Tài liệu Nghệ thuật và kỹ xảo trong đàm phán (Mới)

m phán cũng như làm dịu 
bớt không khí căng thẳng, cuộc thảo luận nhờ đó mà được tiến hành thuận lợi hơn. 
Phương thức biểu đạt lời mở đầu chủ yếu bao gồm: 
1, Phương thức vòng quanh: Thông thường khi mở đầu một cuộc đàm phán 
không nên đề cập tới vấn đề chính trước tiên, điều này dễ gây cho người đàm phán 
rơi vào thế “ gươm tuốt vỏ, nỏ giương dây ”, gây ảnh hưởng tới không khí hoà 
thuận giữa đôi bên. Khi đàm phán có thể vận dụng phương thức quay vòng, ví dụ 
như hàn huyên hỏi chuyện tình hình liên quan đến công ty đối phương. Những chủ 
đề nói chuyện được coi là phổ biến nhất là những vấn đề liên quan đến khí hậu, 
thời tiết hay thăm hỏi tình hình gia đình đối phương, ngoài ra còn nhiều đề tài khác 
như bàn luận về một bức hoạ nào đó hay một sự việc trong cuộc sống. Mặt khác có 
thể bàn luận về tình hình kinh doanh, kinh tế của đối phương. Thông qua các hình 
thức trò chuyện như trên có thể tiến hành bàn bạc một cách thuận lợi những đề tài 
đàm phán chính thức. 
2, Phương thức trực tiếp: Phương thức trực tiếp hay còn gọi là bàn luận đi thẳng 
vào vấn đề, trực tiếp biểu đạt suy nghĩ của mình. Để đối phương lắng nghe ý kiến. 
Phương thức trực tiếp là phương thức hai bên đối tác tiến hành đàm phán dưới hình 
thức quan hệ đàm phán thân mật dưới một thời gian gấp rút, nhanh chóng, phương 
thức này được bắt đầu từ những vấn đề nhỏ nhất, cũng có thể được tiến hành từ 
những vấn đề mang tính nguyên tắc, hay một vấn đề cụ thể nào đó. Ví dụ như: “ 
Ông X, bây giờ trời đã sang xuân, theo tôi được biết, công ty ông vừa sản xuất một 
kiểu dáng điều hoà mới, việc tiêu thụ điều hoà vào thời điểm này là hoàn toàn hợp 
lý ”. 
Khi biểu đạt lời mở đầu cần lưu ý khi hỏi han đối phương nên có thái độ chân 
thành, nhiệt tình, hữu nghị. Điều này có thể mau chóng thu nhỏ khoảng cách giữa 
hai bên, và xây dựng được bầu không khí tốt đẹp. Nếu vừa bắt đầu cuộc đàm phán 
kèm theo ánh mắt lạnh lùng, sẽ là điều bất lợi cho cuộc đàm phán, vì mỗi người 
chúng ta khi tiến hành đàm phán đều có tâm lý sợ từ chối. Bất luận chúng ta có 
chuẩn bị tốt một dũng khí tự tin những trên thực chất luôn có tâm lý sợ khó khăn 
hay rắc rối xảy ra. Giống như những người đi leo núi hay đi trên đường cũng vậy, 
họ luôn muốn đi trên một con đường thẳng, chứ không muốn đi trên một con 
đường đầy rẫy nguy hiểm, gập gềnh, mấp mô. 
Đàm phán là quá trình cân đo “ giá trị đàm phán ”, còn là biểu hiện một tinh thần 
hợp tác, dựa trên cơ sở hai bên cùng có lợi, thông qua nỗ lực đàm phán nhằm mục 
đích đạt được thoả thuận chung thống nhất. Một người đàm phán giỏi không thể áp 
dụng cách thức đàm phán mạnh mẽ, cứng nhắc để đạt được mục đích của mình. Vì 
vậy trong quá trình tiến hành đàm phán, chúng ta phải nắm bắt tốt kĩ xảo đàm 
phán, các kĩ xảo chủ yếu là: kĩ xảo trình bày, giải thích, kĩ xảo đưa ra câu hỏi hay 
kĩ xảo trả lời, phá vỡ bế tắc, hay thuyết phục đối tác v.v 
Trước tiên thái độ đàm phán cần đối đãi chân tình. Khiêm tốn, thành khẩn, thân 
mật, tôn trọng tuy nhiên đó cũng chưa phải là điều kiện bắt buộc trong ngôn ngữ 
đàm phán, trong đàm phán nên có thái độ chân tình, không chỉ nhằm nói chuyện 
một cách chân thành với đối phương mà điều này rất thích hợp khi bạn muốn đối 
phương hiểu rõ những động cơ và suy nghĩ của mình, làm tốt việc đối đãi chân tình 
còn cần giữ chừng mực một cách thích hợp, tránh việc bộc lộ tất cả suy nghĩ, dễ bị 
đẩy vào thế bị động, còn khiến cho lợi ích của bản thân bị ảnh hưởng. 
