Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2 - Chương 3: Hoạt động kế toán thương mại trên phần mềm chuyên dụng - Vũ Quốc Thông

ý tồn kho trong thƣơng mại 
 Nhận HĐ trƣớc – hàng mua về sau 
 Hàng tồn kho gửi đi bán 
 Xuất kho dùng cho hoạt động 
SXKD (tính vào C/P) 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
15 
29 
1a. Cty ABC mua hàng từ NB001: ngày 12/02/20XX - nhận 
HĐ GTGT 0099876 số Seri AB/11 – thuế VAT: 10%. Ngƣời 
bán chịu C/P vận chuyển. Sau khi ABC đồng ý mua hàng, 
ngƣời bán vận chuyển số hàng này về kho công ty. Dự kiến 
ngày 22/02/20XX, hàng đƣợc chuyển đến kho công ty. 
 SL ĐG (VNĐ/cái) 
HH08 20 500.000 
1b. Ngày 22/02/20XX: hàng mua từ nghiệp vụ ngày 
12/02/20XX của NB001; HĐ 0099876 về đến kho công ty. 
Công ty tiến hành kiểm tra và nhập kho toàn bộ số hàng 
vào kho Hàng hóa. 
Xem xét: Kho sử dụng? Tài khoản kế toán? 
Tình huống 1. 
Xem xét: Kho sử dụng? Tài khoản kế toán? 
30 
Thủ kho nhập / xuất 
TH: mua hàng 
TH: chuyển hàng 
TH: xuất hàng 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
16 
31 
2. Ngày 27/02/20XX, xuất kho gửi bán đại lý Minh Ngọc 
(DL001 – tính chất: khách hàng) theo hợp đồng số KT001, 
đã ký ngày 20/02/20XX của Cty TNHH TM ABC: 
 SL ĐG (VNĐ/KG) 
HH04 1.000 
HH05 1.000 
* Lƣu ý: không nhập đơn giá bán 
Tình huống 2. 
Tạo mã DL001 – đại lý Minh Ngọc 
 78 Nguyễn Bỉnh Khiêm Q.4 TP. HCM 
 MST: 0313286237 
32 
3. Ngày 02/03/20XX, xuất kho HH04 sử dụng cho phòng Kế 
toán: 
 SL ĐG (VNĐ/KG) 
HH04 100 
Tình huống 3. 
Tình huống 1, 2 và 3 - Giá vốn / Giá xuất? 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
17 
33 
Mặt hàng A với số lƣợng tồn kho là x (B/C tổng hợp tồn kho) 
- Trong danh mục Vật tƣ / Hàng hóa: 
 đặt tồn kho tối thiểu cho mặt hàng A là y (với y <x) 
-Trong Hệ thống – Tùy chọn - Vật tƣ / Hàng hóa: 
Tại Phân hệ kho / thực hiện xuất kho cho mặt hàng A 
VD. xuất cho phòng Kinh doanh – lý do xuất dùng – ngày 
xuất: 17/03/20XX – số lƣợng xuất: z (với z > x-y) 
* Sự hỗ trợ của kế toán máy trong quản lý tồn kho 
Thiết lập kiểm tra HTK khi xuất 
34 
 Tiến hành kiểm kê – xử lý thừa, 
thiếu hàng tồn kho 
 Tính giá xuất kho / giá vốn 
Những thao tác trên thƣờng đƣợc xử lý vào cuối 
kì kế toán (sẽ trao đổi trong học phần Phân hệ 
Sổ cái) 
Quản lý tồn kho trong thƣơng mại 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
18 
35 
Bài tập thực hành 
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, 
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_HTK.mbz 
In và xuất ra Excel các báo cáo: 
- Tổng hợp tồn kho 
- Sổ chi tiết vật tƣ hàng hóa 
36 
Tự đánh giá 
1. Phân loại các chức năng thuộc kế 
toán hàng tồn kho trong thƣơng 
mại theo mô hình I-P-O ? 
2. Nhận xét về mối liên hệ giữa 
phân hệ mua hàng – kho – bán 
hàng trong thƣơng mại ? 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
19 
37 
Bài tập thực hành tổng hợp 
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 03 – 
Kế toán kho 
 Công ty TNHH TM XYZ 
Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình 
- AI ? 
- Chứng từ ? định khoản ? 
38 
Tự đánh giá 
1. Phân loại các chức năng thuộc kế 
toán hàng tồn kho trong thƣơng 
mại theo mô hình I-P-O ? 
