Tài liệu Kỹ năng làm việc nhóm

 nào đó, giải quyết vấn đề công bằng và cởi mở. Các thành viên phải được 
 trang bị các kỹ năng cơ bản: hỏi những câu hỏi mở; tập cách nghe chủ động; sử dụng cách 
 giải quyết trực tiếp để giảng hòa với người khác trong những vấn đề mâu thuẫn. Để giải 
 quyết mâu thuẫn nhóm thường theo những bước sau: 
 TT Nội dung Những điều nên làm 
 B1 Làm thấm Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ; 
 nhuần tinh Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách toàn nhóm; 
 thần đồng đội Khuyến khích toàn nhóm chia sẻ thông tin với nhau khích lệ, động 
 viên họ; 
 Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm; 
 B2 Nhận ra các Toàn nhóm đang gặp khó khăn, bạn muốn mọi người hợp lòng với nhau 
 vấn đề dẫn đến nhưng họ đang có những bất hòa với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm. 
 mâu thuẫn Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu. 
 B3 Chuyện trò với Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua, bạn cần giải quyết các 
 từng người vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng. 
 Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ 
 nguyên nhân. 
 Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – nếu không nó sẽ làm 
 mất tinh thần đồng đội. 
 B4 Xử sự với Để tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ, cần lưu ý: 
 người gây ra Nói thật những gì bạn thấy được; 
 vấn đề Nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm; 
 Lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi; 
 Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề; 
 Cần giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn; 
 Không nên cố chấp với người tỏ thái độ không hợp tác; 
 Không nên nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm; 
 Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm; 
 Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài; 
 Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn 
 B5 Giải quyết Tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hướng 
 mâu thuẫn xoa dịu tình hình. 
 Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn 
 nhóm để nói lên hướng khắc phục. 
 Cần cải thiện cách hành xử, tránh giải quyết vẫn đề mâu thuẫn mang 
 tính chất khiển trách hoặc phê phán. 
 Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ hội để cả 
 nhóm học hỏi và cải thiện. Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra 
 chúng và học hỏi. 
 Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diến biến quá 
 trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao. 
PPH101_Bai6_v1.0018109225 35 
 Đánh giá kết quả làm việc nhóm 
 Mục đích 
 Để phát triển nhóm, đánh giá là phần công việc không thể thiếu. Đánh giá giúp cho: 
 Đối với thành viên: 
 o Thấy được ưu điểm (nhược điểm) của bản thân; từ đó phát huy (hoặc cải thiện) 
 những ưu nhược điểm đó; 
 o Đánh giá còn là cơ sở để tính lương, thưởng cho mỗi cá nhân trong nhóm. Ngoài ra, 
 thành viên thấy được sự đóng góp của bản thân được trưởng nhóm và nhóm ghi 
 nhận sẽ tạo tâm lý thoải mái, vui vẻ để mỗi thành viên tích cực làm việc. 
 o Tạo cơ hội để thành viên nhóm bày tỏ quan điểm, suy nghĩ và đề xuất cho bản thân; 
 o Hiểu hơn về các thành viên khác, trưởng nhóm 
 Đối với trưởng nhóm: 
 o Thấy được kiến thức, kỹ năng, thái độ làm việc của mỗi viên của mỗi thành viên để 
 điều chỉnh công việc cho phù hợp; 
 o Thấy được kết quả làm việc của thành viên đóng góp vào mục tiêu chiến lược của 
 tổ chức, từ đó có chế độ ưu đãi phù hợp; 
 o Tìm kiếm được những góp ý đóng góp của mỗi thành viên nhằm phát triển nhóm. 
 o Khi đánh giá về mức độ thực hiện của nhóm, nên yêu cầu mỗi thành viên cho ý kiến 
 về các chỉ tiêu đã đặt ra đã được xử lý như thế nào. Nếu phương pháp làm việc được 
 cải tiến, các kết quả đó có thực tế hay không. 