Tiếp theo đó là nội dung trình bày phải rõ ràng, đơn giản dễ hiểu. Trong đàm phán 
cần có lời lẽ rõ ràng không được mơ hồ, khó hiểu, để truyền đi thông tin chính xác 
đến đối phương, vì đàm phán không giống viết văn bản, văn bản sau khi viết xong, 
có thể cân nhắc từng câu từng chữ, có thể sửa lại. Nhưng ngôn ngữ trong đàm phán 
là “ một câu nói ra, không lấy lại được ”. Vì thế khi trình bày giải thích cần nắm 
bắt vấn đề trọng tâm, nêu bật được vấn đề trọng tâm mới là quan trọng. Khi trình 
bày cần rõ ràng, cần có sự sắp xếp hợp lý việc nên nói gì trước tiên và nói gì sau 
đó. Khi nói không phân biệt vấn đề chủ yếu hay thứ yếu. Vừa nói xong vấn đề này 
thì chuyển ngay sang vấn đề khác, điều này dễ gây rối rắm trong tư duy của đối 
phương, không có lợi cho việc tiến hành đàm phán. Do trí nhớ con người có hạn, 
với lượng thông tin truyền đạt cho đối phương trong một khoảng thời gian ngắn chỉ 
nhớ được một phần nội dung chủ yếu. Trong quá trình đàm phán, khi trình bày 
không chỉ cần nội dung rõ ràng, có trật tự, mà cũng cần có nội dung đơn giản dễ 
hiểu. 
Để có được nội dung đơn giản, cần chú ý hai vấn đề sau: Thứ nhất không nên đưa 
ra quá nhiều lời đối thoại. Ví như, một lúc thì “ chúng ta đã nói..”, khi thì “ tôi 
nói”, lúc lại “ anh ấy lại nói.” “ lúc đó thì tôi nói”. Từ “ nói ” dược nhắc đi 
nhắc lại, ngôn ngữ lộn xộn, khiến người khác cảm thấy chán ngán. Thứ hai đó là 
không nên đề cập quá nhiều đến những chi tiết nhỏ. Nhất thiết phải đặt mình vào 
toàn hoàn cảnh, không nên chỉ vì những vấn đề nhỏ mà để vướng mắc. Nếu không 
sẽ bị vướng thân vì những chuyện nhỏ nhặt mà khó thực hiện được những bước 
quan trọng. Tận dụng hết sức thực hiện một cuộc hội nghị để giải quyết một hay 
nhiều vấn đề. Ngoài ra sau khi tường thuật một nội dung dài khi hết thúc nên rõ 
ràng rành mạch tổng kết nội dung một lần. Việc này sẽ để lại ấn tượng tốt với đối 
tác đàm phán. 
Ví dụ: Khi bạn được giới thiệu sản phẩm, nhưng công ty bạn không cần tới sản 
phẩm đó, bạn có thể nói như thế này: “ Cảm ơn quí công ty đã giới thiệu, tuy nhiên 
hiện tại công ty chúng tối chưa cần sản phẩm này ”. Hay ví dụ như, khi hai bên 
đàm phán chưa đạt được thoả thuận chung, thì có thể nói: “ Một số yêu cầu của quí 
công ty chúng tôi sẽ nghiên cứu kĩ lưỡng, và sẽ tiến hành đàm phán nếu như có cơ 
hội thích hợp.” “ vấn đề bạn giải quyết thật thông thoáng, dễ hiểu, khâm phục, 
khâm phục, hi vọng rằng lần sau chúng ta sẽ có một cuộc đàm phán thành công.” 
Về phương diện từ ngữ trần thuật, nên chú ý tới ngữ điệu, tốc độ nói và âm lượng. 