2. Nhận xét về mối liên hệ giữa 
phân hệ mua hàng – kho – bán 
hàng trong thƣơng mại ? 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
20 
Kế toán tài sản cố định 
39 
Quy trình 
40 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
21 
41 
Hoạt động tăng TSCĐ 
42 
Hoạt động giảm TSCĐ 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
22 
43 
Bài tập thực hành TSCĐ 
Thực hiện trên csdl XYZ: 
 Công ty TNHH TM XYZ 
Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình 
- AI ? 
- Chứng từ ? định khoản ? 
TH1. MUA TSCĐ CHƯA THANH TOÁN – KHẤU HAO TSCĐ 
Nghiệp vụ 1a: Ngày 16/01/2018, mua một máy phát điện của công ty TNHH 
Thiên Phong. Công ty chƣa thanh toán tiền. Chi phí vận chuyển máy về công ty 
XYZ do ngƣời bán chịu. 
Máy phát điện Honda EP 7000X SL: 1 ĐG: 43.990.000 (VND/cái) 
Thông tin hóa đơn: Hóa đơn GTGT, mẫu số 01GTKT/001, ký hiệu hóa đơn 
BD/18T, số HĐ: 0017859, ngày 16/01/2018, thuế GTGT 10%. 
 Thông tin về tài sản: Tài sản có thời gian sử dụng 4 năm, ngày bắt đầu đƣa vào 
sử dụng là 16/01/2018. Tài sản sử dụng cho bộ phận cả công ty. 
Nghiệp vụ 1b: Ngày 31/01/2018, kế toán ghi nhận chi phí khấu hao tháng 
01/2018. 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
23 
TH 2. MUA TSCĐ – ĐÃ THANH TOÁN – KHẤU HAO TSCĐ 
Nghiệp vụ 2a: Ngày 09/02/2018, mua một máy photocopy của công ty TNHH 
Thanh Long. Công ty đã thanh toán tiền bằng tài khoản VNĐ, ngân hàng Á 
Châu. Chi phí vận chuyển máy về công ty do ngƣời bán chịu. 
Máy photocopy Canon IR 2530 SL: 1 ĐG: 31.190.000 (VND/cái) 
Thông tin hóa đơn: Hóa đơn GTGT, mẫu số 01GTKT/001, ký hiệu hóa đơn 
TL/18T, số HĐ: 0002387, ngày 09/02/2018, thuế GTGT 10%. 
Thông tin về tài sản: Tài sản có thời gian sử dụng 5 năm, ngày bắt đầu đƣa vào 
sử dụng là 09/02/2018. Tài sản sử dụng cho phòng hành chính. 
Nghiệp vụ 2b: Ngày 28/02/2017, kế toán TSCĐ ghi nhận chi phí khấu hao tháng 
02/2017 
TH 3. THANH LÝ TSCĐ – KHẤU HAO TSCĐ 
Nghiệp vụ 3b: Ngày 31/03/2018, kế toán TSCĐ ghi nhận chi phí khấu hao 
tháng 03/2018 
Nghiệp vụ 3a: Do máy phát điện không đáp ứng yêu cầu công việc nên công ty 
XYZ quyết định bán thanh lý máy này. Ngày 20/03/2018, công ty TNHH Hạnh 
Phúc đồng ý mua lại máy phát điện này. Giá mua theo hợp đồng ký kết là 
42.900.000 đồng (Đã bao gồm thuế GTGT). Công ty TNHH Hạnh Phúc đã 
chuyển khoản thanh toán tiền mua hàng vào tài khoản VNĐ, ngân hàng 
Vietcombank. 
Thông tin hóa đơn: Hóa đơn GTGT, mẫu số 01GTKT/001, ký hiệu hóa đơn 
AB/18T, số HĐ: 0000005, ngày 20/03/2018, thuế GTGT 10% 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
24 
47 
Bài tập 
Xem, in báo cáo và xuất ra Excel 
báo cáo: 
- Sổ tài sản cố định 
- Thẻ Tài sản cố định 
Sao lưu cơ sở dữ liệu XYZ,đặt tên: 
CT_XYZ_TSCĐ.mbz 
Tài sản cố định 
- Thiết lập danh mục một TSCĐ 
- Khai báo nguyên giá (tăng giá trị) 
TSCĐ, phƣơng pháp và thời hạn khấu 
hao 
- Khấu hao TSCĐ qua một vài kì 
- Thanh lý TSCĐ 
- Các báo cáo về tình hình của TSCĐ 
Yêu cầu: tìm hiểu phân hệ và thao diễn cơ bản 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
25 
Tự đánh giá 
1. Phân loại các chức năng trong phân 
hệ TSCĐ theo mô hình I-P-O ? 
