Tài liệu Kỹ năng đàm phán (Bản mới)

phù hợp với người nghe. 
 - Ngắn gọn và đơn giản. Trình bày số liệu. 
 - Đưa ra lý do. 
 - Lý lẽ mạnh nhất. 
 - Những câu hỏi mở ( Tại sao? Ở đâu? Khi nào?) và những câu hỏi giả thiết (cái 
gì.nếu?) 
 - Logic và mạch lạc 
 - Ý kiến và kết luận của mình. 
 2. Thuyết phục 
 - Hướng về người ra quyết định. 
 - Nêu ra lợi ích của phía bên kia nếu họ chấp thuận. 
 - Nêu ra hậu quả đối với phía bên kia nếu họ khơng chấp thuận. 
 - Dẫn chứng bằng xác nhận của bên thứ 3. 
 - Khuyên bảo và gợi ý: 
 Ví dụ : Đặt mình vào tình thế của bên kia. 
 - Đề nghị giá trọn gĩi. 
 - Đề nghị giá bằng số lẻ: Gây cảm tưởng thấp hơn đáng kể so với giá thực tế. 
 - Giữ thể diện cho bên kia. 
3. Đối phĩ với những thủ thuật của bên kia 
 - Sắp xếp chỗ ngồi: Sắp xếp chỗ ngồi sao cho ta quan sát được nhiều nhất các cử chỉ, thái 
độ của đối thủ. 
 - Quan sát: Khơng bỏ qua bất kỳ chi tiết nào của đối thủ. 
 - Lảng tránh: Khi khơng muốn trực tiếp bàn bạc, thương lượng về vấn đề. 
 - Đe dọa: Nhằm gây sức ép buộc đối thủ nhanh chĩng chấp nhận. 
 - Phản bác: Đưa ra các luận cứ chứng minh đề nghị của bên kia là vơ lý. 
 - Đưa ra đề nghị cuối cùng: Gây sức ép về tâm lý hoặc gửi tới đối thủ thơng điệp “chấm 
dứt đàm phán”. 
 - Giận dữ và thù địch 
 - Địi mức giá phải chăng. 
 + So sánh với mức giá trong quá khứ. 
 + So sánh với giá ở nơi khác. 
 + So sánh với các nhà cung cấp khác. 
 + So sánh với những giá của hàng hĩa khác. 
 + Nêu ra quan hệ giá và chất lượng. 
 - Nhượng bộ. 
 - Câu giờ/ kéo dài thời gian. 
 - Tự đề cao. 
 - Lấn tới. 
 - Người tốt- kẻ xấu. 
 - Biết thành chuyện đã rồi. 
 - Động tác giả. 
 - Lộ thơng tin: Cố tình để lộ thơng tin. 
 - Chuyển trọng tâm. 
 - Chia để trị 
 - Xoa trước đánh sau. 
 - Leo thang thẩm quyền. 
 - Bao nhiêu - nếu. 
 4. Nhượng bộ 
 Nhượng bộ là sự thay đổi một quan điểm trước đĩ mà bạn đã giữ và bảo vệ một cách cơng 
khai. Nhượng bộ là cái bắt buộc phải cĩ và luơn được trơng đợi trong đàm phán. 
4.1. Trước khi đưa ra nhượng bộ. 
Trước khi đưa ra bất cứ một sự nhượng bộ nào cũng cần đặt ra 3 vấn đề: 
 - Cĩ nên thực hiện bây giờ hay khơng? 
 - Nên nhượng bộ bao nhiêu? 
 - Sẽ được trả lại cái gì? 
4.2. Kỹ thuật nhượng bộ. 
 - Nhượng bộ nhỏ 
 - Nhượng bộ cĩ điều kiện 
 - Nhượng bộ cĩ lý do. 
 - Diễn đạt bằng chính những từ ngữ và thành ngữ mà bên kia sử dụng. 
5. Phá vỡ bế tắc 
5.1 - Nguyên nhân bế tắc 
Bế tắc cĩ thể xảy ra bởi một số nguyên nhân sau: 
 - Chưa hiểu biết lẫn nhau. 
 - Cả hai bên cĩ những mục tiêu khác xa nhau. 
 - Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc về quan điểm lập trường và sẽ khơng 
nhượng bộ ngay cả để giữ cho một cuộc đàm phán tồn tại. 