Còn cần chú ý tới phương diện mượn từ, thông thường, cùng một câu ngữ điệu 
biểu đạt hàm ý khác nhau là không giống nhau, điều này cũng biểu đạt tình cảm và 
suy nghĩ của người nói, Vì thế, người đàm phán nên thông qua việc biến đổi ngữ 
điệu khác nhau để biểu đạt sự tự tin, quyết tâm, bất mãn, nghi ngờ cũng như sự 
ghen ghét. Đồng thời cũng có cùng sự thay đổi tình cảm trong ngữ điệu của đối 
phương. 
Trong khi nói, không nên nói quá nhanh, điều này sẽ làm cho đối phương khó 
nghe. Tốc độ nói cũng không nên quá chậm, quá chậm sẽ gây ra cảm giác ngượng 
ngùng, không nhanh nhẹn và không quyết đoán. 
Âm lượng không nên quá nhỏ, nhỏ quá sẽ làm cho đối phương khó nghe, gây ra 
cảm giác trầm tĩnh, và không để lại ấn tượng. Tuy nhiên âm lượng cũng không 
được quá to, Quá to sẽ gây cảm giác hùng hổ hăm doạ hay giận dữ xúc phạm. Về 
phương diện mượn từ, lựa chọn cách dùng từ dễ hiểu, thông thuộc. Sử dụng từ 
quen, từ chuyên dụng để đối phương dễ hiểu. Dùng từ chính xác, nhất thiết không 
được sử dụng ngôn ngữ mờ ám khó hiểu, tránh tồn tại khoảng trống giữa đôi bên. 
Trong khi đàm phán vận dụng những từ hỏi để thu hút sự chú ý của đối phương, 
đồng thời đưa ra phương hướng cụ thể theo suy nghĩ của đối phương, và trong quá 
trình đối thoại thu thập những thông tin chưa rõ hoặc những tư liệu chưa biết. 
Hình thức hỏi trong đàm phán muôn màu muôn vẻ. Có thể hỏi về một vấn đề cụ 
thể nào đó. Ví dụ như: “ Ông cho rằng cung cách phục vụ sau khi tiêu thụ liệu có 
thể cải tiến được không? ” Cũng có thể tiến hành hỏi đối với một vấn đề tổng hợp 
hay vấn đề toàn cục. Ví dụ như: “ Ông có cách nhìn nhận như thế nào đối với tình 
hình cạnh tranh trên thị trường hiện nay? ” Cách hỏi như thế này không giới hạn về 
phạm vi. Cũng có thể tiến hành phương thức hỏi thăm dò. Ví dụ: “ Chúng tôi sẽ 
tăng lượng hàng mua, về phía quí công ty liệu có đãi ngộ gì không? ” Có thể vận 
dụng phương án hỏi dẫn dắt, ví dụ: “ Kinh doanh tiêu thụ mặt hàng này nếu không 
nhận được triết khấu 3% chúng tôi sẽ không thể thu được nhiều lợi nhuận và sẽ 
khó đạt được hiệu quả cao nhất ”. Cách hỏi như thế này sẽ khiến đối phương không 
còn cách lựa chọn nào khác sẽ phải trả lời. Hỏi cũng có thể hỏi theo phương thức 
hiệp thương, ví dụ: “ Quí công ty xem với triết khấu là 3% của phía chúng tôi như 
vậy đã thoả đáng chưa? ” Ngữ khí hỏi như thế này luôn mang ngữ khí chuyển biến, 
dễ được tiếp nhận. Phương thức hỏi đa dạng, chúng ta có thể tiến hành các phương 
thức hỏi đối với các tình huống khác nhau. Nên hỏi sau khi đối phương đã nói 
xong. 
Khi đối phương phát ngôn, nói leo chính là hành vi gây phản cảm nhất. Tuy nhiên 
nếu đối phương nói quá dài dòng, thì có thể lựa để hỏi chen ngang một cách tế nhị. 
