Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

iúp chiến lược, cho phép tổ chức thành công 
trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh. 
 Được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức: 
khách hàng, một nhà cung cấp, tổ chức khác của cùng ngành 
 Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 5 
o Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems, MIS) 
 Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở mức điều khiển tác nghiệp, 
điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. 
 Tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. 
 Nguồn thông tin: các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch, 
các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. 
 MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được 
phép sử dụng thông tin của tổ chức. 
o Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision Support Systems, DSS) 
 Trợ giúp các hoạt động ra quyết định – là một quy trình được tạo thành từ 
ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải 
quyết và lựa chọn một phương án. 
 Là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và 
sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. 
CẤP ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP (CẤP CAO) 
Dự báo khuynh 
hướng bán hàng 
trong dài hạn 
Kế hoạch hoạt 
động trong 
dài hạn 
Dự báo ngân 
sách trong 
dài hạn 
Lập kế 
hoạch 
lợi nhuận 
Lập kế hoạch 
nguồn nhân lực 
Cấp độ quản lý: Cấp trung 
 Quản lý bán 
hàng, phân 
tích, định 
giá bán 
 Phân tích, dự 
báo hán hàng 
 Định giá 
sản phẩm, 
quảng cáo 
 Kiểm soát hàng 
tồn kho 
 Lập kế hoạch 
sản xuất 
 Lập kế hoạch 
kho hàng 
 Lập dự toán, 
ngân sách 
hàng năm 
 Dự báo tài chính
 Ké hoạch đầu
tư vốn 
 Phân tích CVP 
 Phân tích chi phí 
 Phân tích đầu tư 
 Phân tích sự
phân bổ lao động
 Phân tích chi 
phí hợp đồng 
lao động 
Cấp độ hoạt động 
 Xử lý nghiệp vụ 
bán hàng 
 Xác định giá bán 
 Nghiên cứu 
thị trường 
 Khuyến mãi 
 Triển khai sản 
phẩm mới 
 Thực hiện kế
hoạch sản xuất
 Thực hiện kế
hoạch mua, 
nhập nguyên 
vật liệu 
 Sử dụng máy 
móc, nhân công 
 Thực hiện kế
hoạch tài chính
 Thực hiện 
chính sách huy 
động vốn 
 Thực hiện chính 
sach về lãi vay, 
về cổ tức 
 Kế toán tài chính 
 Kế toán quản trị 
 Kế toán chi phí 
 Kế toán thuế 
 Thực hiện kế
hoạch tuyển 
dụng, đào tạo 
 Thực hiện chính 
sách trả lương, 
trả thưởng, 
phụ cấp 
HTTT bán hàng 
và thị trường 
HTTT sản xuất 
sản phẩm, 
dịch vụ 
HTTT tài chính HTTT kế toán HTTT nguồn 
nhân lực 
ESS 
MIS 
DSS 
TPS 
 Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 
6 TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 
o Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS) 
 Sử dụng các công cụ tin học những tri thức góc độ chuyên gia về một lĩnh 
vực nào đó. 
 Dùng để phân tích thông tin quan trọng dưới dạng tổng quát: hiệu quả và 
năng lực của tổ chức; thị hiếu của khách hàng; các hoạt động của các đối 
thủ cạnh tranh; năng lực của các nhà cung cấp 
 Cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những nhà 
điều hành cấp cao nhất (CEO). 
 Phân loại hệ thống thông tin theo bộ phận nghiệp vụ 
Theo cách phân loại này, mỗi dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi theo tên chức 
năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp 
chiến lược. 
o Hệ thống thông tin quản lý bán hàng và marketing; 
o Hệ thống thông tin tài chính; 
o Hệ thống thông tin kế toán; 
o Hệ thống thông tin quản lý nhân sự. 
1.2. Khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin kế toán (AIS) 
1.2.1. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán 
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh 
tế về một tổ chức sử dụng các công nghệ khác nhau. Nó nhận biết và ghi nhận những 
ảnh hưởng tài chính của các nghiệp vụ của doanh nghiệp. AIS phân bổ thông tin về 
các nghiệp vụ cho những người liên quan để ra quyết định hoặc phối hợp thực hiện 
các công việc trọng yếu phát sinh trong đơn vị. 