 - Vì một chiến thuật thận trọng trong đàm phán để bắt ép phía bên kia xem xét lại quan 
điểm của họ và nhượng bộ. 
 5.2. Xử lý bế tắc 
 - Quay trở lại những thơng tin thu được và tạo sự hiểu biết để tạo thêm những lựa chọn bổ 
sung. Cĩ thể cĩ một vấn đề quan trọng chưa được nêu ra: 
 - Tìm ra phương án khác đề cùng đạt được mục đích. 
 - Thơng báo cho phía bên kia về hậu quả nếu khơng đạt được một giải pháp nào cả. 
 - Chuyển sang thảo luận một vấn đề khác ít quan trọng hơn cả 2 bên cĩ thể thỏa thuận 
 - Nhượng bộ một điểm nào đĩ khơng quan trọng 
 - Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề và đàm phán lại sau đĩ. Đưa ra yêu 
cầu nếu cần những thơng tin bổ xung. 
 - Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thơng báo cho đối tác 
biết về việc này. 
 - Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngồi hành động như là một người hịa giải, 
người dàn xếp hay người trọng tài. 
 - Bỏ bàn đàm phán để bên kia liên hệ lại. Sử dụng khi: 
 + Phía bên kia khơng muốn ký kết thỏa thuận. 
 + Bên kia muốn ký kết thỏa thuận mà ta khơng chấp nhận nổi. 
 + Bên kia đưa ra những thỏa thuận mà ta khơng hề dự kiến. 
 + Khi cĩ những số liệu được cung cấp khiến cho việc đi đên thỏa thuận khơng cịn cĩ lợi với 
ta nữa. 
VI - Kết thúc đàm phán 
Khi bạn cảm thấy việc đàm phán đã đạt được những thỏa thuận chủ yếu, bạn cĩ thể kết thúc bằng 
những cơng việc sau: 
 1. Hồn tất thỏa thuận 
 Để tránh những sự bất ngờ khĩ chịu, trước khi ngừng vịng đàm phán cuối cùng: 
 - Làm cho dễ hiểu những điều kiện của thảo thuận. 
 - Tự hỏi những câu hỏi: Ai đạt được bao nhiêu của cái gì, khi nào? 
 - Lập thỏa thuận thành văn bản. 
2. Rút kinh nghiệm 
Hãy tự hỏi những câu hỏi như sau: 
 - Mình cĩ hài lịng với kết quả của cuộc đàm phán khơng? 
 - Ai là người đàm phán cĩ hiệu quả nhất? 
 - Ai đã nhường nhịn nhất? tại sao? 
 - Những chiến lược và những hành động nào hữu hiệu cho đàm phán nhất? 
 - Những hành động nào đã cản trở cuộc đàm phán? 
 - Mình đã tin cậy phía bên kia chưa? Điều gì ảnh hưởng đến cảm nhận này nhất? 
 - Thời gian đã được sử dụng như thế nào? Liệu cĩ thể sử dụng nĩ tốt hơn khơng? 
 - Các bên đã lắng nghe lẫn nhau như thế nào? Ai đã nĩi nhiều nhất? 
 - Những giải pháp sáng tạo cĩ được đề nghị khơng? điều gì xảy ra với chúng? 
 - Mình đã hiểu thấu đáo những vấn đề ẩn dấu và những vấn đề cĩ liên quan đến bên kia 
khơng? Phía bên kia liệu cĩ hiểu mình khơng? 
 - Sự chuẩn bị của mình cĩ thích đáng khơng?Nĩ ảnh hưởng đến đàm phán như thế nào? 
 - Những lý lẽ nào, mạnh nhất được phía bên kia nêu ra. Họ tiếp thu ý kiến và lý lẽ của 
mình như thế nào? 
 - Những điểm cơ bản nào mà mình học được từ cuộc đàm phán này?Mình sẽ làm gì khác 
trong lần đàm phán tới?....... 
VII - Văn hĩa trong đàm phán kinh doanh quốc tế 
1- Những lưu ý khi đàm phán với một nền văn hĩa khác: 
 - Tìm hiểu sự khác biệt về văn hĩa của những người bạn định đàm phán. 
 - Đề phịng đưa ra nhận định chủ quan về văn hĩa. 
 - Những phong cách về chiến lược và chiến thuật cần đàm phán làm cho thích nghi với con 
người, vấn đề và hồn cảnh 
 - Ngơn ngữ là vấn đề quan trọng để liên kết giữa các nền văn hĩa và giữa những người đàm 
phán, nhưng nĩ cũng cĩ thể là rào cản. 