 Đánh giá hiệu suất làm việc và xác định nhu cầu đào tạo cho nhóm 
 Có rất nhiều người trên cương vị trưởng nhóm đã vô cùng “bối rối” khi không biết làm thể 
 nào để biết được kết quả làm việc hiệu quả của nhóm mình. Những người khi mới bắt đầu 
 làm việc nhóm hoặc đã làm việc nhóm trong một thời gian lại băn khoăn nên làm thế nào 
 để tiếp tục duy trì hiệu quả làm việc của nhóm. Cả hai nhu cầu này đều có thể được giải 
 quyết bằng cách phát triển phương pháp đánh giá làm việc nhóm. 
 Khi đánh giá bạn cần quan tâm đến những vẫn đề sau: 
 Chu trình đánh giá 
 Mỗi nhóm nên có một chu trình đánh giá khác nhau và tốt nhất là mỗi thành viên trong 
 nhóm nên tự đánh giá bản thân cũng như đánh giá nh ững thành viên còn lại một cách 
 “kín đáo”. Có như vậy, mỗi người sẽ không cảm thấy bị áp lực bởi kết quả đánh giá. 
 Việc giấu tên cá nhân sẽ giúp việc đánh giá được sát thực hơn. Một quá trình đánh giá 
 không trung thực sẽ không đem đến một kết quả như mong muốn. 
 Phương pháp đánh giá 
 Phương pháp đánh giá nhóm nhanh nhất và dễ dàng nhất đó là dựa trên những mẫu đánh 
 giá đã có sẵn. Mẫu đánh giá chuẩn sẽ cung cấp cho người quản lý cách đánh giá cơ bản 
 nhân viên của mình hàng quý, nó cũng sẽ giúp việc so sánh hiệu quả của cùng một 
 Chương trình đào tạo đối với từng thành viên nhóm một cách dễ dàng hơn. Một bản 
 đánh giá tốt nên đặt ra các câu hỏi như nhiệm vụ của nhóm, hiệu suất làm việc... theo 
 danh sách được đánh số thứ tự ưu tiên để xác định nhu cầu bồi dưỡng. 
PPH101_Bai6_v1.0018109225 36 
 Ví dụ: Tần suất mà bạn cùng các thành viên thực hiện việc đánh giá hiệu quả làm việc 
 của nhóm 
 Công việc Tần suất (Lần) Mức độ 
 A 
 B 
 C 
 Tùy thuộc vào thời điểm tiến hành đánh giá mà nội dung có thể là vấn đề tiến độ hoàn 
 thành công việc, hiệu quả làm việc hay thái độ và tinh thần làm việc của nhóm... 
 Kỹ năng cần đào tạo sau đánh giá: 
 Sau khi tiến hành đánh giá, bạn sẽ biết được nhóm mình đang thiếu và cần phải bổ sung 
 những kỹ năng gì. Nếu nhận thấy tinh thần làm việc nhóm chưa cao, bạn có thể đề xuất 
 để các thành viên tham dự các khóa đào tạo như kỹ năng giao tiếp hiệu quả, kỹ năng 
 làm việc với người trái tính hay kỹ năng đưa ra quyết định nhóm... Hoặc nếu kỹ năng 
 mềm của các thành viên còn yếu thì bạn nên lựa chọn các khóa như Kỹ năng quản lý 
 thời gian hiệu quả, bí quyết giảm thiểu xung đột trong công việc, kỹ năng sử dụng tin 
 học văn phòng, Internet... Tùy từng lĩnh vực làm việc của nhóm mà nhóm sẽ tổ chức và 
 tham gia các chương trình đào tạo khác nhau. 
 Chẳng hạn: Một nhóm làm về công nghệ thông tin cần được đào tạo về ngôn ngữ máy 
 tính, lập trình... hoặc một vài cá nhân sẽ cần tham gia các khóa riêng biệt, phù hợp với 
 yêu cầu công việc của từng người ví dụ như khóa về chăm sóc khách hàng, phân tích 
 tên miền hay giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật. 