Ví dụ như, có thể hỏi khi đối phương ngừng giữa chừng: “ ý của ông vừa nói có ý 
nghĩa gì vậy...? ” “ Vấn đề trên chúng tôi đã nắm được rồi, còn vấn đề kia thì như 
thế nào? ” Ngoài ra có thể tiến hành hỏi trước và sau khi phát ngôn. Còn có thể hỏi 
trong thời gian thảo luận trong hội nghị. Kĩ xảo trả lời trong đàm phán cũng không 
phải là một việc dễ dàng. Đòi hỏi phải trải qua tổng quan toàn cục của người đàm 
phán, sau khi suy nghĩ tỉ mỉ mới có thể trả lời. Vì vậy mà trên thương trường bây 
giờ luôn có câu “ nhất ngôn cửu ” khi bạn hối hận vì câu nói của mình thì đó là 
hành vi thất ngôn, và phải trả giá từ điều đó. Câu hỏi của đối phương trong khi 
đàm phán được tính toán hết sức tỉ mỉ. Trong đó có chiến lược, có nghi ngờ, có cả 
cạm bẫy. Đối với những vấn đề này, người trả lời cần phải tuỳ cơ ứng biến, tuy 
nhiên không nhất thiết phải trả lời chính diện vấn đề. 
A, Cần chuyển hướng đối thoại. Khi hai bên đàm phán phát sinh tranh chấp mâu 
thuẫn , chẳng qua cũng chỉ là việc bé xé ra to, là chướng ngại trong khi đàm phán. 
Cần biết thay đối cuộc đối thoại. Ví dụ như: “ Chúng ta đã bàn luận sang chủ đề 
khác, bây giờ có thể thảo luận lại chủ đề ban đầu hay không? ” “ Vấn đề này tương 
đối phức tạp, chúng ta nên phân ra để thảo luận dễ hơn ”. 
B, Không nhất thiết phải trả lời tận cùng câu hỏi của đối phương. Trong quá 
trình tiến thêm một bước đàm phán, chúng ta có thể sẽ rơi vào thế bị động. Ví dụ: 
đối phương đưa ra câu hỏi về chất lượng sản phẩm. Chúng ta cũng không nên giới 
thiệu tận cùng tỉ mỉ tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, chỉ nên trả lời một số các chỉ 
tiêu chủ chốt, để từ đó xây dựng một ấn tượng chất lượng tốt. 
C, Phương thức từ chối trả lời. Đàm phán đó là nhằm mục đích đôi bên cùng có 
lợi, và đôi bên cùng đạt được hiệu quả đàm phán như ý. Nếu như không tiếp nhận 
được điều kịen của đối phương, không kí kết được hợp đồng. Lúc này chính là lúc 
sử dụng phương án từ chối cự tuyệt, không nên khiến đối phương có cảm giác “ 
đối thủ ” mà nên duy trì quan hệ “ đối tác ”. Khi cự tuyệt vẫn phải giữ hoà khí, sự 
chuyển biến. Ví dụ: “ ý kiến của bạn rất hay, chúng tôi có thể xem xét lại ”, “ tôi 
rất thích sản phẩm cả bạn, nhưng tiếc là vốn dùng của chúng tôi quá ít ”. 
D, Mượn cách trả lời vòng vo. Trong đàm phán, Khi đối phương đưa ra câu hỏi 
mà bạn chưa suy nghĩ cân nhắc kĩ mà đối phương thúc giục không đúng lúc, bạn 
có thể vận dụng những tư liệu còn dang dở hay mượn cách nói vòng vo để trả lời. 
Ví dụ: “ Tôi chưa thể đưa ra câu trả lời đối với câu hỏi của bạn, nhất thiết phải hỏi 
ý kiến cấp trên ”. Trả lời vòng vo không có nghĩa là từ chối không trả lời. Điều này 
biểu thị sự việc này cần phải được suy nghĩ cân nhắc trước khi đua ra quyết định. 
Trong quá trình đàm phán, do hai bên luôn mong duy trì được lợi ích cho bản thân, 
để mong sao đạt được thoả thuận chung, tuy nhiên cũng tồn tại nhiều ý kiến bất 
đồng, có khi làm cho cuộc đàm phán rơi vào bế tắc. Lúc này nếu không giải quyết 
được bế tắc thì cuộc đàm phán không cách nào có thể tiến hành được. Nếu muốn 
phá vỡ bế tắc, một mặt chúng ta nên đưa ra những lời cổ vũ động viên đối phương 
về những nỗ lực đã đạt được; mặt khác có thể áp dụng những phương án khác để 
giải quyết. 