 - Cẩn thận về ngơn ngữ cử chỉ và ý nghĩa kèm theo. 
 - Với những nền văn hĩa khác nhau cần cĩ những kiểu đàm phán khác nhau. 
 Một số khác biệt cơ bản giữa văn hĩa phương đơng và phương Tây. 
 Vấn đề Phương Tây Phương Đơng 
Phong tục Chú trọng tới các quyền, mục đích, ý Chú trọng tới tính cộng đồng, cái riêng được 
tập quán muốn riêng của từng người coi là một phần của cái chung. 
Đổi mới Coi trọng ý nghĩ mới, cách thực hiện Coi trọng phong tục, tính kế thừa và sự duy trì 
 tốt nhất cơng việc đang làm cấu trúc xã hội hiện tại 
Năng Cĩ tính năng động cao. Khơng cần Ít năng động hơn. Những người đồng sự kinh 
động thiết phải cĩ mối quan hệ cá nhân đậm doanh cĩ khuynh hướng buơn bán với nhau lâu 
 đà và vững chắc mới được coi là tiền dài và thường khoan dung cho nhau những 
 đề cho giao dịch khuyết điểm của người kia (ở một mức độ 
 nhất định) 
Diễn cảm Mạnh dạn biểu hiện cảm xúc một Thường hay bộc lộ cảm xúc mạnh ở nơi cơng 
 cách tự nhiên cộng 
Đối chất Việc thách thức, đối chất và ngạo Hợp tác đạt mục tiêu chung và tránh mọi hành 
 mạn là những điều thuộc về bản chất vi làm mất mặt 
 trong nhiều mối quan hệ 
Mất uy tín Sau khi thua trận ( mất uy tín), vẫn cĩ “Mất mặt” là một điều hết sức xấu và tổn hại 
 thể hành động bình thường tới cơng việc sau này. 
Quan Việc quyết định cĩ khuynh hướng dựa Việc quyết định cĩ xu hướng vào trực giác 
điểm đối vào tính hợp lý và dựa trên cơ sở các 
với số liệu số liệu tổng quát 
Cách suy Bắt đầu từ việc quan sát sự vật xung Bắt đầu với những nguyên lý chung của hành 
nghĩ quanh và thận trọng rút ra một động và được gắn vào các tình huống. Đĩ là 
 nguyên lý hành động cho một tình kiểu suy nghĩ “ từ trên xuống” 
 huống cụ thể. Đĩ là kiểu suy nghĩ “từ 
 dưới lên” 
Người Người đàm phán thường là một ủy Người chủ cơng ty thường là người đàm phán 
đàm phán viên điều hành của cơng ty 
Tập trung Một nhà kinh doanh thường cĩ những Hướng suy nghĩ vào một mục tiêu duy nhất. 
 việc khác nhau trong đầu kết hợp với Họ chỉ nghĩ về giao dịch hiện tại 
 việc đàm phán hiện tại 
Thời gian Thời gian là một mối bận tâm chủ yếu Cơng việc đạt được kết quả mỹ mãn cĩ giá trị 
 hơn cơng việc được thực hiện đúng tiến độ 
Luật pháp Tơn trọng luật pháp . Hợp đồng là cơ Sống theo đạo dức. Cảm giác tín nhiệm là cơ 
và đạo bản bản. 
đức 
2- Kinh nghiệm đàm phán với đối tác nước ngồi: 
Bắt đầu đàm phán: 
 - Đừng bao giờ nĩi "Vâng” với đề nghị đầu tiên 
 - Địi hỏi nhiều hơn những gì bạn hy vọng đạt được 
 - Cĩ phản ứng trước từng đề xuất của đối tác 
 - Tránh đối đầu. 
 - Đĩng vai trị người bán hay người mua bất đắc dĩ. 
 - Viện cấp quyết định cao hơn hoặc "kẻ đấm người xoa". 
 - Đừng bao giờ đề nghị nhượng bộ ngang bằng 
 - Biết cách đặt các vấn đề bế tắc sang một bên (Bế tắc khơng hẳn là ngõ cụt hồn tồn). 
 - Luơn đề nghị thỏa thiệp 
 - Đề phịng tạo ra ấn tượng trơng chờ vào những nhượng bộ tiếp theo của bạn. 