Phân biệt mối quan hệ, sự khác biệt giữa kế toán và hệ thống thông tin, hệ thống thông 
tin quản lý bằng sơ đồ sau: 
1.2.2. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán 
 Mục tiêu của hầu hết các tổ chức là cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng của 
họ. Giá trị gia tăng có nghĩa là làm cho giá trị của sản phẩm/dịch vụ cuối cùng lớn 
hơn tổng số do các bộ phận rời rạc khác cộng lại. Nói cách khác, điều này có thể 
có nghĩa là: 
Dữ liệu AIS Thông tin Người dùng thông tin Ra quyết định 
 Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 7 
o Làm nhanh hơn; 
o Làm cho tin cậy hơn; 
o Cung cấp dịch vụ tốt hơn hoặc lời khuyên hữu ích hơn; 
o Cung cấp những sản phẩm mà nguồn cung hạn hẹp; 
o Cung cấp các đặc trưng đã được tăng cường; 
o Hướng đến khách hàng 
 Giá trị được cung cấp bởi một loạt các hành vi được gọi là chuỗi giá trị (value 
chain). Các hoạt động bao gồm: 
o Các hoạt động cơ bản; 
o Các hoạt động bổ trợ. 
Hệ thống thông tin kế toán có vai trò là bộ phận sản xuất ra thông tin phục vụ 
cho việc ra quyết định. Thông tin phải có chất lượng cao và phải với chi phí có 
được các thông tin ở mức thấp nhất. Các đặc tính đo lường tính hữu ích của 
thông tin: 
 Phù hợp (Relevance); 
 Tin cậy (Reliability); 
 Đầy đủ (Completeness); 
 Kịp thời (Timeliness); 
 Có thể hiểu được (Understandability); 
 Có thể kiểm chứng (Verifiability); 
 Có thể tiếp cận (Accessibility). 
1.3. Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin kế toán 
Một AIS có thể là hệ thống kế toán thủ công với bút mực, chứng từ, sổ sách hệ 
thống kế toán với máy tính; hệ thống kết hợp kế toán thủ công và kế toán máy. Bất kỳ 
hệ thống nào được sử dụng cũng bao gồm các công việc thu thập, lưu trữ, xử lý (sản 
xuất thông tin). 
 Một AIS sử dụng kế toán máy bao gồm các thành phần sau: 
o Nhân sự: người điều khiển hệ thống và thực hiện các chức năng khác nhau; 
o Các trình tự, thủ tục sử dụng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin về các 
hoạt động của doanh nghiệp (Lưu đồ); 
o Dữ liệu về tổ chức và quá trình xử lý; 
o Phần mềm để xử lý dữ liệu của tổ chức; 
o Trang thiết bị công nghệ; 
o Kiểm soát nội bộ và các phương thức an toàn tài liệu. 
Lưu ý rằng, công nghệ chỉ đơn giản là một công cụ để khởi tạo, duy trì, hoặc 
hoàn thiện một hệ thống. 
Sáu (6) thành phần nêu trên sẽ đảm bảo cho AIS thực hiện được ba chức năng: 
 Thu thập và lưu trữ về các hoạt động của doanh nghiệp, các nguồn lực và 
nhân sự liên quan. 
 Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 
8 TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 
 Chuyển đổi dữ liệu sang thành thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa 
ra các quyết định kinh doanh. 
 Cung cấp các cách thức kiểm soát và an ninh về tài sản, về thông tin nhằm 
làm cho dữ liệu luôn sẵn có, chính xác, và tin cậy. 
 Phân biệt hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý (MIS) 
o Hệ thống thông tin kế toán xử lý những nghiệp vụ tài chính như doanh thu bán 
hàng và các nghiệp vụ phi tài chính nhưng có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình xử 
lý các nghiệp vụ tài chính, ví dụ việc bổ sung danh sách người mua, người bán. 
o Hệ thống thông tin quản lý xử lý những nghiệp vụ mà thường không thuộc hệ 
thống thông tin kế toán truyền thống, ví dụ theo dõi sự phàn nàn của khách 
hàng, phản ứng của khách hàng 
Mô hình chung cho AIS 
Theo sơ đồ trên, nguồn dữ liệu là các nghiệp vụ tài chính được đưa vào hệ thống 
thông tin từ các nguồn bên trong và bên ngoài. Các nghiệp vụ tài chính bên ngoài 
là những nguồn dữ liệu chủ yếu của các đơn vị/tổ chức. Ví dụ, bán hàng và cung 
cấp dịch vụ, mua hàng tồn kho, thu tiền, chi tiền Các nghiệp vụ tài chính bên 
trong liên quan đến sự trao đổi hoặc dịch chuyển của các nguồn lực trong tổ chức. 