 Sau một thời gian đào tạo, bạn hãy tiếp tục thực hiện đánh giá một lần nữa để biết được 
 Chương trình đào tạo có đạt được kết quả như mong đợi hay không. Việc thường xuyên 
 đánh giá và tổ chức các khóa đào tạo nhằm rèn luyện kĩ năng chính là chìa khóa giúp 
 nhóm làm việc thành công. 
PPH101_Bai6_v1.0018109225 37 
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI 
 Nhóm là hình thức tổ chức được áp dụng ngày càng nhiều trong cả môi trường làm việc và 
 môi trường học tập. Khi hợp tác và làm việc theo nhóm, con người có thể làm được nhiều 
 việc hơn và hiệu quả hơn là khi con người làm việc riêng rẽ. 
 Kỹ năng làm việc nhóm có thể chia thành 4 thành phần khác nhau. Đó là các kỹ năng cá 
 nhân nền tảng, kiến thức về lý thuyết nhóm, kỹ năng cá nhân trong phối hợp với các thành 
 viên khác và kỹ năng tham gia các hoạt động tập thể của nhóm. Những kỹ năng này càng 
 được trang bị tốt thì khả năng làm việc trong nhóm của bạn càng hiệu quả. Ngược lại, khi 
 tích cực hoạt động nhóm, những kỹ năng làm việc nhóm của bạn càng phát triển. 
 Việc hiểu rõ lý thuyết phát triển nhóm sẽ giúp bạn có khả năng nhận biết những đặc điểm 
 trong từng giai đoạn phát triển của nhóm, những dấu hiệu cảnh báo về những rắc rối mà 
 nhóm có thể gặp phải để chủ động khắc phục những mâu thuẫn nhóm. 
 Những kỹ năng cá nhân nền tảng như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng cân bằng cảm xúc, kỹ 
 năng thuyết phục, kỹ năng đàm phán... là những kỹ năng cần thiết mà bạn có thể sử dụng 
 ở bất cứ hoàn cảnh, môi trường nào. 
 Cần hiểu kỹ năng làm việc nhóm là một kỹ năng quan trọng mà các cá nhân cần phải trang 
 bị để đạt được thành công. Khi làm việc nhóm, bạn phải thể hiện được tinh thần trách 
 nhiệm, khả năng giao tiếp tốt và tinh thần hợp tác cao. 
 Làm việc theo nhóm là một xu thế tất yếu trong các doanh nghiệp hiện nay, với mô hình 
 này, nhà quản lý sẽ dễ dàng hơn để đạt mục tiêu .Tuy nhiên để có được các nhóm làm việc 
 hiệu quả không hề đơn giản. 
 Bạn phải nắm rõ các quá trình xây dựng và phát triển nhóm như: tập hợp được những cá 
 nhân xuất sắc, phân công nhiệm vụ phù hợp, gây dựng lòng tin, đảm bảo sự công bằng, 
 thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh kịp thời. Nhưng một vấn đề luôn làm bạn phải nặng 
 đầu là làm thế nào để đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm! Khi bạn có được một phương 
 pháp đánh giá bạn sẽ xác định được những điểm mạnh và điểm yếu của nhóm để có biện 
 pháp nhằm cải thiện và phát triển nhóm một cách hiệu quả và khoa học nhất. 
 Trong phạm vi này, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn về phương pháp tiếp cận cũng như hệ thống lại 
 các vấn đề mà có thể bạn đã bắt gặp chúng rải rác đâu đó trong quá trình làm việc. Khi bạn 
 hoàn tất việc đánh giá này chúng tôi sẽ cung cấp thêm cho bạn các công cụ nhằm giúp bạn 
 có thể cải thiện và phát triển các kỹ năng quan trọng trong quá trình làm việc nhóm. 
PPH101_Bai6_v1.0018109225 38 
BÀI TẬP THỰC HÀNH 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
 1. Nêu các giai đoạn phát triển nhóm? 
 2. Tại sao phải làm việc theo nhóm? Làm việc theo nhóm sẽ mang lại những lợi ích gì cho 
 cá nhân và tập thể? 