Trong quá trình đàm phán: 
 - Đừng bao giờ bĩ hẹp nội dung đàm phán vào một vấn đề. 
 - Trong đàm phán khơng phải tất cả mọi người đều cĩ mối quan tâm giống nhau. Giá cả 
khơng phải lúc nào cũng là vấn đề quan trọng nhất. 
 - Đừng quá tham lam 
 - Khi đàm phán đã kết thúc hãy tặng lại cho đối tác một vài nhượng bộ nhỏ. Ví dụ: một 
dịch vụ bổ trợ khơng quan trọng. 
 - Bạn cần hiểu rõ phong cách đàm phán của bản thân và cố gắng sửa đổi cho thích nghi với 
đối tác. 
 - Chuẩn bị thật kỹ cho đàm phán. 
Kết thúc đàm phán: 
 - Đặt phía đối tác vào hồn cảnh dễ chấp nhận kết quả đàm phán. 
 - Luơn tự hỏi: Đây cĩ phải là tình thế cả hai bên đều giành được thắng lợi hay khơng? 
 a - Đàm phán với một số đối tác ở châu Âu 
 Cần nhạy cảm với nguồn gốc dân tộc, đặc tính văn hĩa; Nắm nhiều thơng tin về các dân tộc 
châu Âu nhưng khơng theo mẫu rập khuơn bởi hiện tại đây là một cộng đồng các dân tộc đa 
dạng hơn bao giờ hết; Chuẩn bị tốt và tự tin; Linh hoạt khi trao đổi và khơng ngại đưa ra các câu 
hỏi đơn giản. 
Đối tác Anh: 
 - Hẹn làm việc trước, hãy đến đúng giờ nhưng đừng đến sớm. 
 - Người Anh ít hỏi những vấn đề liên quan đến cá nhân. 
 - Là một xã hội phân biệt giai cấp, mặc dù hiện nay vấn đề này đang dần thay đổi. 
 - Các doanh nhân khơng giữ một tốc độ làm việc điên rồ như người Mỹ. 
 - Đừng nên lẫn lộn phong cách Anh và Mỹ 
Đối tác Pháp 
 - Họ làm việc trong mơi trường cạnh tranh cao, vì vậy thường gây ấn tượng là người khơng 
lịch sự lắm. 
 - Thường niềm nở và thân mật, tự hào về văn hĩa và khả năng hùng biện của dân tộc mình. 
 - Thích thắng trong cuộc tranh luận về tính hợp lý của vấn đề mình đưa ra. 
 - Trong đàm phán "Vâng" tức là "Cĩ thể", "Khơng" tức là chúng ta hãy cùng thỏa thuận. 
 - Hệ thống lãnh đạo trong các doanh nghiệp Pháp rất tập trung từ cao xuống thấp. Hãy luơn 
đến đúng giờ, đừng làm hỏng bữa ăn vì cĩ ý bàn chuyện kinh doanh trong khi dùng bữa. 
Đối tác Đức 
 - Phong cách ứng xử lễ nghi hơn người Mỹ. Hẹn đúng giờ là yêu cầu rất quan trọng 
 - Tập trung vào thỏa thuận hợp đồng hơn là giữ mối quan hệ giữa các bên đối tác 
 - Thích các hợp đồng thật chi tiết và thực hiện chính xác các hợp đồng đĩ. Khơng thích 
thay đổi hợp đồng khi đã soạn thảo xong. 
 - Rất chú ý đến các chức danh: Ví dụ Ngài Giáo sư Schmitt. 
 b - Đàm phán với đối tác Nhật Bản: 
 - Cách ứng xử qua điện thoại 
 Doanh nhân Nhật rất coi tọng ứng xử qua điện thoại. Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng 
hơ rõ ràng tên cá nhân và tên cơng ty, cố gắng nĩi ngắn gọn nội dung cơng việc để khơng làm 
mất thời gian người mình đối thoại khi họ đang bận. Cần ghi trước ra giấy những điểm cần nĩi 
 - Giữ đúng hẹn. 
 Luơn giữ đúng hẹn, tuyệt đối khơng để đối tác chờ là một nguyên tắc bất di bất dịch. 