Phương pháp cụ thể để vận dụng kĩ xảo này đó là: 
A, Dùng lời lẽ khích lệ cổ vũ đối phương. Khi đàm phán rơi vào bế tắc, bạn có 
thể dùng những câu nói khích lệ như: “ Ngài thấy đấy, chúng ta đã giải quyết được 
rất nhiều vấn đề, hiện giờ chỉ còn lại một số ít, nếu không giải quyết ngay thì có 
phải là rất tiếc không? ” Cách nói này xem ra ổn nhất, trên thực tế nếu biết cổ vũ 
khích lệ thì sẽ mang lại tác dụng rất tốt. 
Đối với cuộc đàm phán có quá nhiều vấn đề để thảo luận, nên xoá bỏ những bế tắc 
còn tồn tại, ví dụ, trong cuộc đàm phán có sáu vấn đề cần thảo luận mà trong đó có 
bốn vấn đề là quan trọng, còn lại hai vấn đề là thứ yếu, giả sử như trong bốn vấn đề 
thì có ba vấn đề đạt được thoả thuận, còn lại một vấn đề quan trọng và hai vấn đề 
nhỏ, thì khi đối diện với bế tắc bạn nên nói với đối phương như thế này: “ Trong 
bốn vấn đề đã giải quyết được ba vấn đề, còn lại một vấn đề nếu như giải quyết 
được thì coi như các vấn đề nhỏ khác cũng giải quyết được, để chúng ta có thể tiếp 
tục nỗ lực, yên tâm thảo luận nốt vấn đề cuối cùng! Nếu gạt bỏ nó thì tất nhiên sẽ 
cảm thấy rất tiếc! ” Nghe vậy đối phương rất có thể sẽ tiếp tục đàm phán, và bế tắc 
đã bị loại bị hoàn toàn. 
B, Tìm một phương án khác. Trong đàm phán, do hai bên không đồng nhất quan 
điểm nên giao dịch dễ rơi vào bế tắc. Lúc này mà dùng lời nói để giải quyết bế tắc 
thì không thể thành công. Dưới tình hình này, chúng ta có thể vận dụng các 
phương pháp nhằm loại bỏ những bế tắc. Và dưới đây là những biện pháp thay thế: 
(1) Thay đổi lãnh đạo hoặc nhân viên của nhóm nhỏ đàm phán. 
(2) Lựa chọn thời gian đàm phán. Ví dụ như định lại thời gian đàm phán để có thể 
thảo luận bàn bạc những vấn đề khó giải quyết. Vì lúc đó có thể sẽ có nhiều tư liệu 
và lí do đầy đủ . 
(3) Thay đổi phương thức phục vụ sau khi tiêu thụ, ví dụ như đề nghị giảm bớt các 
thủ tục rườm rà, để bảo đảm phục vụ sau ngày. 
(4) Cải biến các mức độ nguy hiểm. Phân tích những lợi ích cũng như tổn thất có 
thể xảy ra, giúp đối phương quay trở lại vòng đàm phán. 
(5) Thay đổi hình thái đàm phán, từ tình hình tranh đấu căng thẳng cho tới tình 
trạng cùng nhau nỗ lực, đồng tâm hiệp lực. Tăng sự liên lạc liên kết giữa ông chủ, 
kiến trúc sư, và các kĩ sư kĩ thuật của hai bên đàm phán, cùng có sự ảnh hưởng để 
đi đến giải quyết vấn đề. 
(6) Tìm một người trung gian để lí giải, đương nhiên người này phải có uy tín và 
có quyền đưa ra sự cảm hoá điều tiết. 
(7) Thiết lập một uỷ ban nghiên cứu do nhân viên hai bên hợp thành. 
(8) Nhượng bộ hợp lí, đưa nhiều phương án để đối phương có cơ hội lựa chọn. 
(9) Bỏ qua vấn đề này bàn luận những vấn đề dễ giải quyết sau đó đợi có cơ hội để 
giải quyết những vấn đề khó. 
(10) Tạm thời nghỉ giải lao, sau khi thoải mái, thích hợp kết nối tình cảm đôi bên, 
để đưa ra thái độ nhẹ nhàng để giải quyết vấn đề. 
Hoá giải những bế tắc để tăng thêm thành ý hợp tác giữa đôi bên, giúp cho tiến 
trình đàm phán đạt được thuận lợi.