 3. Để thành lập nhóm làm việc thì cần phải qua những bước nào? 
 4. Họp nhóm gồm mấy giai đoạn? Và những vấn đề phát sinh thường xảy ra với việc họp 
 nhóm là gì? 
 5. Mâu thuẫn nhóm thường xảy ra khi nào? Những phản ứng thường xảy ra với mâu 
 thuẫn nhóm? 
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 
 1. Trong khi làm việc nhóm, ở giai đoạn nào con người thường có tâm lý phấn chấn, háo hức, 
 hào hứng làm quen với nhau? 
 A. Giai đoạn xung đột. 
 B. Giai đoạn hình thành. 
 C. Giai đoạn chuẩn hóa. 
 D. Giai đoạn phát triển. 
 2. Khi có mâu thuẫn nhóm, một thành viên không quan tâm đến những gì diễn ra xung quanh 
 mà chỉ cố gắng làm công việc của mình. Phản ứng của anh ta có thể xếp vào kiểu phản 
 ứng nào? 
 A. Né tránh. 
 B. Tuân theo. 
 C. Đối đầu. 
 D. Cộng tác. 
 3. Xác định nhân tố lớn nhất có thể làm cho cuộc họp nhóm thất bại, trong số các nhân tố sau? 
 A. Các thành viên thiếu tập trung. 
 B. Người điều hành không kiểm soát được cuộc họp. 
 C. Các thành viên cãi vã nhau. 
 D. Tài liệu cho cuộc họp không được chuẩn bị đầy đủ. 
 4. Trong giai đoạn hình thành, khi các thành viên nhóm đặt nhiều câu hỏi về mục đích của nhóm, 
 lòng tin và sự tận tâm của các thành viên còn thấp thì người lãnh đạo nhóm cần làm gì? 
 A. Giải thích mục tiêu chung của nhóm; Mô tả vấn đề nhóm đang giải quyết một cách 
 rõ ràng. 
 B. Loại trừ những thành viên không đồng thuận ra khỏi nhóm. 
 C. Tiến hành phân tích giải quyết nhằm tìm ra bất đồng; chuyển từ lãnh đạo chỉ đạo sang 
 lãnh đạo khuyến khích, ủng hộ; kêu gọi các thành viên chia sẻ trách nhiệm. 
 D. Khuyến khích các thành viên đưa ra những quan điểm khác nhau, cho phép có xung đột. 
PPH101_Bai6_v1.0018109225 39 
 5. Trong số các nhân tố dưới đây, nhân tố nào có nguy cơ lớn nhất làm cho cuộc họp nhóm 
 thất bại? 
 A. Một số thành viên đến muộn. 
 B. Không có người ghi biên bản họp. 
 C. Bàn quá lâu về một vấn đề. 
 D. Các thành viên công kích, chê bai lẫn nhau. 
PPH101_Bai6_v1.0018109225 40 
ĐÁP ÁN 
CÂU HỎI ÔN TẬP 
 1. Các giai đoạn phát triển nhóm: 
 Giai đoạn hình thành; 
 Giai đoạn xung đột; 
 Giai đoạn chuẩn hóa; 
 Giai đoạn phát triển. 
 2. Tại sao phải làm việc theo nhóm? Làm việc theo nhóm sẽ mang lại những lợi ích gì cho 
 cá nhân và tập thể? 
 Tham khảo mục 6.1.1. Tầm quan trọng làm việc nhóm. 
 3. Để thành lập nhóm làm việc thì cần phải qua những bước nào? 
 Xác định mục tiêu thành lập và công việc cần làm của nhóm; 
 Tìm kiếm các thành viên nhóm. 
 4. Họp nhóm gồm mấy giai đoạn? Và những vấn đề phát sinh thường xảy ra với việc họp 
 nhóm là gì? 
 Họp nhóm gồm 3 giai đoạn: chuẩn bị cuộc họp, trong cuộc họp và sau cuộc họp. 