Ví dụ, xuất kho vật liệu cho sản xuất, phân bổ chi phí sản xuất chung, kết chuyển 
chi phí dở dang vào giá thành sản phẩm, trích và phân bổ khấu hao 
External 
Sources of 
Data 
Data 
Collection 
Data 
Processing 
Information 
Generation 
External 
End Users 
Database 
Management
Internal 
Sources of 
Data 
Internal 
End Users 
The External Environment 
The Business 
Organization 
Feedback 
The 
Information 
System 
Feedback 
 Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 9 
 Các chức năng chuyển đổi dữ liệu thành thông tin trong một mô hình AIS 
chung bao gồm: 
o Thu thập dữ liệu bao gồm các công việc như nắm bắt dữ kiện về các giao 
dịch; ghi nhận dữ liệu vào các biểu mẫu khác nhau; hợp thức hóa và hiệu chỉnh 
dữ liệu. 
o Xử lý dữ liệu: phân loại; sao chép; sắp xếp; nhóm gộp; hợp nhất; tính toán; 
tổng hợp; so sánh. 
o Quản lý dữ liệu: lưu trữ; lấy lại dữ liệu; xóa bỏ dữ liệu. 
o Sản xuất thông tin: biên soạn; sắp xếp; formatting; trình bày. 
1.4. Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán 
1.4.1. Các giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán 
 Giai đoạn 1, đầu những năm 1960, hệ thống thông tin chưa phát triển, IT mới chỉ 
sử dụng vào một số nghiệp vụ hoặc đối tượng có sự tính toán nhiều. Giai đoạn này 
chưa có sự gắn kết giữa dữ liệu và chương trình xử lý. 
 Giai đoạn 2, vào những năm 1970 – 1980 
o Phạm vi áp dụng IT vào kế toán được mở rộng, cung cấp một số thông tin hữu 
ích bên cạnh các thông tin tài chính (truyền thống). 
o Ứng dụng IT vào một số vùng xử lý khác như sản xuất, marketing. 
o Chi phí đầu tư vào công nghệ thông tin lớn hơn và mang lại hiệu quả cao hơn. 
o Database và mạng ra đời. Sự độc lập dữ liệu và chương trình cao. 
 Giai đoạn 3, cuối những năm 1980 
o Sử dụng phổ biến hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 
o Mô hình tổ chức kế toán được xây dựng một cách rõ ràng. 
o Hệ thống mạng máy tính được áp dụng và dần phát triển nhanh. 
 Các mức độ ứng dụng IT trong kế toán: 
o Xử lý bán thủ công: Máy tính trợ giúp kế toán – Excel. 
o Tự động xử lý kế toán, theo đó chứng từ giấy, nhập dữ liệu từ chứng từ vào 
máy, tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết, dữ liệu không được chia sẻ ra 
bên ngoài phòng kế toán. 
o Tự động hoạt động quản lý (ERP: Enterprise Resource Planning System) 
 Sử dụng mạng máy tính xử lý. 
 Tích hợp các chức năng kế toán, marketing, nhân sự, sản xuất, lập kế hoạch 
 Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ liệu. Các phòng ban đều có thể 
chia sẻ dữ liệu với các phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp. 
 Dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn: Bộ phận, kế toán, hệ thống nhập liệu 
thông thường, mạng EDI, chứng từ điện tử. 
o Truyền thống: The Evolution of IS Models: The Flat - File Model. 
 Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 
10 TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 
o Ngày nay, mô hình sử dụng cơ sở dữ liệu: 
1.4.2. Sự thay đổi vai trò kế toán viên 
 Kế toán viên như là người dùng hệ thống thông tin 
o Kế toán viên phải có khả năng chuyển những nhu cầu thông tin của mình cho 
các chuyên gia thiết kế hệ thống. 
o Kế toán viên nên tham gia một cách tích cực và chủ động vào các dự án phát 
triển hệ thống để đảm bảo việc thiết kế hệ thống một cách phù hợp. 