2. Những “Ai” tham gia vào quy 
trình mua sắm TSCĐ? 
3. Các chứng từ gì phát sinh khi mua 
sắm và thanh lý TSCĐ? 
Kế toán bán hàng và 
công nợ phải thu 
50 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
26 
Quy trình 
51 
52 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
27 
53 
Các chức năng thuộc về: 
- Nhập liệu đầu vào (Input) ? 
- Xử lý (Process) ? 
- Kết xuất báo cáo đầu ra (Output) ? 
Thực hành trên 
phần mềm 
54 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
28 
Chọn thời gian làm việc – kì kế toán! 
55 
Giả sử đối với công ty TNHH TM ABC 
Ngày bắt đầu: 01/01/20XX 
Kì kế toán: QUÝ 
Ngày hạch toán (nên đặt): 31/03/20XX 
56 
Quy trình bán hàng 
 Bán hàng thu tiền ngay – xuất kèm 
hóa đơn hoặc xuất hóa đơn sau 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
29 
Tình huống 1. 
57 
Ngày 26/02/20XX: bán hàng cho khách hàng KH001; HĐ 
0000002, mẫu số hóa đơn: 01GTKT3/001; số Seri AB/11T – 
thuế VAT: 10%. Bên mua hàng thanh toán ngay bằng 
phƣơng thức chuyển khoản qua ngân hàng (TK ngân hàng 
Đông Á 0105860411). 
 SL(KG) ĐG(VNĐ/KG)
HH04 1.000 15.000 
HH05 1.000 25.000 
Lƣu ý 
 Tách rời nghiệp vụ xuất hóa đơn và nghiệp vụ lập 
chứng từ bán hàng để đáp ứng các trƣờng hợp: 
- NVBH lập hóa đơn trƣớc, cuối ngày kế toán mới lập 
chứng từ bán hàng; 
- Trong tháng, khách hàng mua hàng nhiều lần, cuối 
tháng mới yêu cầu xuất hóa đơn; 
- Trong ngày lập chứng từ bán hàng nhƣng khách 
hàng không lấy hóa đơn, cuối ngày tổng hợp lại lập 
1 hóa đơn tổng hợp. 
58 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
30 
59 
Quy trình bán hàng 
 Lập báo giá gửi khách hàng – nhận 
đơn đặt hàng từ khách hàng – chuyển 
hàng cho khách hàng và xuất hóa đơn 
 Khách hàng trả lại hàng 
Tình huống 2. 
60 
2a. Ngày 24/02/20XX Cty ABC lập báo giá (BG00001) và 
gửi cho KH002 công ty Hoa Mộc Lan; thuế VAT 10% với 
chi tiết nhƣ sau: 
 SL(KG) ĐG(VNĐ/KG) 
HH04 800 12.000 
HH05 800 22.000 
2b. Ngày 26/02/20XX căn cứ vào báo giá (BG00001) nhận 
đƣợc, khách hàng KH002 lập đơn đặt hàng và gửi Cty 
ABC với chi tiết đặt hàng nhƣ sau (đơn đặt hàng 
DDH00001, thuế VAT 10% ): 
 SL(KG) ĐG(VNĐ/KG) 
HH04 800 12.000 
HH05 800 22.000 
* 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
31 
61 
2c. Ngày 27/02/20XX: Cty ABC chuyển hàng cho KH002 
theo đơn hàng số DDH00001 ngày 26/01/2012; sau đó, xuất 
hóa đơn (chƣa thu tiền khách hàng): 
 SL(KG) ĐG (VNĐ/KG) 
HH04 800 12.000 
HH05 800 22.000 
Thuế VAT: 10%; HĐ GTGT 0000003, mẫu số hóa đơn: 
01GTKT3/001, số Seri AB/11T; ngày 27/02/20XX 
Tình huống 2 (tt.) 
62 
3. Ngày 28/02/20XX: KH002 công ty Hoa Mộc Lan trả lại 
hàng cho Cty ABC theo HĐ trả hàng 0000102, mẫu số hóa 
đơn: 01GTKT3/001; số Seri AC/11P – thuế VAT: 10% cho 
hàng mua trên HĐ GTGT 0000003 ngày 27/02/20XX với 
chi tiết nhƣ sau: 
 SL(KG) ĐGI(VNĐ/KG)
HH04 400 12.000 
HH05 400 22.000 
Tình huống 3. 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
32 
 Bán hàng chƣa thu tiền – xuất kèm 
hóa đơn 
 Theo dõi công nợ – thu tiền từ 
khách hàng 
63 
Quy trình bán hàng 
64 
Ngày 10/03/20XX Cty ABC bán hàng cho KH001 – chƣa 
thu tiền; xuất HĐ GTGT 0000004, mẫu số hóa đơn: 
01GTKT3/001, số Seri AB/11T, thuế VAT: 10% 
 SL(KG) ĐG (VNĐ/KG) 
HH04 100 14.000 
Tình huống 4. 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
33 
65 
5a. Ngày 01/03/20XX: KH002 thanh toán hết cho HĐ 
GTGT 0000003 – ngày 27/02/20XX, và tiếp theo tình 
huống trả hàng ngày 28/02/20XX. 
