUA HÀNG (tiếp theo)
41
• Kiểm soát xử lý và kết quả xử lý:
 Mục tiêu: đảm bảo các hoạt động được diễn ra theo đúng trình tự.
 Các kiểm soát xử lý là đối chiếu dữ liệu thực hiện và chính sách, mệnh lệnh.
 Kết thúc một quá trình xử lý dữ liệu, nhóm kiểm soát dữ liệu lập các báo cáo trình
bày tóm lược các thay đổi dữ liệu trong các tập tin dữ liệu liên quan quá trình xử
lý chu trình mua hàng.
Ví dụ, báo cáo liệt kê tất cả các hóa đơn đã được cập nhật vào tập tin hóa đơn
chưa thanh toán trong ngày.
v1.0015112230
GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG
Lưu đồ xử lý mua hàng:
42
Hàng tồn kho 
(NVL)
Phòng cung ứng Nhà cung cấp
Yêu cầu Đặt hàng
Nhận hàng Hóa đơn 
thanh toán
v1.0015112230
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1
Các chứng từ nào sau đây KHÔNG dùng để tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin
hoạt động đặt hàng?
A. Yêu cầu mua hàng.
B. Đơn đặt hàng.
C. Phiếu nhập kho.
D. Hợp đồng mua hàng.
Trả lời:
• Đáp án đúng: C. Phiếu nhập kho.
• Vì phiếu nhập kho là chứng từ của hoạt động nhận hàng.
43
v1.0015112230
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2
Thông tin nào sau đây KHÔNG phải là thông tin cơ bản của phiếu chi tiền?
A. Người nhận tiền.
B. Địa điểm nhận tiền.
C. Nội dung chi tiền.
D. Số tiền thực chi (bằng số, bằng chữ).
Trả lời:
• Đáp án đúng: B. Địa điểm nhận tiền.
• Vì trên phiếu chi không cần ghi địa điểm nhận tiền.
44
v1.0015112230
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
• Chu trình mua hàng là một chu trình quan trọng trong chu trình kinh doanh của
doanh nghiệp.
• Để xử lý thông tin cho chu trình mua hàng phải xem xét hoạt động và dòng thông tin
trong chu trình thể hiện qua các sơ đồ dòng dữ liệu, tổ chức thông tin, luân chuyển
chứng từ như: nhận yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ; nhận hàng từ các nhà cung
cấp; ghi nhận nợ phải trả; thanh toán với người bán.
• Đồng thời tiến hành các hoạt động kiểm soát trong chu trình này để bảo đảm an toàn
cho dữ liệu, thông tin và chương trình nhằm thực hiện có hiệu quả chu trình mua
hàng và giảm thiểu các rủi ro cho doanh nghiệp.
45