User 
Customer Sales 
(Current Accounts 
Receivable) 
Customer Data 
Sales Invoices 
Cash Receipts 
Product Service 
Schedule 
Other Entity Data 
Customer Sales 
(Historic/ 
Demographic 
Orientation) 
Customer Sales 
(Historic/Product 
Orientation) 
Accouting 
Marketing 
Product 
Services 
DBMS 
User View Integration 
Software 
Shared Database 
User Standalone Application User-Owned Data Sets 
Customer Data (Current 
Accounts Receivable) 
Sales Invoices 
Cash Receipts 
Customer Data 
(Historic/Demographic 
Orientation) 
Sales Invoices 
Billing/Accounts 
Receivable System 
Product Promotion 
System 
Accouting 
Marketing 
 Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 11 
o Chức năng của kế toán là có xây dựng hệ thống lý thuyết (conceptual system). 
Trong khi đó, chức năng của máy tính là hệ thống phần cứng. 
o Hệ thống lý thuyết xác định bản chất thông tin yêu cầu, nguồn thông tin, điểm đến 
của thông tin, các nguyên tắc hoặc quy tắc kế toán cần thiết phải được áp dụng. 
 Kế toán viên như là kiểm toán hệ thống 
o Kiểm toán độc lập (External Auditors): Có chức năng xác thực tính chính 
xác/trung thực của các báo cáo tài chính. Hơn nữa, họ còn đảm bảo dịch vụ với 
phạm vi lớn hơn chức năng kiểm toán truyền thống. 
o Kiểm toán IT: Có chức năng đánh giá IT như là một phần công việc của kiểm toán. 
o Kiểm toán nội bộ: Có chức năng kiểm toán hệ thống thông tin và các dịch vụ 
đánh giá hệ thống công nghệ thông tin. 
1.4.3. Nghề nghiệp trong AIS hiện đại 
 Tư vấn hệ thống 
o Thiết kế các hệ thống và các quy trình mang tính công nghệ; 
o Lựa chọn hệ thống phần cứng và phần mềm; 
o Giá trị gia tăng qua các quá trình bán lại (VARs). 
 Kiểm soát và bảo mật hệ thống thông tin 
o Phân tích rủi ro với hệ thống thông tin; 
o Trợ giúp kiểm toán viên trong việc đánh giá kiểm soát; 
o Chứng nhận kiểm toán viên hệ thống thông tin (CISAs); 
o Đánh giá, kiểm tra quá trình xâm nhập. 
 Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 
12 TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 
Tóm lược cuối bài 
 Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con của một hệ thống thông tin với ba thành phần 
chính là đầu vào, xử lý và đầu ra. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán là xây dựng các 
quy trình kế toán theo chuỗi phát sinh của dữ liệu được xử lý (chuỗi bắt đầu từ lúc nghiệp vụ 
hình thành và kết thúc là các báo cáo/thông tin hữu ích cho người dùng). 
 Hệ thống thông tin kế toán không phải là môn học giải quyết các vấn đề nhận biết, đo lường, 
ghi chép các sự kiện, các nghiệp vụ như kế toán tài chính. Nó cũng không phải môn học liên 
quan đến các nội dung của kế toán quản trị, kế toán chi phí, hoặc kế toán thuế. Hệ thống 
thông tin kế toán liên quan đến việc thiết kế các quy trình cho các nghiệp vụ, theo dấu nghiệp 
vụ từ lúc bắt đầu đến khi nghiệp vụ kết thúc. 
 Trong điều kiện công nghệ thông tin phát triển, vai trò của người kế toán viên đã có sự thay đổi 
rõ rệt từ công nghệ, quy trình, phương pháp, dữ liệu, và nhu cầu đối tượng sử dụng thông tin kế 
toán. Người kế toán viên không chỉ là người ghi sổ, người phân tích, đánh giá hệ thống, mà còn 
có thể trở thành người tư vấn thiết kế hệ thống, kiểm soát hệ thống, bảo mật hệ thống 
 Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán 
TXKTQT03_Bai1_v1.0015112224 13 
Câu hỏi ôn tập 
1. Cho biết các thành phần của một hệ thống? Phân biệt hệ thống cha và hệ thống con? Cho ví 
dụ cụ thể? 
2. Phân biệt dữ liêu và thông tin? Cho ví dụ cụ thể? 
3. Cho biết nội dung phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý và hệ thống thông tin theo 
chức năng trong doanh nghiệp? 
4. Hệ thống thông tin kế toán là gì? Cho biết vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp? 
5. Phân loại hệ thống thông tin kế toán theo đối tượng sử dụng và theo phương thức xử lý. 
6. Kế toán viên có vai trò như thế nào trong hệ thống thông tin kế toán?