 - Coi trọng hình thức 
 Sự coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hố Nhật Bản. Chú ý đến 
hình thức bên ngồi là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người và đương nhiên 
được coi trọng trong mơi trường kinh doanh. Trang phục yêu cầu cĩ phần khác nhau tuỳ theo 
từng ngành và từng loại cơng việc nhưng thường thì những người làm cơng việc giao dịch cần 
phải đặc biệt lưu ý. Việc gây ấn tượng gọn gàng và cảm giác sạch sẽ bằng trang phục phù hợp 
với hồn cảnh cơng việc được cho là cĩ ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và sau đĩ là 
uy tín của cơng ty. Cách làm của người Nhật là “xuất phát từ hình thức”, cĩ nghĩa là [bắt đầu từ 
việc hồn thiện hình thức sau đĩ tiếp tục cụ thể hố dần nội dung. Người Nhậ “cất” cơng việc trong 
ngăn kéo cho đến khi đạt được hình thức ở mức mong muốn mới tiến hành, cĩ lẽ vì thế mà cĩ ý 
kiến đánh giá người Nhật ứng phĩ chậm. Nhưng thực ra cĩ khi bên trong cơng việc đang được 
tiến hành từng bước . Trước một cuộc họp, bản tĩm tắt về nội dung cuộc họp phải được phát. Đọc 
trước bản tĩm tắt, nắm bắt nội dung chính của cuộc họp và chuẩn bị ý kiến của mình được coi là 
việc làm khơng chỉ cho người phát biểu mà cho tất cả mọi người tham gia. Sự coi trọng hình 
thức khơng chỉ được thể hiện qua các tài liệu giấy tờ như văn thư, sổ kế tốn của cơng ty mà 
nhiều yếu tố khác cũng được thiết lập dưới những hình thức thống nhất. 
 Con dấu và danh thiếp 
 Người nước ngồi cho rằng con dấu dễ bị làm giả hơn chữ kí bằng tay và hồi nghi khơng 
biết cĩ cách nào để phân biệt thật giả, nhưng ở Nhật Bản quy định đĩng dấu trên các văn bản 
chính thức, chứ khơng dùng chữ kí. Chữ kí khơng cĩ hiệu lực pháp lý, do vậy các cá nhân cũng 
như cơng ty, các cơ quan Chính phủ đều cĩ con dấu riêng của mình và dùng nĩ trong các văn bản 
chính thức. 
 Khi chào hỏi làm quen lần đầu tiên bao giờ người Nhật cũng trao đổi danh thiếp, từ đĩ bắt 
đầu quan hệ. Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn danh thiếp đĩ cẩn thận để thể hiện sự tơn 
trọng đối với người mình gặp. Khơng được nhét vào túi mà phải cẩn thận cho vào sổ để danh 
thiếp, trong trường hợp đang nĩi chuyện thì người ta đặt danh thiếp đĩ lên bàn. Người Nhật nhìn 
danh thiếp, nhận biết tên cơng ty và chức vụ của người đối thoại đề qua đĩ thể hiện thái độ và sử 
dụng kinh ngữ phù hợp với địa vị của người đĩ. 
 Địa điểm đàm phán 
 Việc trao đổi kinh doanh khơng nhất thiết phải tiến hành ở văn phịng. Tất nhiên, phần 
nhiều thoả thuận tại văn phịng, song cĩ khơng ít những cuộc thoả thuận được tiến hành dưới hình 
thức những bữa ăn tối. Cĩ khi người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận 
những chi tiết cụ thể, bữa ăn tối cũng cịn là dịp để trao đổi thơng tin. 
 Những nét tinh thần độc đáo hình thành qua lịch sử lâu đời được thế hệ người Nhật ngày 
nay kế tục, song đồng thời quá trình quốc tế hố đã tạo nhiều cơ hội tiếp xúc với nền văn hố mới 
cũng làm cho cả người Nhật và cơng ty Nhật Bản dần dần thay đổi. Nhân viên của các cơng ty 
Nhật Bản trải qua quá trình đào tạo, giáo dục và tích lũy kinh nghiệm thực tế trong cơng việc, 
khi được cử sang các chi nhánh ở nước ngồi phải đối mặt với việc thích ứng với nền văn hố của 
nước đĩ. Vì vậy, làm sao để giữ gìn được bản sắc văn hố độc đáo của dân tộc, đồng thời hồ nhập 
được với cơng đồng quốc tế là một vấn đề lớn mà mỗi một cá nhân và cơng ty của Nhật Bản đều 
quan tâm.