Phƣơng thức thanh toán: Tiền mặt. Do thanh toán sớm, nên 
KH002 đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán là 2%. 
5b. Ghi nhận thu tiền của khách hàng KH001 vào ngày 
30/03/20XX – đối với HĐ GTGT 0000004 ngày 
10/03/20XX; từ phân hệ Quỹ (hay phân hệ Ngân hàng). 
Giải thích ý nghĩa? 
Tình huống 5. 
Yêu cầu: 
 - Sử dụng báo cáo công nợ phải trả 
 - Ghi nhận thanh toán cho người bán 
66 
Chức năng đối chiếu nghiệp vụ 
Đối chiếu: 
- Bán hàng – hóa đơn 
- Bán hàng – xuất kho 
- Hàng bán bị trả lại – nhập kho 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
34 
67 
Bài tập thực hành 
Xem, in báo cáo và xuất ra Excel 
báo cáo: 
- Tổng hợp công nợ phải thu 
- Sổ chi tiết bán hàng 
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, 
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_Bhang.mbz 
68 
Bài tập thực hành tổng hợp 
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 04 – 
Kế toán bán hàng 
 Công ty TNHH TM XYZ 
Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình 
- AI ? 
- Chứng từ ? định khoản ? 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
35 
69 
Tự đánh giá 
1. Quy trình bán hàng cơ bản 
bao gồm những bƣớc nào ? 
2. Phân loại các chức năng trong 
phân hệ bán hàng theo mô 
hình I-P-O ? 
3. Những “AI” tham gia quy trình 
bán hàng và công nợ phải thu ? 
Kế toán vốn bằng tiền 
70 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
36 
Mô hình hoạt động 
71 
72 
Mô hình . 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
37 
73 
Mô hình . 
74 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
38 
75 
Chứng từ gốc liên quan đến thu chi tiền mặt: 
Phiếu thu 
Phiếu chi 
Bảng kiểm kê quỹ 
Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng 
Giấy đề nghị tạm ứng 
 
76 
Mô hình . 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
39 
77 
Mô hình . 
78 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
40 
79 
Chứng từ gốc liên quan đến thu chi tiền gửi: 
Giấy báo Có 
Giấy báo Nợ 
Bản sao kê của ngân hàng (Sổ phụ) 
Ủy nhiệm thu 
Ủy nhiệm chi 
Séc chuyển khoản 
 
Thực hành trên 
phần mềm 
80 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
41 
Tạo tài khoản ngân hàng (nhắc lại) 
81 
Danh mục / Ngân hàng / Tài khoản ngân hàng 
a. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971511 
 Diễn giải: TK ngân hàng Á Châu (TK Tiền VNĐ) 
b. Số tài khoản ngân hàng Á Châu ACB: 1216971522 
 Diễn giải: TK ngân hàng Đông Á (TK Tiền USD) 
Mở tại: Hội sở chính – ngân hàng TMCP Á Châu 
Địa chỉ: 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. HCM 
1. Phiếu thu 
82 
Lưu ý. thu nợ của nhiều khách hàng bằng tiền mặt 
1. Ngày 16/03/20XX: nhân viên Nguyễn Thị Hằng rút 
40.000.000 từ tài khoản VNĐ, ngân hàng Đông Á về nhập 
quỹ tiền mặt. (Loại đối tượng – Nhân viên) 
Ai? Chứng từ liên quan? 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
42 
83 
Thủ quỹ thu / chi tiền 
TH: thu tiền mặt 
TH: chi tiền mặt 
2a. Ngày 28/03/20XX: nhân viên Nguyễn Thị Hằng xuất quỹ 
thanh toán tiền cho ngƣời bán NB009 5.000.000 – cho HĐ 
0011745. 