 Những vấn đề phát sinh thường xảy ra với việc họp nhóm: 
 Một người nói quá nhiều 
 Bàn quá lâu về một vấn đề 
 Mơ hồ, bảo thủ hoặc né tránh chủ đề 
 Tập trung công kích, chê bai người khác có động cơ cá nhân 
 Các thành viên không hoàn thành các mục tiêu công việc làm hoạt động của nhóm 
 bị chậm lại 
 5. Mâu thuẫn nhóm thường xảy ra khi nào? Những phản ứng thường xảy ra với mâu 
 thuẫn nhóm? 
 Trong quá trình làm việc nhóm, tất yếu sẽ nảy sinh nhiều mâu thuẫn vì nhóm là sự tập 
 hợp của những con người có xuất phát điểm khác nhau với những tính cách, những 
 quan niệm khác nhau. 
 Nguồn gốc mâu thuẫn trong nhóm xuất phát từ các thành viên yêu cầu sự giúp đỡ; giải 
 quyết các vấn đề; kiểm soát các vấn đề; cách làm việc của cá nhân; áp lực thời gian; khối 
 lượng công việc. Cách thức mà các thành viên thông báo, truyền đạt thông tin với thành 
 viên khác (vấn đề giao tiếp) là nguồn gốc sâu xa nhất của mâu thuẫn trong nhóm. 
 Mâu thuẫn sẽ càng bùng lên khi các thành viên hiếu thắng, công kích lẫn nhau, tránh bị 
 ảnh hưởng của nhau và cố gắng lãnh đạo nhóm. 
 Khi mâu thuẫn nhóm xảy ra, thông thường các thành viên trong nhóm sẽ phản ứng theo 
 4 kiểu: né tránh, tuân theo, đối đầu và cộng tác. 
PPH101_Bai6_v1.0018109225 41 
CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 
 1. Đáp án đúng là: Giai đoạn hình thành. 
 Vì: Khi mới làm quen với nhau, con người chưa biết nhiều về tính cách, sở thích, năng 
 lực của nhau, họ hy vọng vào các quan hệ mới mẻ sẽ đem lại những điều thú vị, hấp 
 dẫn. Họ đặt nhiều kỳ vọng vào các quan hệ mới. Điều đó mang lại sự phấn chấn, háo 
 hức cho con người. 
 2. Đáp án đúng là: Né tránh.. 
 Vì: Phản ứng kiểu né tránh là hành vi không quan tâm đến công việc đang diễn ra. Kiểu 
 phản ứng này diễn ra khi chủ thể không muốn tham dự vào công việc mà họ cho rằng 
 nó không liên quan đến lợi ích của mình. 
 3. Đáp án đúng là: Người điều hành không kiểm soát được cuộc họp. 
 Vì: Người điều hành họp nhóm giữ vai trò quan trọng. Nếu để cho các thành viên cãi 
 vã nhau hoặc thiếu tập trung thì trách nhiệm thuộc về người điều hành, người này đã 
 không kiểm soát được cuộc họp. 
 4. Đáp án đúng là: Giải thích mục tiêu chung của nhóm; Mô tả vấn đề nhóm đang giải 
 quyết một cách rõ ràng. 
 Vì: Trong tình huống này để định hướng mục đích cho nhóm cũng như củng cố lại lòng 
 tin của các thành viên, người lãnh đạo nên giải thích mục tiêu chung của nhóm và mô 
 tả vấn đề nhóm đang phải giải quyết một cách rõ ràng. 
 5. Đáp án đúng là: Các thành viên công kích, chê bai lẫn nhau. 
 Vì: Công kích, chê bai lẫn nhau là biểu hiện của thái độ không tôn trọng nhau, gây mất 
 đoàn kết. Theo tâm lý thông thường, khi con người bị công kích, chê bai sẽ không có 
 hứng thú để hợp tác, làm việc. 
PPH101_Bai6_v1.0018109225 42