Hoàn thiện công tác kế toán chu trình bán hàng - thu tiền tại Agifish

c trạng kế toán chu trình
bán hàng – thu tiền tại Agifish
3.1 Các hoạt động trong chu
trình bán hàng – thu tiền
Cũng như các chu trình kế toán
khác, chu trình kế toán bán hàng –
thu tiền bao gồm nhiều chức năng,
nhiệm vụ; trong đó, mỗi chức năng
nghiệp vụ là một hoạt động. Mỗi
hoạt động khi thực hiện sẽ tạo ra
thông tin mang nội dung, chức
năng của hoạt động đó và chuyển
đến hoạt động khác có liên quan.
Việc thu thập, lưu trữ và luân
chuyển các dữ liệu, thông tin trong
chu trình phải dựa trên cơ sở nội
dung từng hoạt động, phương thức
xử lý của từng hoạt động, chức
năng của các bộ phận trong DN
tham gia thực hiện các hoạt động
trong chu trình doanh thu. Chu
trình gồm 4 chức năng chính và
mỗi chức năng được phân rã thành
những chức năng con ở mức chi
tiết hơn: 
Hoạt động đặt hàng
Khách hàng khi có nhu cầu mua
hàng sẽ đến bộ phận kinh doanh của
Công ty gặp nhân viên bán hàng.
Đối với các đơn hàng ở miền ngoài,
ở nước ngoài, khách hàng sẽ gọi
điện, gửi email đặt hàng để lập đơn
đặt hàng. 
Nhân viên bán hàng sẽ nhận đơn
đặt hàng ghi đầy đủ yêu cầu của
khách hàng về những thông tin như
số lượng, loại hàng, giá cả, địa
điểm, ngày giao hàng, nhập vào
phần mềm và xét duyệt đơn đặt
hàng dựa trên bảng báo giá của Ban
Giám đốc đưa ra. Bảng báo giá lưu
hành nội bộ và lưu theo ngày. Ngoài
ra, hoạt động bán hàng cho khách
hàng còn dựa vào khả năng trả nợ
của khách hàng. 
Sau đó, bộ phận kinh doanh sẽ
dựa vào đơn đặt hàng để lập hợp
đồng mua bán gửi cho Giám đốc xét
duyệt. Nếu hợp đồng chính xác,
Giám đốc sẽ gửi lại hợp đồng cho
bộ phận kinh doanh và điều động
sản xuất dựa trên hợp đồng.
Trường hợp khách hàng nợ tiền,
tùy theo điều khoản cụ thể tại hợp
đồng mua bán, Công ty có thể quyết
định không bán cho khách hàng
hoặc giảm số lượng cung cấp hàng
cho khách hàng chưa thanh toán hết
hợp đồng mua bán trước đó đã ký. 
Hoạt động cung cấp hàng hóa,
dịch vụ
Bộ phận kế hoạch và điều động
sản xuất (trực thuộc Phòng Kinh
doanh) chuyển lệnh điều động sản
xuất (lệnh xuất kho) cho phân
xưởng sản xuất (bộ phận sản xuất),
sau đó bộ phận sản xuất chuyển
lệnh xuất kho và nhận hợp đồng đã
duyệt cho thủ kho (bộ phận kho).
Hoạt động xuất kho, giao hàng
sử dụng nhiều chứng từ, tạo điều
kiện thuận lợi để các bộ phận rà soát
và kiểm tra đối chiếu với nhau. Bộ
phận kho và giao hàng chịu trách
nhiệm chính trong quá trình này nên
nếu xảy ra sai sót, mất mát thì hai
bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm.
Hoạt động ghi nhận, theo dõi
quá trình bán hàng
Bộ phận kế toán sau khi nhận
được phiếu xuất kho đã xử lý và
biên bản nhận hàng. Kế toán thanh
toán kiểm tra công nợ của khách
hàng sẽ tiến hành tính toán, nhập
liệu vào phần mềm dựa trên dữ liệu
của khách hàng và dữ liệu hàng tồn
kho để tiến hành ghi nhận nghiệp vụ
bán hàng và lập hóa đơn GTGT.
Mỗi ngày, nhân viên bán hàng
của bộ phận kinh doanh đối chiếu
hợp đồng, phiếu xuất kho và phiếu
giao hàng, sẽ tổng hợp vào bảng
kê bán hàng. Sau mỗi tháng, bộ
phận kế toán sẽ đối chiếu và kiểm
tra với bộ phận kho có khớp với
nhau hay không.
Khi có khách hàng gọi điện đặt
hàng (khách hàng ở nước ngoài),
Công ty sẽ lập hóa đơn thương mại
cho những khách hàng này.
Hoạt động thu tiền
Kế toán thanh toán dựa vào bảng
đối chiếu công nợ kiểm tra và lập
phiếu thu. Thủ quỹ sau khi nhận
phiếu thu và làm thủ tục thu tiền
xong sẽ cập nhật vào dữ liệu của
khách hàng và ghi sổ quỹ.
Kế toán ngân hàng nhận giấy
báo có của ngân hàng, sau đó xem
xét ghi giảm công nợ phải thu khách
hàng và tăng khoản mục tiền gửi
ngân hàng của khách hàng đó.
Trong chu trình, tất cả các khâu
từ khi phát sinh đến kết thúc có tách
biệt giữa các chức năng: xét duyệt
nghiệp vụ, bảo quản tài sản và chức
Nghiên cứu trao đổi
109Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020
năng kế toán. Chứng từ được
luân chuyển nhanh chóng, kịp
thời qua các bộ phận, các
phòng ban, đáp ứng kịp thời
nhu cầu khách hàng. Điển
hình, hoạt động xuất kho được
phân chia nhiệm vụ và trách
nhiệm rõ ràng cho từng bộ
phận: lập hóa đơn, xuất kho và
giao hàng. Các bộ phận do
từng cá nhân phụ trách để họ
có thể kiểm tra lẫn nhau.
Tuy nhiên, công ty còn tồn
tại một số vấn đề chưa giải
quyết. Hiện tại, việc theo dõi
công nợ do kế toán vật tư, bao
bì phụ trách. Bộ phận kế toán
và phòng tổ chức hành chính
xem xét lại cơ cấu nhân sự để
tuyển dụng thêm kế toán viên
phụ trách công việc của kế
toán công nợ. Điều này giúp
giảm bớt áp lực công việc cho
các kế toán viên khác, nâng
cao hiệu quả chất lượng công
việc chung của phòng kế toán
tài vụ.
3.2 Chứng từ sử dụng
trong chu trình
- Hóa đơn GTGT;
- Bảng báo giá;
- Phiếu thu;
- Hợp đồng mua bán
- Giấy báo có;
- Các chứng từ khác có liên
quan: phiếu xuất kho, ủy
nhiệm chi, biên bản nhận hàng,
phiếu giao hàng.
3.3 Tổ chức tài khoản sử
dụng trong chu trình
TK 5111 - Doanh thu bán
hàng 
TK 5112 - Doanh thu bán
các thành phẩm
TK511201 – Doanh thu bán
thành phẩm đông lạnh xuất
khẩu
TK511202 – Doanh thu bán
thành phẩm đông lạnh nội địa
Lưu đồ 1: Quá trình luân chuyển chứng từ của các bộ phận tham gia
vào CTBHTT
Lưu đồ 2: Hoạt động thu tiền mặt và tiền chuyển khoản của khách hàng
Nghiên cứu trao đổi
110 Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020
TK511203 – Doanh thu bán
thành phẩm GTGT nội địa
TK511204 – Doanh thu bán
thành phẩm GTGT xuất khẩu
TK511206 – Doanh thu bán mỡ
cá, bột cá
TK511212 – Doanh thu bán cá
nuôi
TK 5113 - Doanh thu cung cấp
dịch vụ
TK511305 – Doanh thu cho thuê
đất
TK511308 – Doanh thu dịch vụ
kiểm kháng sinh
TK511309 – Doanh thu cung
cấp điện ATM F9
Bên cạnh đó, để xây dựng giá
cho từng mặt hàng phù hợp và theo
dõi chính xác giá vốn của từng mặt
hàng, công ty sử dụng và chi tiết TK
632 như sau: 
TK 6321 - Giá vốn hàng bán của
hàng hóa
TK632108 – Giá vốn hàng bán
của hàng hóa khác
TK 6322 - Giá vốn hàng bán của
thành phẩm
TK 632201 – Giá vốn hàng bán
thành phẩm đông lạnh xuất khẩu
TK 632202 – Giá vốn hàng bán
thành phẩm đông lạnh nội địa
TK 632203 – Giá vốn hàng bán
của thành phẩm GTGT nội địa
TK 632204 – Giá vốn hàng bán
của thành phẩm GTGT xuất khẩu
TK 632206 - Giá vốn hàng bán
của thành phẩm (bột cá, mỡ cá)
TK 632212 - Giá vốn hàng bán
của thành phẩm cá nuôi
TK 632219 - Giá vốn hàng bán
của thành phẩm (cá giống)
TK 6323 - Giá vốn cung cấp
dịch vụ
TK 632305 - Giá vốn cung cấp
dịch vụ - thuê đất
TK 632308 - Giá vốn cung cấp
dịch vụ - dịch vụ kiểm nghiệm
TK632309 - Giá vốn cung cấp
dịch vụ - điện ATM 9
TK Tiền mặt có các tài khoản chi
tiết như:
- Tại văn phòng Công ty: TK
111101: Tiền mặt VNĐ, TK
111201: Tiền mặt USD, TK 111301:
Tiền mặt EU, 
-Tại chi nhánh TP.HCM: TK
111102; Tiền mặt VNĐ, TK 111102:
Tiền mặt USD; TK 111103: Tiền
mặt EU,
TK Tiền gửi ngân hàng có tài
khoản chi tiết như:
- Tại ngân hàng Vietcombank:
TK 112101 - Tiền gửi ngân hàng
VNĐ, TK 112201- Tiền gửi ngân
hàng USD.
- Tại ngân hàng PG Bank: TK
112110 - Tiền gửi ngân hàng VNĐ,
TK 112210 - Tiền gửi ngân hàng
USD,.
TK 131 để theo dõi nợ phải thu
khách hàng, chi tiết như sau:
- TK 1311- Phải thu của khách
hàng nội địa
- TK 1312- Phải thu của khách
hàng xuất khẩu
3.4 Sổ kế toán trong chu trình
Ghi chép bằng tay: Hình thức
ghi chép bằng tay không phổ biến.
Trong chu trình, kế toán thanh toán
chịu trách nhiệm ghi chép nghiệp
vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký
thu tiền, các sổ còn lại ghi chép
bằng máy. 
Ghi chép bằng máy: Kế toán
viên nhập liệu vào phần mềm AGF
trên máy tính, phần mềm sẽ xử lý và
lưu trữ dữ liệu thành hệ thống thông
tin kế toán. Sau đó, phần mềm tính
toán, tổng hợp lại thành các loại sổ
sách mà kế toán viên cần.
Phần mềm kế toán được thiết kế
dễ sử dụng, giúp cho kế toán viên dễ
dàng tiếp cận và sử dụng, tiết kiệm
thời gian hạch toán, ghi chép sổ sách
nhiều, giúp tạo kịp thời các sổ.
4. Một số đề xuất hoàn thiện
Thứ nhất, với hoạt động đặt
hàng
Nhân viên bán hàng sau khi
nhận được đơn đặt hàng và được
phê duyệt chấp nhận đơn hàng cần
tiến hành ghi chép, so sánh, đối
chiếu đơn đặt hàng với những thông
tin trên hóa đơn GTGT, trên hợp
đồng về mặt hàng, số lượng, giá
bán, số tiền, để phát hiện những
sai sót hay bỏ sót thông tin đặt hàng,
giúp cho quá trình lập hóa đơn, lập
chứng từ có liên quan hạn chế sai
sót, đảm bảo cung cấp hàng hóa
chính xác, kịp thời cho khách hàng
và tránh mất mát cho công ty.
Khi khách hàng đặt hàng qua
điện thoại, email thì nhân viên bán
hàng nên gọi điện hoặc gửi thư xác
nhận qua email cho khách hàng
thông báo việc bán hàng và thực
hiện hợp đồng, đảm bảo ghi nhận
thông tin chính xác của khách
hàng. Khách hàng sẽ kiểm tra
thông tin đặt hàng, đối chiếu lại và
phản hồi lại cho công ty khi thông
tin có sai lệch.
Thứ hai, với hoạt động cung
cấp hàng hóa, dịch vụ
Chứng từ hóa đơn GTGT được
luân chuyển qua nhiều bộ phận nên
dễ xảy ra tình trạng mất chứng từ.
Công ty nên thiết kế chứng từ có
xác nhận đã nhận hàng và thanh
toán tiền mua hàng cho công ty.
Hiện tại, công ty phải bỏ ra số
tiền lớn để lưu kho, vận chuyển
hàng do đặc tính sản phẩm phải
được bảo quản trong một nhiệt độ
nhất định và Công ty có nhiều xí
nghiệp nhưng không tập trung, nằm
ở những điạ bàn khác nhau, phát
sinh chi phí vận chuyển là không
thể tránh khỏi và phát sinh khá cao.
Vì vậy, Công ty cần cân nhắc tính
toán mức tiêu thụ, khả năng sản
xuất hợp lý để cắt giảm chi phí này. 
Thứ ba, với hoạt động ghi
nhận, theo dõi quá trình bán hàng
Việc lập hóa đơn dễ phát sinh
rủi ro, nhân viên có thể bỏ sót
nghiệp vụ bán hàng không nhập
thông tin hoặc ghi sai thông tin trên
hóa đơn, ghi chép chênh lệch số
lượng. Vì vậy, kế toán viên nên
thường xuyên kiểm tra, đối chiếu
Nghiên cứu trao đổi
111Tạp chí Kế toán & Kiểm toán số tháng 4/2020
các số liệu giữa sổ chi tiết và sổ
tổng hợp, kiểm tra thông tin nào
không sử dụng đến sẽ xóa bỏ bớt để
hệ thống xử lý nhanh hơn.
Mỗi tháng, kế toán công nợ nên
phân tích khả năng trả nợ của khách
hàng để đưa ra chính sách bán hàng
đúng đắn, nhằm hỗ trợ việc theo dõi
nợ phải thu. Nếu khách hàng nợ tiền
Công ty nhiều thì sẽ xem xét khả
năng cung cấp bán hàng cho khách
hàng này, tránh thất thoát tài sản và
có biện pháp kịp thời thu hồi nợ
phải thu.
Công ty cần lập các báo cáo
quản trị như thu thập thông tin
khách hàng về tình hình tiêu thụ,
phản hồi ý kiến khách hàng với sản
phẩm và công tác chăm sóc khách
hàng, đặc biệt là về giá bán; về khả
năng thanh toán của khách hàng
nhằm điều chỉnh giá một cách hợp
lý cho từng khách hàng.
Thứ tư, về hoạt động thu tiền
Công ty cần duy trì công việc
thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng
ngày, nhằm hạn chế rủi ro thất thoát
nguồn tiền. Mặt khác, Công ty cần
xây dựng mức tồn quỹ thích hợp
cho tình hình hiện nay. 
Kế toán thanh toán và kế toán
ngân hàng phải đối chiếu thông tin
được cập nhật vào phần mềm trong
ngày, nhằm giúp phát hiện sai sót
kịp thời và chỉnh sửa; giúp hạch
toán chính xác tài khoản phải thu
khách hàng và tài khoản tiền gửi
ngân hàng. 
Lưu ý khác
Chuyên viên máy tính của Công
ty cần được bồi dưỡng nâng cao
kiến thức từ các khóa học đào tạo
chuyên ngành, thực hiện công tác
bảo trì, kịp thời khắc phục sự cố xảy
ra liên quan đến hệ thống máy tính.
Việc xây dựng và bảo trì phần mềm
cần được quan tâm hơn nữa và hệ
thống sao lưu dữ liệu được áp dụng
nhằm hạn chế việc mất mát dữ liệu
sau khi xảy ra sự cố.
Mỗi kế toán viên phải đảm bảo
nguồn dữ liệu đầu vào cập nhật
chính xác và không bỏ sót nghiệp
vụ, thông tin nào. Ngoài ra, Công ty
cần thiết kế thêm thủ tục kiểm soát
dấu âm đối với đơn giá. Có như vậy,
ít xảy ra rủi ro, chứng từ được ghi
nhận đầy đủ và tạo nguồn dữ liệu
đáng tin cậy.
Nguồn thông tin đầu ra là cơ sở
để xác định kết quả hoạt động kinh
doanh nên rất được quan tâm. Do
đó, cần ban hành qui định cụ thể tại
công ty giúp cho việc bảo mật hệ
thống thông tin hiệu quả, tăng
cường biện pháp đảm bảo an toàn
thông tin được chuyển đi qua hệ
thống mạng máy tính.
Công ty cần duy trì quy định
khách hàng xuất khẩu là phải thanh
toán tiền mua hàng trong vòng 2
tuần khi khách hàng nhận hàng. Sau
2 tuần bên mua vẫn chưa thanh toán
tiền hàng thì theo cam kết trong hợp
đồng, Công ty sẽ tính lãi
0,03%/ngày/giá trị mỗi đơn hàng
bắt đầu tính lãi kể từ ngày đầu tuần
thứ 3 sau khi khách hàng nhận hàng.
Với khách hàng nội địa, tùy vào hợp
đồng mua bán quy định cụ thể mức
lãi suất khi khách hàng thanh toán
trễ hạn sẽ chịu phạt với quy định là
(số tiền trên hợp đồng*lãi suất qui
định/ngày trong hợp đồng). Việc
này giúp cho Công ty thu hồi vốn
kinh doanh kịp thời, giúp tạo lòng
tin cho khách hàng, cung cấp cho họ
sản phẩm tốt và giá ưu đãi. 
Tại Công ty có xây dựng show-
room trưng bày và bán các thực
phẩm đã chế biến, Công ty cần đẩy
mạnh quảng bá showroom đến
khách hàng, thay vì khách hàng phải
đến siêu thị hay các trung tâm
thương mại lựa chọn giữa nhiều sản
phẩm từ các thương hiệu khác nhau.
Công ty cần mở rộng showroom ở
thị trường ngoài tỉnh.
Vừa qua, sản phẩm da cá basa
chiên giòn được bày bán và giới
thiệu đến người tiêu dùng có bao bì,
mẫu mã tiện lợi, dễ bảo quản, trở
thành món ăn vặt ưa thích, nên đối
với sản phẩm này, Công ty cần
nghiên cứu thêm về khẩu vị của giới
trẻ để có thêm thị phần mới trong
sản xuất. Đẩy mạnh nghiên cứu, tận
dụng những phụ phẩm từ cá basa để
có thêm nguồn thu nhập như Công
ty Cổ phần Vĩnh Hoàn xây nhà máy
sản xuất Collagen và Gelatin từ da
cá Tra, Công ty Cổ phần Đầu tư và
Phát triển đa quốc gia IDI sản xuất
dầu cá cao cấp và đem về nguồn lợi
lớn cho Công ty.
5. Kết luận
Cũng như tất cả các chu trình
nghiệp vụ khác, việc quản lý tốt chu
trình bán hàng thu tiền là hết sức
cần thiết. Mục tiêu của quản lý chu
trình này là đảm bảo tất cả các
nghiệp vụ liên quan đều được theo
dõi một cách đầy đủ và chính xác.
Có nhiều rủi ro khác nhau có thể
xảy ra trong chu trình, vấn đề là nhà
lãnh đạo DN phải lường trước và
nhận diện được các loại rủi ro đó và
có biện pháp quản lý hiệu quả. 
Qua quá trình nghiên cứu thực tế
tại Agifish, tác giả đưa ra một số
giải pháp phù hợp với quy mô, đặc
điểm tình hình sản xuất - kinh
doanh tại Công ty, giúp hoàn thiện
hơn công tác kế toán, chứng từ sổ
sách kế toán trong chu trình bán
hàng thu tiền. Với các giải pháp trên
không chỉ góp phần quản lý có hiệu
quả nguồn tiền, tài sản, hàng hóa
của Công ty, mà còn hạn chế rủi ro,
sai sót ảnh hưởng đến hoạt động bán
hàng của Công ty. 
Tài lệu tham khảo
1. Tập thể các tác giả bộ môn Hệ thống
thông tin Kế toán, 2015, Giáo trình Hệ thống
thông tin kế toán tập 2, trường Đại học Kinh
tế TP.HCM, NXB Kinh tế TP.HCM.
2. Thông Tư 200/2014/TT – BTC, ngày
22/12/2014, về việc ban hành chế độ kế toán
DN.
3. Tài liệu kế toán Công ty Cổ phần Xuất
Nhập khẩu Thủy sản An Giang.
4. Truy cập từ web: 
5. Truy cập từ web: https://finance.viet-
stock.vn/AGF/ho-so-doanh-nghiep.htm
6. Truy cập từ web: https://hvnclc.vn
/danh-sach-chinh-thuc-604-doanh-nghiep-
hang-viet-nam-chat-luong-cao-2020/