2. Phiếu chi 
84 
2b. Ngày 30/03/20XX: nhân viên Lê Văn Hùng xuất quỹ tiền 
mặt 20.000.000 gửi vào tài khoản VNĐ của Công ty tại ngân 
hàng thƣơng mại Á Châu ACB. (Loại đối tượng – Nhân viên)
Ai? Chứng từ liên quan? 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
43 
3. Thu tiền gửi 
85 
3a. Ngày 31/01/20XX: KH001 công ty Trƣờng Sơn chuyển 
vào tài khoản VND của Công ty tại ngân hàng thƣơng mại Á 
Châu ACB để thanh toán thêm một phần số nợ đầu kì với số 
tiền là 25.000.000. Công ty đã nhận đƣợc giấy báo có từ 
ngân hàng Á Châu ACB. 
3b. Theo hợp đồng bán hàng ký kết với khách hàng KH002: 
- Ngày 15/04/20XX, công ty ABC giao hàng cho KH002. 
KH002 sẽ phải trả trƣớc 30% tiền hàng, 70% còn lại sẽ đƣợc 
thanh toán sau khi nhận đƣợc hàng (giá trị hợp đồng là 
100.000.000đ) 
- Ngày 27/03/20XX, KH002 chuyển khoản trả trƣớc một 
phần tiền hàng cho công ty ABC qua TK ngân hàng ACB. 
4. Chi tiền gửi 
86 
Gợi ý: 
- Ghi nhận hóa đơn dịch vụ 
 + Tạo: NCC NB099 / Cty cấp nƣớc Phú Hòa Tân 
 123 Cách Mạng Tháng Tám Q. Tân Bình TP. HCM 
 MST: 0313289816 
 + Tạo: DV_NUOC (tính chất - dịch vụ) 
- Thanh toán qua ngân hàng (TK ngân hàng ACB của Cty) 
4. Ngày 31/01/20XX công ty thanh toán tiền nƣớc (NB099) 
tháng 01/20XX cho P. Kinh doanh bằng Ủy nhiệm chi từ tài 
khoản VNĐ tại ngân hàng thƣơng mại Á Châu ACB với số 
tiền chƣa thuế là 5.000.000, VAT 10% theo hóa đơn GTGT 
số 1234567, ngày HĐ 25/01/20XX. 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
44 
87 
Bài tập thực hành tổng hợp 
BÀI TẬP THỰC HÀNH TỔNG HỢP 05 – 
Kế toán vốn bằng tiền (TM và TGNH) 
 Công ty TNHH TM XYZ 
Phân tích nghiệp vụ hướng quy trình 
- AI ? 
- Chứng từ ? định khoản ? 
88 
Bài tập thực hành 
Xem, in báo cáo và xuất ra Excel 
báo cáo: 
- PH Quỹ / Sổ quỹ 
- PH Ngân hàng / Sổ tiền gửi 
Sao lưu cơ sở dữ liệu ABC, 
đặt tên: THUCHANH_CTYABC_VBTien.mbz 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
45 
Chứng từ với phát sinh 
trùng hạch toán 
89 
Vấn đề chứng từ trùng 
90 
Trong nhiều nghiệp vụ kế toán, có thể có hai chứng 
từ với sơ đồ hạch toán Nợ/Có trùng nhau 
 Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đồng thời 
tới tiền mặt và tiền gửi ngân hàng 
 VD: nộp tiền mặt vào ngân hàng, rút tiền gửi 
ngân hàng về quỹ tiền mặt, chuyển tiền giữa 
các ngân hàng 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
46 
91 
Xử lý nhập liệu trên phần mềm kế toán  
Vấn đề chứng từ trùng 
1. Chuyển tiền từ ngân hàng A sang 
ngân hàng B. Hỏi: chứng từ nào 
đƣợc lựa chọn để cập nhật? 
2. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập 
quỹ tiền mặt. Hỏi: chứng từ nào 
đƣợc lựa chọn để cập nhật? 
92 
Tự đánh giá 
1. Phân loại các chức năng trong 
phân hệ Quỹ và phân hệ Ngân 
hàng theo mô hình I-P-O ? 
2. Trong trƣờng hợp có phát sinh 
chứng từ trùng hạch toán liên 
quan đến tiền mặt và tiền gửi 
ngân hàng. Trình bày các phương 
án để khử chứng từ trùng ? 
Vũ Quốc Thông 10/09/2018 
47 
Tóm lại 
93 
Bài đọc: 
 - Thông tư 103/2005/BTC 
• Kế toán mua hàng 
• Kế toán kho, TSCĐ 
• Kế toán bán hàng 
• Kế toán vốn bằng tiền 
Ứng dụng phần mềm kế toán để thực hiện các 
quy trình kế toán cơ bản: